UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH GIA LAI
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:121/ 2003/QĐ-UB

Pleiku, ngày 17 tháng 12 năm 2003

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI

- Căn cứ Luật tổ chứcHĐND và UBND ngày 21/6/1994; Pháp lệnh về nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của HĐND vàUBND ngày 03/7/1996;

- Căn cứ pháp lệnhlưu trữ quốc gia năm 2001;

- Theo hướng dẫn số 66/NVĐP ngày 11/3/1995 của Cục lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước);

- Theo đề nghị củaChánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh;

QUYẾT ĐỊNH

Điều1: Nay ban hànhkèm theo quyết định này bản quy định về công tác lưu trữ Nhà nước của tỉnh.

Điều2: Các ông (bà):Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Giám đốcSở, Ban ngành thuộc tỉnh và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hànhquyết định này.

Quyết định này có hiệulực thi hành kể từ ngày ban hành./.

T/M.UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI
CHỦ TỊCH



Nguyễn Vỹ Hà

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỦA TỈNHGIA LAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số
121/2003/QĐ-UB ngày 17 tháng 12 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh GiaLai)

ChươngI

QUY ĐỊNHCHUNG

Điều1: Tài liệu lưutrữ Nhà nước của tỉnh là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội-nghề nghiệp, các tổ chức kinh tế (gọi tắt là cơ quan, đơn vị ), các cá nhân tiêu biểu trên địa bàn tỉnh, có giátrị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội... không kể thời gian, hìnhthức ghi tin, loại hình tài liệu, để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoahọc và các hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phảilà bản chính, bản gốc. Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì đượcthay bằng bản sao hợp pháp.

Điều2: Công táclưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Nhà nước của tỉnh được đặt dưới sự chỉ đạothống nhất của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Chánh văn phòng HĐND và UBND tỉnh có tráchnhiệm giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý công tác lưu trữ của tỉnh và hướng dẫntổ chức thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và của tỉnh về công táclưu trữ.

Điều3: Trung tâm lưutrữ có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban

nhân dân tỉnh và Chánhvăn phòng HĐND và UBND tỉnh trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụlưu trữ và trong việc quản lý công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Điều4: Người đứng đầucác cơ quan, đơn vị trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổchức chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Cán bộ, công chức làmcông tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều5: Nghiêm cấm việcchiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệuvào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức,cá nhân.

ChươngII

NỘI DUNGCÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mụcl: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Điều6: Trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ:

1 - Lưu trữ cơ quan,đơn vị có trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các đơn vị và cánhân trong cơ quan vào Lưu trữ hiện hành.

2- Trung tâm Lưu trữ tỉnhvà Lưu trữ huyện, thành phố có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu của các cơquan, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu và Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ ở tỉnh do Chủ tịch UBNDtỉnh quyết định; Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ ở huyện,thành phố do Chủ tịch UBND huyện, thành phố quyết định.

Điều7: Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

1. Sau một năm, kể từnăm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trịlưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành.

2. Sau năm năm, kể từnăm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, đơn vịthuộc tỉnh được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và tài liệu lưu trữ hiệnhành của các cơ quan, đơn vị thuộc huyện được giao nộp vào Lưu trữ huyện, thànhphố.

Điều8: Thành phầntài liệu giao nộp vào Lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND tỉnh hướng dẫn cụ thểtheo quy định hiện hành của nhà nước.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh,Lưu trữ huyện, thành phố và lưu trữ các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm trong việcxây dựng các loại Bảng kê thành phần tài liệu nộp lưu và Bảng thời hạn bảo quảntài liệu của cơ quan, đơn vị trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữnhà nước ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ ) và Văn phòng HĐND và UBND tỉnh.

Điều9: Việc giao nộp hồ sơ tài liệu của cán bộ, công chức đang công tác, khi nghỉhưu, thôi việc, chuyển công tác được quy định như sau:

- Đối với tài liệu củacác đồng chí là lãnh đạo HĐND và UBND tỉnh thì do Trung tâm Lưu trữ tỉnh trựctiếp thu thập, sắp xếp, quản lý và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu lưutrữ.

- Đối với tài liệu củacác đồng chí là lãnh đạo HĐND và UBND huyện thì do Lưu trữ huyện trực tiếp thuthập, sắp xếp, quản lý và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu củalãnh đạo các cơ quan, đơn vị thì Lưu trữ cơ quan, đơn vị đó trực tiếp thu thập,sắp xếp, quản lý và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu củacán bộ, công chức chuyên môn của cơ quan, đơn vị thì mỗi cán bộ, công chức đócó nhiệm vụ sắp xếp, thống kê tài liệu, hồ sơ thuộc phần hành và làm thủ tụcgiao nộp về lưu trữ cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điều 11 của Quy định này.

Điều10: Trường hợpcơ quan, đơn vị giải thể, phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứngđầu cơ quan, đơn vị phải quản lý, giao nộp tài liệu theo các quy định sau:

1.Tài liệu của cơquan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải được giao nộpvào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tài liệu của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưuvào Lưu trữ huyện, thành phố phải được giao nộp vào Lưu trữ huyện, thành phố.

2. Tài liệu của cơquan, đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữhuyện, thành phố phải được nộp vào Lưu trữ của cơ quan, đơn vị cấp trên.

3. Trường hợp cơ quan,đơn vị chia tách, sáp nhập thì khi chia tách, sáp nhập, người đứng đầu cơ quan,đơn vị phải quản lý, giao nộp tài liệu theo Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnhhoặc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố.

Điều11: Nguyên tắc và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ được quy định như sau:

- Hồ sơ, tài liệu đượcgiao nộp vào lưu trữ phải là những hồ sơ, tài liệu đã được lập thành hồ sơ.Toàn bộ hồ sơ, tài liệu giao nộp cho lưu trữ phải được thống kê thành Mục lục (Xem phụ lục số 1,3 ); trong mỗi hồ sơ phải có Tờ kết thúc ( Phụ lục số 2 ).

- Phương pháp chỉnh lýtài liệu lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể theo quy địnhhiện hành của Nhà nước.

- Khi giao nộp phải lậpBiên bản bàn giao tài liệu (Phụ lục 4a hoặc 4b).

- Việc giao và nhậntài liệu lưu trữ được thực hiện tại cơ quan lưu trữ. Phương tiện vận chuyển dobên giao tài liệu đảm nhận.

- Đối với tài liệu đượcgiao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thành phố, bên giao tàiliệu phải giao nộp về lưu trữ cả bản Lịch sử đơn vị hình thành phông, Lịch sửphông tài liệu và Mục lục hồ sơ tài liệu ( xem phụ lục số 9 ).

Điều12: Việc xác địnhgiá trị và tiêu huỷ tài liệu do Hội đồng xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệucủa cơ quan quyết định. Hội đồng xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệu do ngườiđứng đầu cơ quan , đơn vị thành lập. Thành phần Hội đồng được quy định như sau:

l. Tại Trung tâmLưu trữ tỉnh:

- Chánh Văn phòng HĐNDvà UBND tỉnh làm Chủ tịch.

- Giám đốc Trung tâmLưu trữ tỉnh làm Phó Chủ tịch.

- Đại diện của các Bộphận hoặc cá nhân có tài liệu làm Uỷ viên.

- Cán bộ của Trung tâmLưu trữ tỉnh là Uỷ viên, kiêm Thư ký Hội đồng.

2. Tại Lưu trữ huyện,thành phố:

- Chánh Văn phòng HĐNDvà UBND huyện, thành phố làm Chủ tịch.

- Đại diện của các Bộphận hoặc cá nhân có tài liệu làm Uỷ viên.

- Cán bộ của Lưu trữhuyện, thành phố là Uỷ viên, kiêm Thư ký Hội đồng.

3. Tại các cơ quan,đơn vị:

- Thủ trưởng cơ quan,đơn vị làm Chủ tịch.

- Đại diện của các Bộphận hoặc cá nhân có tài liệu làm Uỷ viên.

- Cán bộ Lưu trữ là Uỷviên, Thư ký Hội đồng.

Điều13: Khi tiêu huỷhồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép phải lập Biên bản tiêu huỷtài liệu. Tài liệu tiêu huỷ được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiếnxác nhận của cơ quan chuyên môn và khi tiêu huỷ phải có sự chứng kiến của thủtrưởng cơ quan, đơn vị (Phụ lục số 5a, 5b).

Mục2 - Thống kê, và bảo quản tài liệu lưu trữ.

Điều14: Các cơquan, đơn vị là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thànhphố có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm của cơ quan, đơnvị về Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và cơ quan Lưu trữ cấp trên trực tiếp.

Trung tâm Lưu trữ tỉnhcó nhiệm vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ thông tin báo cáohàng năm theo quy định của nhà nước.

Điều15: Trung tâmLưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố và lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải tổchức kiểm kê lưu trữ định kỳ ít nhất một lần/năm. Ngoài ra, có thể tổ chức kiểmkê đột xuất khi cần thiết. Việc tổ chức kiểm kê phải được lập thành Biên bản (Xem phụ lục số 6 ).

Điều16: Trung tâmLưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và Lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải bảo đảm có đầyđủ các loại sổ sách thống kê và công cụ tra tìm tài liệu sau :

- Sổ nhập tài liệu (Xem phụ lục số 7 ).

- Sổ đăng ký các phônglưu trữ ( Xem phụ lục 8 ).

- Mục lục hồ sơ.

- Thẻ tra tìm tài liệulưu trữ (Xem phụ lục 10).

Điều17: Trung tâmLưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố và Lưu trữ các cơ quan, đơn vị đượctrang bị các phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ do Văn phòng HĐNDvà UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều18: Kho Lưu trữlà nơi bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, nên phải đảm bảo cácthông số kỹ thuật theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước ( Nay là Cục Văn thưvà Lưu trữ ) và phải được bảo vệ cẩn mật. Việc ra vào Kho Lưu trữ phải theođúng Nội quy do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định.

Mục3 - Sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều19: Đối tượng đếnnghiên cứu tài liệu chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc hoặc tại kho lưu trữ. Trườnghợp cần thiết phải đưa tài liệu ra khỏi phòng đọc ( kho lưu trữ ) phải có ý kiếncủa Thủ trưởng cơ quan. Sau khi có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan cho phép mangtài liệu ra ngoài, cán bộ nghiệp vụ lưu trữ phải lập, thủ tục xuất tài liệu rakhỏi phòng đọc ( kho Lưu trữ ) theo đúng quy định (Phụ lục số 11a, 11b).

Điều20: Đối tượng và thủ tục nghiên cứu, sửdụng tài liệu lưu trữ :

- Về đối tượng:

+ Cán bộ, công chứctrong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiệnnhiệm vụ được giao.

+ Cá nhân đến sử dụngtài liệu phục vụ cho các nhu cầu chính đáng.

+ Người nước ngoài đếnnghiên cứu tài liệu.

- Về thủ tục:

+ Các đối tượng là ngườitrong cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan cho phép được nghiên cứu, sửdụng những tài liệu có liên quan.

+ Các đối tượng là ngườingoài cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu củacơ quan, đơn vị quản lý; nếu là công dân Việt nam phải có Chứng minh nhân dân (hoặc giấy giới thiệu của chính quyền nơi cư trú ).

+ Đối tượng là ngườinước ngoài khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơquan quản lý người nước ngoài tại Việt nam hoặc theo quy định tại điều 22 củaQuy định này.

+ Tất cả các đối tượngđến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu ( Phụ lục số12a hoặc 12b ).

Điều21: Các hình thức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trừ:

- Phòng đọc.

- Trưng bày, triểnlãm.

- Công bố giới thiệu bằngdanh mục thống kê, sách chỉ dẫn, sách tổng quát, các công trình nghiên cứu, cácbài viết theo chuyên đề.

Điều22: Thẩm quyền cho sử dụng tài liệu lưu trữ:

* Tại Trung tâm lưutrữ tỉnh:

- Chủ tịch Uỷ ban nhândân tỉnh duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữcủa tỉnh tại phòng đọc và quyết định việc cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

- Chánh Văn phòng HĐNDvà UBND tỉnh uỷ quyền cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh duyệt cho phép cán bộ,công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưutrữ ( không thuộc loại tài liệu mật ) để thực hiện nhiệm vụ được giao và phục vụcác nhu cầu chính đáng của công dân. Những tài liệu thông thường, Giám đốcTrung tâm Lưu trữ tỉnh được phép cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Trường hợp tài liệunghiên cứu là tài liệu chỉ các mức độ mật phải có ý kiến trực tiếp của Chánhvăn phòng.

* Tại Lưu trữ cơ quan( Lưu trữ huyện, thành phố và Lưu trữ sở, ban ngành ):

- Chủ tịch Uỷ ban nhândân huyện, thành phố, Giám đốc các sở, ban ngành ( Gọi tắt là thủ trưởng cơquan ) duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ củacác huyện, thành phố, sở, ban ngành ( Gọi tắt là cơ quan) tại phòng đọc hoặc tạikho lưu trữ và quyết định việc cung cấp bản sao.

- Chánh Văn phòng HĐNDvà UBND huyện, thành phố và Trưởng phòng Hành chính - Quản trị của các sở, banngành duyệt cho phép cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đếnnghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ ( không thuộc loại tài liệu mật ) để thựchiện nhiệm vụ được giao và phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân, cấp bảnsao đối với những tài liệu thông thường.

Trường hợp tài liệunghiên cứu là tài liệu chỉ các mức độ mật phải có ý kiến trực tiếp của Chủ tịchUBND huyện, thành phố, Giám đốc sở, ban ngành.

Điều23: Quy định chếđộ cho sao chụp các loại tài liệu:

- Chỉ thực hiện việcsao chụp và cấp chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ khi cần thiết.

- Đối với tài liệuthông thường, khi sao chụp phải đảm bản những quy định tại điều 22 của quy địnhnày.

- Đối với tài liệu có dấuchỉ các mức độ mật, khi sao chụp và cấp bản sao, trích sao phải thực hiện nhưquy định tại điều 3 Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ban hành kèm theo Nghị định84-HĐBT ngày 09/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) và tại điều 22của quy định này.

- Không thực hiện việcsao toàn bộ khối tài liệu để biến thành kho lưu trữ bản sao tất cả các cơ quanlưu trữ các cấp.

ChươngIII

ĐIỀU KHOẢNTHI HÀNH

Điều24: Chánh vănphòng HĐND và UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện thống nhấtcác quy định này.

Điều25: Chủ tịch Uỷban nhân dân các huyện, thành phố, Giám đốc các sở, ban ngành có nhiệm vụ thườngxuyên kiểm tra việc tổ chức thực hiện tốt các quy định này.

Điều26: Cơ quan, tậpthể và cá nhân có thành tích trong việc quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ thì đượckhen thưởng theo chế độ chung của nhà nước.

Điều27: Cá nhân nàovi phạm những quy định của Nhà nước về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ và cácquy định này thì tuỳ theo mức độ sai phạm để có hình thức xử lý kỷ luật hoặc bịtruy cứu trách nhiệm hình sự./.