BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1947/QĐ-BHXH

Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC THỰC HIỆNNGHIỆP VỤ CÔNG TÁC THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ; QUẢN LÝ SỔ BẢO HIỂM XÃHỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ.

GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Quyết định số 4857/ QĐ- BHXH ngày21/10/2008 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam Quy định chức năng, nhiệmvụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bảo hiểm xã hội địa phương;

Căn cứ Quyết định số 1111/ QĐ – BHXH ngày25/10/2011 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định quản lýbảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội , thẻ bảo hiểm y tế;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Thu, Trưởngphòng Cấp sổ, thẻ.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèmtheo Quyết định này Quy định thực hiện nghiệp vụ công tác thu bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế trên địa bàn thànhphố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định nàyđược thực hiện từ ngày 01/01/2012. Các Ông (Bà): Trưởng các phòng và Giám đốcBảo hiểm xã hội các quận, huyện, thị xã thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nộichịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Nơi nhận:
- Như điều 2;
- Giám đốc, các Phó GĐ;
- BHXH Việt Nam ( để b/c);
- Lưu: VP; CST (5b); PT (5b).

GIÁM ĐỐC




Nguyễn Thị Phương Mai

QUY ĐỊNH

THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC THU BHXH,BHYT; QUẢN LÝ SỔ BHXH, THẺ BHYT TRÊN ĐỊA BÀN TP HÀ NỘI.(Ban hành kèm theo Quyết định số 1947/BHXH-QĐ ngày 29/12/2011 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội).

A. VỀ THUBHXH, BHYT, BHTN.

I. Phân cấpquản lý và thu BHXH, BHYT, BHTN

1- BHXH Thànhphố

Quản lý và thu BHXH, BHYT, BHTNđối với các đơn vị và người lao động (NLĐ) trong các đơn vị thuộc Bộ, Ban,Ngành Trung ương; các Sở, Ban, Ngành Thành phố và một số các đơn vị Liên doanh,VPĐD không phân cấp cho BHXH huyện.

2- BHXHquận, huyện, thị xã (BHXH huyện)

2.1 Quản lý và thu BHXH, BHYT,BHTN đối với các đơn vị và NLĐ trong các đơn vị đóng trụ sở (nơi đóng trụ sởchính hoặc cấp giấy phép kinh doanh) trên địa bàn huyện theo phân cấp của BHXHTP.

2.2 Quản lý và thu đối với cácđối tượng tham gia BHXH tự nguyện (BHXH TN), BHYT tự nguyện (BHYT TN) trên địabàn theo nơi đối tượng cư trú hoặc nơi NLĐ làm việc.

2.3 Quản lý các đại lý thu BHXHTN, BHYT TN thuộc địa bàn hoặc đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH huyện

3. Nơi thamgia BHXH, BHYT, BHTN

3.1- Đối với đơn vị: Tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH huyện nơi đơn vị đóng trụ sởchính (trừ trường hợp phân cấp riêng của BHXH thành phố).

Chi nhánh của doanh nghiệp đóngtại BHXH huyện nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh (nếu đơn vị có đềnghị). Trường hợp đơn vị không đề nghị tách Chi nhánh để đóng, phải lập riêngDanh sách NLĐ làm việc tại Chi nhánh làm căn cứ thu theo lương tối thiểu vùngnơi NLĐ làm việc.

3.2- Đối với NLĐ: Tham gia theo đơn vị nơi NLĐ đang làm việc. Trường hợp NLĐ cùnglàm việc từ 2 đơn vị trở lên thì chỉ tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại 1 đơn vị cótiền lương, tiền công cao hơn hoặc nơi có thời hạn HĐLĐ, HĐLV (thời gian) làmviệc dài hơn.

3.3- Đối với đối tượngtham gia BHXH TN và BHYT TN: Tham gia tại BHXHhuyện nơi đang cư trú hoặc nơi đang làm việc (nếu không thuộc đối tượng thamgia BHXH, BHYT bắt buộc) thông qua đại lý thu của cơ quan BHXH hoặc trực tiếptại cơ quan BHXH huyện.

II. Thời điểm bắt đầu thamgia BHXH, BHYT, BHTN đối với 1 số đối tượng cần lưu ý

1- Đối với các trường hợpký Hợp đồng thử việc, mùa vụ…:

1.1- NLĐ có thời gian thử việc ghi trong HĐLĐ màhợp đồng đó thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì đơn vị và NLĐ phải đóngđóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả thời gian thử việc theo mức tiền lương, tiền côngghi trong HĐLĐ.

1.2- NLĐ ký HĐLĐ theo mùa vụ (dưới 3 tháng) liêntục thì từ hợp đồng lần 3 phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

1.3- NLĐ ký HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một côngviệc nhất định, nếu không ký tiếp hợp đồng mới nhưng vẫn tiếp tục làm việc tạiđơn vị, thì sau 30 ngày phải đóng BHXH, BHYT kể từ ngày hết hạn hợp đồng cũ.

1.4- NLĐ đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN nhưngnghỉ việc và không hưởng tiền lương, tiền công từ 14 ngày trở lên (số ngày làmviệc có hưởng tiền lương, tiền công dưới 14 ngày, nhưng ít nhất 01 ngày), nếuđơn vị và NLĐ đề nghị thì được đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả tháng.

2- Đối với trường hợp thamgia BHTN

2.1- Điều kiện đóng BHTN

NLĐ ký HĐLĐ hoặc HĐLV từ 12 tháng đến 36 thánghoặc không xác định thời hạn trong đơn vị (kể cả các chi nhánh và văn phòng đạidiện của đơn vị) có sử dụng từ 10 lao động trở lên;

10 lao động là người Việt Nam bao gồm cả cán bộ,công chức và lao động đang thực hiện HĐLĐ hoặc HĐLV theo mùa vụ hoặc theo côngviệc nhất định có thời hạn từ 3 tháng trở lên;

2.2- Thời điểm tính số lao động phải đóngBHTN

- Căn cứ Danh sách lao động tham gia BHXH vàothời điểm ngày 01 tháng 01 hàng năm.

- Trường hợp đang tham gia BHTN mà đơn vị giảmcòn dưới 10 lao động, thực hiện tham gia BHTN cho những lao động còn lại đếnhết năm đó;

- Trường hợp đang tham gia BHXH mà đơn vị tăngđủ 10 lao động, thực hiện tham gia BHTN từ tháng tiếp theo.

3- Trường hợp không phảiđóng

3.1- Số ngày làm việc và không hưởng tiền lươngtừ 14 ngày trở lên trong tháng thì đơn vị và NLĐ không phải đóng BHXH, BHYT,BHTN (trừ trường hợp không thu hồi được thẻ BHYT còn GTSD thì phải đóng BHYTđến hết GTSD thẻ);

3.2- Trường hợp nghỉ ốm từ 14 ngày trở lên khôngphải đóng BHXH, BHTN.

3.3- Thời gian nghỉ thai sản không phải đóngBHXH, BHYT, BHTN nhưng không được tính là (t) có tham gia BHTN để hưởng trợ cấpTN, được tính là (t) thạm gia BHXH (nếu đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản);

3.4- NLĐ được cử đi học, thực tập, công tác,nghiên cứu ở nước ngoài nếu đã được hưởng chế độ bảo hiểm khám, chữa bệnh ởnước ngoài theo quy định của Nhà nước thì không phải đóng BHYT.

4. Báo tăng, giảm

4.1- Trường hợp số ngày làm việc có hưởngtiền lương, tiền công < 14 ngày:

4.1.1- Báo tăng: Tính đóng BHXH, BHYT,BHTN từ ngày đầu của tháng liền kề sau tháng chuyển đến hoặc tháng có hiệu lựccủa HĐLĐ, QĐ tuyển dụng;

4.1.2- Báo giảm: Tính giảm đóng BHXH,BHYT, BHTN từ ngày đầu của tháng hiện tại (tháng có số ngày làm việc < 14ngày);

* Lưu ý: Đối với NLĐ tăng mới hoặcngừng việc, nghỉ việc trong tháng, có số ngày làm việc và hưởng tiền lương,tiền công < 14 ngày (điểm 4.1), nhưng có ít nhất 01 ngày làm việc có hưởngtiền lương, tiền công thì được đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả tháng nếu đơn vị vàNLĐ đề nghị.

4.2- Trường hợp số ngày làm việc >= 14ngày:

4.2.1- Báo tăng: Tính đóng BHXH, BHYT,BHTN từ ngày đầu của tháng chuyển đến hoặc tháng có hiệu lực của HĐLĐ, QĐ tuyểndụng (tháng hiện tại);

4.2.2- Báo giảm: Tính giảm đóng BHXH,BHYT, BHTN từ ngày đầu của tháng liền kề sau tháng ngừng việc, nghỉ việc;.

III. Phương thức đóng

1. Đối với đối tượng thamgia đồng thời BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc

1.1 Đóng hàng tháng:

- Thực hiện đối với tất cả các đơn vị;

- Thời điểm đóng: Chậm nhất ngày cuối cùng củatháng đơn vị phải trích đóng cả khoản thuộc trách nhiệm đóng của đơn vị vàkhoản thuộc trách nhiệm đóng của NLĐ.

1.2 Đóng hàng quý hoặc 6 tháng một lần:

- Thực hiện đối với các đơn vị được cơ quan BHXHchấp thuận (doanh nghiệp nông, lâm, ngư, diêm nghiệp… hoặc các đơn vị có sửdụng dưới 10 lao động thuộc hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, cá nhân có thuêmướn trả công cho NLĐ).

- Thời điểm đóng: Chậm nhất ngày cuối cùng củakỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào tài khoản của cơ quan BHXH cả khoảnthuộc trách nhiệm đóng của đơn vị và khoản thuộc trách nhiệm đóng của NLĐ.

1.3- Đóng hàng tháng, hàng quý hoặc 6tháng một lần:

- Thực hiện đối với phu quân, phu nhân và do đơnvị quản lý đối tượng đóng;

- Thời điểm đóng: Chậm nhất ngày cuối cùng củatháng (nếu đóng hàng tháng) hoặc ngày cuối cùng của kỳ đóng (nếu đóng hàng quýhoặc 6 tháng một lần).

1.4- Đóng hàng quý, 6 tháng hoặc 12 thángmột lần hoặc đóng trước một lần theo thời hạn ghi trong hợp đồng:

- Thực hiện đối với NLĐ đi làm việc có thời hạnở nước ngoài (theo các loại hợp đồng) đã có thời gian tham gia BHXH bắt buộc,nhưng chưa hưởng trợ cấp BHXH 1 lần trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

1.5- Đóng một lần:

- Đối với NLĐ đã đủ tuổi đời nhưng còn thiếu tốiđa 6 tháng để đủ 20 năm, được tự đóng thông qua đơn vị quản lý cuối cùng;

- Đối với NLĐ bị chết nhưng thiếu tối đa 6 thángđể đủ 15 năm đóng BHXH, thân nhân NLĐ được tự đóng tiếp thông qua đơn vị nơiNLĐ làm việc trước khi chết hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH huyện nơi thânnhân NLĐ cư trú.

2- Đối với đối tượng chỉtham gia BHYT bắt buộc

2.1- Đóng hàng tháng:

- Người nước ngoài học tập tại Việt Nam được cấphọc bổng từ NSNN Việt Nam, do cơ quan cấp học bổng đóng.

Trường hợp Lưu học sinh tự túc (không được NSNNViệt Nam cấp học bổng) muốn tham gia BHYT, đơn vị quản lý lập Danh sách riêngvà đóng tiền như đối với đối tượng tham gia BHYT tự nguyện.

- Thân nhân NLĐ do đơn vị SDLĐ trích từ tiềnlương, tiền công của NLĐ để đóng.

2.2- Đóng hàng quý:

- Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợcấp thất nghiệp hàng tháng. Do cơ quan BHXH chuyển từ quỹ BHXH và BHTN sang quỹBHYT;

- Cán bộ xã theo QĐ 130/CP và QĐ 111/HĐBT , Cựuchiến binh và TNXP, Người tham gia kháng chiến theo QĐ 290/2005/QĐ-TTg Đạibiểu QH và HĐND các cấp, Bảo trợ xã hội hàng tháng, thân nhân Người có công. Docơ quan quản lý đối tượng chuyển trong tháng đầu mỗi quý.

- Người nghèo, trẻ em dưới 6 tuổi, người hiếntạng, cận nghèo, hộ gia đình nông, lâm, ngư nghiệp, HSSV do cơ quan tài chínhchuyển tiền trong tháng đầu mỗi quý.

2.3- Đóng 6 tháng hoặc 1 năm một lần:

- Đối tượng thuộc hộ cận nghèo do cá nhân đóngphần thuộc trách nhiệm phải đóng thông qua đại lý thu hoặc cơ quan BHXH huyệnnơi cư trú;

- Học sinh, sinh viên đóng phần thuộc tráchnhiệm phải đóng cho nhà trường.

3- Đối với đối tượng thamgia BHXH tự nguyện

- Người tham gia BHXH TN lựa chọn đóng theotháng, quý hoặc 6 tháng /1 lần và đăng ký với cơ quan BHXH. Đóngtại BHXH quận, huyện nơi cư trú hoặc đại lý thu BHXH TN của cơ quan BHXH.

- Thời điểm đóng: vào nửa đầucủa kỳ đã đăng ký với cơ quan BHXH.

- Trường hợp đang tham gia BHXHtự nguyện mà dừng đóng vì lý do nào đó thì chỉ được tham gia tiếp vào tháng đầuquý và phải đăng ký lại với cơ quan BHXH.

- Trường hợp muốn thay đổiphương thức đóng chỉ được thực hiện sau ít nhất 6 tháng kể từ tháng tham gia.

4- Đối vớiđối tượng tham gia BHYT tự nguyện

- Người tham gia BHYT TN lựachọn đóng 6 tháng hoặc 1 năm /1 lần cho đại lý thu BHYT hoặc BHXH huyện nơi cưtrú.

- Trường hợp tiếp tục tham giaBHYT tự nguyện, chậm nhất trước 10 ngày khi thẻ BHYT hết hạn phải đóng tiền đểđược cấp thẻ mới có giá trị liên tục. Thẻ có giá trị sau 30 ngày đối với trườnghợp tham gia lần đầu hoặc gián đoạn.

* Lưu ý: - Để tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng, việc tổ chức thu BHXHTN, BHYT TN được thực hiện qua Đại lý hoặc tại cơ quan BHXH huyện vào ngày làmviệc theo quy định.

- Hàng tháng, BHXH huyện inDanh sách đối tượng đến hạn phải đóng BHXH TN, BHYT TN gửi Đại lý trước 1 thángkhi đến thời hạn phải đóng.

IV. Mức đóngvà căn cứ đóng

1. BHXH, BHYT,BHTN bắt buộc

1.1- Mức đóng

Mức đóng = Tỷ lệ tham gia xTiền lương, tiền công tháng

1.2- Tiền lương, tiềncông làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc

1.2.1- Đối với đơn vị thựchiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định

* Tiền lương đóng gồm tiền lương theo ngạch,bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượtkhung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có), hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) đốivới:

- Áp dụng theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP gồm: NLĐtrong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp ngoài công lập,CBCC, VC được cơ quan có thẩm quyền của Đảng, nhà nước luân chuyển, điều động,phân công hoặc tuyển dụng vào làm việc theo chỉ tiêu biên chế được giao tại cácHội được tổ chức, hoạt động theo Nghị định 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 củaChính phủ;

- Áp dụng theo Nghị định số 205/2004/NĐ-CP gồm:NLĐ trong các đơn vị là DNNN hoặc DNNN chuyển cổ phần, cán bộ, viên chức theochỉ tiêu biên chế làm việc tại các Hội có tính chất đặc thù theo quy định tạiQuyết dịnh số 68/2010/QĐ-TTg ngày 01/10/2010 của Thủ tướng Chính phủ thực hiệnđầy đủ quy định tại các Điểm a, b, c, Khoản 6, Mục D Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 của Bộ LĐ - TB&XH, trong đó, thời hạnđăng ký thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định với cơ quan quản lý Nhànước về lao động phải theo đúng quy định tại Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH ngày 05/12/2007 của Bộ LĐ - TB&XH;

* Hợp đồng trong các cơ quan Nhà nước và đơn vịsự nghiệp của Nhà nước, tiền lương theo thỏa thuận của NSDLĐ và NLĐ, có thể ápdụng theo Nghị định 204/NĐ-CP hoặc ký hợp đồng bằng tiền nhưng không thấp hơnlương tối thiểu chung tại thời điểm đóng;

Mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng thấpnhất bằng lương tối thiểu chung, cao nhất bằng 20 lần lương tối thiểu chung.

1.2.2- Đối với đơn vị thực hiện chế độ tiềnlương do NSDLĐ quy định

* Tiền lương do NSDLĐ tự quy định là tiền lương,tiền công ghi trong HĐLĐ nhưng mức lương tham gia không thấp hơn lương tốithiểu vùng thời điểm đóng + 7% đào tạo (trừ 1 số chức danh không cần đào tạo).Nếu làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại thì phải cộng thêm 5%.

* Bảng lương đơn vị tự xây dựng phải đảm bảokhoảng cách giữa 2 bậc liền kề tối thiểu 5% và phải đăng ký bảng lương với cơquan quản lý Nhà nước về lao động theo đúng quy định tại Thông tư số28/2007/TT-BLĐTBXH ngày 05/12/2007 của BộLĐ- TB&XH.

Mức tiềnlương, tiền công làm căn cứ đóng là tiền lương, tiền công ghi trong HĐLĐ nhưngthấp nhất bằng lương tối thiểu vùng, cao nhất bằng 20 lần lương tối thiểuchung.

2- BHXH tự nguyện

2.1 Mức đóng

- Mức đóng = Tỷ lệ tham gia x Thu nhập

- Trường hợp đã đóng đủ theo kỳ, sau đó Chínhphủ quy định lương tối thiểu mới thì không phải đóng phần chênh lệch do tănglương tối thiểu.

2.2. Thu nhập làm căn cứ đóng BHXH TN

Thu nhập = Lmin chung + m x 50.000đ

Mức thu nhập làm căn cứ đóng thấp nhất bằnglương tối thiểu chung, cao nhất bằng 20 lần lương tối thiểu chung, mỗi mứcchênh lệch 50.000 đồng.

3- BHYT tự nguyện

- Mức đóng = Tỷ lệ tham gia x Lương tối thiểuchung tại thời điểm đóng x số tháng tham gia.

- Giảm mức đóng: Trường hợptham gia theo hộ gia đình có cùng hộ khẩu và sống chung được giảm trừ mức đóngnhư sau:

+ Người thứ nhất đóng bằng mứcquy định

+ Người thứ 2, 3, 4 đóng lầnlượt bằng 90%, 80%, 70% mức đóng của người thứ nhất.

+ Người thứ 5 trở đi đóng bằng60% mức đóng của người thứ nhất.

- Trường hợp đã đóng một lầncho 6 tháng hoặc 12 tháng, sau đó Chính phủ quy định lương tối thiểu mới thìkhông phải đóng phần chênh lệch do tăng lương tối thiểu.

4- Tỷ lệtham gia: theo bảng 01 tại phần phụ lục

V. Truy thu

1. Thẩm quyềngiải quyết

1.1- Giám đốc BHXH huyện,Trưởng phòng Thu: giải quyết truy thu nguyênlương trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm báo tăng và các trường hợp đóngkhông đúng mức quy định (chênh lệch lương) đối với các đơn vị thuộc quyền quảnlý, các trường hợp truy thu theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền(kể cả kết luận của các đoàn thanh tra, kiểm tra).

1.2- Giám đốc BHXH Thànhphố: giải quyết truy thu nguyên lương cáctrường hợp có thời gian truy thu từ 01/01/2007 trở đi do Phòng Thu và BHXHhuyện báo cáo.

1.3- BHXH Việt Nam: giải quyết truy thu nguyên lương đối với các trường hợp có thờigian truy thu trước ngày 01/01/2007.

2- Nguyên tắc truy thu

2.1- Đối với các trường hợp truy thunguyên lương: Tỷ lệ truy thu và tiền lương tối thiểu tính theo từngthời điểm và có tính lãi thời gian truy thu.

2.2 Đối với các trường hợp thu chênh lệchlương do đóng không đúng mức quy định: Tính theo lương tối thiểu từng thờiđiểm và tính phạt (nếu vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN).

VI. Hoàn trả(thoái trả)

1. Nguyên tắc

1.1- Đối với các đơn vị thamgia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc:

1.1.1- Được hoàn trả lại tiềntrong trường hợp:

- Đơn vị đóng thừa tiền nhưng bịgiải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật và di chuyểnnơi đăng ký tham gia.

- Đơn vị không thuộc đối tượngtham gia nhưng đã chuyển tiền vào tài khỏan của cơ quan BHXH, hoặc đơn vịchuyển nhầm tiền không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN;

- Do Ngân hàng, Kho bạc hạch toánnhầm.

1.1.2- Không hoàn trả lại tiền,chỉ điều chỉnh giảm số phải thu trong trường hợp đóng trùng, báo giảm chậm choNLĐ trong đơn vị.

1.2- Đối với NLĐ đóng trùngthời gian:

1.2.1- Trường hợp thời gian đóngtrùng từ ngày 01/01/2012: thực hiện thoái trả cho nơi có HĐLĐ hoặc HĐLV có mứclương thấp hơn hoặc thời gian ngắn hơn.

1.2.2- Trường hợp thời gian đóngtrùng trước ngày 01/01/2012: thực hiện thu tại đơn vị nơi NLĐ làm việc chính(đơn vị NLĐ hiện đang làm việc), thoái trả cho đơn vị còn lại (đơn vị cũ) thôngqua cơ quan BHXH nơi đang quản lý đơn vị cũ. Trường hợp cá biệt nếu đơn vị cũđã giải thể, phá sản hoặc ở tỉnh khác, hoặc thời gian thoái trả ngắn (từ 3tháng trở xuống), có thể giải quyết thoái trả tại đơn vị NLĐ hiện đang làm việc.

1.3- Trường hợp cá nhân đãnộp tiền vào tài khoản nhưng không phải là tiềnđóng BHXH, BHYT cũng được hoàn trả.

1.4- Trường hợp tham giaBHXH TN, BHYT TN chỉ được hoàn trả trong trườnghợp đã đóng đủ tiền theo phương thức đã đăng ký mà chuyển sang tham gia BHXH bắtbuộc, BHYT bắt buộc hoặc chết (BHYT TN chỉ được hoàn trả nếu người tham gia chếttrước khi thẻ BHYT có GTSD).

1.5- Thẩm quyền giải quyếthoàn trả

1.5.1- Tất cả trường hợp hoàn trảlại tiền do đóng thừa, đóng nhầm cho đơn vị hoặc đối tượng tham gia tự nguyện(tiết 1.1.1 và điểm 1.3, điểm 1.4 mục 1) phải được BHXH TP đồng ý và ra quyếtđịnh theo mẫu C16-TS trước khi làm thủ tục điều chỉnh giảm số phải thu tại biểuD02-TS (nếu có) của đơn vị và hoàn trả tiền thừa cho đơn vị hoặc đối tượng.

1.5.2- Trường hợp thoái trả do NLĐcó thời gian đóng trùng: Giám đốc BHXH huyện hoặc Trưởng phòng Thu giải quyếtđối với trường hợp đơn vị đề nghị đúng quy định tại tiết 1.2.2 điểm 1.2 mục 1phần VI trên đây. Trường hợp không đúng quy định trên báo cáo Giám đốc BHXHThành phố xem xét, quyết định.

Trường hợp cá biệt cả đơn vị cũ vàđơn vị mới không đề nghị, hướng dẫn NLĐ có đề nghị bằng văn bản, BHXH nơi đangquản lý NLĐ thực hiện điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng sau khi có ý kiếncủa Giám đốc BHXH Thành phố.

1.5.3- Trường hợp nghỉ Thai sản,nghỉ không đóng BHXH (nghỉ không lương, báo giảm chậm …) 12 tháng trở xuống thìGiám đốc BHXH huyện giải quyết; trên 12 tháng do Giám đốc BHXH TP giải quyết.

2. Tỷ lệ thoáitrả

2.1- Tỷ lệ thoái thu BHXH,BHTN: tính theo tỷ lệ đóng vào các quỹ BHXH dài hạn và BHTN nếu chưa xác nhậnthời gian tham gia BHTN, trên cơ sở mức tiền lương tối thiểu từng thời điểmtheo quy định. Trường hợp đã xác nhận thời gian tham gia BHTN chỉ được thoáithu quỹ hưu trí, tử tuất.

2.2- Trường hợp giảm đã có xácnhận về việc đã thu hồi thẻ BHYT, không cấp thẻ BHYT hoặc đã in thẻ BHYT nhưngchưa trả đơn vị được thoái thu thêm khoản đóng BHYT. Trường hợp tại thời điểmbáo giảm chưa thu hồi được thẻ BHYT, sau đó mới thu hồi được thẻ thực hiệnthoái thu kể từ thời điểm thu hồi thẻ BHYT (trước ngày mồng 06 thoái thu từtháng hiện tại, từ ngày mồng 06 thoái thu từ tháng sau liền kề).

VII Xử lýđối với các đơn vị nợ và đơn vị không còn hoạt động

1. Đối vớiđơn vị nợ

1.1- Đơn vị nợ đọng từ 3tháng trở lên: cơ quan BHXH nơi trực tiếp quảnlý đơn vị thực hiện:

- Gửi văn bản đôn đốc 15 ngày/1lần (gửi đảm bảo qua bưu điện hoặc lấy chữ ký của đơn vị nhận công văn);

- Sau khi gửi 3 lần mà đơn vịkhông nộp thì thông báo cho cấp trên hoặc cơ quan chủ quản của đơn vị để đônđốc đơn vị trả nợ;

- Báo cáo cơ quan nhà nước cóthẩm quyền hoặc cơ quan Thanh tra để thanh, kiểm tra và xử lý vi phạm hànhchính (nếu đơn vị vẫn chưa đóng);

- Sau đó, nếu đơn vị không thựchiện theo kết luận thanh, kiểm tra (12 tháng kể từ thời điểm đơn vị nợ), thựchiện lập hồ sơ khởi kiện.

1.2- Xác nhận thời giantham gia BHXH đối với NLĐ trong các đơn vị nợ

Trường hợp đơn vị có văn bảncam kết rõ lộ trình trả nợ và đã đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN đối với NLĐ mà đơn vịcó đề nghị, thực hiện xác nhận đến thời điểm NLĐ nghỉ việc (theo điểm đ khoản 1điều 62 Quyết định 1111/BHXH-QĐ ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam). Đối với cácđơn vị nợ có cam kết lộ trình trả nợ nhưng không thực hiện, không giải quyếtxác nhận các lần tiếp theo.

1.3- Thẩm quyền giảiquyết:

- Giám đốc BHXH huyện và Trưởngphòng Thu: giải quyết đối với các trường hợp đơn vị nợ dưới 3 tháng;

- Giám đốc BHXH Thành phố giảiquyết đối với các trường hợp đơn vị nợ từ 3 tháng trở lên.

2. Đốivới các đơn vị không còn tồn tại hoặc dừng đóng

2.1- Đối với đơn vị không còn tồn tại:Trường hợp phát hiện đơn vị không còn tồn tại nhưng không thực hiện các thủ tụcbáo giảm, giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động, thực hiện:

- Giám đốc BHXH báo cáo UBND, cơ quan quản lýNhà nước về lao động cùng cấp kiểm tra, lập biên bản xác định thời điểm đơn vịngừng tham gia BHXH, BHYT do không còn tồn tại, không tiếp tục hoạt động sảnxuất - kinh doanh;

- Căn cứ biên bản kiểm tra, cơ quan BHXH chốt sốtiền nợ BHXH, BHYT, BHTN đến thời điểm đơn vị ngừng hoạt động và dừng tính lãichậm đóng, dừng tính số phải thu phát sinh và đưa ra theo dõi riêng.

- Thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH đốivới NLĐ theo kết quả đóng của đơn vị khi có đề nghị.

2.2- Đối với đơn vị dừng đóng

2.2.1- Đơn vị tạm dừng đóng theo quy định(Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền):

- Lập hồ sơ và mở sổ theo dõi riêng;

- Thông báo cho đơn vị chậm nhất trước 1 thángkhi hết thời hạn tạm dừng theo Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép.Trường hợp hết thời hạn tạm dừng mà đơn vị không tiếp tục tham gia, thực hiệnnhư quy định đối với đơn vị tự dừng đóng.

- Trường hợp truy thu vào quỹ hưu trí và tử tuấttrong vòng 12 tháng kể từ thời điểm hết hạn tạm được dừng đóng thì không phảitính phạt chậm đóng.

2.2.2- Đối với đơn vị tự dừng đóng (bao gồmcả đơn vị có văn bản xin tự dừng đóng): Trường hợp đơn vị không giao dịch vớicơ quan BHXH sau 6 tháng kể từ tháng có phát sinh cuối cùng, thực hiện:

- Thông báo cho đơn vị đến giao dịch 15 ngày / 1lần;

- Sau 3 lần thông báo mà đơn vị không đến thìthực hiện như quy định tại điểm 2.1 khoản 2 mục VII phần A hướng dẫn này nếuđơn vị không còn tồn tại. Trường hợp đơn vị còn tồn tại yêu cầu đơn vị làm thủtục tạm dừng đóng để lập hồ sơ và mở sổ theo dõi riêng;

- Trường hợp đơn vị đề nghị giao dịch lại, thựchiện:

+ Tính số tiền phải thu và phạt chậm nộp đểthông báo cho đơn vị chuyển vào tài khoản của cơ quan BHXH;

+ Thực hiện thủ tục giao dịch lại đối với đơn vịnhư trường hợp đăng ký mới.

VIII. Quy định về lãi phạtchậm nộp

1- Mức phạtchậm nộp:

Trường hợp chậm nộp theo quy định (kể cả đối vớiđơn vị đăng ký đóng theo quý hoặc 6 tháng hoặc 12 tháng) thì từ ngày thứ 30 trởđi phải tính phạt chậm nộp. Công thức tính theo Điều 56 QĐ 1111/BHXH-QĐ tỷ lệphạt như sau:

1.1- Phạt chậm nộp quỹ BHXH: bằnglãi suất đầu tư quỹ BHXH hàng năm do Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo;

1.2- Phạt chậm nộp quỹ BHTN: Từ năm2012 lãi phạt chậm nộp BHTN bằng lãi phạt chậm nộp BHXH do BHXH Việt nam côngbố.

1.3- Phạt chậm nộp BHYT theo lãisuất do Ngân hàng nhà nước VN công bố hàng tháng. Riêng đối tượng chỉ tham giaBHYT:

- Hưu QĐ 130, Người có công, Cựu chiến binh, QĐ290, HĐND, ĐBQH, BTXH, Thân nhân người LĐ, Lưu HS đóng tiền vào tháng đầu củaquý, tính lãi theo quý.

- Đối lượng Nghèo, cận nghèo, HSSV được đóngtheo 6 tháng, hoặc 1 năm, tính lãi vào tháng 8 và tháng 2 hằng năm.

2- Phạt chậm nộp do truythu

2.1 Trường hợp truy thu đối với các đơn vịtạm dừng

2.1.1- Đơn vị được phép tạm dừng theo quyđịnh:

Trường hợp truy thu vào quỹ hưu trí và tử tuấttrong vòng 12 tháng kể từ thời điểm hết hạn tạm được dừng đóng thì không phảitính phạt chậm đóng. Sau 12 tháng đơn vị không thực hiện truy thu, thực hiệntính phạt chậm nộp theo quy định.

2.1.2- Đơn vị tự dừng đóng:

Thực hiện như đối với trường hợp truy thu nguyênlương theo công thức tại Điều 57 QĐ 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 củaTổng Giám đốc BHXH VN

2.2- Các trường hợp truy thu nguyên lươngsẽ phải tính lãi theo công thức tại Điều 57 Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH VN.

2.3- Các trường hợp truy thu phần chênhlệch so với mức phải đóng theo quy định:

+ Trường hợp do cơ quan có thẩm quyền ra Quyếtđịnh chậm (do khách quan) không phải tính phạt;

+ Trường hợp do vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT,BHTN phải tính phạt theo quy định (kể cả trường hợp CQ có thẩm quyền ra QĐ saihoặc chậm do chủ quan);

3- Trường hợp được điềuchỉnh giảm tiền phạt: Chỉ được thực hiện khi đã có phê duyệt của Giám đốcBHXH TP đối với các trường hợp đã báo có vào tài khoản của cơ quan BHXH, nhưngchưa đưa vào đối chiếu cho đơn vị.

IX. Đơn vị di chuyển

1. Nguyêntắc chung

Cơ quan BHXH nơi đang quản lýđơn vị (gọi chung là BHXH nơi đi) giải quyết việc cấp sổ, chốt sổ và quyết toáncác chế độ ngắn hạn cho đơn vị trước khi làm thủ tục chuyển đi. Trường hợp cábiệt chưa giải quyết phải xác nhận rõ trong Biên bản xác nhận các số liệu đãthực hiện về BHXH-BHYT-BHTN.

2. Trình tựthực hiện

2.1- Đơn vị di chuyển: Căn cứ văn bản đề nghị của đơn vị, BHXH nơi đi thu đủ tiền BHXH,BHYT, BHTN và thực hiện các thủ tục di chuyển: lập các báo biểu theo quy định,chốt sổ BHXH, thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng.

2.2- Đối với đơn vị khidi chuyển vẫn còn nợ BHXH: Yêu cầu đơn vị đóngđủ số tiền còn nợ, sau đó làm thủ tục di chuyển.

Trường hợp đơn vị không đóngđủ, thực hiện:

2.2.1- Đối với đơn vị di chuyển trong nộitỉnh: BHXH nơi đi ghi sổ hoặc in tờ rời (nếu đơn vị hoặc NLĐ đề nghị) cho NLĐtheo kết quả đóng của đơn vị, đồng thời ghi rõ trong Biên bản đối chiếu với đơnvị. Khi đơn vị đã đóng đủ (có xác nhận của BHXH nơi đến), BHXH nơi đi thực hiệnchốt sổ cho NLĐ đến thời điểm di chuyển.

2.2.2- Đối với đơn vị di chuyển đi ngoại tỉnh:Bắt buộc phải đóng đủ mới chốt sổ BHXH:

- Làm thủ tục đối chiếu kết quả đóng đến thờiđiểm di chuyển;

- BHXH nơi đi theo dõi số nợ của đơn vị và chưalàm thủ tục chốt sổ BHXH. Trường hợp cá biệt thực hiện chốt sổ cho NLĐ trongđơn vị nếu đơn vị đã nộp đủ tiền cho NLĐ cần chốt sổ.

2.3- Đối với các đơn vị đóng thừa BHXH,BHYT:

2.3.1- Nếu chuyển đi ngoại tỉnh: BHXH nơiđi làm thủ tục hoàn trả cho đơn vị số tiền đóng thừa.

2.3.2- Nếu di chuyển trong nội tỉnh: BHXHnơi đến tiếp nhận tiền thừa do BHXH nơi đi bàn giao; hướng dẫn đơn vị thiết lậpbiểu mẫu mới để làm thủ tục đăng ký mới và tiếp tục thu BHXH theo quy định.

2.3.3- Đối với các trường hợp chuyển đơn vịtheo phân cấp quản lý: Thông báo cho đơn vị trước 3 tháng để nộp tiền, chốtsổ và hoàn thiện các thủ tục di chuyển (theo phụ lục đính kèm).

X. Trình tự, thủ tục khởikiện

1- Phân cấp khởi kiện: BHXHhuyện thực hiện khởi kiện đối với các đơn vị do huyện trực tiếp quản lý; BHXHTP khởi kiện các đơn vị TP quản lý.

2. Trình tự thực hiệntrước khi khởi kiện

Đơn vị nợ đến 3 tháng (đối vớiđơn vị đóng theo tháng), 6 tháng (đối với đơn vị đóng theo quý), 9 tháng (đốivới đơn vị đóng 6 tháng 1 lần), cơ quan BHXH nơi đang quản lý đơn vị thực hiện:

- Tiếp tục lập Biên bản đốichiếu thu nộp (mẫu C05-TS) đối với đơn vị;

- Các bước tiếp theo thực hiệnnhư quy định về xử lý đối với các đơn vị nợ (tiết 1.1 điểm 1 mục VII phần Atrên);

3. Thời hiệukhởi kiện

Trường hợp đã quá thời hiệu xửlý vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH (1 năm kể từ ngày đơn vị nợ tiềnBHXH, BHYT, BHTN) mà các cơ quan có thẩm quyền chưa xử lý thì lập hồ sơ khởikiện đơn vị ra tòa án.

4. Hồ sơ khởikiện gồm

4.1- Đơn khởi kiện:

Đơn khởi kiện do Giám đốc BHXHThành phố hoặc BHXH huyện đứng tên.

4.2- Tài liệu chứng minhtư cách nguyên đơn và người đại diện hợp pháp gồm:

+ Bản sao công chứng QĐ thànhlập BHXH TP hoặc QH

+ QĐ bổ nhiệm Giám đốc BHXHThành phố hoặc BHXH quận, huyện, thị xã;

+ Giấy ủy quyền người đại diệnhợp pháp tham gia tố tụng (nếu GĐ không trực tiếp tham gia)

+ Bản sao công chứng CMND củangười đại diện hợp pháp tham gia tố tụng

4.3- Tài liệu chứng minhtư cách bị đơn

+ Bản sao QĐ thành lập hoặcđăng ký KD của bị đơn;

+ Tài liệu chứng minh người đạidiện hợp pháp của bị đơn (do bị đơn cung cấp)

4.4- Tài liệu làm căn cứxác định tranh chấp và thời điểm bắt đầu tính thời hiệu khởi kiện:

+ Hồ sơ thu nộp BHXH, BHYT, BHTN;

+ Thông báo kết quả đóng của các năm liên quan;

+ Thông báo đôn đốc thu nộp BHXH, BHYT, BHTN.

4.5- Các tài liệu khác (nếu có): Biênbản Thanh tra, Biên bản Kiểm tra, Văn bản kết luận xử lý sau Kiểm tra, Quyếtđịnh xử phạt vi phạm hành chính về BHXH của cơ quan có thẩm quyền kèm hồ sơ xửphạt…

5. Một số lưu ý khi khởi kiện

5.1- Phải thực hiện đúngtheo trình tự đã quy định (không đi tắt, bỏ bước)

5.2- Khi khởi kiện phảiđủ 3 điều kiện:

+ Không được ủy quyền trước khikhởi kiện

+ Đơn phải rõ yêu cầu

+ Phải có hồ sơ tài liệu kèm theo

5.3- Khi không tự cung cấp được chứng cứphải có 2 điều kiện sau để gửi Tòa án đề nghị thu thập chứng cứ:

- Có đơn yêu cầu Tòa án

- Có lý do không thể tự cung cấp được

5.4- Trách nhiệm thụ lý và giải quyết

- Trường hợp đã ra QĐ hành chính thì khởi kiệnvụ án hành chính theo quy trình của tố tụng hành chính do Tòa Hành chính thụ lývà giải quyết. Chưa có QĐ thì khởi kiện vụ án dân sự theo quy trình của tố tụngdấn sự do Tòa Dân sự thụ lý và giải quyết.

- Nếu đã lựa chọn ra QĐ hành chính để yêu cầutruy thu thì không khởi kiện vụ án dân sự được. Nếu thụ lý nhầm bị trả lại đơnsẽ ảnh hưởng đến thời hiệu khởi kiện.

5.5- Bị trả lại đơn khởi kiện khi

- Đơn không rõ yêu cầu

- Không đủ chứng cứ (hồ sơ không đầy đủ căn cứ)

* Khi bị trả lại phải thực hiện thu thập chứngcứ bổ sung:

- Sổ thu, chi (Foto đóng dấu giáp lai hoặc sổgốc)

- Hồ sơ liên quan

5.6- Ủy quyền

Giám đốc cơquan BHXH chỉ được ủy quyền sau khi đã khởi kiện. Giám đốc BHXH huyện ủy quyềncho cán bộ làm công tác thu hoặc kiểm tra (nếu có), Giám đốc BHXH Thành phố ủyquyền giao cho phòng Kiểm tra cử cán bộ tham gia tranh tụng tại Tòa án.

B. VỀ CẤP SỔ BHXH, THẺBHYT

I. Sổ BHXH

1. Cấp mới, đổi hoặc cấplại sổ BHXH.

1.1- BHXH Thành phố

- Cấp mới đối với NLĐ trong các đơn vị do Thànhphố trực tiếp trực tiếp quản lý và NLĐ có thời gian công tác trước ngày01/01/1995;

- Cấp lại, đổi sổ BHXH đối với các trường hợp đãcấp và ghi sổ trước ngày 01/01/2009.

- Tờ khai tham gia BHXH do Giám đốc BHXH thànhphố uỷ quyền cho Phó Giám đốc ký đối với các trường hợp có thời gian tham giatrước ngày 01/01/2007; ủy quyền cho Trưởng phòng Cấp sổ, thẻ ký đối với cáctrường hợp có thời gian tham gia từ ngày 01/01/2007 trở đi.

- Bìa sổ BHXH và Tờ rời xác nhận quá trình thamgia BHXH do Giám đốc BHXH thành phố hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc BHXH thànhphố ký.

1.2- BHXH huyện thực hiện

- Cấp mới đối với NLĐ trong các đơn vị trực tiếpquản lý có thời gian tham gia từ 01/01/1995 trở đi;

- Cấp lại, đổi sổ BHXH đối với các trường hợpthuộc BHXH huyện quản lý thu (đang quản lý hoặc quản lý thu cuối cùng) đã cấpvà ghi sổ từ ngày 01/01/2009 trở đi.

- Bìa sổ BHXH và Tờ rời xác nhận quá trình thamgia BHXH do Giám đốc BHXH huyện ký trực tiếp, không quét chữ ký.

1.3- Một số lưu ý khi cấp sổ BHXH

1.3.1- Cấp mới sổ BHXH

- Đối với các trường hợp tăng mới: Căn cứ Danhsách và Tờ khai do đơn vị chuyển đến khi báo tăng lao động, BHXH nơi quản lýđơn vị thực hiện cấp Tờ bìa sổ BHXH.

Trường hợp phát hiện đã có sổ BHXH hướng dẫn đơnvị đề nghị NLĐ cung cấp sổ để ghi tiếp. Nếu NLĐ không cung cấp được, thực hiệncấp sổ mới theo số mới. Sau đó làm thủ tục hủy sổ, dồn sổ khi đơn vị đề nghị.

- Trường hợp đã được cấp sổ BHXH tại đơn vị NLĐđang làm việc, nhưng còn thời gian tham gia ở đơn vị khác chưa được ghi sổ,hướng dẫn đơn vị và NLĐ quay về nơi làm việc cũ để lấy xác nhận về thời giantham gia và việc chưa được cấp sổ. BHXH nơi đang quản lý đơn vị căn cứ xác nhậnđó để ghi bổ sung thời gian tham gia vào sổ cho NLĐ (không cấp thêm sổ mới tạiđơn vị cũ);

- Đối với trường hợp đang tham gia: BHXH nơiquản lý thu xác nhận thời gian và mức đóng theo từng thời điểm (trước ngày01/01/2009). Bộ phận thu có trách nhiệm nhập dữ liệu trước khi chuyển đến bộphận cấp sổ kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ và Tờ khai để thực hiện in sổ BHXH (tờbìa và tờ rời quá trình đã tham gia) đối với NLĐ.

- Trường hợp NLĐ đã nghỉ việc, chưa tiếp tụctham gia BHXH ở đâu mà chưa được cấp sổ BHXH: BHXH huyện nơi quản lý thu cuốicùng đối với NLĐ hoặc BHXH TP (nếu có thời gian trước tháng 01/1995) có tráchnhiệm cấp sổ BHXH cho NLĐ thông qua đơn vị quản lý cuối cùng trước khi NLĐ nghỉviệc.

1.3.2- Cấp lại sổ BHXH do mất

- Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, nếu NLĐđóng BHXH ở nhiều đơn vị khác nhau, nhất thiết phải kê khai rõ trong đơn hoặcvăn bản đề nghị của đơn vị về thời gian và mức đóng ở từng đơn vị, địa chỉ nơicác đơn vị đăng ký đóng BHXH.

- Trường hợp NLĐ có thời gian tham gia BHXH ởtỉnh khác, nếu không có dữ liệu thì phòng Cấp sổ, thẻ có văn bản gửi BHXH cáctỉnh liên quan đề nghị xác nhận quá trình tham gia BHXH để có cơ sở cấp lại sổBHXH cho NLĐ. Đối với trường hợp này, việc giải quyết cấp lại sổ BHXH phụ thuộcvào xác nhận của BHXH các tỉnh, do vậy không xác định được thời hạn có thể giảiquyết. Phòng Cấp sổ, thẻ thông báo cho Phòng (bộ phận) tiếp nhận để thông báotới đơn vị hoặc NLĐ về thời hạn giải quyết.

1.3.3- Đổi lại sổ BHXH do hỏng

Thực hiện cấp lại sổ BHXH trên cơ sở quá trìnhvà mức đóng đã được ghi trên sổ BHXH cũ. Trường hợp sổ cũ rách, hỏng không thểđọc được, BHXH nơi đơn vị đóng có trách nhiệm xác nhận lại quá trình tham giaBHXH cuả NLĐ (như cấp lại do mất).

1.3.4- Cấp và quyết toán số sổ BHXH

- BHXH Thành phố (phòng Cấp sổ, thẻ) có tráchnhiệm cấp khoảng số sổ BHXH và quyết toán số sổ BHXH đối với phòng Thu và BHXHhuyện cho đến khi có quy định mới;

- Khi tăng mới lao động, thực hiện cấp số sổchính thức, không cấp số sổ tạm;

- Việc quyết toán số sổ được thực hiện hàng quý,không để rỗng số sổ (trừ trường hợp hủy, dồn sổ).

- Khi quyết toán số sổ BHXH chỉ thực hiện theoDanh sách (không kèm theo Tờ khai), trong đó số sổ được cấp liên tục theokhoảng số do BHXH Thành phố cấp đối với từng quận, huyện. Trường hợp hủy sổ,rỗng số (nếu có) ghi rõ tại cột ghi chú trong Danh sách quyết toán số sổ.

2. Điều chỉnh sổ BHXH

2.1 BHXH TP (Phòng Cấp sổ, thẻ) thực hiện

2.1.1- Đối với sổ đã cấp trước ngày01/01/2009: Điều chỉnh nhân thân (nếu hồ sơ tham gia BHXH sai lệch với hồsơ tư pháp của NLĐ, hoặc hồ sơ đúng nhưng Tờ khai tham gia BHXH sai), chức danhnghề, thời gian tham gia đối với sổ BHXH đã cấp trước ngày 01/01/2009 và sổBHXH của người lao động thuộc các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý. Thựchiện điều chỉnh trên sổ BHXH hiện có (sổ bìa xanh hoặc tờ bìa sổ nếu điều chỉnhnhân thân).

Trường hợp điều chỉnh mức đóng phải căn cứ dữliệu thu (nếu có) hoặc xác nhận của phòng Thu để thực hiện điều chỉnh.

Sau khi điều chỉnh, thực hiện in lại tờ rời mớivà thu hồi tờ rời cũ (đối với trường hợp đã in tờ rời) để lưu và hủy theo quyđịnh.

2.1.2- Thẩm quyền ký: Điều chỉnh, bổ sungthời gian đóng BHXH, chức danh nghề...do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc BHXH thànhphố ký.

2.2 BHXH huyện thực hiện

2.2.1- Đối với sổ cấp từ ngày 01/01/2009:Điều chỉnh nhân thân, chức danh nghề, thời gian tham gia đối với sổ BHXH củangười lao động thuộc các đơn vị do BHXH quận, huyện, thị xã trực tiếp quản lýđã cấp từ ngày 01/01/2009 trở đi.

2.2.2- Đối với trường hợp sổ cấp trước ngày01/01/2009:

+ Trường hợp nhân thân của NLĐ trong sổ BHXH đãkhớp đúng với hồ sơ của NLĐ, nhưng dữ liệu đang quản lý bị sai lệch so với hồsơ và sổ BHXH của NLĐ thì BHXH huyện (phòng thu) thực hiện điều chỉnh lại dữliệu cho khớp đúng, không phải chuyển sổ BHXH về phòng Cấp sổ để điều chỉnh.

+ Trường hợp hồ sơ và Tờ khai tham gia BHXH củaNLĐ đúng nhưng dữ liệu và sổ BHXH sai, BHXH huyện thực hiện điều chỉnh dữ liệuvà chuyển về BHXH Thành phố để điều chỉnh sổ (nếu là sổ bìa xanh).

3. Hủy, dồn sổ BHXH: Tấtcả các trường hợp hủy, dồn sổ BHXH đều do BHXH Thành phố thực hiện. BHXH huyệncó trách nhiệm điều chỉnh số sổ BHXH cho NLĐ trong dữ liệu hiện đang quản lýkhi có thông báo của BHXH Thành phố gửi về;

Đối với trường hợp đã CDHĐ, BHXH nơi quản lý thucuối cùng có trách nhiệm hiệu chỉnh số sổ theo thông báo của BHXH Thành phố vàin chốt lại sổ BHXH cho NLĐ.

3.1 Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXHtrở lên

3.1.1- Trường hợp không trùng thời gian đóng:Bảo lưu số sổ BHXH có thời gian đóng trước, cấp sổ mới và ghi dồn thời gianđóng từ các sổ khác vào sổ cấp mới, các sổ cũ hủy (trừ trường hợp sổ bìa xanh).

3.1.2- Trường hợp có thời gian đóng trùng:NLĐ lựa chọn sổ để bảo lưu, ghi dồn thời gian sổ khác vào, sổ có thời gian bịtrùng làm thủ tục thoái thu (nếu đơn vị còn tồn tại), hoặc giải quyết trợ cấpBHXH 1 lần (nếu đơn vị không còn tồn tại).

3.2- Trường hợp trùng số sổ BHXH: (1số sổ BHXH cấp cho từ 2 người trở lên) thực hiện bảo lưu cho người có thời giantham gia dài nhất, các sổ còn lại hủy và cấp sổ mới.

4. Xác nhận thời gian thamgia BHXH, BHTN

4.1- Phân cấp xác nhận

4.1.1- Giám đốc BHXH Thành phố

- Xác nhận quá trình đóng đối với tất cả cáctrường hợp CDHĐ, di chuyển nơi làm việc, giải quyết chế độ, bảo lưu thời gian…chongười lao động thuộc các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý và tất cả cáctrường hợp phát sinh trước ngày 01/01/2012. Không quét chữ ký và chỉ được phépủy quyền cho Phó giám đốc BHXH Thành phố.

- Xác nhận thời gian và mức đóng hàng năm (in tờrời và thông báo hàng năm cho NLĐ) đối với toàn bộ NLĐ đang tham gia BHXH, BHTNtrên địa bàn. Quét chữ ký của Giám đốc trên tờ rời hàng năm.

- Xác nhận thời gian tham gia BHXH để làm căn cứcấp sổ BHXH đối với NLĐ đã di chuyển đi trước ngày 01/01/2012 nhưng chưa đượccấp sổ hoặc trường hợp đã được cấp nhưng bị mất sổ BHXH. Trường hợp do BHXHhuyện trực tiếp quản lý, BHXH Thành phố (phòng Thu) căn cứ xác nhận của BHXHhuyện để cấp Giấy xác nhận cho NLĐ.

4.1.2- Giám đốc BHXH huyện

- Xác nhận quá trình đóng đối với tất cả cáctrường hợp CDHĐ, di chuyển nơi làm việc, giải quyết chế độ, bảo lưu thờigian…từ ngày 01/01/2012 trở đi (tính theo thời điểm ký xác nhận) cho NLĐ thuộccác đơn vị do BHXH huyện trực tiếp quản lý. Không quét chữ ký và không ủy quyềncho Phó giám đốc.

- Xác nhận thời gian tham gia BHXH đối với NLĐđã di chuyển trước ngày 01/01/2012 nhưng chưa được cấp sổ BHXH, hoặc đã đượccấp sổ nhưng bị mất để chuyển BHXH Thành phố làm căn cứ cấp Giấy xác nhận choNLĐ.

4.1.3- Trường hợp di chuyển phát hiện sai sótphải điều chỉnh

- Trường hợp sai do tính tổng thời gian tham giaBHXH, BHTN bị sai: BHXH nơi đến thực hiện xác nhận lại cho đúng với thời giantham gia đã được ghi sổ BHXH;

- Trường hợp sai mức đóng: BHXH nơi đến chuyểnlại cho BHXH nơi đi thực hiện kiểm tra, điều chỉnh lại sổ BHXH và làm thủ tụctruy thu, thoái thu đối với đơn vị;

- Trường hợp sau nhiều lần di chuyển mới pháthiện sai sót, BHXH nơi đang quản lý thu đối với NLĐ hướng dẫn đơn vị hiện quảnlý NLĐ có văn bản đề nghị truy thu, thoái thu và điều chỉnh sổ BHXH cho NLĐ,hoặc hướng dẫn NLĐ đề nghị điều chỉnh sổ BHXH, trên cơ sở đó thực hiện điềuchỉnh sổ BHXH trước khi xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN đối với NLĐ.

4.2- Thẩm quyền giải quyết xác nhận

4.2.1- Trường hợp xác nhận để giải quyết chếđộ hưu trí

- Đối với các đơn vị đóng kịp thời, đầy đủ theoquy định: Thực hiện xác nhận trước tối đa 3 tháng (nếu có đề nghị) để đơn vịnộp hồ sơ giải quyết chế độ kịp thời theo quy định.

- Đối với các đơn vị nợ: Thực hiện theo quy địnhtại tiết 1.3 điểm 1 mục VII phần A hướng dẫn này khi đơn vị đã nộp đủ số tiềnphải đóng cho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH để giảiquyết chế độ hưu trí.

* Lưu ý: Khi xác nhận để giảiquyết hưu, thực hiện thu hồi thẻ BHYT theo loại đối tượng đang làm việc:

- Trường hợp thu hồi được thẻ BHYT: Thực hiệnbáo giảm BHXH, BHYT từ tháng NLĐ nghỉ hưu đến hết GTSD thẻ. Đồng thời, cấp lạithẻ BHYT khác có GTSD từ thời điểm thu hồi đến hết tháng NLĐ làm việc (trướctháng NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí) để trả đơn vị chậm nhất sau 03 ngày làmviệc;

- Trường hợp không thu hồi được thẻ, thực hiệntruy thu BHYT từ tháng NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí đến hết GTSD thẻ.

4.2.2- Trường hợp xác nhận khác

- Đối với trường hợp xác nhận để giải quyết trợcấp thất nghiệp: Thực hiện kiểm tra, đối chiếu và loại trừ thời gian tham giaBHTN đã được hưởng trợ cấp thất nghiệp, tránh trường hợp xác nhận trùng lặpthời gian tham gia BHTN. Thực hiện xác nhận (chốt bảo lưu) trong tờ rời cuốicùng, không cấp Giấy xác nhận thời gian tham gia BHTN;

- Đối với các đơn vị nợ: Thực hiện theo quy địnhtại điểm 1 mục VII phần A hướng dẫn này khi đơn vị đã nộp đủ số tiền phải đóngcho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN.

4.3 Trình tự xác nhận

4.3.1- Đối với sổ bìa xanh

- Chốt sổ đến 31/12/2008;

- In tờ rời từ 01/01/2009 và chốt bảo lưu trongtờ rời cuối cùng;

- Đóng dấu giáp lai giữa sổ bìa xanh và các tờrời.

Lưu ý: Trường hợp sổ đã chốt theocông văn số 3782/BHXH-CST ngày 19/10/2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (đối vớicác địa phương chưa có đủ dữ liệu được phép ghi và chốt thời gian tham gia đến 31/12/2009trên sổ BHXH bìa xanh) thì chỉ in tờ rời từ tháng tiếp theo.

4.3.2- Đối với sổ tờ rời

- In tờ rời và chốt bảo lưu trong tờ rời cuốicùng;

- Đóng dấu giáp lai giữa các tờ rời.

II. Thẻ BHYT

1. Phân cấp

1.1- BHXH Thành phố thực hiện đối với

- NLĐ trong các đơn vị do Thành phố trực tiếpquản lý;

- Thân nhân sỹ quan, hạ sỹ quan, chiến sỹ cácphòng nghiệp vụ thuộc Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy (văn bản liên ngànhsố 1276/LN /BHXH-SCSPC&CC ngày 30/9/2011)

- Đối tượng đang hưởng lương hưu và trợ cấp BHXHhàng tháng;

- Đối tượng tự nguyện tham gia BHYT.

1.2- BHXH huyện thực hiện đối với

- NLĐ trong các đơn vị do BHXH huyện trực tiếpquản lý thu;

- Các đối tượng còn lại.

2. Nguyên tắc chung khicấp thẻ BHYT

2.1- Về nhân thân:

2.1.1- Căn cứ cấp thẻ BHYT: Nhân thân trongthẻ BHYT phải khớp đúng với nhân thân trong hồ sơ tham gia BHXH, BHYT hoặc hồsơ hưởng BHXH, hoặc hồ sơ hưởng trợ cấp Người có công, Bảo trợ xã hội… của đốitượng;

2.1.2- Thẻ BHYT phải cấp theo ngày,tháng, năm sinh cụ thể. Trường hợp cá biệt không có ngày sinh, lấy theo ngày01; không có ngày tháng sinh lấy ngày 00, tháng 00.

2.1.3- Trường hợp hồ sơ tham gia hoặc hưởngtrợ cấp sai lệch với hồ sơ tư pháp:

* Nếu là đối tượng hưu trí, MSLĐ hướng dẫn đốitượng có đơn đề nghị kèm 02 ảnh (01 ảnh 3x4cm; 01 ảnh 2x3cm):

+ Dán ảnh 3x4cm vào đơn, UBND xã xác nhận vàđóng dấu giáp lai vào ảnh trên góc đơn;

+ Dán ảnh 2x3cm vào góc bên trái phần khung ảnhcủa Giấy chứng nhận hưu trí.

+ Sau đó, BHXH huyện nơi đang quản lý đối tượngchuyển toàn bộ hồ sơ về BHXH Hà Nội (phòng Hành chính) để đóng dấu nổi vào Giấychứng nhận hưu trí. Khi đối tượng đi khám chữa bệnh, dùng Giấy chứng nhận hưutrí thay Chứng minh nhân dân.

* Nếu là NLĐ đang tham gia BHXH, BHYT:

+ Trường hợp NLĐ kê khai hồ sơ tham gia BHXHkhông đúng với hồ sơ tư pháp thì phải có đơn đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham giaBHXH, BHYT kèm theo bản chính Giấy khai sinh nộp cho đơn vị SDLĐ;

+ Đơn vị SDLĐ lập danh sách điều chỉnh thông tin(mẫu D07-TS) nộp về cơ quan BHXH nơi quản lý thu BHXH để điều chỉnh và in lạithẻ BHYT cho NLĐ.

* Nếu là đối tượng khác (NCC, thân nhân NCC,BTXH, người nghèo, thân nhân công an…)

+ Trường hợp có Giấy chứng nhận (thẻ có ảnh củađối tượng có dấu giáp lai của cơ quan có thẩm quyền), khi đi khám chữa bệnhdùng Giấy chứng nhận thay Chứng minh nhân dân;

+ Trường hợp kê khai hồ sơ hưởng trợ cấp khôngđúng với hồ sơ tư pháp, cơ quan quản lý đối tượng làm thủ tục điều chỉnh và lậpDanh sách đề nghị điều chỉnh (kèm theo hồ sơ hưởng của đối tượng đã được điềuchỉnh) chuyển đến cơ quan BHXH nơi đang quản lý thu BHYT để điều chỉnh và inlại thẻ BHYT cho đối tượng.

2.2- Mã thẻ BHYT

Mã thẻ BHYT đối với các trường hợp tham gia liêntục không thay đổi khi không thay đổi đơn vị (địa chỉ cư trú, nơi làm việc…),cụ thể:

- Các đơn vị SDLĐ: Thẻ BHYT hàng năm của NLĐkhông thay đổi mã thẻ trong thời gian NLĐ làm việc tại đơn vị.

- HSSV tại từng trường: Mã thẻ BHYT đối với HSSVkhông thay đổi trong thời gian HSSV theo học tại trường;

- Đối tượng khác: Mã thẻ BHYT không thay đổi nếuđối tượng không thay đổi nơi cư trú hoặc không thay đổi đơn vị quản lý đốitượng.

2.3- Giá trị sử dụng thẻ

2.3.1- Đối tượng bắt buộc:

+ Đối tượng HT, MS, TNLĐ-BNN hàng tháng, TC 91,QĐ 613, trợ cấp CB xã: tối đa 5 năm từ ngày cấp đến hết thời hạn theo giá trịsử dụng của cùng đối tượng đang hiện hành.

+ Đối tượng NCC,CCB, kháng chiến, thân nhân NCC,thân nhân sỹ quan, người hiến tạng, NLĐ ốm dài ngày tối đa 3 năm từ ngày cấpđến 31/12 năm thứ 2 sau năm cấp thẻ.

+ NLĐ, CBCC đang làm việc, BTXH, thân nhân NLĐtối đa 2 năm kể từ ngày cấp đến 31/12 năm thứ nhất sau năm cấp thẻ.

+ Thân nhân hạ SQ, chiến sỹ nghĩa vụ thời hạnthẻ theo thời hạn phục vụ tại ngũ.

+ Đại biểu QH, HĐND theo nhiệm kỳ bầu cử

+ Người nghèo, cận nghèo, HSSV, hộ gia đình làmnông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp: thời hạn sử dụng thẻ tươngứng thời hạn đóng tiền.

+ Trẻ em dưới 6 tuổi: thời hạn sử dụng thẻ kể từngày cấp đến khi đủ 72 tháng tuổi.

2.3.2- Đối tượng tự nguyện

+ Thời hạn sử dụng thẻ tương ứng thời hạn đóngtiền.

+ Thời hạn sử dụng thẻ sau 30 ngày đối vớitrường hợp tham gia BHYT lần đầu hoặc không liên tục.

2.4- Nơi đăng ký khám chữa bệnh (KCB) banđầu:

- Nơi đăng ký KCB ban đầu: cơ sở y tế tuyếnhuyện và tương đương trở xuống có ký HĐ với cơ quan BHXH (trừ đối tượng ngườicó công, người cao tuổi và trẻ em dưới 6 tuổi).

- Đối với các đơn vị thuộc ngành quản lý, đượcphép đăng ký KCB tại bệnh viện ngành.

- Đối với các đơn vị có NLĐ đang làm việc tạitỉnh khác, được phép cấp thẻ có nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu ở ngoại tỉnhtheo Danh mục cơ sở khám chữa bệnh của tỉnh đó cung cấp.

- Đổi nơi đăng ký KCB ban đầu: thực hiện trong10 ngày đầu quý.

2.5- Đổi, cấp lại thẻ BHYT

- Thẻ BHYT cấp lại do mất, rách, hỏng: phải nộpphí theo quy định và thời hạn sử dụng ghi như thẻ đã mất, đổi.

- Trường hợp mất cấp lại thẻ BHYT chỉ được đượcđiều chỉnh nhân thân hoặc đổi nơi đăng ký KCB ban đầu sau 12 tháng kể từ ngàycấp lại.

2.6- Đối tượng di chuyển (CDHĐ, thôi việchoặc nghỉ hưởng chế độ BHXH, BHTN hàng tháng…): Tất cả các trường hợpgiảm đối tượng tham gia BHYT đều phải thực hiện giảm thẻ trong chương trình SMS.

2.6.1- NLĐ đang làm việc:

- Trường hợp NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí: Thựchiện thu hồi và cấp thẻ BHYT như quy định tại tiết 4.2.1 điểm 4 mục I phần Btrên đây.

- Khi NLĐ chuyển nơi làm việc hoặc nghỉ hưởngchế độ BHXH, BHTN hàng tháng, thực hiện thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng.Trường hợp không thu hồi được thẻ phải thực hiện truy thu đến hết giá trị sửdụng thẻ BHYT đã cấp.

- Trường hợp di chuyển tập thể cả đơn vị hoặc 1bộ phận của đơn vị, nếu đơn vị đề nghị tiếp tục sử dụng thẻ BHYT đã cấp, BHXHnơi đi phải có xác nhận rõ để BHXH nơi đến không làm thủ tục cấp thẻ mới, việcthu BHYT đối với số lao động này được thực hiện tại đơn vị mới.

2.6.2- HSSV di chuyển (kể cả nội và ngoạitỉnh): không thu hồi thẻ BHYT, khi KCB kèm theo giấy tạm trú.

2.6.3- Trẻ em dưới 6 tuổi:

- Trường hợp di chuyển đi ngoại tỉnh: BHXH huyệnnơi đi thu hồi thẻ, làm thủ tục giảm thẻ trong SMS và xác nhận trước khi chuyểnBHXH Thành phố ký, đóng dấu để chuyển đi.

- Trường hợp di chuyển trong nội tỉnh: BHXHhuyện nơi đi làm thủ tục giảm thẻ trong SMS, thu hồi thẻ (nếu có) và xác nhậntrước khi chuyển đi. Trường hợp không thu hồi thẻ phải xác nhận rõ để BHXHhuyện nơi đến không cấp thẻ mới, chỉ làm thủ tục tăng theo đề nghị của UBND xã,phường nơi trẻ chuyển đến.

2.6.4- Các đối tượng khác: khi di chuyểnthực hiện giảm thẻ trong SMS và thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng. Trườnghợp không thu hồi được (trừ trường hợp chết) phải truy thu đến hết giá trị sửdụng thẻ.

3. Cấp thẻ BHYT hàng năm

3.1- Trình tự thực hiện

- Tháng 10 hàng năm BHXH nơi quản lý đơn vị cóvăn bản hướng dẫn gửi kèm dữ liệu để các đơn vị thực hiện rà soát.

- Thực hiện cấp tiếp thẻ BHYT cho đơn vị khi cóvăn bản đề nghị cấp thẻ BHYT kỳ tiếp theo (mẫu D01b-TS) của đơn vị. Văn bảnphải gửi trước khi thẻ BHYT cũ hết thời hạn sử dụng ít nhất 30 ngày.

Trường hợp khi thẻ BHYT hết hạn mà đơn vị chưacó văn bản đề nghị cấp thẻ kỳ tiếp theo thì cơ quan BHXH chỉ cấp thẻ có giá trịsử dụng từ thời điểm nhận được văn bản đề nghị của đơn vị. Thời hạn sử dụng ghitrên thẻ BHYT theo đề nghị của đơn vị, nhưng tối thiểu phải từ đủ 3 tháng trởlên.

- Đối với đối tượng HSSV, cận nghèo, tự nguyệnnhân dân chỉ được cấp thẻ BHYT khi đã thu đủ số tiền thuộc trách nhiệm đóng củangười tham gia.

3.2- Thẩm quyền giải quyết cấp thẻ BHYTđối với các đơn vị nợ tiền

3.2.1- Giám đốc BHXH huyện hoặc Trưởng phòngthu:

Trường hợp đơn vị sử dụng lao động thực hiện đầyđủ các báo biểu kê khai đối chiếu thu nộp, nhưng còn nợ BHXH, BHYT, BHTN dưới06 tháng, BHXH huyện yêu cầu đơn vị có văn bản giải trình, xác định rõ kế hoạchtrích nộp số tiền còn nợ BHXH, BHYT, BHTN và cam kết chuyển trước số tiền cònphải đóng về BHYT. Giám đốc BHXH huyện kiểm tra và giải quyết phát hành thẻBHYT khi đơn vị đã chuyển số tiền phải đóng BHYT;

3.2.2- Giám đốc BHXH Thành phố: Các đơnvị sử dụng lao động nợ BHXH, BHYT, BHTN từ 06 tháng trở lên, BHXH huyện kiểmtra cụ thể và ghi ý kiến đề xuất vào văn bản đề nghị của đơn vị theo hướng dẫnở trên, gửi về Phòng Thu để báo cáo lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nộixem xét, quyết định;

3.2.3- Trường hợp đơn vị không chuyển trướctiền BHYT: chỉ cấp thẻ đợt đầu năm tài chính có giá trị sử dụng không quá 3tháng từ khi văn bản đề nghị của đơn vị được phê duyệt. Cơ quan BHXH nơi quảnlý đơn vị theo dõi việc nộp tiền BHYT của đơn vị để tiếp tục cấp tiếp thẻ theothẩm quyền.

- Căn cứ số tiền BHYT đơn vị đã nộp và văn bảnđề nghị (mẫu D01b-TS) của đơn vị để cấp tiếp thẻ BHYT cho NLĐ có giá trị sửdụng kể từ tháng tiếp theo hoặc từ thời điểm cơ quan BHXH nhận được báo có vàotài khoản và mẫu D01b-TS của đơn vị, thời hạn sử dụng của thẻ BHYT tương ứngvới số tiền đơn vị đã nộp.

Lưu ý: - Nghiêm cấm việc phát hànhthẻ BHYT không đúng quy định hoặc in thẻ BHYT nhưng không trả đơn vị sử dụnglao động.

- Trong thời gian đơn vị không đóng hoặc chậmđóng BHYT, nếu có phát sinh chi phí khám chữa bệnh của NLĐ thuộc quyền quản lýthì đơn vị phải có trách nhiệm tự thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho ngườibệnh theo giá viện phí (công văn số 6168/BYT-BH ngày 01/10/2010 của Bộ Y tế,công văn số 5283/BHXH-KT ngày 08/12/2011 và số 473/BHXH-BT ngày 09/02/2012 củaBảo hiểm xã hội Việt Nam).

3.3- Về cấp thẻ BHYT HSSV

3.3.1- Thời điểm thu tiền: Thực hiện thutrong 3 tháng đầu năm học hoặc đầu năm tài chính đối với từng trường cho phùhợp;

3.3.2- Cấp thẻ BHYT: Cấp thẻ BHYT choHSSV theo năm học hoặc theo năm tài chính theo phương thức thu tiền đối vớitừng trường;

3.3.3- Đối với HSSV có thẻ BHYT thuộc cácnhóm đối tượng khác: khi hết hạn thẻ thuộc đối tượng khác, HSSV được thamgia theo đối tượng HSSV, thực hiện thu và phát hành thẻ kể từ tháng liền kề sautháng thẻ thuộc đối tượng khác hết hạn đến hết tháng cùng thời điểm kết thúcgiá trị sử dụng thẻ chung của trường.

3.5- Cấp thẻ đối với trẻ em đã đủ 6 tuổi

Khi hết hạn thẻ trẻ em, thực hiện thu và pháthành thẻ theo loại GD, quyền lợi 7, thời hạn từ khi trẻ đủ 72 tháng tuổi đếntháng liền kề trước tháng vào lớp 1. Mức thu như đối tượng tự nguyện; có thểthu qua trường mầm non, UBND xã, phường hoặc BHXH huyện.

4. Xác nhận thời gian thamgia BHYT

4.1- BHXH THành phố

- Xác nhận thời gian tham gia BHYT để hưởng chếđộ BHYT đối với đối tượng do BHXH Thành phố quản lý và cấp thẻ BHYT;

- Căn cứ xác nhận của BHXH huyện, thực hiện xácnhận thời gian tham gia BHYT đối với đối tượng do BHXH huyện quản lý và cấp thẻcó thời gian tham gia liên tục (kể cả chậm đóng hoặc truy thu BHYT) nhưng thẻcó giá trị sử dụng không liên tục

4.2- BHXH huyện

- Xác nhận thời gian tham gia BHYT để hưởng chếđộ BHYT đối với đối tượng do BHXH huyện quản lý và cấp thẻ BHYT nếu thời giantham gia liên tục và thẻ có giá trị sử dụng liên tục;

- Xác nhận về việc đóng nộp tiền của đơn vị, việccấp thẻ và giá trị sử dụng thẻ của đối tượng đối với trường hợp tham gia liêntục (kể cả chậm đóng hoặc truy thu BHYT) nhưng thẻ không liên tục, chuyển vềBHXH Thành phố (kèm thẻ BHYT fotocoppy) để kiểm tra, đối chiếu và cấp xác nhậncho đối tượng hưởng quyền lợi BHYT.

III. Quản lý phôi sổ, thẻ

1- Phòng Kế hoạch- tàichính

- Viết phiếu nhập kho khi nhận phôi từ BHXH ViệtNam cấp về;

- Viết phiếu xuất kho cho phòng Cấp sổ, thẻ hoặcBHXH huyện;

- Phối hợp thực hiện kiểm kê việc sử dụng phôitại phòng Cấp sổ, thẻ vào ngày cuối tháng;

- Tổng hợp Biên bản kiểm kê của BHXH huyện vàphòng Cấp sổ, thẻ chuyển về trước ngày mồng 10 hàng tháng.

2- Phòng Hành chínhtổng hợp

- Quản lý phôi do BHXH Việt Nam cấp về;

- Xuất phôi cho BHXH huyện và phòng Cấp sổ, thẻtheo phiếu xuất;

- Kiểm kê phôi tồn kho hàng tháng;

- Tổng hợp phôi tờ bìa và tờ rời sổ BHXH, phôithẻ BHYT hỏng do lỗi của nhà in để gửi kèm báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Lưu giữ phôi sổ, phôi thẻ đã in hỏng đến hếtthời hạn quy định để hủy

3- Phòng cấp sổ thẻ vàBHXH huyện

- Kế toán BHXH huyện viết phiếu nhập khi nhậnphôi do Thành phố cấp về;

- Quản lý phôi và xuất cho cán bộ sử dụng;

- Mở sổ theo dõi và quyết toán việc sử dụng theophần mềm hàng ngày;

- Kiểm kê hàng tuần giữa cán bộ quản lý với cánbộ sử dụng

- Kiểm kê vào ngày cuối tháng giữa kế toán, thủkho và bộ phận sử dụng. Chuyển Biên bản kiểm kê phôi sổ, thẻ kèm Báo cáo sửdụng phôi sổ, thẻ in từ chương trình SMS gửi về phòng KH-TC trước ngày 10 thángsau liền kề.

- Lưu toàn bộ thẻ BHYT, bìa sổ và tờ rời sổ BHXHdo in sai, in hỏng trong quá trình tác nghiệp. Thời hạn lưu trữ 2 năm.

* Lưu ý:

- Khi nhận phôi thực hiện kiểm tra, trường hợpphát hiện in sai, in hỏng do lỗi của nhà in hoặc thừa, thiếu phôi phải lập Biênbản hiện trạng kèm phôi hỏng (nếu có) chuyển về phòng HCTH để tổng hợp báo cáoBHXH Việt Nam;

- Tất cả thẻ BHYT thu hồi và sổ BHXH, thẻ BHYTin sai, hỏng do tác nghiệp đều phải cắt góc trước khi đưa vào lưu trữ theo quyđịnh;

- Hàng năm, BHXH Thành phố thành lập Hội đồng hủysổ, thẻ do in hỏng, in sai trong quá trình tác nghiệp khi đã hết thời hạn lưutrữ.

IV. Về lưu trữ hồ sơ

1- Nguyên tắc chung

1.1- Tất cả hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ thu,cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (kể cả các văn bản có phê duyệt của cơ quan BHXH theothẩm quyền được phân cấp) đều được lưu trữ tại phòng (bộ phận) lưu trữ hồ sơcủa cơ quan BHXH;

1.2- Hồ sơ phát sinh từ ngày 01/01/2012 đượcluân chuyển qua các bộ phận nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu và giải quyết. Sauđó, được chuyển đến phòng (bộ phận) Tiếp nhận để trả kết quả giải quyết chokhách, đồng thời lưu trữ hồ sơ phát sinh theo từng đơn vị.

1.3- Tờ khai tham gia BHXH của NLĐ tăng mới đượclưu tại bộ phận lưu trữ của cơ quan BHXH nơi thực hiện cấp sổ BHXH đối với NLĐ.

1.4 Các phôi tờ bìa và tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYTin hỏng phải lưu tại bộ phận hành chính (hoặc thủ kho) của cơ quan BHXH nơithực hiện trong thời hạn 02 năm. Khi hết thời hạn chuyển về BHXH Thành phố đểhủy theo quy định.

2- Quy định cụ thể

2.1- Tại BHXH TP: Phòng Tiếp nhậnvà quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ toàn bộ các loại hồ sơthu, sổ thẻ, chính sách, KH-TC…;

- Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị doThành phố trực tiếp quản lý kèm thẻ BHYT thu hồi; ảnh của lao động tăng mới;

- Tờ khaitham gia BHXH của NLĐ trong các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý;

- Bản sao hồ sơ và Phiếu thẩm định hồ sơ cấp sổBHXH đối với NLĐ có thời gian công tác trước tháng 1/1995, điều chỉnh sổ cácloại, đổi hoặc cấp lại sổ BHXH….

2.2- Tại BHXH huyện: Bộ phận Tiếp nhậnvà quản lý hồ sơ của BHXH huyện thực hiện lưu trữ:

- Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị doBHXH huyện trực tiếp quản lý kèm thẻ BHYT thu hồi; ảnh của lao động tăng mới;

- Tờ khai tham gia BHXH của NLĐ trong các đơn vịdo BHXH huyện trực tiếp quản lý;

- Bản sao hồ sơ điều chỉnh sổ các loại, đổi hoặccấp lại sổ BHXH … đối với các trường hợp thuộc trách nhiệm của BHXH huyện giảiquyết.

V. Chế độ báo cáo và truyềndữ liệu

1. Chế độ báo cáo

1.1 Nguyên tắc chung

1.1.1- Các phòng (bộ phận) nghiệp vụ chịu tráchnhiệm mở sổ theo dõi, chuyển dữ liệu, lập báo cáo và kế hoạch các loại theo quyđịnh;

1.1.2- Khi lập báo cáo phải đối chiếu số liệuliên quan giữa các loại sổ và biểu báo cáo. Ví dụ: số người tham gia với số thẻphát hành, số thẻ phát hành với số tiền phải thu, số thẻ phát hành với số tiềnđã thu của 1 số đối tượng như cận nghèo, HSSV, tự nguyện…

1.2 Phân cấp lập biểu

1.2.1 BHXH huyện: Chịu trách nhiệm lậpcác biểu báo cáo sau gửi lên BHXH Thành phố:

- Báo cáo tháng (mẫu B01-TS, B03-TS, B05-TS)trước ngày 03 tháng sau

- Báo cáo quý (mẫu B02a-TS, B04a-TS) trước ngày10 tháng đầu quý sau

- Báo cáo năm (mẫu B02a-TS) trước ngày 10 tháng01 năm sau.

- Lập kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT(mẫu K01-TS) gửi BHXH Thành phố trước ngày 15/6 hàng năm.

1.2.2 Phòng Thu: Chịu trách nhiệm lập cácbiểu báo cáo sau gửi lên BHXH VIệt Nam:

- Báo cáo tháng (mẫu B01-TS, B03-TS, B05-TS)trước ngày 05 tháng sau

- Báo cáo quý (mẫu B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS,B04b-TS) trước ngày 25 tháng đầu quý sau.

- Báo cáo năm (mẫu B02a-TS, B02b-TS) trước ngày25 tháng 01 năm sau.

1.2.3- Phòng Cấp sổ, thẻ: chịu tráchnhiệm lập các biểu báo cáo sau gửi lên BHXH Việt Nam

- Báo cáo tháng (mẫu B01-TS) trước ngày 03 thángsau;

- Báo cáo quý (mẫu B01-TS)

- Lập kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT(mẫu K01-TS) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 01/7 hàng năm.

2. Chuyển dữ liệu vềBHXH Thành phố qua đường truyền FTP

- Thứ ba và thứ sáu hàng tuần, BHXH huyện chuyểntoàn bộ dữ liệu về BHXH Thành phố qua đường truyền FTP theo quy định hiện hành;

- Ngày cuối tháng, thực hiện xuất File dữ liệuin thẻ BHYT của tháng chuyển qua đường truyền FTP về phòng Cấp sổ, thẻ;

- Ngày 15 hàng tháng, Backup File dữ liệu thu đãkhoá sổ tháng trước chuyển về phòng Thu qua đường truyền FTP.

3. Quy định đối với mộtsố biểu báo cáo cụ thể

3.1 Báo cáo BHTN

- Giao cho BHXH huyện chủ động làm việc vớiPhòng tài chính các quận, huyện, thị xã để thống nhất xác định và lập Danh sáchcác đơn vị thuộc Ngân sách quận, huyện, thị xã (có xác nhận của Phòng tàichính), gửi Phòng Thu BHXH TP báo cáo xin cấp kinh phí BHTN ngân sách quận,huyện. Thời hạn lập: Ngày 15/10 năm hiện tại (số liệu hết quý 3) và ngày 12/01năm sau (số liệu hết quý 4).

- Phòng thu BHXH TP:

+ Làm việc với các Sở, Ban, Ngành để lập Danhsách các đơn vị thuộc Ngân sách thành phố;

+ Nhận Danh sách các đơn vị thuộc ngân sách quậnhuyện và tổng hợp biểu 05 theo công văn số 3542/STC-HCSN ngày 13/8/2009 của SởTài chính gửi Sở Tài chính. Thời hạn lập: Ngày 20/10 năm hiện tại (số liệu hếtquý 3) và ngày 15/01 năm sau (số liệu hết quý 4).

+ Lập biểu 05 theo công văn số 3542/STC-HCSN ngân sách trung ương hỗ trợ gửi BHXH VN. Thời hạn lập: Ngày 20/10 năm hiện tại(số liệu hết quý 3) và ngày 15/01 năm sau (số liệu hết quý 4).

3.2 Báo cáo các đối tượng người nghèo, hộ cậnnghèo, trẻ em dưới 6 tuổi, HSSV, BHYT tự nguyện

- Đối tượng người nghèo, hộ cận nghèo, trẻ emdưới 6 tuổi, BHYT tự nguyện:

+ Báo cáo tháng: BHXH huyện lập báo cáo gửiPhòng Thu BHXH TP ngày 2 hàng tháng.

+ Báo cáo quý: BHXH huyện lập báo cáo quý kèmBiên bản giao nhận thẻ gửi Phòng Thu BHXH TP ngày 15 tháng đầu quý sau.

- Đối tượng HSSV: BHXH huyện lập báo cáo mẫu01-BCHS; mẫu 02-BCHS theo công văn số 1581/BHXH-PT ngày 11/11/2011 của BHXH TPHN kèm Biên bản giao nhận thẻ gửi Phòng Thu trước ngày 30/11 hàng năm.

- Hàng tháng, hàng quý, Phòng Thu BHXH TP lậpbáo cáo gửi BHXH VN và Sở lao động, Sở tài chính theo quy định.

3.3 Báo cáo BHXH tự nguyện:

Hàng quý, BHXH huyện lập báo cáo quý gửi PhòngThu BHXH TP ngày 2 tháng đầu quý sau.

3.4 Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH, BHYT mẫuB03-TS

Trước ngày 03 hàng tháng, BHXH huyện báo cáodanh sách đơn vị nợ về Phòng Thu BHXH TP để tổng hợp báo cáo BHXH VN (số liệubáo cáo tính đến hết tháng liền kề trước).

Lưu ý: cột Ghi chú phải ghi rõ nếuđang làm thủ tục khởi kiện đơn vị.

3.5 Báo cáo tình hình cấp sổ BHXH, thẻ BHYT:

Trước ngày 05 hàng tháng, BHXH huyện tổng hợpbáo cáo:

- Tình hình cấp sổ BHXH, thẻ BHYT tháng trướcgửi Phòng Cấp sổ, thẻ;

- Báo cáo chi tiết số lượng sổ BHXH, thẻ BHYThỏng do in kèm Biên bản kiểm kê phôi sổ BHXH, thẻ BHYT gửi Phòng KH-TC.

C. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. BHXH Thành phố

1.1- Hướng dẫn triển khai QĐ 1111 đối với cánbộ, công chức trong ngành và các đơn vị SDLĐ trên địa bàn;

1.2- Kiểm tra, tổng hợp những vướng mắc trongquá trình triển khai thực hiện để báo cáo BHXH Việt Nam.

2. BHXH huyện

2.1- Hướng dẫn triển khai QĐ 1111 đối với cánbộ, công chức trong đơn vị và các đơn vị SDLĐ trên địa bàn do BHXH huyện trựctiếp quản lý;

2.2- Kiểm tra, tổng hợp những vướng mắc trongquá trình triển khai thực hiện để báo cáo BHXH Thành phố;

3. Quy định chuyển tiếp

3.1- Từ ngày 01/01/2012, thực hiện:

3.1.1- Trong khi chưa có phần mềm mới và chưatriển khai quy định mới đối với các đơn vị SDLĐ, việc tiếp nhận thủ tục hồ sơđối với các đơn vị vẫn thực hiện (kể cả đơn vị lập theo mẫu cũ hoặc mẫu mới).Toàn bộ hồ sơ do đơn vị chuyển đến và biểu mẫu trả lại đơn vị đều luân chuyểnqua các bộ phận nghiệp vụ theo quy trình quy định tại hướng dẫn này. Các bộphận nghiệp vụ thu nhập dữ liệu để in biểu từ phần mềm quản lý hiện tại, bộphận cấp sổ thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu đồng thời ký vào biểu mẫu (kể cảmẫu cũ) theo quy định trước khi trả đơn vị. Cụ thể:

- Các biểu mẫu do trách nhiệm của Đơn vị SDLĐlập: Chấp nhận cả 2 loại biểu mẫu cũ và mới (D02-TS; 01a-TBH, 02a-TBH, 03a-TBH,C2a-BH);

- Các biểu mẫu còn lại do trách nhiệm của cơquan BHXH lập: Thực hiện theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXHViệt Nam. Những biểu mẫu chưa có trong phần mềm hiện tại tạm thời chưa thựchiện. Riêng biểu D02a-TS (QĐ 1111) được thay thế bằng biểu 03a-TBH (QĐ 902)nhưng phải có đầy đủ chữ ký của phòng (bộ phận) thu và phòng (bộ phận) sổ thẻcho đến khi có phần mềm mới.

3.1.2- Giải quyết truy thu, xác nhận thời giantham gia BHXH, BHTN đối với các trường hợp CDHĐ, di chuyển, giải quyết chế độBHXH… theo phân cấp;

3.1.3- Tổ chức thu BHXH TN, BHYT TN vào các ngàylàm việc tại Đại lý hoặc trực tiếp tại BHXH huyện.

3.2- Các quy định về nghiệp vụ thu, cấp sổ BHXH,thẻ BHYT còn lại (theo hướng dẫn này) được thống nhất thực hiện kể từ ngày01/4/2012.

3.3- Trong giai đoạn đầu, tùy theo tình hìnhthực tế Giám đốc BHXH huyện quyết định lưu trữ hồ sơ thu, cấp sổ thẻ (bao gồmcả Tờ khai tham gia BHXH, BHYT) tại bộ phận nghiệp vụ hay bộ phận một cửa. Saukhi có phần mềm thống nhất, thực hiện tách riêng bộ phận lưu trữ hồ sơ (lưu tấtcả các loại hồ sơ, không lưu tại các bộ phận nghiệp vụ).

Trên đây là Quy định thực hiện nghiệp vụ về côngtác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo quy định tạiQuyết định số 1111/BHXH-QĐ ngày 25/10/2011 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam. Tùyđiều kiện cụ thể về cơ sở vật chất và việc bố trí cán bộ tại từng đơn vị, Giámđốc BHXH huyện tổ chức thực hiện quy trình giải quyết nghiệp vụ trong nội bộsao cho thuận lợi, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân nếu để xảy ra saisót, đảm bảo quản lý chặt chẽ và trả kết quả kịp thời, không để khách phải đilại nhiều lần và tuyệt đối không gây phiền hà cho khách đến giao dịch. Trongquá trình thực hiện nếu có vướng mắc phản ánh về Bảo hiểm xã hội Thành phố (quaphòng Thu, phòng Cấp sổ, thẻ) tổng hợp, báo cáo Giám đốc để thống nhất hướnggiải quyết ./.