ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẬU GIANG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 23/2014/QĐ-UBND

Vị Thanh, ngày 8 tháng 9 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẬU GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm2011;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của LuậtLưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưutrữ của các cơ quan, tổ chức;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quychế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thihành sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký.

Điều 3.Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giámđốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và cáccơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Hậu Giang chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- VP. Chính phủ (HN - TP. HCM);
- Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ NN);
- Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra văn bản);
- TT: TU, HĐND tỉnh;
- UBMTTQVN và các đoàn thể tỉnh;
- VP. Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh;
- Như Điều 3;
- Cơ quan Báo, Đài tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Công Báo tỉnh;
- Lưu: VT, TH.VM

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Trần Công Chánh

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẬU GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 23 / 2014/QĐ-UBND ngày 8 tháng 9 năm 2014 củaỦy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnhvà đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định cáchoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Ủy ban nhândân tỉnh Hậu Giang.

2. Quy chế này áp dụng đối vớicác sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy bannhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và các cơ quan,đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

3. Công tác văn thư quy địnhtại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác vănthư.

4. Công tác lưu trữ quy địnhtại Quy chế này bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cảcác loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) vàđơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

2. Văn bản đi là tất cả cácloại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính vàvăn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) docơ quan, tổ chức phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bảnđược viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bảnhoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và cóchữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản làbản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Bản sao y bản chính làbản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thứcquy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

7. Bản trích sao là bảnsao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bảntrích sao phải được thực hiện từ bản chính.

8. Bản sao lục là bản saođầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chínhvà trình bày theo thể thức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tàiliệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thểhoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10. Lập hồ sơ là việc tậphợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định.

11. Thu thập tài liệu làquá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyểnvào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

12. Chỉnh lý tài liệu làviệc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứutài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13. Xác định giá trị tàiliệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêuchuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệucó giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Trách nhiệm đối vớicông tác văn thư, lưu trữ

1. Sở Nội vụ có tráchnhiệm tham mưu UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và thựchiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2. Trách nhiệm của Chánh Vănphòng UBND tỉnh:

Giúp Lãnh đạo UBND tỉnh trựctiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tạiUBND tỉnh.

3. Trách nhiệm của Thủtrưởng các cơ quan, tổ chức:

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chứctrong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm:

a) Tổ chức xây dựng, ban hành,chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theoquy định của pháp luật hiện hành;

b) Kiểm tra việc thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ theo thẩm quyền.

5. Trách nhiệm của Chánh Vănphòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính của cơquan, tổ chức:

Giúp Thủ trưởng trực tiếp quảnlý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổchức mình; đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc các đơn vị trực thuộc triển khaivà tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.

6. Trách nhiệm của côngchức, viên chức:

Trong quá trình giải quyết côngviệc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi công chức, viên chức phảithực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Bảo vệ bí mật Nhànước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tácvăn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm các quy định củapháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNHVĂN BẢN

Điều 5. Hình thức văn bản

Gồm các loại hình văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm phápluật.

2. Văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành.

4. Văn bản trao đổi với cơquan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 6. Thể thức văn bản

1. Văn bản quy phạm phápluật:

Thực hiện theo quy định tạiThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính:

Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành:

Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng BộNội vụ.

4. Văn bản trao đổivới cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:

Thực hiện theo các quy địnhhiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quyphạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

2. Việc soạn thảo văn bản khácđược thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dungcủa văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặccá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị hoặc công chức, viênchức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dungvà độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

- Thu thập, xử lý thông tin cóliên quan.

- Soạn thảo văn bản.

- Trường hợp cần thiết, đề xuấtvới Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cóliên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo.

- Trình duyệt dự thảo văn bảnkèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 8. Duyệt dự thảo vănbản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải dongười có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đãđược Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa,bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảovăn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổsung.

Điều 9. Kiểm tra văn bảntrước khi ký ban hành

1. Đơn vị hoặc người chủ trìsoạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nộidung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khitrình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quyđịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượngnhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởngphòng Hành chính các cơ quan, tổ chức giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểmtra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục banhành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở“Nơi nhận”.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bảnthực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

2. Quyền hạn, chức vụ, họvà tên, chữ ký của người có thẩm quyền:

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức kýtất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức mình ban hành. Các trường hợp ký thay(phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.),ký thay mặt (phải ghi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mựcđỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức sao văn bản:Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiệntheo Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

3. Việc sao y bản chính, saolục, trích sao văn bản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính cơ quan, tổ chức quyết định.

4. Bản sao y bản chính, saolục, trích sao thực hiện đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý nhưbản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cảdấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điềunày thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyểnphát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp cácý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch,trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 12. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, vănbản đến của cơ quan, tổ chức ban hành phải được quản lý tập trung tại Văn thưcơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăngký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không cótrách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đếnthuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhấtlà trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn:“Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chunglà văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhậnđược. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phátngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu cónội dung mang bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 13. Trình tự quản lývăn bản đến

Tất cả văn bản đến của cơ quan,tổ chức phải được quản lý theo trình tự:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

Trình, chuyển giao văn bản đến.

Giải quyết và theo dõi đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng kývăn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bảnđến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người đượcgiao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấuniêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax, phảichụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sauđó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tụcđăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax,bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoàigiờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì công chức, viên chức tiếp nhận cótrách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Vănphòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính để xử lý.

4. Văn bản đến phải đượcđăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trênmáy vi tính.

5. Văn bản mật đến đượcđăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nốimạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

Điều 15. Trình, chuyển giaovăn bản đến

1. Văn bản đến sau khiđược đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngaysau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉđạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển vănbản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao vănbản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản.Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 16. Giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bảnđến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thờihạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bảnhoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đếnkhông có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiệntheo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

3. Văn thư có trách nhiệm tổnghợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưađược giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính. Đốivới văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thuhồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng hoặc Trưởngphòng Hành chính cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơquan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bảnđến để thông báo cho các đơn vị, cá nhân có liên quan.

Điều 17.Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lýtheo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quanvà dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 18. Kiểm tra thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

1. Trước khi phát hành văn bản,Văn thư phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện cósai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng, nămcủa văn bản:

a) Ghi số của văn bản:

- Tất cả văn bản đi của cơquan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Vănthư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc ghi số văn bản quy phạmpháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hànhchính được thực hiện như sau:

+ Số của văn bản được ghi bằngchữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng12 hàng năm.

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cábiệt), quyết định (cá biệt), hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

+ Các loại văn bản hành chínhkhác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

- Văn bản mật đi được đăng kývào một số và một hệ thống số riêng.

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản:

- Việc ghi ngày, tháng, năm củavăn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm củavăn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày,tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, nămdùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2phải ghi thêm số 0 ở trước.

3. Văn bản mật đi được đánh sốvà đăng ký riêng.

Điều 19. Đăng ký văn bản đi

Văn bản điđược đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trênmáy vi tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bảnđi:

a) Căn cứ tổng số và số lượngmỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổđăng ký văn bản đi cho phù hợp.

b) Văn bản mật đi được đăng kýriêng.

2. Đăng ký văn bản đi bằngCơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:

a) Yêu cầu chung đối với việcxây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiệnhành của pháp luật về lĩnh vực này.

b) Việc đăng ký (cập nhật) vănbản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sửdụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chươngtrình phần mềm đó.

c) Văn bản đi được đăng ký vàoCơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơvà đóng sổ để quản lý.

Điều 20. Nhân bản, đóng dấucơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhânbản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếugửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạnthảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.

b) Nơi nhận phải được xác địnhcụ thể trong văn bản trên nguyên tắc chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị cóchức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báocáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp,không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác đểbiết, để tham khảo.

c) Giữ gìn bí mật nội dung vănbản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d) Việc nhân bản văn bản mậtphải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và phải thực hiện theo các quyđịnh sau đây:

Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bímật, an toàn và do lãnh đạo của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý văn bản mậtnhà nước đó quy định.

Văn bản in, sao, chụp phải đượcbảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định.Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại, đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếucần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên ngườiđánh máy, in, sao, chụp văn bản và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụphỏng.

Không sử dụng máy tính đã nốimạng Internet đánh máy, in, sao văn bản mật.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thìdấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngayngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c) Việc đóng dấu phụ lục kèmtheo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trangđầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

d) Việc đóng dấu giáp lai đốivới văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vàokhoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy,mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu chỉ các mức độkhẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉ các mức độkhẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính đượcthực hiện như sau: Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kíchthước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNGKHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữTimes New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trongkhung hình chữ nhật viền đơn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

b) Việc đóng dấu chỉ các mức độmật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu “thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tạiMục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thựchiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấuđộ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNHNỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thôngtư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 21.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư cơ quan, tổ chức tiếnhành các công việc sau đây khi phát hành:

- Lựa chọn bì;

- Viết bì;

- Vào bì và dán bì;

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệuđộ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủcác thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăngký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm phápluật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

b) Đối với những văn bản “HẸNGIỜ”, “HỎA TỐC”, “ KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làmđầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi được chuyển phátqua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì vănbản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

d) Việc chuyển giao trực tiếpvăn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan,đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

đ) Chuyển phát văn bản đi bằngmáy fax, qua mạng.

Trong trường hợp cần chuyểnphát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặcchuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bảncó giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thựchiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Mục3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thưcó trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Lập Phiếu gửi để theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác địnhnhững văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đềxuất, trình người ký quyết định;

c) Đối với những văn bản đi cóđóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại,phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

d) Trường hợp phát hiện văn bảnbị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòngHành chính cơ quan, tổ chức để xử lý.

Điều 22. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồsơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơquan, tổ chức phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấuvà sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sửdụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy địnhhiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lậpsổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quyđịnh của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘPHỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 23.Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơcông việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ củacơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao công chức, viên chức phải chuẩnbị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Công chức, viên chức trongquá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thànhcó liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồsơ

- Công chức, viên chức cótrách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệucó liên quan đến sự việc vào hồ sơ.

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắpxếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựachọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễnbiến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồsơ

- Khi công việc giải quyếtxong thì hồ sơ cũng kết thúc. Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồsơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vàloại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

Đối với các hồ sơ có thời hạnbảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồsơ được lập

a) Hồ sơ được lập phảiphản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thànhhồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu đượcthu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúngtrình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơphải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 24. Giao nhận hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của công chức,viên chức

a) Công chức, viên chức phảigiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quyđịnh tại Khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp cần giữ lại hồsơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải thông báo Lưu trữ cơ quan, tổ chức biếtvà phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lạikhông quá 02 năm.

c) Công chức, viên chức trướckhi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ,tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tàiliệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chứckhác.

2. Thời hạn giao nộp tài liệuvào Lưu trữ cơ quan

a) Trong thời hạn 01 nămkể từ ngày công việc kết thúc.

b) Sau 03 tháng kể từ ngàycông trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệuđơn vị, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bêngiao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 25. Trách nhiệm đối vớiviệc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

1. Trách nhiệm của người đứngđầu cơ quan, tổ chức: Hàng năm người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệmchỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức; Chỉ đạo lập hồ sơ và giao nộphồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lýcủa mình.

2. Trách nhiệm của Chánh Vănphòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm:

a) Tham mưu cho người đứng đầucơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưuhồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

b) Tổ chức thực hiện việc lậphồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của công chức,viên chức

a) Công chức, viên chức phải cótrách nhiệm lập hồ sơ về công việc được phân công theo dõi, giải quyết.

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn và thủ tục quy định.

4. Trách nhiệm của công chức,viên chức văn thư, lưu trữ

a) Xây dựng Danh mục hồ sơ củacơ quan hàng năm.

b) Hướng dẫn các đơn vị và côngchức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,tổ chức theo đúng quy định.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNGCON DẤU

Điều 26. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình. Lãnh đạo đơn vị chịutrách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng condấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của cơquan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quảnlý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quảncon dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị việc quản lývà sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảoquản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưacon dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơquan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.Con dấu phải được bảo quản an toàn trong và ngoài giờ làm việc.

b) Không giao con dấu chongười khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặcbiến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổchức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơquan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết địnhchia, tách hoặc sáp nhật phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấumới.

Điều 27. Sử dụng con dấu

1. Công chức, viên chức văn thưphải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bảnkhi các văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và có chữ ký củangười có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trongcác trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký,đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khôngcó thẩm quyền.

4. Đối với những văn bản đã đăngký số và đóng dấu phát hành, nếu cơ quan chủ trì có phát hiện sai sót sau khiphát hành thì phải thông báo cho văn thư để thu hồi và có báo cáo lãnh đạo phụtrách trực tiếp quyết định.

5. Trường hợp đóng thêm dấungoài số lượng quy định tại nơi nhận của văn bản thì phải có ý kiến bằng vănbản của Thủ trưởng đơn vị.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔSUNG TÀI LIỆU

Điều 28.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, công chức, viên chứclưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn vị,công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưutrữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, côngchức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộplưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phươngtiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệuvà lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 29. Thu thập tài liệuvào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Giám đốc Sở Nội vụ có tráchnhiệm chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ Lịch sử củatỉnh theo quy định của pháp luật; thu thập tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnhviễn hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh,cấp huyện thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Các cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khigiao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

b) Lập Danh mục tài liệu cóđóng dấu chỉ các mức độ mật;

c) Giao nộp tài liệu và công cụtra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 30. Thu thập tài liệuLưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

Thực hiện theo quy định tạiChương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 31. Thu thập, quản lýtài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn

1. Tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội,tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữtại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

2. Người làm lưu trữ tại Vănphòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồsơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tổ chức thực hiệnthu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã và phục vụ sử dụngtài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Chủ tịch UBND cấp xã chỉ đạocác bộ phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã.

4. Bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Tài liệu lưu trữ của cấp xãphải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

b) Kho bảo quản tài liệu lưutrữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và thôngtin tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau:

- Phòng, kho bảo quản tài liệulưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ sở UBND cấp xã với diện tích tốithiểu 20m2;

- Vị trí phòng kho bảo quảntránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;

- Phòng kho bảo quản phải đảmbảo chắc chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; khôngbị các loại côn trùng phá hoại;

- Phòng kho bảo quản phải đảmbảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;

- Kho phải có đủ giá (kệ), bìa,hộp, cặp bảo quản tài liệu;

- Trang bị đủ các phương tiện,thiết bị phòng cháy, chữa cháy.

c) Phải thực hiện chế độ vệ sinhkho; thực hiện và duy trì các biện pháp phòng chống côn trùng phá hoại tài liệu.

Điều 32. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổchức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưutrữ.

b) Khi phân loại, lập hồsơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thànhtài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đãlập).

c) Tài liệu sau khi chỉnhlý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2. Tài liệu sau khichỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơhoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảoquản cho hồ sơ, tài liệu.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tàiliệu.

d) Lập công cụ tra cứu:Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ choviệc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

đ) Lập danh mục tài liệuhết giá trị.

Điều 33. Xác định giá trịtài liệu

1. Bộ phận hoặc công chức, viênchức văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trìnhLãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan cóthẩm quyền về văn thư, lưu trữ.

2. Việc xác định giá trịtài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cầnbảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.

b) Xác định tài liệu hếtgiá trị để tiêu hủy.

Điều 34.Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trịtài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trongviệc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơquan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữlịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trịtài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phầncủa Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan,tổ chức là Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị cótài liệu là ủy viên;

d) Người am hiểu về lĩnh vực cótài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trịtài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải đượcghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hộiđồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thờihạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựachọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủytài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 35 của Quy chế này.

Điều 35.Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷtài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổchức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Người đứng đầu cơ quan cóthẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữlịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tàiliệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồngxác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quanthực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hếtgiá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan,tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơquan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giátrị cần hủy.

Căn cứ vào ý kiến thẩm định củaHội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, ngườicó thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hếtgiá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồngthẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tạiLưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giátrị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước vềlưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịchsử.

3. Việc hủy tài liệu hết giátrị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biênbản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giátrị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hộiđồng;

b) Danh mục tài liệu hết giátrị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định,xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ýkiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hếtgiá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệuhủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hếtgiá trị.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giátrị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm,kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 36.Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từnăm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễnvào Lưu trữ lịch sử.

2. Tài liệu lưu trữ có giá trịbảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưuvào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừtài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạtđộng nghiệp vụ hàng ngày.

3. Tài liệu chuyên môn nghiệpvụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vàoLưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tàiliệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬDỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 37. Bảo quản tài liệulưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưađến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do công chức, viên chức tự bảoquản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữđến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trungbảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải đượctrang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo antoàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiệncác quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêuchuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiêntai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầyđủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

4. Công chức, viên chức vănthư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoahọc tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dánnhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thườngxuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chấtlượng tài liệu.

Điều 38. Đối tượng và thủtục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tất cả công chức, viênchức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Công chức, viên chứcngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấygiới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơquan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sửdụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minhthư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc ChánhVăn phòng (Trưởng phòng Hành chính) đồng ý.

Điều 39.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòngđọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữtrên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tàiliệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữtrong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưutrữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 40.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccăn cứ quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liênquan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổchức mình.

2. Mang tài liệu lưu trữ rakhỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhânđược mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụcông tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơquan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưutrữ đó.

b) Việc mang tài liệu lưu trữtại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài và mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịchsử để sử dụng trong nước thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chứcquyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy địnhviệc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.

c) Tổ chức, cá nhân trước khimang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữlịch sử nơi đăng ký biết.

d) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữlịch sử tỉnh, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử tỉnhtrước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Điều 41.Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan, tổchức phải có Nội quy phòng đọc.

2. Nội quy Phòng đọc baogồm các nội dung cần quy định sau:

a) Thời gian phục vụ độcgiả.

b) Các giấy tờ độc giả cầnxuất trình khi đến khai thác tài liệu.

c) Những vật dụng được vàkhông được mang vào phòng đọc.

d) Quy định độc giả phảithực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viênphòng đọc.

đ) Độc giả không được tự ý sao,chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tracứu khi chưa được phép.

e) Ngoài các quy định trên,độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra,vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổcủa cơ quan, tổ chức.

3. Công chức, viên chứclưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng kýmục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưutrữ và phục vụ khai thác tài liệu.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 42. Tổ chức thực hiện

1. Trích dẫn thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật theo Quy chế này khi có sửa đổi, bổ sung thì thực hiệntheo quy định hiệu lực hiện hành của văn bản sửa đổi, bổ sung.

2. Căn cứ Quy chế và các quyđịnh của pháp luật có liên quan, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình,Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện vàchỉ đạo xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp tình hình và điềukiện thực tế của cơ quan, tổ chức.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệmhướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiệnnghiêm quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc (dovượt thẩm quyền) các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ tổng hợp,báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.