ỦY BAN NHÂN DÂNTỈNH CAO BẰNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1135/qđ-ubnd

Cao Bằng, ngày 11 tháng 08 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮLỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông quangày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CPngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điềucủa Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảovệ bí mật Nhà nước;

Căn cứ Chi thị số 05/2007/CT-TTgngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ vàphát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng tài liệu lưutrữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.

Điều 2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này theo đúngquy định của pháp luật.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủtrưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cáctổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
-
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
-
Cục Kim tra VBQPPL- Bộ Tư pháp;
-
Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh;
- Các Phó VP UBND tỉnh;

-
Sở Nội vụ;
-
Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
-
Trung tâm Thông tin tỉnh;
- Lưu: VT ,SNV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ
TCH



Nguyễn Hoàng Anh

QUY CHẾ

SỬDỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

(Banhành kèm theo Quyết định số 1135/QĐ-UBND ngày 11 tháng 08 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vivà đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc sử dụngtài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng (Chi cục Văn thư - Lưu trữthuộc Sở Nội vụ ).

2. Quy chế này được áp dụng đối vớicác cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ( gọi chunglà ngưi sử dụng tài liệu lưu trữ ) tại Lưu trữ lịch sử đểphục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác.

Điều 2. Tài liệulưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ được hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân trên địabàn tỉnh Cao Bằng, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,lịch sử được quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch stỉnh.

2. Tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằngthuộc thành phần của Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, không một cơ quan, tậpthể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng; nghiêm cấm các hành vi xâm hạiđến tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Thành phầntài liệu phông lưu trữ Nhà nước tỉnh Cao Bằng

1. Tài liệu của Ủy ban hành chính tỉnh Cao Bằng hình thành từ năm 1947 đến năm 1975.

2. Tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Lạng hình thành từ năm 1976đến năm 1978

3. Bản khai thành tích cá nhân đềnghị xét tặng huân chương, huy chương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước.

4. Tài liệu của Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân tỉnh từ năm 1979 đến năm 2008.

5. Tài liệu của các cơ quan, đơn vịthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 4. Các hình thứcsử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc củaChi cc Văn thư - Lưu trthuộc Sở Nội vụ

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trênphương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưutrữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trongcông trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bảnchứng thực tài liệu lưu trữ.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉPSỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 5. Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh

1. Cho phép các tổ chức, cá nhânngười nước ngoài sử dụng tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Cho phép các tổ chức, cá nhân trong nước Sử dụng tài liệu lưu trữ quý hiếm; tài liệu lưu trữ thuộcTuyệt mật, Tối mật; tài liệu lưu trữ sử dụng hạn chế liên quan đến cá nhân đangbảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 6. Giám đốc SởNội vụ, Chi cục trưởng Văn thư – Lưu trữ

1. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép tổchức, cá nhân trong nước sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc độ Mật đang bảo quảntại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư-Lưu trữ

a) Cho phép tổ chức, cá nhân được sửdụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ các trường hợp quy địnhtại điều 5; và khoản 1, điều 6 của Quy chế này;

b) Quyết định việc sử dụng tài liệulưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

Chương III

THỦ TỤC, QUYỀN VÀNGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Sử dụng tàiliệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử tỉnh phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

2. Trường hợp sử dụng để phục vụ côngtác thì phải có giấy giới thiệu hoặc ván bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơicông tác.

Điều 8. Quyền và nghĩavụ của người sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Người sử dụng tài liệu lưu trữ cóquyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và cácnhu cầu chính đáng khác.

2. Người sử dụng tài liệu lưu trữ cócác nghĩa vụ sau:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tàiliệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ; tôn trọng tínhnguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhànước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

c) Không được chiếm đoạt, làm hỏng,làm mất, không được sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; khôngđược tự ý sao chụp tài liệu lưu trữ.

d) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữtheo quy định của pháp luật.

đ) Thực hiện đúng quy định của Quychế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 9. Trách nhiệmcủa cơ quan lưu trữ lịch sử

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tráchnhim giúp Giám đốc Sở Nội vụ, Ủy bannhân dân tỉnh tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế và các quyđịnh hiện hành của Nhà nước:

1. Chi cục trưởng Văn thư - Lưu trữcó trách nhiệm:

a) Trình cấp có thẩm quyền xem xétcho phép sử dụng tài liệu lưu trữ quy định tại điều 5; khoản 1, điều 6 của Quychế này.

b) Ký duyệt nội dung và sử dụng tàiliệu lưu trữ của các cá nhân, tổ chức đến khai thác theo quy định tại khoản 2,điều 6 Quy chế này.

c) Quản lý tài liệu lưu trữ của cáccơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại Chi cụcVăn thư - lưu trữ.

d) Qun lý, bảoquản các công cụ tra cứu theo chế độ Lưu trữ.

2. Lưu trữ viên phụ trách tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:

a) Làm thủ tục tiếp nhận và giao kếtquả sử dụng tài liệu lưu trữ cho người sử dụng tài liệu.

b) Thực hiện đúng quy trình khaithác, sử dụng tài liệu; đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của phápluật.

c) Hướng dẫn người sử dụng tài liệu,đọc tài liệu, sử dụng các công cụ tra cứu, nắm vững các nguyên tắc sử dụng vàsao chụp tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.

d) Theo dõi việcsử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Chương IV

CÁC HÌNH THỨC SỬDỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 10. Thông báo,giới thiệu tài liệu lưu trữ

1. Chi cục Văn thư- Lưu trữ chủ độnggiới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tàiliệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.

2. Hàng năm rà soát, thông báo tàiliệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã đượcgiải mật.

Điều 11. Sử dụngtài liệu tại phòng đọc

1. Phòng đọc tại lưu trữ lịch sử phảitổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị và công cụ tra cứu cần thiết để phục vụ người sử dụng tài liệu.

2. Phải niêm yết Nội quy sử dụng tàiliệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

Điều 12. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựngkế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ cho cácmục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của các dân tộc theo kế hoạchchung của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Phối hợp với các cơ quan, địaphương liên quan xây dựng các gian triển lãm tài liệu lưu trữ theo kế hoạch.

Điều 13. Sao tài liệu lưu trữ,chứng thực lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thựchiện việc sao tài liệu và chứng thực lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận củaChi cục Văn thư- Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữđang quản lý tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Bản sao tài liệu lưu trữ, bảnchứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giaodịch.

Điều 14. Thời gianphục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ

Thời gian phục vụ và sử dụng tài liệulưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theongày làm việc, bắt đầu từ ngày thứ hai đến thứ sáu hàng tuần. Trong trường hợpđặc biệt, theo yêu cầu của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ bố trí côngchức, viên chức phục vụ việc sử dng tài liu lưu trữ ngoài gilàm việc.

Điều 15. Thời hạngiải quyết

1. Đối với tài liệu sử dụng thuộcthẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh,giải quyết trong vòng 5 ngày làm việc.

2. Đối với tài liệu sử dụng thuộcthẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Nội vụ và Chi cục trưởng Văn thư - Lưutrữ, giải quyết ngay trong ngày làm việc.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝVI PHẠM

Điều 16. Khen thưởng

Trong công tác quản lý, sử dụng tàiliệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, các tổ chức, cá nhân có những thành tíchsau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

1. Có thành tích hoàn thành xuất sắcnhiệm vụ thu thập, quản lý, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời cáchành vi: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất, làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nộidung, mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ, sử dụng tại liệu lưu trữ không đúng mục đích theoquy định của pháp luật.

Điều 17. Xử lý viphạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm cácquy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về sử dụng tài liệulưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lýtheo quy định.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰCHIỆN

Điều 18. Tổ chứcthực hiện

1. Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sửdụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện đúng quy định tạiQuy chế này.

2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhim theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

3. Chi cục trưởng Văn thư - Lưu trữchịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, nếu cóvướng mắc các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để nghiêncứu, xem xét đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sungcho phù hợp./.