ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK NÔNG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 1681/QĐ-UBND

Đắk Nông, ngày 25 tháng 10 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUYĐỊNH HỌP TRỰC TUYẾN VÀ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬTỈNH ĐẮK NÔNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng11 năm 2003; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt độngNhà nước;

Căn cứ Quyết định số 119/QĐ-UBND ngày 25 tháng01 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông về việc ban hành Kế hoạch ứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước tỉnh Đắk Nông giaiđoạn 2011 - 2015;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyềnthông tại Tờ trình số 43/TTr-STTTT ngày 07 tháng 8 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quyđịnh họp trực tuyến và quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống giao ban điện tửtỉnh Đắk Nông.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở, Ban,Ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã; Giám đốc Công ty Viễn thông Đắk Nông;Giám đốc Công ty Điện lực Đắk Nông và Thủ trưởng các cơ quan đơn vị có liênquan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 2;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- Các Phòng chuyên môn VPUBND tỉnh;
- Lưu: VT, KHTH,CNXD(H)..

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Bốn

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC HỌP TRỰCTUYẾN VÀ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK NÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1681/QĐ-UBND ngày 25 /10/2013 của UBND tỉnhĐắk Nông)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định việc quản lý, vận hành vàsử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Đắk Nông.

2. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vịtrực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống giao ban điện tử của tỉnh để tổchức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… trực tuyến trong và ngoài tỉnh và cácđơn vị có liên quan.

3.Quy định các cuộc họp tổ chức theo hình thức giaoban điện tử; Quy định việc tổ chức giao ban điện tử.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp là đơn vị đề xuất thờigian họp, chuẩn bị các nội dung họp và tổ chức cuộc họp.

2. Đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến làđơn vị được đầu tư trang thiết bị hệ thống giao ban điện tử.

3. Điểm cầu chủ tọa là điểm cầu chính do đơn vị chủtrì cuộc họp sử dụng để tổ chức, điều hành phiên họp trực tuyến.

4. Cán bộ kỹ thuật là cán bộ phụ trách kỹ thuật tạiđiểm cầu chủ tọa và cán bộ kỹ thuật của Công ty Viễn thông Đắk Nông có tráchnhiệm phối hợp vận hành, điều khiển kỹ thuật của hệ thống để chủ tọa phiên họpđiều hành hội nghị thông suốt.

5. Cán bộ kỹ thuật đầu mối là cán bộ được giaonhiệm vụ vận hành hệ thống giao ban điện tử tại các điểm cầu nhánh.

Điều 3. Mục đích sử dụng hệ thống giao ban điệntử

1. Sử dụng hệ thống giao ban điện tử nhằm tin họchóa các cuộc họp trong tỉnh, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành củacác cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước của tỉnh, đảm bảo hiệu quả, nhanhchóng, tiết kiệm và bảo mật thông tin.

2. Hệ thống giao ban điện tử được sử dụng vào việctổ chức họp trực tuyến giữa:

a) UBND tỉnh họp với UBND các huyện, thị xã;

b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh (các Sở, Ban,ngành) với đơn vị cấp huyện (phòng chuyên môn thuộc UBND các huyện, thịxã) theo ngành dọc;

c) Các cuộc họp trực tuyến khác giữa các điểm cầutrong hệ thống (họp trực tuyến của 02 hay nhiều cơ quan, đơn vị).

Điều 4. Thành phần Hệ thống giao ban điện tử

1. Hệ thống giao ban điện tử bao gồm 01 hệ thốngđiều khiển đa điểm (MCU) đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và 07 điểm cầunhánh đặt tại Văn phòng HĐND và UBND các huyện gắn với hệ thống các phòng họpđảm bảo tiêu chuẩn, được kết nối thông qua mạng cáp quang chuyên dùng của tỉnh.

2. Hệ thống giao ban điện tử hoạt động trên nềntảng IP (Internet Protocol) riêng, có dải địa chỉ và tham số thiết lập mạng doSở Thông tin và Truyền thông và Công ty Viễn thông Đắk Nông cung cấp để đảm bảosự thống nhất chung trong quá trình quản lý, vận hành, sử dụng trên toàn hệthống.

3. Số lượng điểm cầu có thể được mở rộng thêm tùythuộc vào năng lực thiết bị điều khiển đa điểm (MCU), do đó khi có đầu tư, mởrộng điểm cầu của hệ thống giao ban điện tử, phải có ý kiến tham gia của SởThông tin và Truyền thông và sự đồng ý bằng văn bản của UBND tỉnh trên cơ sởđảm bảo hoạt động của toàn bộ hệ thống trước, trong và sau khi kết nối.

Chương 2.

QUY ĐỊNH HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 5. Các cuộc họp trực tuyến

1. Họp các tháng trong năm (tháng 1,2,4,5,7,8,10,11),Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức họp với các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và Thủ trưởng cácđơn vị có liên quan, UBND các huyện, thị xã, để đánh giá tình hình kinh tế - xãhội, quốc phòng an ninh tháng trước và nhiệm vụ trọng tâm tháng tiếp theo.

2. Họp Ban an toàn giao thông tỉnh;

3. Họp Ban chỉ đạo phòng chống lụt bão;

4. Họp chuyên môn để trao đổi, thảo luận những vấnđề vướng mắc thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoànthiện các dự án, đề án.

5. Họp với Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương vềtình hình kinh tế xã hội và chuyên ngành của từng lĩnh vực.

6. Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác đểquán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủtrương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hànhhoạt động kinh tế - xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công;

7. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặctổng kết) chuyên đề các Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ để đánh giá tìnhhình triển khai và kết quả thực hiện.

Điều 6. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền vàphạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết côngviệc của cấp dưới; cấp dưới không đẩy công việc của mình cho cấp trên giảiquyết.

2. Đối với những văn bản quy định chủ trương, chínhsách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế- xã hội, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn, nhằmthống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện.

3. Giải quyết những công việc đột xuất trong tìnhhình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp.

Điều 7. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp

1. Các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị nộidung các cuộc họp phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầuvề nội dung, số lượng và thời gian quy định về việc gửi văn bản.

2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp vànhững nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến phải được chuẩn bị đầyđủ trước bằng văn bản và gửi cho các đơn vị liên quan qua hộp thư công vụ hoặcqua cổng thông tin điện tử trong tỉnh, các đơn vị tải về và phân phát tại cuộchọp tại điểm cầu của đơn vị mình.

3. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ítnhất là 03 ngày làm việc kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và nhữnggợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

Điều 8. Thành phần và số lượng người tham dựcuộc họp

1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầucủa cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thànhphần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệuquả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cửngười tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độđáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được mời là Thủ trưởng cơ quan,đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể uỷ quyền cho cấp dưới đi thay,nhưng phải báo cáo trước cho người chủ trì cuộc họp để có sự đồng ý hoặc chophép.

Điều 9. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp nhiều nội dung, sửdụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với từng vấn đề và điềukiện, hoàn cảnh cụ thể, để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quảgiải quyết công việc.

2. Người chủ trì hoặc người được phân công báo cáochỉ trình bày tóm tắt nội dung chính, cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưara cuộc họp, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn nhiều ý kiến khác nhau, không trìnhbày toàn văn nội dung chi tiết cần xử lý tại cuộc họp.

3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họpphải tập trung vào những vấn đề còn ý kiến khác nhau để đề xuất biện pháp xửlý, khắc phục.

Điều 10. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chươngtrình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.

2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người trìnhbày ý kiến tại cuộc họp.

3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầuđặt ra.

4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúccuộc họp.

5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩmquyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân cóliên quan.

Điều 11. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp trướckhi đến dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờvà tham dự hết thời gian cuộc họp. Trường hợp vì lý do đột xuất, nếu được sựđồng ý của người chủ trì, người tham dự có thể đến muộn hoặc nghỉ sớm hơn thờigian kết thúc.

4. Khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lýcông việc không liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoạitrong phòng họp.

5. Trình bày ý kiến hoặc tranh luận tại cuộc họpphải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề cần bàn và không vượt quá thời gian chophép.

6. Trường hợp được cử đi dự họp thay, thì người dựhọp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử đihọp.

Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

1. Bố trí, sắp xếp, tổ chức các cuộc họp một cáchhợp lý.

2. Đôn đốc các đơn vị, phòng, ban được phân côngchuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ, đúng yêu cầu quyđịnh.

3. Tổ chức ghi biên bản cuộc họp.

4. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạocủa người chủ trì cuộc họp.

5. Kiểm tra, đôn đốc, nắm tình hình và kết quả thựchiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Chương 3.

QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ

Điều 13. Các đơn vị có điểm cầu

1. Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cáchuyện chịu trách nhiệm quản lý tài sản của Hệ thống giao ban điện tử theo cácquy định về quản lý tài sản công hiện hành.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo để quảnlý, vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp giao ban điện tử theo đúng quy trìnhkỹ thuật, khi có nhu cầu thay đổi cán bộ kỹ thuật thì cơ quan phải kịp thời cửcán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông biết để đào tạovận hành và sử dụng hệ thống.

3. Tuân thủ các quy định về đảm bảo an toàn kỹthuật, duy tu bảo dưỡng, an toàn phòng chống cháy nổ… của phòng họp giao banđiện tử theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Hàng năm, tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt độngcủa hệ thống giao ban điện tử, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất vềSở Thông tin và Truyền thông tổng hợp và báo cáo UBND tỉnh.

Điều 14. Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu

1. Có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiếtbị phục vụ giao ban điện tử tại điểm cầu.

2. Trong quá trình bảo quản, vận hành hệ thốngthiết bị giao ban điện tử tại điểm cầu có xảy ra sự cố như: hư hỏng, không vậnhành được hệ thống, … thì tham mưu bằng văn bản cho Lãnh đạo đơn vị báo cáoUBND tỉnh thông qua Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời phối hợp, xử lý.

Chương 4.

VẬN HÀNH HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ

Điều 15. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật tạiđiểm cầu chủ tọa

1. Chuẩn bị trước cuộc họp:

a) Tiếp nhận thông tin của cán bộ kỹ thuật đầu mốitại các điểm cầu (qua điện thoại, Email, …) để phối hợp điều khiển hệ thốnggiao ban điện tử đảm bảo chất lượng trước, trong và sau cuộc họp trực tuyến.

b) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điệndự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu chủ tọa.

c) Chủ trì, phối hợp với cán bộ kỹ thuật đầu mốitại các điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, kiểm tra kết nối, chất lượngâm thanh, hình ảnh cho hệ thống phục vụ cuộc họp; đồng thời, phối hợp với cánbộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông để hỗtrợ, xử lý kỹ thuật khi có sự cố xảy ra.

d) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phùhợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

2. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp:

a) Điều khiển, vận hành toàn bộ hoạt động của hệthống và điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ratrong cuộc họp; chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của chủ trì cuộchọp.

b) Chủ trì liên hệ với cán bộ kỹ thuật của Công tyViễn thông Đắk Nông và cán bộ kỹ thuật đầu mối ở các điểm cầu khi có sự cố vềđường truyền, tín hiện âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đathời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu choChủ trì cuộc họp.

d) Trong quá trình diễn ra cuộc họp, thường xuyênliên lạc, thông tin với cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu về hiện trạng hoạtđộng của mỗi điểm cầu thông qua điện thoại hoặc nhắn tin.

3. Kết thúc cuộc họp:

Kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt thiết bị vàngắt nguồn điện cung cấp cho toàn bộ hệ thống.

Điều 16. Cán bộ kỹ thuật đầu mối tại các điểm cầu

1. Chuẩn bị trước cuộc họp:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điệndự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu.

b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủtọa thiết lập các thông số kỹ thuật, kiểm tra kết nối, chất lượng âm thanh,hình ảnh của hệ thống tại điểm cầu phục vụ cho cuộc họp. Phối hợp với cán bộ kỹthuật tại điểm cầu chủ tọa và cán bộ kỹ thuật của Trung tâm viễn thông gần nhấtđể hỗ trợ, xử lý kỹ thuật khi có sự cố xảy ra.

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phùhợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

2. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễnra cuộc họp, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của chủ trì cuộc họp.

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đạibiểu ở điểm cầu phát biểu. c) Không được tự ý hủy kết nối, kết nối lại, quay sốhoặc điều chỉnh tới bất

kỳ điểm cầu khác khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹthuật tại điểm cầu chủ tọa.

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹthuật của Trung tâm Viễn thông tại điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thờicho cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa về nguyên nhân, giải pháp, xác địnhthời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ tráchđể có kế hoạch điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu tại điểm cầu mìnhphụ trách, gửi yêu cầu phát biểu cho cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa bằngđiện thoại.

3. Kết thúc cuộc họp:

Kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt thiết bị vàngắt nguồn điện cung cấp cho toàn bộ hệ thống.

Điều 17. Cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin vàTruyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông và các Trung tâm viễn thông cáchuyện, thị xã:

1. Cán bộ kỹ thuật của Công ty Viễn thông Đắk Nôngvà các Trung tâm viễn thông huyện phải hỗ trợ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật tạiđiểm cầu để kiểm tra kết nối của đường truyền, thiết lập các thông số kỹ thuật,chất lượng âm thanh, hình ảnh của hệ thống tại điểm cầu mà mình được phân côngtrước và trong cuộc họp. Tham gia trực kỹ thuật trong suốt quá trình cuộc họpdiễn ra.

2. Cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thôngchủ trì, phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu để xử lý kỹ thuật khi cósự cố xảy ra hoặc khi có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật phụ trách điểm cầu.

Chương 5.

SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ

Điều 18. Sử dụng phòng họp giao ban điện tử

1. Phòng giao ban điện tử được bố trí ưu tiên phụcvụ cho các cuộc họp giao ban trực tuyến, hạn chế tối đa việc sử dụng phòng họpnày vào mục đích khác.

2. Các cuộc họp do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, cácSở, Ban, Ngành của tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thị xã và các đơnvị có liên quan thì được sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại Văn phòng UBNDtỉnh Đắk Nông. Trường hợp các đơn vị có phòng họp giao ban điện tử được phépkết nối với hệ thống giao ban điện tử của tỉnh thì sử dụng phòng họp giao banđiện tử tại đơn vị đó.

3. Các cuộc họp trực tuyến giữa các huyện, thị xãvới nhau sử dụng phòng họp giao ban điện tử của đơn vị mình, đồng thời được cánbộ kỹ thuật của Văn phòng UBND tỉnh sử dụng Trung tâm điều khiển (MCU) đặt tạiVăn phòng UBND tỉnh để điều khiển vận hành kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 19. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống giao banđiện tử

1. Các cuộc họp trực tuyến do UBND tỉnh chủ trì thìVăn phòng UBND tỉnh chuẩn bị phòng họp và toàn bộ hệ thống. Trường hợp họp độtxuất, khẩn cấp theo yêu cầu của lãnh đạo thì Văn phòng UBND tỉnh chủ động thôngbáo bằng văn bản qua Fax, thư điện tử, điện thoại cho Sở Thông tin và Truyềnthông, Công ty Viễn thông Đắk Nông, Công ty Điện lực Đắk Nông và các điểm cầuđể kịp thời chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu sử dụng Hệthống giao ban điện tử phải đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh trước thời điểmdiễn ra cuộc họp ít nhất 02 ngày, trừ trường hợp đột xuất do Chủ tịch UBND tỉnhquyết định (như phục vụ chỉ đạo công tác phòng chống, khắc phục thiên tai, bãolũ, tìm kiếm cứu nạn … và các công tác đột xuất khác), ngay sau khi được Vănphòng UBND tỉnh sắp xếp lịch họp thì phải thông báo cho Văn phòng HĐND & UBNDcác huyện, Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông để phốihợp chuẩn bị hệ thống; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Đắk Nông để cókế hoạch đảm bảo nguồn điện tại các điểm cầu.

3. Các đơn vị chủ trì sử dụng hệ thống giao ban điệntử chịu trách nhiệm gửi giấy mời, chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu,chế độ hội họp và các điều kiện khác có liên quan. Nội dung giấy mời họp trựctuyến phải nêu rõ: Thời gian khai mạc cuộc họp; Thời gian kiểm tra hệ thốnggiao ban điện tử (trước ít nhất 01 giờ so với thời gian khai mạc cuộc họp);Thống nhất nội dung phòng trang trí (market); Thông tin liên hệ với cán bộ kỹthuật tại điểm cầu chủ tọa.

4. Mọi thông tin được cung cấp và tiếp nhận trên hệthống giao ban điện tử đảm bảo nguyên tắc bảo mật, an ninh thông tin và đúngquy định của pháp luật.

5. Không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bịcủa hệ thống giao ban điện tử để phục vụ công việc không thuộc chức năng của hệthống.

Điều 20. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống giao banđiện tử

1. Không để vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần cácthiết bị của hệ thống.

2. Đảm bảo điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệtđộ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.

3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi cáctham số cấu hình hệ thống.

4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kínhcamera hoặc xoay camera.

6. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình.

7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi khôngsử dụng.

8. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quytrình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn mềm tiêu chuẩn và chấttẩy rửa chuyên dụng.

Chương 6.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp lịch họp trực tuyếntrình Lãnh đạo UBND tỉnh quyết định.

2. Gửi thông báo (bằng văn bản, thư điện tử, điệnthoại hoặc Fax) cho Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông,Công ty Điện lực Đắk Nông và các đơn vị có điểm cầu tham gia họp trực tuyến vềkế hoạch bố trí các cuộc họp trực tuyến để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật.

3. Bố trí ít nhất 01 cán bộ kỹ thuật để vận hành hệthống giao ban điện tử và điều khiển hệ thống điều khiển đa điểm (MCU) đặt tạiVăn phòng UBND tỉnh.

Điều 22. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật, đônđốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống giao ban điệntử.

2. Hàng năm đánh giá việc quản lý, vận hành, sửdụng hệ thống giao ban điện tử, báo cáo UBND tỉnh.

3. Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp bảo dưỡng,nâng cấp, mở rộng hệ thống; kế hoạch đảm bảo về nguồn nhân lực, kế hoạch đàotạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành trình UBNDtỉnh xem xét, phê duyệt.

Điều 23. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thôngtham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyênvà mở rộng điểm cầu hệ thống giao ban điện tử tỉnh Đắk Nông khi có nhu cầu.

Điều 24. Các Sở, Ban, Ngành và các đơn vị liênquan

1.Tăng cường sử dụng Hệ thống giao ban điện tửtrong việc tổ chức họp với các huyện, thị xã và các phòng, ban chuyên môn củahuyện, thị xã.

2. Gửi đăng ký họp trực tuyến đến Văn phòng UBNDtỉnh đúng thời gian quy định và phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND tỉnh, SởThông tin và Truyền thông, Văn phòng HĐND và UBND các huyện, Công ty Viễn thôngĐắk Nông và Công ty Điện lực Đắk Nông để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phụcvụ cuộc họp.

3. Khi có thay đổi về thời gian tổ chức họp phảithông báo kịp thời đến Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Vănphòng HĐND và UBND các huyện, Viễn thông Đắk Nông và Công ty Điện lực Đắk Nông.

Điều 25. Công ty Viễn thông Đắk Nông:

1. Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng,dung lượng và bảo mật đường truyền dẫn theo đúng hợp đồng cung cấp dịch vụ, bảođảm cho các cuộc họp trực tuyến của tỉnh không bị ngắt mạch hoặc gián đoạn.

2. Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ởmỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộchọp. Khi có thay đổi cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu, Công ty Viễn thông ĐắkNông phải có văn bản thông báo đến Văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin vàTruyền thông, UBND các huyện, các đơn vị có điểm cầu.

3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họptheo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 26. Công ty Điện lực Đắk Nông

Có kế hoạch đảm bảo nguồn điện cho các điểm cầu củaHệ thống giao ban điện tử trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họptheo thời gian và địa điểm do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

Điều 27. Khen thưởng và xử lý vi phạm.

1. Các cơ quan, đơn vị, tập thể, cá nhân có thànhtích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được xét khen thưởng theo quyđịnh hiện hành của Nhà nước.

2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản của Quy địnhnày, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hànhchính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theoquy định hiện hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vướng mắccần điều chỉnh, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyềnthông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.