ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÂM ĐỒNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1882/QĐ-UBND

Lâm Đồng, ngày 01 tháng 09 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆUCÔNG CHỨNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCAngày 05/11/2013 của liên bộ Bộ Tư pháp, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài nguyên vàMôi trường và Bộ Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sảnbảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm với tổ chức hành nghề côngchứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sửdụng, quyền lưu hành tài sản;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tưpháp tại Tờ trình số 177/TTr-STP ngày 14/7/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khaithác và quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội Côngchứng tỉnh Lâm Đồng tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Trung tâm Tích hợpcơ sở dữ liệu công chứng. Trung tâm Tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng là đơn vịsự nghiệp tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộmáy, nhân sự và tài chính theo quy định tại Quy chế khai thác và quản lý Hệthống cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Tưpháp, Tài nguyên và Môi trường, Chủ tịch Hội Công chứng tỉnh, Giám đốc Vănphòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sửdụng đất các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc, Trưởng các tổ chức hành nghềcông chứng và các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyếtđịnh này./.


Nơi nhận:
- Bộ Tư pháp;
- Cục Công tác phía nam - Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Như Điều 4 (để thực hiện);
- Lưu: VT, NC.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Trần Ngọc Liêm

QUY CHẾ

KHAITHÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1882/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Ủyban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích của Hệ thốngquản lý cơ sở dữ liệu công chứng

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu công chứng (sau đâygọi tắt là Hệ thống) là Hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ của Tổ chức hành nghềcông chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng. Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống cơ sở dữliệu công chứng nhằm quản lý tốt thông tin ngăn chặn và thông tin hợp đồng,giao dịch đã công chứng trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng và phù hợpvới tình hình thực tế của địa phương. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lýnhà nước về công chứng, an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch công chứng,phòng ngừa rủi ro, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhânliên quan; góp phần thúc đẩy giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế, đặc biệt làcác giao dịch liên quan đến bất động sản.

Hệ thống hoạt động không loại trừ trách nhiệm củangười yêu cầu công chứng trong việc xuất trình đầy đủ, trung thực các giấy tờcần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác,tính hợp pháp của các giấy tờ đó, cũng như việc cung cấp đầy đủ các thông tincần thiết của các bên khác cùng tham gia giao dịch cho công chứng viên. Tráchnhiệm của người yêu cầu công chứng, người tham gia hợp đồng, giao dịch được quyđịnh cụ thể tại Luật công chứng, Bộ Luật dân sự và quy định pháp luật có liênquan.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh vàđối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về cách thức tổ chức, quảnlý, khai thác sử dụng Hệ thống; trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ phối hợpgiữa các cá nhân, tổ chức liên quan trong cung cấp thông tin, khai thác và quảnlý Hệ thống.

2. Quy chế này áp dụng đối với công chứng viên,nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng; công chức, viên chức, nhân viênVăn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh Lâm Đồng, các chi nhánh Văn phòng đăngký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộc tỉnh; công chức Sở Tư pháp,nhân viên quản trị hệ thống của Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng và cánhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong cung cấp thông tin, khai thác sửdụng, quản lý Hệ thống.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Thông tin ngăn chặn là thông tin do cáccơ quan có thẩm quyền phát hành bằng văn bản cung cấp để công chứng viên có cơsở không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đốivới một hoặc một số tài sản nhất định. Thông tin ngăn chặn đã nhập vào Hệ thốnglà thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn:Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự, Cơ quan an ninh điều tra, Cơ quan cảnh sátđiều tra, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các cấp, Phòng Tàinguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, chi nhánh Vănphòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộc tỉnh, cơ quan cấpgiấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản...

2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tindo chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây, giờ thông báo bằng văn bảnhủy bỏ việc ngăn chặn đó.

Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩmquyền được cập nhật vào Hệ thống sẽ là căn cứ để công chứng viên thực hiện côngchứng hợp đồng, giao dịch về tài sản đã bị ngăn chặn.

3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thôngtin do các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng đã thực hiệncông chứng hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Hệ thống.

Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng đượcnhập vào hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên đối chiếu kiểm tra, xemxét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợpđồng, giao dịch.

4. Tài khoản là những thông số nhất định màngười quản lý, vận hành sử dụng được cấp để truy cập vào Hệ thống; bao gồm: tênngười sử dụng và mật khẩu.

5. Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứnglàđơn vị sự nghiệp thuộc Hội công chứng tỉnh Lâm Đồng. Trung tâm có quyền tự chủ,tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự vàtài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quyđịnh cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.

Điều 4. Nguyên tắc cung cấp thôngtin, phương thức cập nhật, chỉnh sửa, khai thác và quản lý Hệ thống

1. Việc cung cấp thông tin, khai thác và quản lý Hệthống phải thực hiện theo quy định của Quy chế này.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giảitỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống phảiđúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, anninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hànhnghề công chứng tra cứu thông tin. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệmcập nhập tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống.

Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thôngtin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng phảiđược ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Hệ thống; nhật kýsẽ tự động ghi lại chính xác thời gian (năm, tháng, ngày, giờ, phút) và cáchành động cụ thể của một tài khoản kể từ khi tài khoản đó truy cập và thoát rakhỏi Hệ thống. Nhật ký tự động là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật hợp đồng,giao dịch đã công chứng lên Hệ thống.

3. Thông tin nhập vào Hệ thống phải sử dụng bộ mãký tự chữ Việt Unicode.

4. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải lànhững chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiếtbị truy cập Hệ thống.

Điều 5. Lưu trữ

1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu của Hệ thống phảiđược thực hiện thường xuyên.

2. Cơ sở dữ liệu của Hệ thống phải được sao lưutrữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề côngchứng.

3. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phảiđược lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại Sở Tư pháp và tại tổ chức hànhnghề công chứng.

Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tàikhoản

1. Tổ chức cá nhân được cấp tài khoản gồm: Trưởngcác tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng phòng, chuyên viên Phòng Bổ trợ tưpháp - Sở Tư pháp, Giám đốc Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng, nhân viênquản trị hệ thống, Thủ trưởng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, Trưởngchi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộctỉnh. Mỗi tổ chức, cá nhân liên quan chỉ được cấp 01 tài khoản truy cập duynhất.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có tráchnhiệm quản lý, bảo mật tài khoản đã được cấp để truy cập vào Hệ thống. Trườnghợp bị mất hoặc quên tên, mật khẩu phải báo ngay cho Sở Tư pháp.

3. Mật khẩu truy cập Hệ thống đã được cấp sẽ bịxóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp như: cá nhân, tổ chức được cấptài khoản đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việccủa cơ quan, tổ chức chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu,nghỉ việc; mật khẩu truy cập Hệ thống đã cấp cho tổ chức hành nghề công chứngsẽ bị tạm dừng hoặc xóa nếu tổ chức đó không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịpthời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng và việc không nhậpthông tin là cố ý; mật khẩu truy cập Hệ thống của tổ chức hành nghề công chứngsẽ bị tạm dừng hoặc xóa nếu tổ chức đó không thực hiện nghĩa vụ tài chính (chiphí khai thác sử dụng dữ liệu công chứng) với Trung tâm tích hợp dữ liệu côngchứng thuộc Hội công chứng tỉnh.

4. Việc phân quyền cụ thể của từng tài khoản căn cứvào quyền và trách nhiệm của cá nhân, tổ chức sử dụng tài khoản quy định tạiChương II của Quy chế này.

Điều 7. Nghiêm cấm các hành vi

1. Cấp tài khoản truy cập Hệ thống cho người, tổchức không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

2. Tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổchức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

3. Truy cập vào Hệ thống bằng tài khoản của cánhân, tổ chức khác.

4. Truy cập vào hệ thống để thực hiện các công việckhông được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng với sự thật.

5. Sửa đổi Hệ thống làm biến dạng giao diện, làmsai lệch hệ thống quản trị hệ thống; sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ thông tin khôngphải thông tin của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào Hệ thống; chia sẻ tàikhoản truy cập Hệ thống của cơ quan, tổ chức, cá nhân cho các đơn vị, tổ chức,cá nhân khác ngoài cơ quan, đơn vị, tổ chức chủ quản.

6. Thay đổi Hệ thống quản lý, vận hành sử dụng Hệthống.

7. Các hành vi khác làm hư hỏng hoặc làm mất tínhổn định của Hệ thống, của dữ liệu trong Hệ thống.

Chương II

CUNG CẤP, KHAI THÁC SỬDỤNG, QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH THÔNG TIN NGĂN CHẶN, THÔNG TIN HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCHĐÃ CÔNG CHỨNG

Điều 8. Nhiệm vụ và quyền hạn củaSở Tư pháp

Giám đốc Sở Tư pháp phân công hoặc ủy quyền Trưởngphòng Bổ trợ tư pháp quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống quản lý thông tinngăn chặn, hợp đồng giao dịch đã công chứng; quản lý Nhà nước đối với Trung tâmtích hợp dữ liệu công chứng thuộc Hội Công chứng tỉnh.

Điều 9. Nhiệm vụ và quyền hạn củaChủ tịch Hội công chứng

1. Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hoạt động củaTrung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng;

2. Hợp đồng với Công ty tin học có điều kiện về kỹthuật, năng lực thiết kế xây dựng Hệ thống tin học về cung cấp, khai thác vàquản lý dữ liệu công chứng; thuê chuyên gia tin học thực hiện quản trị hệ thốngvà nhân viên thường trực của Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng.

Điều 10. Nhiệm vụ và quyền hạncủa các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địabàn tỉnh Lâm Đồng phải tham gia Hệ thống.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có tráchnhiệm.

a) Đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp cấp, xóa hoặc thayđổi tài khoản cho tổ chức mình.

b) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu đã công chứng,thông tin ngăn chặn vào Hệ thống; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Hệthống tại tổ chức mình.

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửachữa và xóa thông tin nhập vào hệ thống của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm vềtính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã côngchứng để nhập vào Hệ thống.

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nộibộ...) cho việc vận hành tốt Hệ thống tại tổ chức mình.

3. Nhân viên tại tổ chức hành nghề công chứng.

Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phân công nhânviên của tổ chức mình thực hiện.

a) Nhập thông tin vào Hệ thống.

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Hệ thốngtheo quyết định của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng.

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghềcông chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữavà đã xóa trong Hệ thống.

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin vềgiao dịch đã công chứng trong Hệ thống để cung cấp kết quả cho người đứng đầutổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ chức có thẩmquyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

đ) Việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tintrong Hệ thống phải thực hiện theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

Điều 11. Văn phòng đăng ký quyềnsử dụng đất tỉnh Lâm Đồng, Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cáchuyện và thành phố thuộc tỉnh

1. Cung cấp các thông tin về nguồn gốc tài sản,tình trạng giao dịch của tài sản bảo đảm, về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đốivới tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch thực hiện công chứng với cáctổ chức hành nghề công chứng.

2. Trưởng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh,Trưởng Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phốchịu trách nhiệm đối với tài khoản truy cập Hệ thống đã cấp cho đơn vị mình.

Khi nhân viên của Văn phòng đăng ký quyền sử dụngđất tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phốđã từng truy cập Hệ thống nay không còn làm việc tại đơn vị thì Trưởng các tổchức trên phải kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản để đảm bảo an toàntrong quản lý và khai thác thông tin.

3. Thực hiện việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứuthông tin trong Hệ thống theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

Điều 12. Trung tâm tích hợp dữliệu công chứng

1. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật liên thông giữatổ chức hành nghề công chứng với các Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụngđất của các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất của tỉnh vàcác cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ các thông tin về nguồn gốc tàisản, tình trạng giao dịch của tài sản bảo đảm, về biện pháp ngăn chặn được ápdụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Xây dựng, quản lý và bảo vệ cơ sở dữ liệu về hợpđồng, giao dịch đã được công chứng nhập vào Hệ thống.

3. Thực hiện việc điều chỉnh, sửa đổi quản trị Hệthống, giao diện Hệ thống; đảm bảo an ninh, an toàn cho cơ sở dữ liệu Hệ thốngtrước các hành vi xâm nhập trái phép nhằm mục đích phá hoại hoặc thay đổi nộidung, cấu trúc dữ liệu.

4. Thực hiện cung cấp thông tin cho cơ quan quản lýnhà nước để giải quyết khiếu nại khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp. Ngoài ra,thực hiện những nhiệm vụ khác do Hội Công chứng tỉnh giao phù hợp với tôn chỉvà mục đích của Điều lệ Hội Công chứng.

5. Phối hợp với Công ty tin học đã hợp đồng thiếtkế chương trình thống nhất các trường thông tin cần nhập vào Hệ thống.

6. Tạo tài khoản đăng nhập ban đầu cho cá nhân, tổchức được cấp tài khoản; thay đổi nội dung, phân quyền, gán quyền, tạm dừng,xóa hoặc thay đổi các tài khoản, mật mã khi được Sở Tư pháp đồng ý.

7. Hướng dẫn việc nhập, khai thác, sửa chữa, xóathông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Cập nhật, tra cứu thông tin ngăn chặn, chỉnhsửa, giải tỏa thông tin ngăn chặn đã có trong Hệ thống sau khi báo cáo Sở Tưpháp.

Chương III

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬDỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TẠI SỞ TƯ PHÁP VÀ TRUNG TÂM TÍCH HỢP CƠ SỞ DỮ LIỆUCÔNG CHỨNG

Điều 13. Tiếp nhận, giải tỏa thôngtin trong Hệ thống

Sở Tư pháp tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giảitỏa thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

Điều 14. Cập nhật, giải tỏa thôngtin ngăn chặn trong Hệ thống

1. Sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏangăn chặn, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng phải cập nhật ngay,đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Hệ thống.

2. Đối với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặnđã có trên Hệ thống, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng kiểm tralại thông tin: nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với văn bảnngăn chặn nhận được, thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Hệ thống; nếu vănbản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có, thì thực hiện giải tỏangăn chặn; nêu văn bản giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có, thìphải soạn thảo văn bản trình Lãnh đạo Sở Tư pháp chuyển trả văn bản mới nhận đócho cơ quan, tổ chức, cá nhân đã gửi văn bản ngăn chặn và phải nêu rõ lý do khôngchấp nhận.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý vềthông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệucông chứng phải báo cáo với Sở Tư pháp để kịp thời xử lý.

Điều 15. Chỉnh sửa các thông tinđã nhập vào Hệ thống

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống chỉđược thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghichép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật trong văn bản (saisót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) được phát hiện trong quá trình nhập thôngtin vào Hệ thống (thông tin chưa được đưa lên Chương trình) nhân viên Trung tâmtích hợp dữ liệu công chứng chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản ngănchặn, giải tỏa ngăn chặn.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật (sai sót trong ghichép, đánh máy, in ấn) được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên Hệ thống,nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng phải báo cáo ngay với Sở Tưpháp để kiểm tra phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản ngănchặn, giải tỏa ngăn chặn.

Chương IV

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬDỤNG HỆ THỐNG TẠI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 16. Nhập thông tin về hợpđồng, giao dịch đã công chứng, thông tin ngăn chặn vào Hệ thống

1. Kể từ khi văn bản hợp đồng, giao dịch đã đượccông chứng viên ký và đóng dấu, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng phảinhập đầy đủ, chính xác thông tin từ văn bản đã công chứng vào Hệ thống.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng kịp thời nhậpthông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặngửi đến tổ chức mình.

Điều 17. Tra cứu thông tinngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏangăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được thực hiện theohướng dẫn kỹ thuật của Hệ thống.

2. Trước khi công chứng viên ký vào hợp đồng, giaodịch liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định, công chứng viên trực tiếptra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu trongHệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

3. Người tra cứu phải in kết quả tra cứu, đưa chongười yêu cầu công chứng xem. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của công chứngviên, nhân viên và được lưu trong hồ sơ công chứng.

4. Kết quả tra cứu từ Hệ thống là nguồn thông tinđể công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạmdừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thìcông chứng viên không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sảnbị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiềuhợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì công chứng viên báo cáo Sở Tư pháp để raquyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Trường hợpcó dấu hiệu của tội phạm thì Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng, công chứngviên báo cho Cơ quan Cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấptrên Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất nhưng chưa giảichấp trên Hệ thống thì vẫn được tiếp tục công chứng; tổ chức hành nghề côngchứng đã công chứng hợp đồng thế chấp có trách nhiệm đăng thông tin giải chấplên Hệ thống.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, công chứngviên báo cáo người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, người đứng đầu tổchức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp xem xét, hướng dẫn, giải quyết.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế nàythì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Giao Sở Tư pháp phối hợp Hội Công chứng tỉnh vàcác cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc cần bổ sung, sửa đổi, Sở Tưpháp báo cáo đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, giải quyết theo thẩmquyền.

2. Kinh phí để triển khai thực hiện Quy chế nàyđược lấy từ nguồn thu phí truy cập, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứngtừ Hệ thống của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh./.