UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH TUYÊN QUANG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 12/2013/QĐ-UBND

Tuyên Quang, ngày 20 tháng 7 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾQUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TUYÊN QUANG

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ bannhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luậtcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơquan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28 tháng8 năm 2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet vàthông tin điện tử trên Internet;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử tronghoạt động của cơ quan Nhà nước;

Theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thôngtại Tờ trình số 13/TTr-STTTT ngày 06/5/2013 về việc ban hành Quy chế sử dụngthư điện tử tỉnh Tuyên Quang,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quychế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang.

Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thônghướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thànhphố thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày 01 tháng 8 năm 2013.

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc SởThông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhândân các huyện, thành phố và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;
- TT Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh, UBND tỉnh;
- Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- UBMT Tổ quốc và các đoàn thể tỉnh;
- Công báo Tuyên Quang;
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo VP;
- Lưu: VT.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH



Chẩu Văn Lâm

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆTHỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TUYÊN QUANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 12/2013/QĐ-UBND , ngày 20/7/2013 của Uỷ ban nhândân tỉnh Tuyên Quang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang(http://mail.tuyenquang.gov.vn) là thành phần của hệ thống thông tin điện tửtỉnh Tuyên Quang.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng: Quy định này ápdụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị trong bộ máy nhà nước thuộc tỉnh TuyênQuang khi quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử.

Điều 2. Xây dựng, duy trì và sử dụng Hệ thốngthư điện tử tỉnh

1. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm quảnlý, tổ chức xây dựng và duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh theoQuy chế này và các quy định khác của pháp luật.

2. Khi được cấp tài khoản thư điện tử của Hệ thốngthư điện tử tỉnh, các cơ quan, cá nhân phải sử dụng hộp thư điện tử này phục vụcông tác chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được giao.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH

Điều 3. Thành phần, quy mô của Hệ thống thư điệntử tỉnh

Hệ thống thư điện tử được cài đặt, vận hành trênmáy chủ đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, do Trung tâm công nghệthông tin và Truyền thông thuộc sở Thông tin và Truyền thông quản lý. Hệ thốngthư điện tử tỉnh được kết nối thông qua Internet.

Điều 4. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử.

Hệ thống thư điện tử được đặt tên theo dạng @tuyenquang.gov.vn, được phân thành hai loại:

1. Hộp thư điện tử của đơn vị: Hộp thư dành cho cáccơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

Cách đặt tên:

@tuyenquang.gov.vn; trong đó là tên viết tắt của các cơ quan, tổ chức được cấp hộp thưđiện tử.

2. Hộp thư cá nhân: Hộp thư dành cho cán bộ, côngchức và viên chức của tỉnh.

Cách đặt tên:

@tuyenquang.gov.vn;trong đó phần Họ và phần tên đệm viết tắt.

Trường hợp nhiều người có họ, đệm, tên trùng nhauthì quản trị Hệ thống thư điện tử sẽ thêm ký tự vào địa chỉ để phân biệt.

Điều 5. Lưu trữ và quản lý danh bạ thư điện tử.

Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tạolập, quản lý, công bố và cập nhật danh bạ thư điện tử của các tổ chức, cá nhântrên Cổng thông tin điện tử của tỉnh theo quy định. Các cơ quan, đơn vị phảicông bố danh bạ thư điện tử của cơ quan, đơn vị; cán bộ, công chức, viên chứctrên trang thông tin điện tử của mình.

Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi và huỷ bỏhộp thư điện tử.

1. Đối với các cơ quan, đơn vị có sự thay đổi vềcán bộ, công chức, viên chức: tuyển mới vào làm việc, thay đổi đơn vị công tác,chuyển công tác ra khỏi tỉnh, nghỉ chế độ, hoặc thôi việc, các cơ quan, đơn vịgửi đề nghị về Sở Thông tin và Truyền thông, nêu rõ lý do, nhu cầu và yêu cầucụ thể (có đính kèm danh sách các hộp thư) đối với việc cấp mới, hủy,lấy lại mật khẩu hoặc thay đổi thông tin hộp thư.

2. Đối với Sở Thông tin và Truyền thông:

Trong thời gian 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhậnđược đề nghị của các cơ quan, đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hànhthực hiện theo yêu cầu của đơn vị và sẽ gửi thông báo cho các đơn vị.

Đối với hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị: SởThông tin và Truyền thông sẽ căn cứ vào Quyết định thành lập, sáp nhập hoặcgiải thể của Ủy ban nhân dân tỉnh để tiến hành tạo lập hoặc hủy bỏ hộp thư điệntử của cơ quan, đơn vị đó.

Chương III

SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG VIỆC

Điều 7. Quy định các loại văn bản, thông tintrao đổi qua Hệ thống thư điện tử

1. Các loại văn bản bắt buộc gửi qua hệ thống thưđiện tử (ngoại trừ các văn bản thuộc danh mục tài liệu mật hoặc những đơn vịđã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ), gồm:

a) Lịch công tác;

b) Văn bản dự thảo xin ý kiến;

c) Tài liệu trao đổi trong quá trình xử lý công việc

d) Giấy mời, tài liệu phục vụ các cuộc họp.

e) Tài liệu dự án

g) Văn bản gửi đến cơ quan để biết, để báo cáo.

2. Văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tửphải theo các quy định về an toàn, bảo mật; những văn bản nếu đáp ứng đủ bađiều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy trong giaodịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:

a) Văn bản có chữ ký số của người gửi.

b) Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số cònhiệu lực được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp phápluật Việt Nam.

c) Văn bản gửi là file PDF hoặc các loại file khôngthể chỉnh sửa, file phải được scan từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng,dấu đỏ của cơ quan, đơn vị) và được gửi đi từ hộp thư điện tử chính thức của cơquan, đơn vị gửi văn bản đi (Hộp thư được đăng tải công khai trên Cổng thôngtin điện tử của tỉnh).

3. Hệ thống thư điện tử của tỉnh chỉ sử dụng đểtrao đổi thông tin phục vụ công việc, không sử dụng với mục đích cá nhân.

4. Các loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điệntử phải sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Các vănbản đính kèm thư điện tử phải được định dạng phù hợp với định dạng chuẩn về ứngdụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Điều 8. Quy định về sử dụng hộp thư điện tử

1. Trong giờ hành chính làm việc tại cơ quan, đơnvị bắt buộc phải sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh để trao đổi và điều hànhcông việc.

2. Tần suất kiểm tra và trả lời thư điện tử:

a) Đối với hộp thư điện tử của đơn vị: lãnh đạo đơnvị (hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra phải kiểm tra hộp thư điện tử tốithiểu 4 lần trong ngày làm việc (đầu, cuối giờ buổi sáng và đầu, cuối giờbuổi chiều); Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm nếu để tìnhtrạng thiếu thông tin do không sử dụng hệ thống thư điện tử.

b) Đối với hộp thư cá nhân: người dùng phải thườngxuyên kiểm tra hộp thư của mình để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến.

Chương IV

QUẢN LÝ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyềnthông

1. Tổ chức thực hiện các quy định của Bộ Thông tinvà Truyền thông và của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác quản lý, sử dụng Hệthống thư điện tử của tỉnh.

2. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồidưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức.

3. Xây dựng và triển khai kế hoạch, kinh phí duytrì, phát triển hàng năm Hệ thống thư điện tử của tỉnh đáp ứng nhu cầu côngviệc; đảm bảo đồng bộ với các hệ thống thư điện tử khác.

4. Quản lý hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân:cấp mới, sửa đổi (thông tin, mật khẩu) hoặc hủy bỏ các hộp thư trong hệ thốngthư điện tử của tỉnh theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị.

5. Quản trị, cấu hình hệ thống thư điện tử đảm bảocho hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động an toàn, bảo mật, ổn định, thôngsuốt và liên tục; kịp thời xử lý và khắc phục các sự cố về kỹ thuật và lỗi trênhệ thống thư điện tử của tỉnh.

6. Triển khai các chính sách bảo mật, an toàn, anninh thông tin cho Hệ thống thư điện tử tỉnh.

Điều 10. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị,công chức và viên chức trong việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử

1. Các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh cótrách nhiệm:

a) Tuyên truyền nâng cao nhận thức cán bộ, côngchức, viên chức trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc.

b) Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điệntử của cơ quan và hộp thư điện tử của từng cán bộ, công chức, viên chức; thôngbáo với Sở Thông tin và Truyền thông khi có thay đổi về nhân sự, tổ chức cóliên quan đến sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh.

c) Ban hành quy chế sử dụng thư điện tử áp dụng chocơ quan mình không trái với các quy định trong Quy chế này.

2. Công chức, viên chức sử dụng hòm thư điện tử củatỉnh có trách nhiệm:

a) Tự quản lý mật khẩu hộp thư cá nhân, không cungcấp mật khẩu cho người khác; khi gặp sự cố về hộp thư điện tử phải thông báocho người phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị để được hướng dẫn và xử lýkịp thời.

b) Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mìnhgửi lên mạng.

c) Tự quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử đảmbảo an toàn, bảo mật.

d) Không truy cập trái phép hộp thư của người khác.

đ) Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộpthư điện tử được cấp.

e) Tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, an toàn an ninhthông tin trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh, không được cóhành vi làm ảnh hưởng đến hệ thống như phát tán thư rác, vi rút,...

Điều 11. Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thưđiện tử của cơ quan, đơn vị:

1. Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý; Thủtrưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị quản lý, sử dụng

2. Thủ trưởng đơn vị quản lý (hoặc người được ủyquyền) có trách nhiệm quản lý, sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị theo đúng quyđịnh của quy chế này.

3. Bảo vệ mật khẩu hộp thư, bí mật nội dung của cácthư điện tử.

4. Định kỳ kiểm tra hòm thư điện tử theo quy địnhcủa cơ quan, đơn vị để đảm bảo xử lý thư đúng thời hạn.

5. Báo cáo về tình hình sử dụng thư điện tử của cơquan, đơn vị theo yêu cầu.

Chương V

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VIPHẠM SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 12. Công tác kiểm tra báo cáo tình hình sửdụng thư điện tử

1. Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Định kỳ, mỗi quý một lần kiểm tra và và bảo trìHệ thống thư điện tử.

b) Hằng năm, thống kê số lượng hộp thư điện tử,tình hình ứng dụng thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộctỉnh, hoạt động của Hệ thống thư điện tử báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Hàng quý, các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thốngthư điện tử tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc sử dụng thư điện tử củacông chức, viên chức của đơn vị mình; thống kê số lượng hộp thư và báo cáonhững thông tin thay đổi của các hộp thư cho Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 13. Khen thưởng - Kỷ luật

1. Các cơ quan, đơn vị đưa việc sử dụng thư điện tửthành tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng hàng năm.

2. Các tập thể, cá nhân không thực hiện tốt Quy chếnày, tuỳ theo mức độ vi phạm, sẽ bị xem xét kỷ luật hoặc xử lý theo pháp luậthiện hành.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Điều khoản thi hành

1. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước, đơnvị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạmvi tổ chức của mình.

2. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc cần sửađổi, bổ sung các đơn vị gửi nội dung góp ý bằng văn bản về Sở Thông tin vàTruyền thông để tổng hợp trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định.