NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2002

QUYẾT ĐỊNH THỐNG ĐỐCNGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

tài khoản của người hoặc đơn vị nhận Lệnh.

2. Các ngân hàng thành viên đãký hợp đồng chuyển Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên.

Đối với Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán:

Nợkháchhàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợp dụngcác biện pháp để khắc phục nhanh nhất sự cố xảy ra, đồng thời phải thông báocho Ngân hàng chủ trì và các ngân hàng thành viên có liên quan biết để tạm dừnggửi Lệnh thanh toán với Ngân hàng thành viên này và phải lập Biên bản sự cố kỹthuật trong thanh toán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 11)*. Khi đã nối lại đượcliên lạc Ngân hàng thành viên phải thông báo cho Ngân hàng chủ trì và các ngânhàng thành viên có liên quan biết để tiến hành thanh toán bình thường.

Khi mạng truyền thông bị ngừngvì bất kỳ lý do gì, các ngân hàng thành viên bị mất liên lạc được giao nhậntrực tiếp với Ngân hàng chủ trì về các băng từ, đĩa từ có chứa Lệnh thanh toán,Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì và Bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 5)*. Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩatừ có chứa Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàngchủ trì, các ngân hàng thành viên phải in "Bảng kê các Lệnh thanh toánchuyển đi Ngân hàng chủ trì" ra giấy nộp cho Ngân hàng chủ trì. Trên Bảngkê phải có đầy đủ dấu, chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm vềtính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ.

B. TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH THANH TOÁN VÀ BẢNG KẾT QỦA THANH TOÁNBÙ TRỪ ĐIỆN TỬ DO NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ CHUYỂN VỀ

Điều 11. Quy trình xử lý, hạch toán Lệnh thanh toán và kết quả thanh toán bùtrừ điện tử.

1. Kiểm soát Lệnh thanh toán vàcác bảng kê trong thanh toán bù trừ đến:

a) Khi nhận được các Lệnh thanhtoán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 5)* và củaNgân hàng chủ trì gửi đến, người có trách nhiệm kiểm soát phải sử dụng mật mãcủa mình và chương trình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khóa bảomật của Ngân hàng chủ trì (sau đây gọi tắt là chương trình) để xác định tínhđúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ sauđó chuyển cho kế toán viên thanh toán bù trừ để xử lý tiếp.

b) Kế toán viên thanh toán bùtrừ có trách nhiệm in các Lệnh thanh toán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừđiện tử ra giấy (2 liên) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh thanh toán vàBảng kết quả thanh toán bù trừ để xác định:

Có đúng Lệnh thanh toán và Bảngkết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì gửi tới Ngân hàng mình haykhông?

Tính hợp lệ và chính xác củacác yếu tố trên Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ (Lệnh chuyểnNợ có Hợp đồng chuyển Nợ không?).

Nội dung có gì nghi vấn không?

Kiểm tra, đối chiếu giữa cácyếu tố và tổng số Lệnh thanh toán nhận được với các yếu tố và tổng số Lệnhthanh toán được kê tại Phần B TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên.

b) Căn cứ vào các Lệnh thanhtoán nhận được và đã qua kiểm soát:

Đối với Lệnh chuyển Có đến, hợp lệ:

Nợ đến trong phạm vi thời gian quy định (tối đa là không quá 2 giờ làm việckể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến). Trong phạm vi thời gian chấp nhận nếu khách hàng nộp đủ tiền vàotài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán như trên.

Nếu hết thời gian chấp nhận màkhách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải lập thông báotừ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ.Trường hợp này hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Nợ đến ghi:

Nợ TK: Các khoản phải thu

Có TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên.

Căn cứ vào thông báo từ chốichấp nhận Lệnh chuyển Nợ đâuphải được điều chỉnh ở vào tàikhoản của khách hàng hoặc đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng nhưng khách hàng đã trả lại.

2. Đối với hủy Lệnh thanh toáncủa bản thân Ngân hàng thành viên: Các ngân hàng thành viên tham gia thanh toánbù trừ điện tử chỉ được hủy Lệnh thanh toán trong trường hợp lập sai Lệnh thanhtoán và phải tuân thủ nguyên tắc sau:

Lệnh chuyển Nợcó hợpđồng chỉ được hủy khi Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bùtrừ điện tử chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc đã trả nhưng đã thuhồi được.

Lệnh chuyển Có chỉ được hủy khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnhthanh toán đến chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc đã trả nhưng đãthu hồi được.

3. Đối với Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có, khi nhận được Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có của Ngân hàng thành viên gửilệnh gửi lên Ngân hàng chủ trì sẽ truyền ngay Yêu cầu hủy này tới Ngân hàngthành viên nhận lệnh để thực hiện việc hủy Lệnh chuyển Có sai. Đối với Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ thì được thực hiện như một Lệnh chuyển Có bình thường.

Điều 21. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên gửi Lệnh:

1. Điều chỉnh sai sót phát hiệntrước khi xử lý bù trừ:

a) Đối với Lệnh thanh toán.

Điều chỉnh sai sót trước khitruyền Lệnh thanh toán đến Ngân hàng chủ trì.

Nếu sai sót của Lệnh thanh toánđược phát hiện trong quá trình lập Lệnh thanh toán và người kiểm soát chưa ghichữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi đi Ngân hàng chủ trìthì kế toán được sửa lại cho đúng.

Trường hợp phát hiện Lệnh thanhtoán có sai sót sau khi đã gửi đi Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bùtrừ thì Ngân hàng thành viên phải lập ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trảlại Lệnh thanh toán sai đồng thời gửi Lệnh thanh toán đúng để thay thế. Ngânhàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Lệnh thanh toán sai do Ngân hàng chủtrì trả lại như sau: Lập biên bản hủy bỏ Lệnh thanh toán sai trong đó ghi rõ kýhiệu Lệnh, giờ, ngày hủy Lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởngphòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ, kế toán giao dịch có liên quan.Biên bản được lưu cùng với Lệnh thanh toán bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng đểbảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Lệnh thanh toán đúng gửi đi. Ngânhàng thành viên không được sử dụng lại số của Lệnh thanh toán bị hủy.

Trường hợp Ngân hàng chủ trìphát hiện Lệnh thanh toán sai (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngânhàng thành viên gửi lệnh cũng xử lý như đối với Lệnh thanh toán bị sai pháthiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử.

b) Đối với Bảng kê các Lệnhthanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì.

Điều chỉnh sai sót trước khitruyền Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàngchủ trì.

Nếu sai sót của Bảng kê cácLệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì được phát hiện trong quá trình lậpvà người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưagửi Ngân hàng chủ trì đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.

Trường hợp Ngân hàng thành viênphát hiện sai sót sau khi đã gửi Bảng kê đến Ngân hàng chủ trì nhưng chưa đượcxử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện yêu cầu Ngânhàng chủ trì trả lại Bảng kê sai đồng thời gửi Bảng kê đúng để thay thế. Ngânhàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Bảng kê sai do Ngân hàng chủ trì trảlại như sau: lập biên bản hủy bỏ Bảng kê sai trong đó ghi rõ số Bảng kê, giờ,ngày hủy Bảng kê và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toánviên thanh toán bù trừ. Biên bản được lưu cùng bảng kê cácLệnh thanhtoán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản,sau đó Ngân hàng thành viênlập Bảng kê đúng gửi đi. Ngân hàng thànhviên không được sử dụng lại số của Bảng kê đã bị hủy.

Trường hợp Ngân hàng chủ trìphát hiện các sai sót trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủtrì (do lỗi kỹ thuật) và yêu câu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi cũng xửlý như đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyểnđi Ngân hàng chủ trì bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữký điện tử trên.

2. Điều chỉnh sai sót phát hiệnsau khi đã xử lý thánh toán bù trừ:

Khi phát hiện các sai sót nhưsai số tiền (thừa hoặc thiếu) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải điện trasoát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngânhàng chủ in để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng thành viên gửi lệnh phảilập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:

a) Trường hợp sai thiếu:

Khi phát hiện ra chuyển tiềnthiếu, Ngân hàng thành viên phải lập Biên bản chuyển tiền thiếu. Ngân hàngthành viên căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu để lập Lệnh thanh toán bổ sung sốtiền chuyển thiếu gửi đến Ngân hàng chủ trì để thanh toán vào phiên tiếp theo.Trên nội dung của Lệnh thanh toán bổ sung phải ghi rõ: "Chuyển bổ sungtheo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số ngày.....tháng.... năm..... số tiền đã chuyển..." và phải gửi kèm biên bảnđã lập trên sau đó hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Có bị saithiếu:

Nợ TK thích hợp

Có TK Thanh toán bù trừ

của ngân hàng thành viên

Số tiền chuyển Có còn thiếu

Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:

Nợ TK Thanh toán bù trừ

của ngân hàng thành viên

Có TK thích hợp

Số tiền chuyển Nợ còn thiếu

Ngân hàng thành viên gửi lệnhphải mở sổ theo dõi các Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác báocáo.

b) Trường hợp bị sai thừa:

Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:

Khi phát hiện ra chuyển tiềnthừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào biên bản chuyển tiền thừa lập"Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có" để hủy số tiền chuyển thừa và gửi ngaytới Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì đồng thời lập phiếuchuyển khoản hạch toán:

Nợ TK Phải thu

(tài sản chi tiết cá nhân gây ra sai sót)

Có TK thích hợp

 

Số tiền chuyển thừa

Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng thành viên nhận lệnh trả lại số tiềnthừa nói trên (ở phiên thanh toán bù trừ tiếp theo), Ngân hàng thành viên gửilệnh hạch toán:

Nợ TK thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có TK phải thu

(tài khoản chi tiết cá nhân gây ra sai sót)

Số tiền ngân hàng thành viên nhận lệnh đã thu hồi và chuyển trả

Trường hợp Ngân hàng thành viênnhận lệnh không chấp nhận Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Có bị saingược vế) để hủy toàn bộ Lệnh thanh toán bị sai ngược vế sau đó lập lệnh thanhtoán đúng gửi đi.

Điều chỉnh Lệnh chuyển Có hạch toán sai ngược vế:

Đáng lẽ hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Nhưng đã hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp.

Nay phải điều chỉnh bằng cách:Lập Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ gửi đếnNgân hàng thành viên nhận lệnh và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:

Nợ TK: Các khoản phải thu (Tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Có TK: Thích hợp

Toàn bộ số tiền đã chuyển sai

Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.

3. Trường hợp phát hiện sai sótgiữa Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên (các Lệnh thanh toáncủa Ngân hàng mình gửi đi thanh toán bù trừ được kê trên Bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử) với cơ sở dữ liệu tại Ngân hàng mình thì Ngân hàng thànhviên phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để tìm nguyên nhân và biện pháp giảiquyết. Nếu sai sót là do có sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài thì phải ngừngngay hoạt động thanh toán bù trừ điện tử đồng thời phối hợp với Ngân hàng chủtrì và thông báo cho các cơ quan chức năng biết để xử lý. Hoạt động thanh toánbù trừ chỉ được tiếp tục sau khi đã làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã đượcan toàn.

4. Đối với một số sai sót khácnhư sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh thanh toán, sai ký hiệuchứng từ và nội dung loại nghiệp vụ vv... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểmsoát, đối chiếu), khi nhận được tra soát của Ngân hàngnhận lệnh, Ngân hàng gửi lệnh phải trả lời tra soát ngay.

Điều 22. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng chủ trì.

Khi nhận được các Lệnh thanhtoán cùng với các Bảng kê từ Ngân hàng thành viên gửi lệnh chuyển đến, Ngânhàng chủ trì phải đối chiếu, kiểm tra theo đúng quy định. Nếu phát hiện có saisót như:

Sai chữ ký điện tử, ký hiệumật.

Sai sót của các yếu tố trênLệnh thanh toán với Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì,sai sót giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng sốLệnh thanh toán được kê trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàngchủ trì trong phiên thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì phải tiến hành trasoát ngay Ngân hàng thành viên gửi Lệnh để xác định nguyên nhân:

Nếu phát hiện đó là sai sót doNgân hàng thành viên lập thì Ngân hàng chủ trì phải trả lại Lệnh thanh toánsai, Bảng kê sai cho Ngân hàng thành viên gửi Lệnh thanh toán và yêu cầu gửilại Lệnh thanh toán và Bảng kê đúng nếu các sai sót phát hiện khi chưa thựchiện thanh toán bù trừ điện tử.

Nếu do xâm nhập trái phép từbên ngoài thì Ngân hàng chủ trì phải dừng ngay việc thanh toán bù trừ điện tửvà phối hợp với cơ quan chức năng để xác định nguyên nhân và có biện pháp giảiquyết. Chỉ sau khi làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được bảo đảm an toànthì Ngân hàng chủ trì mới thực hiện thanh toán bù trừ điện tử tiếp.

Đối với trường hợp sai ký hiệumật, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật trong thanh toán bù trừ điện tử hoặc bứcđiện bị lỗi do truyền thông chưa đượcthực hiện, lập Lệnh chuyển Có vừa lập với Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có TK: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Nợ).

Đối với hủy Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền:

Căn cứ vào Lệnh hủy, Ngân hàngthành viên gửi lệnh tiến hành trích tài khoản của khách hàng đã ghi Có trước đây để chuyển trả lại ngân hàng thành viên nhậnlệnh:

Nợ TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Có).

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

2. Xử lý tại ngân hàng thànhviên nhận Lệnh:

2.1. Đối với lệnh hủy Lệnhchuyển Nợ: Khi nhận được Lệnh hủy từ Ngân hàng chủ trì, Ngân hàng thành viênnhận lệnh tiến hành thực hiện như một Lệnh chuyển Có TK: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên.

Đối với Lệnh chuyển Nợ:

Căn cứ vào Lệnh hủy Lệnh chuyểnNợ đến hạch toán.

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Có TK: Thích hợp (trước đây đãghi Có theo Lệnh chuyển Nợ của phiênthanh toán bù trừ trước đó).

b) Hủy một Lệnh thanh toán đã đượcthực hiện:

Đối với Yêu cầu hủy Lệnh chuyểnCó đến:

Nếu Lệnh chuyển Có đến đã đượcthực hiện thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi ngay Yêu cầu hủy chokhách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản)hoặc nộp tiền mặt lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyểntrả thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh mới thực hiện Yêu cầu hủy và lập Lệnhchuyển Có để thanh toán bù trừ và hạchtoán:

Nợ TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Có theo Lệnh chuyển Có bị hủy của phiên thanh toán bù trừ trước đó)

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Sau đó phải gửi lại thông báochấp nhận Yêu cầu hủy cho Ngân hàng thànhviên gửi Lệnh và Ngân hàng chủ trì biết.

Đối với Yêu cầu hủy không đượcsự chấp thuận chuyển trả của khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận Lệnh lậpthông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu hủy (ghi rõ lý do) gửi lại Ngân hàng thànhviên gửi Lệnh và Ngân hàng chủ trì biết.

Đối với Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ đến:

Căn cứ vào Lệnh hủy Lệnh chuyểnNợ đến Ngân hàng thành viên nhậnlệnh hạch toán:

Nợ TK<span font-size:12.0pt;font-family:'times"="" lang="EN-GBstyle=">: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Nợ theo Lệnh chuyển Nợ của phiên thanh toán bù trừ trước đó).

 

Phần III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi vàkiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử giữa các ngân hàng.

Giám đốc Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngânhàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc)các Tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện Quy trình nàytrong đơn vị mình.

Điều 26. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nướcquyết định./.

 

KT. THỐNG ĐỐC
Phó Thống đốc

(Đã ký)

Nguyễn Thị Kim Phụng