BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 1515/QĐ-BHXH

Hà Nội, ngày 21 tháng 10 năm 2003

QUYẾT ĐỊNH

VỀVIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốcgia ngày 15/4/2001;

Căn cứ Nghị định số 30/2003/NĐ-CP ngày 01/4/2003 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thuộc Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 100/2002/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam;

Theo đề nghị của Giám đốc Trungtâm Lưu trữ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theoQuyết định này bản Qui định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm Xã hộiViệt Nam.

Điều 2. Giao Giám đốc Trungtâm Lưu trữ có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra theo dõi việc thực hiện qui địnhnày.

Điều 3. Quyết định này cóhiệu lực kể từ ngày 01/01/2004. Các quy định trước đây trái với quy định tạiQuyết định này đều bãi bỏ.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Thủtrưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Giám đốc BHXH các tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- TGĐ, các PTGĐ;
- Lưu VP-TTLT (2b)

TỔNG GIÁM ĐỐC BHXH VIỆT NAM




Nguyễn Huy Ban

QUY ĐỊNH

VỀCÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1515/QĐ-BHXH ngày 21 tháng 10 năm 2003 củaTổng Giám đốc BHXH Việt Nam)

Công tác lưu trữ của hệ thống Bảohiểm xã hội Việt Nam, bao gồm các công việc về tiếp nhận, phân loại, xác địnhgiá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ có hiệu quả nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, nâng caohiệu quả công tác của ngành.

Để quản lý thống nhất, bảo vệ antoàn và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ, Bảo hiểm Xã hội Việt Nam quy định như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đốitượng điều chỉnh

Toàn bộ tài liệu, hồ sơ hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan BHXH sau khi kết thúc công việc được quảnlý theo đúng quy định của Nhà nước và của BHXH Việt Nam.

Riêng hồ sơ hưởng chế độ BHXH thựchiện theo Quyết định số 1584/1999/QĐ-BHXH ngày 24/6/1999 và các văn bản hướngdẫn của BHXH Việt Nam.

Điều 2. Phạmvi áp dụng

Quy định này áp dụng tại:

1. Cơ quan BHXH Việt Nam;

2. BHXH tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương (sau đây gọi chung là BHXH tỉnh);

3. BHXH quận, huyện, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là BHXH huyện).

Điều 3. Quản lý công tác lưu trữ

1. Tổng giám đốc thống nhất chỉđạo, quản lý công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BHXH Việt Nam.

2. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ cótrách nhiệm giúp Tổng giám đốc hướng dẫn, quản lý, kiểm tra về công tác lưu trữtrong toàn hệ thống BHXH Việt Nam.

3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộcBHXH Việt Nam có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ tại đơn vị mìnhtheo đúng quy định của Nhà nước và của BHXH Việt Nam.

4. Giám đốc BHXH tỉnh có tráchnhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan BHXH tỉnh, BHXH huyện theođúng quy định của Nhà nước và của BHXH Việt Nam.

5. Giám đốc BHXH huyện có tráchnhiệm tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ở BHXH huyện.

6. Cán bộ, công chức, viên chứcthuộc hệ thống BHXH Việt Nam có trách nhiệm thực hiện đúng quy định của Nhànước và của BHXH Việt Nam về công tác lưu trữ.

Điều 4. Quản lý tài liệu lưu trữ

1. Trung tâm Lưu trữ trực tiếp quảnlý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH Việt Nam.

2. Phòng Quản lý hồ sơ (của BHXHThành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh), Phòng Công nghệ thông tin (của BHXHcác tỉnh, sau đây gọi chung là lưu trữ tỉnh) trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan BHXH tỉnh.

3. BHXH huyện trực tiếp quản lý tàiliệu lưu trữ của cơ quan BHXH huyện.

Điều 5. Kinh phí cho công táclưu trữ

Kinh phí phục vụ cho công tác lưutrữ được trích từ kinh phí chi thường xuyên hàng năm của các đơn vị và cácnguồn kinh phí khác.

II. GIAO NỘP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 6. Thời hạn giao nộp tàiliệu vào lưu trữ

1. Giao nộp tài liệu lưu trữ vàoTrung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và lưu trữ tỉnh:

1.1. Tài liệu, hồ sơ hành chính:Sau 01 năm kể từ năm kết thúc công việc;

1.2. Hồ sơ nghiên cứu khoa học: sau01 năm kể từ khi có quyết định nghiệm thu đề tài;

1.3. Tài liệu, hồ sơ về xây dựng cơbản: sau 01 năm kể từ khi công trình được quyết toán;

1.4. Tài liệu kế toán: Thực hiệntheo quy định tại Luật kế toán và hướng dẫn của Bộ Tài chính về chế độ lưu trữtài liệu kế toán;

1.5. Báo, tạp chí, tài liệu phim,ảnh, ghi âm và ghi hình: Sau 01 năm;

Đối với những tài liệu, hồ sơ đãđến hạn nộp lưu, thủ trưởng đơn vị có tài liệu, hồ sơ thấy phải giữ lại thêm ởđơn vị có thể kéo dài thời hạn giao nộp cho lưu trữ, nhưng không quá 01 năm.

2. Giao nộp tài liệu lưu trữ vàolưu trữ Nhà nước

Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữvào cơ quan lưu trữ Nhà nước thực hiện theo quy định tại điều 14 Pháp lệnh Lưutrữ Quốc gia như sau:

2.1. Nộp vào lưu trữ ở Trung ương:Sau 10 năm kể từ năm tài liệu văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam. Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm nộp tài liệu văn thư hiện lưu trữ vào lưu trữ Quốcgia;

2.2. Nộp vào lưu trữ ở địa phương:Sau 5 năm kể từ năm tài liệu văn thư lưu trữ tại Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ tỉnh cótrách nhiệm nộp tài liệu văn thư hiện lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ thuộc UBNDtỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương;

Tài liệu, hồ sơ nộp vào Lưu trữQuốc gia, Trung tâm Lưu trữ thuộc UBND tỉnh, Thành phố thực hiện theo quy địnhcủa Chính phủ.

2.3. Tài liệu lưu trữ ở BHXH huyệnkhông phải giao nộp, sau khi tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản hoặc đãhết giá trị theo quy định tại điểm 2.2; 2.3 Điều 9 loại ra hủy.

Điều 7. Trách nhiệm của đơn vịnộp tài liệu vào lưu trữ BHXH Việt Nam, lưu trữ tỉnh

1. Đơn vị có tài liệu nộp lưu phảiphân loại sắp xếp theo trật tự nhất định, bảo đảm được mối liên hệ giữa cácthành phần tài liệu trong hồ sơ với nhau hoặc phải thể hiện được quá trình giảiquyết từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc.

2. Các tài liệu, văn bản đưa vàotrong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Đồng thời, các tài liệu,văn bản đó phải đảm bảo các yếu tố theo quy định như: số, ký hiệu văn bản,ngày, tháng, năm, dấu cơ quan, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Phải viết tiêu đề cho từng hồsơ. Tiêu đề phải rõ ràng, chính xác.

4. Phải giao nộp đầy đủ các công cụthống kê, công cụ tra cứu (nếu có) cùng với khối tài liệu nộp lưu.

5. Lập 02 bản “Mục lục tài liệu nộplưu” và 02 bản “Biên bản nộp lưu tài liệu”. Đơn vị có tài liệu nộp lưu giữ 01bản, lưu trữ BHXH Việt Nam hoặc Lưu trữ tỉnh giữ 01 bản khi thực hiện giao nộphồ sơ tài liệu.

6. Đơn vị có tài liệu nộp lưu chịutrách nhiệm vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp tại Trung tâm Lưu trữ BHXHViệt Nam hoặc Lưu trữ tỉnh.

Điều 8. Trách nhiệm của Trungtâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Lưu trữ tỉnh

1. Kiểm tra tài liệu trước khi nộplưu của các đơn vị theo quy định tại điểm 1,2,3,4,5 Điều 7.

2. Tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạnnộp lưu từ các đơn vị.

3. Hoàn trả lại và không nhận nhữngtài liệu, hồ sơ nộp lưu trữ của các đơn vị nếu hồ sơ không đầy đủ, không chínhxác theo quy định tại Điều 7.

4. Vào sổ giao nhận hồ sơ, tài liệulưu trữ.

III. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆULƯU TRỮ

Điều 9. Xác định giá trị tàiliệu lưu trữ

1. Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam,Lưu trữ tỉnh sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do các đơn vị nộp tiến hành lựachọn, phân loại lập danh mục, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giúpHội đồng xác định giá trị tài liệu.

2. Hội đồng xác định giá trị tàiliệu được thành lập ở cơ quan BHXH các cấp, Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủtrưởng cơ quan BHXH quyết định về các vấn đề sau:

2.1. Xác định hồ sơ, tài liệu cógiá trị để bảo quản vĩnh viễn;

2.2. Xác định hồ sơ, tài liệu cógiá trị thực tiễn để bảo quản có thời hạn;

2.3. Xác định hồ sơ, tài liệu đãhết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

Điều 10. Việc tiêu hủy tài liệuhết giá trị

1. Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Lưu trữ tỉnh, BHXH huyện lập danh mục tài liệu đề nghị hủy kèm theo bản thuyết minhtrình Thủ trưởng cơ quan BHXH xem xét;

2. Hội đồng xác định giá trị tàiliệu họp để thảo luận và biểu quyết về danh mục tài liệu loại ra để tiêu hủy vàlập biên bản đề nghị thủ trưởng cơ quan BHXH xem xét, quyết định;

3. Căn cứ đề nghị của Hội đồng, Thủtrưởng cơ quan BHXH ra quyết định hủy tài liệu theo quy định:

3.1. Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam;

3.2. Giám đốc BHXH tỉnh quyết địnhviệc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng tại lưu trữ tỉnh sau khi có ý kiếnthẩm định bằng văn bản của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam;

3.3. Giám đốc BHXH huyện quyết địnhviệc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng lưu trữ tại huyện sau khi có ý kiếnthẩm định bằng văn bản của Giám đốc BHXH tỉnh;

4. Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữhết giá trị phải tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước, tiêu hủy hết thôngtin trong tài liệu;

Nghiêm cấm việc bán tài liệu hủy rabên ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác.

5. Tài liệu đưa đi hủy phải có cánbộ lưu trữ đi theo giám sát việc hủy, sau khi tiêu hủy tài liệu phải lập biênbản hủy.

IV. BẢO QUẢN, KHAI THÁC SỬ DỤNGTÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 11. Bảo quản tài liệu lưutrữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải bảoquản trong các kho có đủ các điều kiện như sau:

1.1. Kho phải cao ráo, thôngthoáng, sạch sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập;

1.2. Kho phải xa nơi có chất nổ,chất dễ cháy, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào hồ sơ, tài liệu;

1.3. Kho phải có đủ các trang bịphương tiện và có biện pháp phòng chống hiệu quả về: Cháy, nổ, ẩm mốc, mối,mọt, chuột, kẻ gian phá hoại;

1.4. Có khóa chắc chắn, bố trí cầudao cắt điện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết.

2. Kho lưu trữ phải có trang thiếtbị phục vụ cho công tác lưu trữ như: giá, hộp, tủ, cặp, bìa hồ sơ.

3. Từng bước hiện đại hóa công táclưu trữ, để nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thácsử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 12. Khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của hệ thống BHXHViệt Nam được sử dụng để phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ của hệ thốngBHXH Việt Nam.

Điều 13. Thẩm quyền cho khaithác sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ

1. Đối với cán bộ, công chức, viênchức của cơ quan BHXH:

1.1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữđược cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tạiTrung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam;

1.2. Lãnh đạo Phòng lưu trữ tỉnhđược cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi tại kho lưutrữ tỉnh;

1.3. Giám đốc BHXH huyện được chophép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi tại lưu trữ huyện;

1.4. Tài liệu, hồ sơ lưu trữ thuộcdanh mục tài liệu “mật” và tài liệu lưu trữ không thuộc diện được sử dụng rộngrãi của hệ thống BHXH Việt Nam, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam,kho lưu trữ tỉnh, chỉ được khai thác, sử dụng khi được Tổng Giám đốc BHXH ViệtNam cho phép đối với tài liệu lưu trữ ở cơ quan BHXH Việt Nam hoặc Giám đốcBHXH tỉnh đối với tài liệu lưu trữ ở cơ quan BHXH tỉnh.

2. Đối với cá nhân không phải làcán bộ, công chức, viên chức của cơ quan BHXH.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Giámđốc BHXH tỉnh được cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộngrãi tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam hoặc tại kho lưu trữ tỉnh.

Điều 14. Nghĩa vụ của người khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ

Người khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ có nghĩa vụ sau:

1. Chấp hành nghiêm chỉnh qui địnhvề sử dụng tài liệu lưu trữ;

2. Thực hiện nội qui về khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ;

3. Giữ gìn an toàn tài liệu, khôngsửa chữa, tẩy xóa hoặc làm xáo trộn tài liệu lưu trữ.

V. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Điều 15. Chế độ báo cáo

1. Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam thực hiện chế độ thống kê báo cáo theo quy định của Tổng Giám đốc và Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước.

2. BHXH tỉnh thực hiện chế độ thốngkê báo cáo về công tác lưu trữ trong các báo cáo theo quy định của BHXH Việt Nam. Riêng báo cáo tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề về công tác lưu trữ thì gửi về Trung tâmLưu trữ-BHXH Việt Nam.

3. BHXH huyện thực hiện báo cáo vềcông tác lưu trữ theo quy định của Giám đốc BHXH tỉnh.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quanBHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ quiđịnh của Nhà nước và qui định về công tác lưu trữ của BHXH Việt Nam để qui định cụ thể về công tác lưu trữ ở đơn vị mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu cóvướng mắc phản ảnh về BHXH Việt Nam để xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện vànâng cao chất lượng công tác lưu trữ.