ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2257/QĐ-UBND

Hải Dương, ngày 08 tháng 10 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝHỒ SƠ, CÔNG VIỆC TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH, CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC UBND TỈNH, UBNDCÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Ch thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạtđộng của các cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày22 tháng 5 năm 2013 của Th tướng Chính phủ về việcđẩy mạnh thực hin chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước, giai đoạn 2011-2020;

Thực hiện Công văn số 4164/VPCP-TTĐT ngày 24 tháng 5 năm 2013 của Văn phòng Chính ph về việc hỗ trợ triển khai phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việctại n phòng UBND tỉnh Hải Dương;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòngUBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Banhành kèm theo Quyết định này Kế hoạch triển khai ứng dụngHệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ, công việc tại Văn phòngUBND tỉnh, các sở, ngành thuộc UBND tnh, UBND các huyện,thị xã, thành phố.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. ChánhVăn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ngành thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBNDcác huyện, thị xã, thành phố, các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyếtđịnh thi hành./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Thư
ng trực Tnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ;
- Tập đoàn viễn th
ông quân đội Viettel;
- Trưởng, Ph
ó các phòng, đơn vị thuộc VP;
- Lưu: VT. Thực.
(80b)

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Quế

KẾ HOẠCH

TRIỂNKHAI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, CÔNG VIỆC TẠIVĂN PHÒNG UBND TỈNH, CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC UBND TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ,THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2257/QĐ-UBND ngày 08 tháng 10 năm 2013 của UBND tnh Hải Dương)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mụcđích

a) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thôngtin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, tạo ra môitrường làm việc điện tử, nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồngthời xây dựng tác phong làm việc hiện đại, chất lượng, hiệu quả trong môitrường mạng; tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xửlý công việc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên trong các cơ quan, góp phần thựchiện cải cách thủ tục hành chính;

b) Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý văn bản điện tử tập trung và tích hợpdữ liệu trong các cơ quan, đơn vị thông qua việc xử lýtrên môi trường mạng để phục vụ cho công tác quản lý, điềuhành thông suốt từ UBND tỉnh đến các Sở, ngành thuộc tỉnh, UBND các huyện, thịxã, thành phố và đến cán bộ, công chức, viên chức trong thực thi nhiệm vụ; đồngthời luân chuyển văn bản nhanh chóng giữa các cơ quan nhà nước trong tỉnh cũng như kết nối với Văn phòng Chính phủ và các Bộ, ngànhtrung ương;

c) Việc sử dụng công nghệ mới chophép lãnh đạo các cơ quan đơn vị thường xuyên nắm vững côngviệc của mình cũng như của nhân viên mọi lúc, mọi nơi bằng cách sử dụng thiếtbị di đng truy cập Internet để tươngtác với hệ thống. Giúp cán bộ, công chức, viên chức quản lý được công việc của mình cũng như thuận lợi trong công tác báo cáo, xin ý kiếnchỉ đạo của các cấp lãnh đạo khi cần thiết;

d) Công khai hóa, liên thông, tíchhợp hệ thống một cửa điện tử với hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc,cho phép công dân, doanh nghiệp tra cứu trạng thái, tiến trình xử lý hồ sơ côngviệc;

2. Yêucầu

a) 100% cán bộ, công chức, viên chứcđược tập huấn và sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ,công việc;

b) Việc triển khai thực hiện phảituân thủ các yêu cầu quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ vàphù hp với các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ trên thựctế;

c) Hệ thống phần mềm quản lý văn bảnvà quản lý hồ sơ, công việc phải tuân thủ các quy định của Bộ thông tin vàTruyền thông hướng dẫn về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống một cửađiện tử;

d) Đảm bảo tính bảo mật, khả năng mởrộng, dễ dàng nâng cấp đáp ứng yêu cầu về công việc của cơ quan, đơnvị cũng như về nghiệp vụ, sốlượng người tham gia hệ thống, dung lượng dữ liệu;

đ) Hệ thống phải có khả năng lưu trữvới dữ liệu lớn, trong thời gian lâu dài; lưu trữ đượcnhiều định dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúcdưới dạng tệp đính kèm...

II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Việc triển khai ứng dụng phần mềmQuản lý văn bản và quản lý hồ sơ, công việc tại Văn phòngUBND tỉnh, các sở, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phốđược thực hiện làm 02 giai đoạn.

A. Giai đoạn 1: Triển khai thực hiện tại Văn phòngUBND tỉnh

1. Tập đoàn Viễn thông quân đội(Viettel) chủ trì triển khai thực hiện:

Bước 1: Khảo sát hiện trạng tổ chức bộ máy, hạ tầngCNTT và quy trình giải quyết công việc, bao gồm:

a) Cơ cấu, tổ chức biên chế, cácphòng khối chuyên viên, phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Vănphòng UBND tỉnh;

b) Nguồn nhân lực: Đội ngũ cán bộ,công chức và cán bộ CNTT;

c) Hạ tầng hệ thống thông tin: Hệthống mạng, thiết bị CNTT;

d) Đánh giá thực trạng quy trình giảiquyết công việc;

đ) Thống kê vănbản đi, đến;

e) Hoàn thiện hệ thống mạng, thiết bịCNTT đảm bảo việc sử dng hiệu quả;

g) Thống nhất quy trình xử lý văn bảnqua mạng tại các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh;

Bước 2. Xây dựng quy trình xử văn bản điện tử

a) Cài đặt và cấu hình phần mềm quảnlý văn bản và quản lý hồ sơ, công việc trên hạ tầng tài nguyên máy chủ tại Vănphòng UBND tỉnh;

b) Chỉnh sửa, cấu hình hệ thống theoquy trình nghiệp vụ, biểu mẫu của các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh;

c) Cấu hình, đồng bộ dữ liệu gửi nhậnvăn bản giữa Văn phòng Chính phủ và Văn phòng UBND tỉnh;

d) Chuẩn hóa các quy trình giải quyếtcông việc, xử văn bản đi, đến;

đ) Hiệu chỉnh phn mềm và Xây dựng phân hệ sử dụng trên thiết bị di động;

Bước 3. T chức tập huấn

a) Nội dung, thời gian tập huấn (chitiết có phụ lục kèm theo)

- Tổ chức các lớp đào tạo tập trung,tập huấn sử dụng phần mềm cho cán bộ, công chức của các phòng, đơn vị thuộc Vănphòng UBND tỉnh;

- Tập huấn, chuyển giao công nghệ choVăn phòng UBND tỉnh;

b) Đối tượng tham gia tập huấn

- Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Vănphòng UBND tỉnh, Trưởng, Phó phòng thuộc Văn phòng UBND tỉnh;

- Bộ phận Văn thư;

- Chuyên viêntại UBND tỉnh;

- Cán bộ quản trị, cán bộ chuyêntrách CNTT cơ quan;

2. Thời gian triển khai và đưa vào sửdụng hệ thống phần mềm: Trong tháng 10/2013

Bước 4. Bo trì, hiệu chỉnh phần mềm

- Chỉnh sửa các yêu cầu phát sinh củaVăn phòng UBND tỉnh để phù hợp với quá trình sử dụng;

- Bảo trì hệ thống truyền tải, thiếtbị tin học.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên

B. Giaiđoạn 2: Triển khai tại các s, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành ph

1. Yêu cầu tng quan

Đồng bộ Cơ sở dữ liệu từ phần mềmQuản lý văn bản và quản lý hồ sơ, công việc phiên bản cũ của các đơn vị sangphiên bản mới. Cấu hình, xây dựng biumẫu, báo cáo đáp ứng cho toàn bộ các đơn vị trong Tỉnh. Đồng thời cài đặt,hướng dẫn, đào tạo, vận hành, chuyển giao và bảo trì hệthống.

2. Phm vi triển khaicủa Kế hoch

Triển khai cho Lãnh đạo, cán bộ, côngchức, viên chức của 18 Sở, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND 12 huyện, thị xã,thành phố.

3. Cácbước tiến hành và thời điểm triển khai

Tập đoàn Viễn thông quân đội Vietteltiến hành triển khai thực hiện đối với các sở, ngành thuộc UBND tỉnh và UBNDcác huyện, thị xã, thành phố. Cụ thể:

Bước 1. Thựchiện việc khảo sát hiện trạng tổ chức bộ máy, hạ tầng CNTT và quy trình giảiquyết công việc tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố. Thời gian xong trước ngày 15/10/2013.

Bước 2. Xâydựng quy trình và tiến hành cài đặt hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quảnlý hồ sơ, công việc cho các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố.Thời gian hoàn thành trước ngày 20/11/2013.

Bước 3. T chức tập huấn

a) Nội dung, thời gian tập huấn (chitiết có phụ lục kèm theo)

- Tchức cáclớp đào tạo tập trung, tập huấn sử dụng phn mềm cho cánbộ, công chức của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

- Tập huấn, chuyển giao công nghệ chocác cơ quan, đơn vị;

b) Đối tượng tham gia tập huấn

- Lãnh đạo các sở, ngành, UBND cáchuyện, thành phố, thị xã; Trưởng, Phó phòng các phòng, đơn vị thuộc các cơquan, đơn vị (chi tiết có phụ lục kèm theo)

- Bộ phận Văn thư;

- Chuyên viên các đơn vị;

- Cán bộ quản trị, cán bộ chuyêntrách CNTT của các cơ quan, đơn vị;

Thời gian hoàn thành và đưa vào sửdụng: Trong tháng 12/2013.

Bước 4. Bo trì, hiệu chnh phần mềm

- Chỉnh sửa các yêu cầu phát sinh củacác sở, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố cho phù hợpvới quá trình sử dụng;

- Bảo trì hệ thống truyền tải, thiếtbị tin học…

Thời gian thực hiện: Thường xuyên

III. KINH PHÍ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Giaiđoạn 1: Theo Dự án triển khai Hệ thống Phần mềm quảnlý văn bản và quản lý Hồ sơ công việc tại Văn phòng UBND tỉnh khi được UBNDtỉnh phê duyệt.

Giai đoạn 2: Theo Dự án triển khai mở rộng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản vàquản lý hồ sơ công việc tại các sở, ngành thuộc tỉnh, UBND các huyện, thị xã,thành phố trên địa bàn tỉnh khi được UBND tỉnh phê duyệt.

Nguồn kinh phí triển khai thựchiện: Ngân sách nhà nước tỉnh cấp bổ sung trong năm 2013 và kế hoạch trong năm 2014.

Chủ đầu tư thực hiện: Văn phòng UBND tỉnh.

IV. T CHỨC THỰC HIỆN

1. Tập đoàn Viễn thông quân đội(Viettel)

a) Chủ trì lập giải pháp, kế hoạch vàthực hiện triển khai các hạng mục phần mềm ứng dụng tại Văn phòng UBND Tỉnh và các sở, ngành thuộcUBND tnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh;

b) Cử cán bộ kỹ thuật tiến hành khảo sát quy trình nghiệp vụ, dữ liệudanh mục đơn vị, dữ liệu người sử dụng...tại Văn phòng UBND tỉnh cũng như các cơ quan, đơn vị được cài đặt;

c) Chịu trách nhiệm về công tácchuyển giao, tập huấn hướng dẫn sử dụng cho CBCCVC tại cácđơn vị thụ hưởng; hỗ trợ các đơn vị thụ hưởng của Tỉnh vận hành, sử dụng hệthống trong thời gian triển khai và chuyển giao hệ thống; chỉnh sửa hệ thống(nếu có) trong quá trình triển khai và vận hành thử.

2. Văn phòng UBNDtỉnh

a) Chủ trì, phối hợp với các Sở: Tàichính, Kế hoạch và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông lậpdự toán kinh phí thực hiện trình UBND tỉnh phê duyệt.

b) Thực hiện đầy đủ quy trình mua sắmcác thiết bị tin học phục vụ việc triển khai thực hiện phần mềm quản lý văn bảnvà quản lý hồ sơ, công việc; cung cấp cho các sở, ngành thuộc UBND tnh, UBND các huyện, th, thành phố theo đúng quyđịnh hiện hành và quyết định của UBND tỉnh.

c) Đầu tư nâng cấp hệ thống hạ tầng mạng Internet, mua sắm các thiếtbị viễn thông, công nghệ thông tin, màn hình để phục vụ cho việc cài đặt và sử dụng phần mềm quản lý văn bảnvà quản lý hồ sơ, công việc tại Văn phòng.

d) Bố trí cán bộ CNTT phối hợp với Tập đoàn Viễn thông quân đội (Viettel) trong việc triển khai thực hiện việc cài đặt, hướng dẫn vận hành phần mềm tại các sở,ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

đ) Bố trí nơiđặt hệ thống trang thiết bị tin học để phục vụ cho quá trình cài đặt, sửdụng phần mềm;

e) Bố trí cán bộ để quản lýduy trì hoạt động thường xuyên, lâu dài của hệ thống đảm bảo việckết nối giữa Văn phòng UBND tỉnh với Văn phòng Chính phủ và giữa UBND tỉnh với các sở,ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố.

g) Thường xuyên duy trì, liên hệ vi Tập đoàn Viettel để khắc phục sự c(nếu có) để bảo đảm hoạt động ổn định, lâu dài của hệ thống phầnmềm.

3. Sở Tài chínhcó trách nhiệm chủ trì, phối hợp với SKế hoạch và Đầu tưbố trí nguồn kinh phí năm 2013 để triển khai thực hiện Hệthống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ, công việcti Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ngành và UBND các huyện,thị xã, thành phố.

4. Sở Thông tin và Truyền thông cótrách nhiệm chuẩn bị điều kiện hạ tầng kỹ thuật tin học hiện có; phối hợp vớiVăn phòng UBND tỉnh, Tập đoàn Viễn thông quân đội (Viettel) trong việc triểnkhai kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức ở các sở, ngành, địa phương để đáp ứng yêu cầu khi triển khai vàsử dụng Hệ thống phần mềm.

5. Các sở, ngành, UBND các huyện, thịxã, thành phố có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnhtrong việc triển khai Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cáccơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng tiến độ và thờigian theo Kế hoạch ca UBND tỉnh phê duyệt.

b) Bố trí cán bộ, công chức tham giacác khóa đào tạo theo kế hoạch đã được ký.

c) Chuẩn bị cơ sở hạ tầng mạng, bố trí cán bộ CNTT tham gia phối hợp với Tập đoàn viễn thông quân đội (Viettel)và Văn phòng UBND tỉnh trong việc triển khai phần mềm tại đơn vị mình.

6. Đnghị Cổngthông tin điện tử Chính phủ là đơnvị được Văn phòng Chính phủ giao hỗ trợtriển khai việc cài đặt, hướng dẫn sử dụng phn mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương (Theo Công văn số 4164/VPCP-TTĐT, ngày 24tháng 5 năm 2013 của Văn phòng Chính phủ) phối hợp chặt chẽ với Tập đoàn viễnthông quân đội (Viettel) và Văn phòng UBND tỉnh Hải Dươngtrong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

SỐ LƯỢNG CÁN BỘTRIỂN KHAI GIAI ĐOẠN 1

STT

Đơn vị

Lãnh đạo

T, Phó Phòng

Chuyên viên

Quản trị

Văn thư

1.

Văn phòng UBND tỉnh

10

24

9

3

3

DANHSÁCH CÁC ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI GIAI ĐOẠN 2

Số lượng cán bộ tại các đơn v

(Không tính cán bộ tại các ban, chi cục thuộc sở)

STT

Đơn vị

Lãnh đạo Sở, ngành

T,Phó Phòng

Chuyên viên

Quản trị

Văn thư

Sở ban ngành

1

Thanh tra

5

16

17

1

1

2.

Spháp

3

15

5

1

1

3.

Sở Nội vụ

5

19

9

1

1

4.

S Kế hoạch - Đầu tư

4

28

12

1

1

5.

Sở Tài chính

4

25

38

1

1

6.

S Công thương

4

25

23

1

1

7.

Sở Y tế

6

19

9

1

1

8.

S Giáo dục - Đào tạo

4

25

3

1

1

9.

S Văn hóa TTDL

4

28

23

1

1

10.

S GTVT

3

16

37

1

1

11.

S Xây dựng

3

22

14

1

1

12.

Ban quản lý các KCN

3

16

0

1

1

13.

Sở Nông nghiệp

4

13

14

1

1

14.

Sở Tài nguyên MT

4

19

18

1

1

15.

Sở Lao động TBXH

4

25

15

1

1

16.

SKHCN

4

13

2

1

1

17.

Sở Thông tin TT

4

19

1

1

1

18.

Cục Thống kê

3

15

15

1

1

Tổng cán b Sở ban ngành (1)

71

358

255

18

18

UBND các Huyện, thị xã, thành phố

1

TP Hải Dương

4

34

22

1

1

2

Chí Linh

5

37

24

1

1

3

Nam Sách

4

34

22

1

1

4

Kinh Môn

6

34

22

1

1

5

Kim Thành

4

34

22

1

1

6

Thanh Hà

5

34

22

1

1

7

Gia Lộc

4

34

22

1

1

8

Ninh Giang

5

34

22

1

1

9

Tứ Kỳ

3

34

22

1

1

10

Thanh Miện

4

34

22

1

1

11

Bình Giang

4

34

22

1

1

12

Cẩm Gng

3

34

22

1

1

Tổng cán bộ Huyện thị (2)

51

411

266

12

12