ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1486/QĐ-UBND

Quảng Ngãi, ngày 15 tháng 09 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT LỘTRÌNH THỰC HIỆN VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀNƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI GIAI ĐOẠN 2013 - 2015

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ bannhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6năm 2006; Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử vềchữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơquan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp cấp thông tin và dịch vụcông trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơquan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụngcông nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015;

Căn cứ Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22 tháng 9năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thànhnước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông”;

Căn cứ Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử tronghoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1759/QĐ-UBND ngày 09 tháng8 năm 2007 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về việc phê duyệt Quyhoạch phát triển công nghệ thông tin Tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2007 - 2015 vàđịnh hướng đến năm 2020;

Căn cứ Quyết định số 1501/QĐ-UBND ngày 29 tháng10 năm 2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về việc phê duyệt Kếhoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quannhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2011 - 2015;

Căn cứ Chỉ thị số 22/2012/CT-UBND ngày 27 tháng12 năm 2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tửtrong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyềnthông tại Tờ trình số 537TTr-STTTT ngày 22 tháng 8 năm 2013 về việc phê duyệtLộ trình thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quannhà nước giai đoạn 2013 - 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Lộ trình thực hiện việctrao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãigiai đoạn 2013 - 2015 (sau đây gọi tắt là Lộ trình), với nội dung chủ yếu sau:

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu tổng quát

Nhằm thúc đẩy Chương trình tổng thể cải cách hànhchính nhà nước đến năm 2020 đạt hiệu quả; tăng cường trao đổi, sử dụng văn bảnđiện tử nhằm chuyển đổi từ phương thức làm việc trong cơ quan nhà nước dựa trêngiấy sang phương thức làm việc qua mạng, góp phần nâng cao tính hiệu quả, kịpthời trong công tác quản lý và điều hành của các cơ quan nhà nước.

2. Mục tiêu cụ thể

Các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong giai đoạn2013 - 2015:

a) Sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử trong hoạt độngnội bộ các cơ quan:

a.1) Từ năm 2013 có ít nhất 30% và đến hết năm 2015đạt mức là 80% văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử trong hoạtđộng nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước.

a.2) Tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điệntử kèm văn bản giấy đến năm 2014 đạt 35%, đến năm 2015 là 20% (sử dụng văn bảngiấy giảm dần).

a.3) Các loại hồ sơ, văn bản, thông tin được traođổi hoàn toàn dưới dạng điện tử, từ năm 2014 gồm: Lịch công tác, tài liệu họp,giấy mời, văn bản chỉ đạo điều hành, thông báo, báo cáo; đến năm 2015 có thêmcác loại hồ sơ, văn bản: Chương trình, kế hoạch, quyết định, quy chế, dự án, đềán.

a.4) Các loại hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạngđiện tử kèm văn bản giấy đến năm 2015 gồm có: Các loại hồ sơ hành chính, tàichính, hồ sơ thủ tục hành chính, dự án.

a.5) Tỷ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóaphục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin đến năm 2014 là 70% và năm 2015đạt 80%.

a.6) Tỷ lệ các hệ thống quản lý văn bản và điềuhành của các cơ quan cấp dưới có thể liên thông gửi nhận văn bản điện tử vớinhau đến năm 2014 là 40%, đến năm 2015 đạt 60%.

b) Trao đổi văn bản điện tử trình Chính phủ, giữacác cơ quan nhà nước cấp sở, ban ngành, UBND các huyện, thành phố và với Uỷ bannhân dân tỉnh:

b.1) Đến Quý IV năm 2013, trừ các văn bản có nộidung mật, 100% các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giải quyết côngviệc, ngoài bộ hồ sơ giấy đều phải gửi kèm văn bản điện tử của toàn bộ hồ sơtrình.

b.2) Trong năm 2014, trừ các văn bản có nội dungmật, 60% các văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh để giải quyết côngviệc, ngoài hồ sơ, văn bản giấy đều phải gửi kèm văn bản điện tử của toàn bộ hồsơ trình và 50% văn bản trao đổi giữa các cơ quan các sở, ban ngành, các huyện,thành phố để giải quyết công việc, ngoài bộ hồ sơ giấy đều phải gửi kèm văn bảnđiện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản.

b.3) Đến hết năm 2015, đạt 20% văn bản, tài liệuchính thức trao đổi giữa các cơ quan nhà nước cấp sở, ban, ngành, huyện, thànhphố thực hiện hoàn toàn dưới dạng điện tử và 80 % thực hiện trao đổi văn bảnhỗn hợp điện tử kèm bản giấy.

b.4) Đến năm 2015, trừ văn bản có nội dung mật, mởrộng áp dụng 20% văn bản trình UBND, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thànhphố của UBND xã, phường, thị trấn để giải quyết công việc, ngoài văn bản giấyđều phải gửi kèm văn bản điện tử của toàn bộ hồ sơ trình.

b.5) Tỷ lệ đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật,chỉ đạo điều hành trên Cổng/trang thông tin điện tử: Trong năm 2013 là 40%, đếnhết năm 2015 đạt 70%.

b.6) Trong năm 2014, 30% thực hiện qua hệ thốngquản lý văn bản và điều hành, 70% trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thưđiện tử; đến hết năm 2015, đạt 50% trao đổi qua hệ thống quản lý văn bản vàđiều hành, 50% thực hiện trao đổi qua thư điện tử.

b.7) Các loại hồ sơ, văn bản, thông tin được traođổi hoàn toàn dưới dạng điện tử: Lịch công tác, giấy mời, tài liệu họp, thôngbáo, công văn, báo cáo, văn bản chỉ đạo điều hành, văn bản quy phạm pháp luậtcủa Trung ương.

b.8) Các loại hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạngđiện tử kèm văn bản giấy: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, tờ trình, dự án, đềán, hồ sơ thủ tục hành chính, hồ sơ tài chính.

c) Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nướcvới tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác

c.1) Tích cực, chủ động tăng cường sử dụng hệ thốngthư điện tử, hệ thống thông tin chuyên ngành để gửi, nhận văn bản, hồ sơ giaodịch với tổ chức, doanh nghiệp.

c.2) Riêng đối với các lĩnh vực liên quan đến thuế,đấu thầu, chỉ tiêu cụ thể đến hết năm 2015: 90% hồ sơ khai thuế của người dânvà doanh nghiệp được nộp qua mạng, 80% các khoản thuế được nộp thông qua hìnhthức giao dịch điện tử.

c.3) 100% cổng thông tin điện tử hoặc trang thôngtin điện tử của các cơ quan nhà nước đăng tải văn bản quy phạm pháp luật, báocáo tổng hợp, thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý, dự thảo văn bản cần xin ýkiến và các thông tin khác theo Điều 28 của Luật Công nghệ thông tin và cácĐiều 10, 11, 12 của Nghị định số 43/2011/NĐ-CP 13 tháng 6 năm 2011 của Chínhphủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trangthông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

II. PHƯƠNG THỨC VÀ CÁCH TÍNH TỶ LỆ TRAO ĐỔI VĂNBẢN ĐIỆN TỬ

1. Phương thức trao đổi văn bản điện tử

a) Trao đổi qua hệ thống thư điện tử.

b) Trao đổi qua hệ thống quản lý văn bản và điềuhành.

c) Đăng tải trên cổng thông tin điện tử hoặc trangthông tin điện tử.

d) Trao đổi qua hệ thống thông tin chuyên ngành, hệthống thông tin đặc thù (ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và khobạc, hệ thống đấu thầu điện tử…).

2. Cách tính tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử

a) Trao đổi văn bản là việc văn bản được gửi đi,được nhận bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình.Hoạt động trao đổi văn bản gồm: trao đổi văn bản hoàn toàn dưới dạng điện tử;trao đổi văn bản dưới dạng hỗn hợp điện tử kèm văn bản giấy; trao đổi văn bảnhoàn toàn dưới dạng bản giấy.

b) Tỷ lệ văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạngđiện tử được tính bằng tổng số lượng bản gửi đi từ nơi phát hành đến nơi nhậnhoàn toàn dưới dạng điện tử mà không phát sinh thêm văn bản giấy, được đếm trêntừng đầu số văn bản của toàn bộ văn bản, tài liệu đã gửi đi trong quá trìnhhoạt động của cơ quan nhà nước.

c) Tỷ lệ văn bản được trao đổi dưới dạng hỗn hợpđiện tử kèm văn bản giấy được tính bằng tổng số lượng bản giấy gửi đi từ nơiphát hành đến nơi nhận có kèm thêm bản điện tử, được đếm trên từng đầu số vănbản của toàn bộ văn bản, tài liệu đã gửi đi trong quá trình hoạt động của cơquan nhà nước.

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Xây dựng, hoàn thiện văn bản

Ban hành Quy chế về trao đổi văn bản điện tử tronghoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.

2. Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin

a) Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tintrong các cơ quan Nhà nước phục vụ trao đổi văn bản điện tử:

Đầu tư nâng cấp, bổ sung máy tính cho cán bộ, côngchức cấp sở, ban ngành, huyện, thành phố và xã, phường, thị trấn đảm bảo ứngdụng công nghệ thông tin đạt hiệu quả, tiết kiệm; hoàn thiện hệ thống mạng LANkết nối Internet tốc độ cao ở tất cả cơ quan nhà nước; tận dụng hạ tầng Mạngtruyền số liệu dùng chung của cơ quan đảng, nhà nước kết nối thông suốt từChính phủ đến UBND tỉnh, các sở, ban ngành tỉnh, UBND các huyện thành phố; kếtnối hệ thống mạng WAN cho tất cả các cơ quan, đơn vị cấp sở, ban ngành, huyện,thành phố bằng đường truyền cáp quang và các UBND các xã, phường, thị trấn bằngphương thức sử dụng viễn thông công cộng, đảm bảo phục vụ an toàn, nhanh chóngcho hoạt động trao đổi văn bản điện tử được thực hiện trên môi trường mạng.

b) Trong năm 2014 - 2015, tiếp tục nâng cấp, hoànthiện hoặc trang bị mới hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến các cơ quan,đơn vị chưa triển khai, bảo đảm đến hết năm 2015 có 100% cơ quan nhà nước đượctrang bị các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

c) Xây dựng các phương án kỹ thuật, kết nối liênthông các hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của các cơ quannhà nước, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin khi trao đổi các văn bản điện tửqua mạng giữa các cơ quan nhà nước với nhau.

d) Đến hết năm 2015, triển khai kết nối liên thônghầu hết các hệ thống phần mềm xử lý văn bản phục vụ chỉ đạo điều hành trong cơquan nhà nước từ cấp sở, ban ngành, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh với cơquan nhà nước cấp trên.

e) Triển khai hệ thống chữ ký số và chứng thực chữký số:

Thúc đẩy triển khai sử dụng hệ thống chữ ký số vàchứng thực chữ ký số cho các cán bộ, doanh nghiệp, người dân trên địa bàn tỉnhphục vụ cho giao dịch điện tử, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhànước và doanh nghiệp, công dân với cơ quan nhà nước bảo đảm an toàn, an ninhthông tin.

g) Nâng cấp Cổng Thông tin điện tử tỉnh Quảng Ngãivà các cổng/trang thông tin thành phần

Nâng cấp và phát triển Cổng Thông tin điện tử tỉnhQuảng Ngãi thành cổng giao tiếp điện tử với sự tích hợp đầy đủ của tất cả cáchệ thống dịch vụ công trực tuyến từ các cơ quan, đơn vị. Đồng thời, tích hợpvới Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh; nâng cấp và phát triển cổng/trangthông tin điện tử thành phần của các sở, ban ngành, huyện, thành phố theo hướnggiải pháp Portal và tích hợp lên Cổng Thông tin điện tử tỉnh Quảng Ngãi.

3. Tăng cường trao đổi văn bản điện tử

a) Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm

Đến hết năm 2014, cấp phát đủ hộp thư điện tử vớiđịa chỉ tên miền [email protected] cho tất cả các cán bộ, công chức, viênchức trong cơ quan nhà nước và quán triệt việc thường xuyên trao đổi văn bảnđiện tử trong công việc.

b) Các sở, ban ngành tỉnh, UBND các huyện, thànhphố:

b.1) Trong năm 2014, cấp phát đầy đủ tài khoảnngười dùng trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành đang triển khai tại cơquan, đơn vị cho cán bộ, công chức và viên chức của cơ quan, đơn vị trực thuộcđảm bảo phục vụ cho trao đổi văn bản điện tử thường xuyên trong hoạt động tácnghiệp và liên thông; công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tindùng để gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan.

b.2) Thường xuyên sử dụng cổng/trang thông tin điệntử nội bộ trao đổi các thông tin liên quan đến việc chỉ đạo, điều hành của lãnhđạo; lịch công tác của lãnh đạo; chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo,cơ quan.

b.3) UBND huyện, thành phố chuẩn bị các điều kiệncần thiết để đến năm 2015 triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành đạt50% đến xã, phường, thị trấn.

4. Tuyên truyền, tập huấn, nâng cao nhận thức

Các sở, ban ngành tỉnh, UBND huyện, thành phố cótrách nhiệm:

a) Tổ chức phổ biến, tuyên truyền rộng rãi đến cánbộ, công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thứcvề các lợi ích của việc trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong hoạt động củacơ quan nhà nước, từ đó thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môitrường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả.

b) Bố trí cán bộ, công chức, viên chức tham gia cáckhoá tập huấn sử dụng thư điện tử, khai thác hệ thống quản lý văn bản và điềuhành, cổng/trang thông tin điện tử, hệ thống quản lý thông tin tổng thể đangtriển khai trong cơ quan, đơn vị và các nội dung liên quan khác để tăng cườngtrao đổi văn bản văn bản điện tử qua mạng trong công việc.

5. Đào tạo nguồn nhân lực

a) Trong năm 2014, tổ chức tập huấn, bồi dưỡngnghiệp vụ quản lý công nghệ thông tin và công tác điều hành việc triển khaitrao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước cho cán bộ lãnhđạo của các cơ quan, đơn vị.

b) Tổ chuấn tập huấn, đào tạo chuyên sâu cho cánbộ, công chức chuyên trách về công nghệ thông tin để nâng cao năng lực triểnkhai hệ thống quản lý về trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quannhà nước, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

6. Kiểm tra, đánh giá, báo cáo

Các sở, ban ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phốcó trách nhiệm:

a) Thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, đánhgiá tình hình trao đổi văn bản điện tử nội bộ tại đơn vị; tổng hợp, đối chiếuvới các mục tiêu hàng năm của Lộ trình này để có biện pháp điều chỉnh cho phùhợp.

b) Báo cáo, đánh giá tình hình thực hiện trao đổivăn bản trong hoạt động công việc hàng năm của cơ quan, địa phương; gửi báo cáovề UBND tỉnh (qua Sở Thông tin và Truyền thông) để tổng hợp, theo dõi và chỉđạo.

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Các sở, ban ngành, UBND các huyện, thành phố cótrách nhiệm

a) Trong phạm vi, quyền hạn của mình tổ chức thựchiện hoạt động trao đổi văn bản điện tử; phối hợp với các cơ quan liên quankiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội dung theo Lộ trình quy định tại Quyếtđịnh này.

b) Ban hành Kế hoạch thực hiện Lộ trình này tại cơquan, đơn vị mình trước Quý II năm 2014, trong đó nêu rõ giải pháp thực hiện cụthể, bao gồm các nhóm giải pháp về: tổ chức; hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật; đàotạo nguồn nhân lực; tuyên truyền tập huấn; kiểm tra, đánh giá; kinh phí thựchiện.

c) Trong năm 2014, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trựcthuộc ban hành quy định thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi vănbản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của nội bộ cơ quan, đơn vị.

d) Đối với văn bản xin ý kiến, góp ý, văn bản đểbiết, để báo cáo, báo cáo định kỳ, báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp, xem xétban hành quy định chỉ gửi tài liệu đi kèm qua hệ thống thư điện tử hoặc hệthống quản lý văn bản và điều hành hoặc được đăng trên trang thông tin điện tử,cổng thông tin điện tử của cơ quan để cơ quan nhận văn bản tải về.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm

a) Tuyên truyền, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm traviệc thực hiện Quyết định này của các sở, ban ngành tỉnh và UBND các huyện,thành phố; tổng hợp, phân tích đánh giá mức độ, tiến độ thực hiện Lộ trình này,kịp thời báo cáo UBND tỉnh để theo dõi, chỉ đạo.

b) Xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức các lớptập huấn, đào tạo cho cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị nhà nước về nghiệpvụ quản lý công nghệ thông tin, công tác quản lý, trao đổi văn bản điện tử; đàotạo các lớp chuyên sâu cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin tại các cơquan, đơn vị nhằm triển khai biện pháp kỹ thuật, sử dụng trao đổi văn bản điệntử tại đơn vị đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

c) Hàng năm tổ chức kiểm tra, đánh giá, tìm kiếm môhình điển hình về cơ quan nhà nước thực hiện trao đổi văn bản điện tử tronghoạt động để phổ biến áp dụng rộng rãi.

d) Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quy chế về trao đổivăn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh QuảngNgãi.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm

Trên cơ sở dự toán kinh phí hàng năm của các cơquan, đơn vị được giao nhiệm vụ thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử tronghoạt động và khả năng cân đối ngân sách địa phương, Sở Tài chính tổng hợp,trình cấp thẩm quyền phân bổ dự toán kinh phí cho các cơ quan, đơn vị để thựchiện Lộ trình này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND Tỉnh; Thủtrưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Thủ trưởngcác cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Quang Thích