UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI BÌNH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 18/2013/QĐ-UBND

Thái Bình, ngày 14 tháng 10 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNHQUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI BÌNH.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bímật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưuhồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờtrình số 307/TTr-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định nàyQuy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Bình.

Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợpvới các cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn thi hành Quyết định này.

Điều 3.Quyết định này có hiệu lực thihành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 291/2001/QĐ-UB ngày 24tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định về công tácquản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Thái Bình.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốcSở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,thành phố, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cánhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Phạm Văn Sinh

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC VĂNTHƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 củaUỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bình)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng ápdụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về côngtác văn thư, lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổchức trên địa bàn tỉnh.

Đối với văn bản điện tử, vănbản chuyển qua hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh thực hiệntheo Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND ngày 19/12/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh banhành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thôngtỉnh Thái Bình.

Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong côngtác văn thư.

Công tác lưu trữ bao gồm: cáccông việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sửdụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng tại Uỷ bannhân dân các cấp; các sở, ban, ngành; các tổ chức, cá nhân có liên quan (sauđây gọi tắt là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến bao gồm: Văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax,văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

2. Văn bản đi bao gồm: Văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bản đượcviết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bản hoànchỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ kýtrực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản là bảnhoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bảnsao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

7. Bản trích sao là bản sao mộtphần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản tríchsao phải được thực hiện từ bản chính.

8. Bản sao lục là bản sao đầyđủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y bản chính vàtrình bày theo thể thức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu cóliên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặcđiểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp,sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phươngpháp nhất định.

11. Phông lưu trữ là toàn bộtài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chứchoặc cá nhân.

12. Hoạt động lưu trữ là hoạtđộng thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệulưu trữ.

13. Lưu trữ cơ quan là tổ chứcthực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

14. Lưu trữ lịch sử là cơ quanthực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnhviễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

15. Thu thập tài liệu là quátrình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị đểchuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

16. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,tổ chức, cá nhân.

17. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theonhững nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩmquyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tàiliệu hết giá trị.

Điều 3. Trách nhiệm đối vớicông tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của người đứngđầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ theo quy chế này và quy định của pháp luậthiện hành;

b) Kiểm tra việc thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Vănphòng

Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là ChánhVăn phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giámsát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổchức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơnvị trực thuộc.

3. Trách nhiệm của Trưởng cácđơn vị

Trưởng các đơn vị chức năng(phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khaivà tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.

4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân

Trong quá trình giải quyết côngviệc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chứcphải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tácvăn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữcủa cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hànhvề bảo vệ bí mật Nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5. Hình thức văn bản

Tuỳ thuộc thẩm quyền, các cơ quan, tổ chức đượcban hành các hình thức văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật.

2. Văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nước ngoài.

Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhândân và Uỷ ban nhân dân các cấp thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịchsố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính thực hiện theo quy địnhtại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bảnchuyên ngành thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nước ngoài thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thônglệ quốc tế.

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luậtthực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16tháng 8 năm 2008 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhândân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiệnnhư sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một côngchức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;

b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giaosoạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độkhẩn nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơquan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liênquan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bảnkèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 8. Duyệt dự thảo vănbản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyềnký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp Dự thảo đã được Lãnh đạo cơquan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vàodự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trìnhngười đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo vănbản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, kýnháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơquan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của phápluật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận vănbản, trình người ký văn bản quyết định.

Thủ trưởng đơnvị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dungvăn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Chánh Vănphòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổchức và phải “ký nháy/tắt” vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký củangười có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tất cả các vănbản do cơ quan, tổ chức ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), kýthừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa uỷ quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phảighi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính,sao lục, trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số01/2011/TT-BNV .

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao vănbản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thựchiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký củavăn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 của Điều này thìchỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơquan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnhđạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổicông tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 12. Nguyên tắc chung

1. Tất cảvăn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tạiVăn thư cơ quan (sau đây gọi tt là Văn thư) để làm thủtục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăngký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tạiVăn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bảnđi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giaotrong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấuchỉ các mc độ khn: “Hỏa tốc (kcả“Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủtục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản,tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi ttlà văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vềbo vệ bí mật nhà nướcvà quy định tại Quy chế này.

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải đượcquản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từmọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giaonhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêmphong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối vớibản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyn phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thtục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đếnvào bản chính và làm thủ tục đăng ký (sđến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Những văn bản đến không thuộcdiện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vịhoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.

Mẫu dấu “Đến” và cách ghi cácthông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I.

3. Văn bảnkhẩn đếnngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ,thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhậnvà báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan,tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.

4. Văn bảnđến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bảnhoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính; thực hiệnsố hóa và cập nhật văn bản trên hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông củatỉnh.

5. Đối với văn bản đến qua hệthống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh, Văn thư cơ quan, tổ chức xửlý theo quy định tại Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND .

6. Văn bn mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tínhthì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến vàcách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lụcII.

Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cáchđăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III.

Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải kịpthời trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến códấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, côngchức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chínhxác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phảiký nhận vào sổ chuyển giao văn bản hoặc tiếp nhận văn bản điện tử qua hệ thốngMạng văn phòng điện tử liên thông, hệ thống thư điện tử.

Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến theo hướng dẫntại Phụ lục IV.

Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫntại Phụ lục V.

Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cánhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnhđạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định củapháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu vềthời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việccủa cơ quan, tổ chức.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu vănbản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyếtđể báo cáo Chánh văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Vănthư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thờihạn quy định.

4. Chánh văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báocáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giảiquyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cáchghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số VI.

Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghisố, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độkhẩn, mật (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theodõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

6. Đối với phát hành văn bản điện tử qua hệthống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh, Văn thư cơ quan, tổ chức xửlý theo quy định tại Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND .

Điều 18.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm củavăn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tralại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáongười có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số vàngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Ghi sốcủa văn bản:

- Tất cả vănbản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừtrường hợp pháp luật có quy định khác;

- Việc ghisố văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luậthiện hành và đăng ký riêng;

- Việc ghisố văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

b) Ghi ngày,tháng, năm của văn bản:

- Việc ghingày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật hiện hành;

- Việc ghingày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểmb, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

3. Văn bn mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 19. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bảnđi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.

1. Lập sổđăng ký văn bản đi

Căn cứ tng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chứcquy định cụ thể việc lập sđăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Văn bản mật điđược đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyềnthốngăng ký bng sổ) hoặc đăng ký trênmáy vi tínhphải được in ragiấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký vănbản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục VII.

Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấumức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Số lượngvăn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơinhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sáchthì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèmtheo đlưu ở Văn thư;

b) Nơi nhậnphải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắcvăn bản chgửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chứcnăng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo,giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, khônggửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chđể biết, để tham khảo;

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bảnvà thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gianquy định;

d) Việc nhânbản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan,tchức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấucơ quan

a) Khi đóngdấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

b) Dấu đóngphải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đtươi theo quy định;

c) Đóng dấuvào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu n các phụ lụckèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trangđầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụlục.

d) Đóng dấugiáp lai

Việc đóng dấugiáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu đượcđóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục vănbản, trùm lên một phần các tgiấy, mi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấuđộ khẩn, mật

a) Việc đóngdấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HA TỐC HẸNGIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Đim b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ;

b) Việc đóngdấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quyđịnh tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002củaBộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

c) Vị tríđóng dấu độ khn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢLẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRLẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Đim c, Khon 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việcsau đây khi phát hành:

a) Lựa chọn bì;

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ Mật và dấukhác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục theo quyđịnh phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất làngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hànhsau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;

b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”,“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tụctheo quy định;

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phảiđược đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầunhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho cácđơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhânbên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bảnđi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng,trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quyđịnh tại Điều 10 và Điều 16, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ và quyđịnh tại Khoản 3, Thông tư số 12/2002/TT-BCA của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệmtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đicần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình ngườiký văn bản quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tàiliệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểmtra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

Điều 22. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi được lưu 02 bản: Bản gốc lưutại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phảiđược đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưugiữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật đượcthực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập Sổ theo dõi vàphục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của phápluật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầuđối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chứcvà thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìahồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quátrình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành cóliên quan vào hồ sơ.

Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục IX.

b) Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ:

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệmlập hồ sơ, thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệuphim, ảnh, ghi âm;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theomột trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cáchsắp xếp cho thích hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ:

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũngkết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra,xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùngthừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chophù hợp (theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tácgiả văn bản…);

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnhviễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ;

- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phùhợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần);

- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xongthì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồsơ của năm sau.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơphải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến củasự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quảntương đối đồng đều.

Điều 24.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điềunày. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằngvăn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơquan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, thôi việc,nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổchức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổchức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc,trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đượcquyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ,công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bảnBiên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗibên giữ mỗi loại 01 bản.

Mẫu Mục lụchồ sơ, tài liệu nộp lưu thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X.

Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục XI.

Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơvà giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

1.Trách nhiệm của người đứng đầu cơquan, tổ chức

Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công táclập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với đơn vị thuộc phạm viquản lý của mình.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộphồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệmlập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn vàđúng thủ tục quy định.

4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư,lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có tráchnhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc;giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định củapháp luật.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 26. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việcquản lý, sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu củađơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Côngchức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệmtrước Lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

a) Con dấuphải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trườnghợp cần đưa con du ra khỏi cơ quan, tchức thì phi được sự đồng ýcủa người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó và phải chịu trách nhiệm vviệc bo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải đượcbảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Khônggiao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩmquyền.

3. Khi nétdấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứngđầu cơ quan, tổ chức làm thtục đổi con dấu. Trườnghợp con dấu bị mt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phảibáo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơnvị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tụcxin khắc con dấu mới.

Điều 27. Sử dụng con dấu

1. Côngchức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổchức.

2. Chỉ đóngdấu vào các văn bản khi các văn bnđúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Khôngđược đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung,đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bn có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan

Hàng năm, công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan,tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kholưu trữ, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức,viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viênchức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản đểtiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra,đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biênbản giao nhận tài liệu.

Điều 29. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức phải đượcchỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông Lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoànthiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theotrình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã được lập);

c) Tài liệusau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tàiliệu;

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ, cơ sở dữliệu tra cứu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sửdụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 30. Xác định giá trị tài liệu

1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức cónhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trìnhLãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan cóthẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt cácyêu cầu sau:

a) Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnhviễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thànhlập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thờihạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tàiliệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tàiliệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thưký Hội đồng;

c) Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là Uỷviên;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xácđịnh giá trị là uỷ viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luậntập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bảncuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giátrị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tàiliệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưutrữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; huỷ tài liệu hết giátrị theo quy định tại Điều 32 của Quy chế này.

Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyềnquyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết địnhhủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưutrữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định huỷ tài liệu hết giá trịđược quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trịtài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần huỷ;người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan,tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩmquyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác địnhgiá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước vềlưu trữ quyết định huỷ tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu dongười đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyếtđịnh thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảmhủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình vàbản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tàiliệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơquan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan cóthẩm quyền;

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảoquản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tàiliệu.

Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việckết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưutrữ lịch sử.

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sửcủa ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theoquy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯUTRỮ

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưutrữ cơ quan, tổ chức do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảmbảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phảiđược giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưutrữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị,phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, thựchiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quyđịnh;

b) Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưutrữ;

c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phươngtiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từngloại tài liệu lưu trữ;

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơquan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ,tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quyđịnh để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tàiliệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong,ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan,tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõmục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc ChánhVăn phòng đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mụcđích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, có chứng minh thư nhân dân hoặc hộchiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phươngtiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trìnhnghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thựclưu trữ.

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quyđịnh của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy địnhviệc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệulưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiêncứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước cóthẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

3. Việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịchsử ra nước ngoài; mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụngtrong nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việcmang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tàiliệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.

4. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưutrữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăngký biết.

5. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tàiliệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoàiphải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữcơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.

2. Nội quyPhòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:

a) Thời gianphục vụ độc giả;

b) Các giấytờ độc gicần xuất trìnhkhi đến khai thác tài liệu;

c) Những vậtdụng được và không được mang vào phòng đọc;

d) Quy địnhđộc giphải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khaithác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ) Độc giả khôngđược tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong côngcụ tra cứu khi chưa được phép;

e) Ngoài cácquy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định vềsử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ củacơ quan, tổ chức.

3. Côngchức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các Snhập, xuất tài liệu, Sổ đăngký mục lục hồ sơ và s đăngký độc giả đquản lý tàiliệu lưu trvà phục vụ khai thác tài liệu.Ngoài ra có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

Điều 39. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị địnhsố 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhmột số điều của Luật Lưu trữ.

Điều 40. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã,phường, thị trấn

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủyban nhân dân xã, phường, thị trấn.

2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhândân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ,tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theoquy định của pháp luật về lưu trữ.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 41. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong côngtác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quyđịnh tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạmkỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quyđịnh của pháp luật.

3. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức viphạm quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan, tổ chứcphải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệmvật chất đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 42. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các sở, ban,ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân dânxã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm phổ biến,triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Các tổ chức xã hội, tổ chứcxã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác, có thể vận dụng Quy chế nàyđể xây dựng Quy chế riêng cho cơ quan, đơn vị mình.

3. Trong quá trình thực hiện,nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánhvề Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chếcho phù hợp./.

PHỤ LỤC I

DẤU “ĐẾN”(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

1. Mẫu dấu “Đến”

35 mm

50mm

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

ĐẾN

Số: ………………

Ngày: …………..

Chuyển: ……………………

Lưu hồ sơ số: …………….

a) Hình dạng và kích thước

Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật,kích thước 35mm x 50mm

b) Mẫu trình bày

Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tạihình vẽ ở trên.

2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trêndấu “Đến”

a) Số đến

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đếnđược đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31tháng 12 hàng năm.

b) Ngày đến

Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chứcnhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngàydưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ sốcuối của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.

Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượngkhẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trongnhững trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).

c) Chuyển

Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giảiquyết

d) Lưu hồ sơ số

Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theoDanh mục hồ sơ cơ quan./.

PHỤ LỤC II

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 củaỦy ban nhân dân tỉnh Thái Bình)

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đếnphải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu củasổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽdưới đây.

………….(1)…………..

………….(2)…………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20… (3)…

Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….

Từ số ……… đến số ……….. (5)………

Quyển số: ….(6)…

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổchức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổchức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng kývăn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắtđầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng kývăn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

(6): Số thứ tự củaquyển sổ.

Trên trang đầu của cácloại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số..và Quyển số.

b) Phần đăng ký vănbản đến

Phần đăng ký văn bảnđến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theomẫu dưới đây:

Ngày đến

Số đến

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo ngày,tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo sốđược ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ghi số và kýhiệu của văn bản đến.

Cột 5: Ghi ngày,tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ:03/01/11, 31/12/11.

Cột 6: Ghi tên loạicủa văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếunội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì ngườiđăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.

Cột 7: Ghi tên đơn vịhoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giảiquyết của người có thẩm quyền.

Cột 8: Chữ ký củangười trực tiếp nhận văn bản.

Cột 9: Ghi những điểmcần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu,bản sao v.v...).

3. Sổ đăng ký vănbản mật đến

Mẫu số đăng ký văn bảnmật đến cũng giống như số đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng kýcó bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nộidung” (cột 6).

Việc đăng ký văn bảnmật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) theohướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõđộ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đếnđộ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phépngười có thẩm quyền./.

PHỤ LỤC III

SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN,THƯ
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy bannhân dân tỉnh Thái Bình)

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kíchthước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tựnhư bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăngký đơn, thư”.

b) Phần đăng ký đơn, thư

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên tranggiấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ngày đến

Số đến

Họ tên, địa chỉ người gửi

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu“Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, sốđến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn,thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đếnnói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bảnđến khác).

Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trênđơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước;năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợptrên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưuđiện nhưng cần có ghi chú cụ thể.

Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trênđơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắtnội dung của đơn, thư đó.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thưcăn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư nhưđơn, thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…)./.

PHỤ LỤC IV

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

1. Mẫu phiếu

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

………., ngày ..… tháng …. năm 20….

PHIẾU GIẢIQUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

……………………………(1)…………………………..

…………………………..

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

2. Hướng dẫn ghi

(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng,năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.

(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết củalãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhânchủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ýkiến phân phối, giải quyết.

(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết củalãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có)và ngày, tháng, năm cho ý kiến.

(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến củacá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./.

PHỤ LỤC V

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình)

I. SỔ CHUYỂN GIAOVĂN BẢN ĐẾN (loại thường)

1. Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bảnđến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu củasổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉkhác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ...đến số ...”

b) Phần chuyển giaovăn bản đến

Phần chuyển giao vănbản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày,tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngàydưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo sốđược ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên đơn vịhoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giảiquyết của người có thẩm quyền.

Cột 4: Chữ ký củangười trực tiếp nhận văn bản.

Cột 5: Ghi những điểmcần thiết (bản sao, số lượng bản...).

II. SỔ CHUYỂN GIAOVĂN BẢN MẬT ĐẾN

Trong trường hợp cầnthiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng.Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến(loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độmật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).

Việc đăng ký chuyểngiao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loạithường) theo hướng dẫn tại khoản 2, Mục I của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mứcđộ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệtmật”) của văn bản đến./.

PHỤ LỤC VI

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

1. Mẫu sổ

Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được insẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tựnhư bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổtheo dõi giải quyết văn bản đến”.

b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến

Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trìnhbày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:

Số đến

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Đơn vị hoặc người nhận

Thời hạn giải quyết

Tiến độ giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến”và trong sổ đăng ký văn bản đến.

Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơquan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nộidung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông tư này.

Côt 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bảnđến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theoquy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến củangười có thẩm quyền.

Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến củacác đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết,chưa giải quyết v.v....

Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời vănbản đến (nếu có).

Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./.

PHỤ LỤC VII

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

I. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (loại thường)

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kíchthước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tựnhư bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăngký văn bản đi”.

b) Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trêntrang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối vớinhững ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung củavăn bản.

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

II. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăngký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột“Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).

Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tươngtự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I củaPhụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tốimật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉđược ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phépcủa người có thẩm quyền./.

PHỤ LỤC VIII

SỔ SỬ DỤNG BẢNLƯU(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

1. Mẫu sổ

Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước:210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tựnhư bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sửdụng bản lưu”.

b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu

Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trêntrang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày tháng

Họ tên người sử dụng

Số/ký hiệu ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Hồ sơ số

Ký nhận

Ngày trả

Người cho phép sử dụng

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sửdụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ởtrước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011.

Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của ngườisử dụng bản lưu.

Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm củavăn bản.

Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung củavăn bản.

Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản điđược sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưucông văn đi số 01 năm 2011)

Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.

Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng(người mượn) phải trả lại bản lưu.

Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sửdụng bản lưu.

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngàytháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./.

PHỤ LỤC IX

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

………., ngày ..… tháng …. năm 20….

DANH MỤC HỒ SƠCỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức)

Năm ….

(Ban hành kèmtheo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)

Số và ký hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/ người lập hồ sơ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN

1. Tên đề mục nhỏ

Tiêu đề hồ sơ

Bản Danh mục hồ sơ này có ………..(1) hồsơ, bao gồm:

……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(chữ ký, dấu)
Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự đượcđánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữviết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy địnhnhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong haicách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toànDanh mục, bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vitừng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mụcnhỏ; tiêu đề hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữsố La Mã.

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớnđược đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnhviễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu tráchnhiệm lập hồ sơ;

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạnbảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mậtv.v....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, sốlượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.

PHỤ LỤC X

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

TÊN ĐƠN VỊ (nộplưu tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ,TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20…

Hộp/ cặp số

Số, ký hiệu HS

Tiêu đề hồ sơ

Thời gian TL

Thời hạn bảo quản

Số tờ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Mục lục này gồm: ……………………………. hồ sơ (đơn vị bảoquản).

Viết bằng chữ: ……………………………………………………….. hồ sơ(đơn vị bảo quản).

Trong đó có:

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnhviễn;

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản cóthời hạn.

…………….., ngày …. tháng ..… năm 20…….
Người lập(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệugiao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìahồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất củavăn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trênbìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dungvà hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.

PHỤ LỤC XI

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh Thái Bình)

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

………., ngày ..… tháng …. năm 20….

BIÊN BẢN

Về việc giaonhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Thông tư số / 2012/TT-BNV ngày tháng năm2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ ………… (Danh mục hồ sơ năm ...., Kếhoạch thu thập tài liệu…..),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tàiliệu), đại diện là:

- Ông (bà): ………………………………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đạidiện là:

- Ông (bà): ………………………………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu vớinhững nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………….

2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ramét giá: ………….mét

3. Tình trạng lài liệu giao nộp: ………………………………………………….

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao(đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN(Ký tên và ghi rõ họ tên)