ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH PHƯỚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 23/2014/QĐ-UBND

Đồng Xoài, ngày 03 tháng 12 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảovệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệthông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều củaNghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng condấu;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị địnhsố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quychế công tácvăn thư, lưu trữ của các cơquan, tổ chức;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụtại Tờ trình số 1795/TTr-SNV ngày 03 tháng 11 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyếtđịnh này Quy chế công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

Điều 2.Quyết định này có hiệulực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 63/2010/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2010 của Ủyban nhân dân tỉnh Bình Phước Quy định côngtác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh;Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thịxã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết địnhnày./.


Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục KTVB - Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- CT, PCT;
- Như Điều 3;
- Sở Tư pháp;
- Trung tâm Tin học - Công báo;
- LĐVP, P.NC-NgV;
- Lưu: VT(T-QD213-24/11).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Trăm

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC(Ban hành kèm theo Quyếtđịnh số23/2014/QĐ-UBND ngày 03 tháng 12 năm 2014 củaUBND tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượngáp dụng

1. Quy chế này quy định các hoạt động về công tácvăn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạocủa cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơquan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địabàn tỉnh Bình Phước.

3. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồmcác công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động củacơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quảnlý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bảnfax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổchức.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nộibộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy,hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung,thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của ngườicó thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung,thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xácnội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bảnchính phải được thực hiện từ bản chính.

7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung củavăn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thựchiện từ bản chính.

8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nộidung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thểthức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhauvề một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tàiliệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổchức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Điều 3. Trách nhiệm đối vớicông tác văn thư

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiệncác chế độ, quy định về công tác văn thưtheo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định vềcông tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo vàxử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởngphòng Hành chính

Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc ngườiphụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại cơquan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư cho cơquan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.

3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị

Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban...), thủtrưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện cácquy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư.

4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đếncông tác văn thư, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túccác quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nướctrong công tác văn thư

Mọi hoạt động trongcông tác văn thư của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của phápluật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNHVĂN BẢN

Điều 5. Hình thức văn bản

Gồm các hình thức văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật.

2. Văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành.

4. Văn bản trao đổivới cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều6. Thể thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuậttrìnhbày văn bản hành chính (gọi tắtlà Thông tư số 01/2011/TT-BNV).

3. Văn bản chuyên ngành

Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởngcơ quan quản lý ngành.

4. Văn bản trao đổivới cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo các quyđịnh hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật đượcthực hiện theo quy định của pháp luật vềban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bảnkhác được thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạnthảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chứcsoạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạnthảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn,nơi nhận của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợpcần thiết, nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhânthì đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bảntham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu,tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu cóliên quan.

3. Đánh máy

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợpphát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phảihỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.

Điều8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền kýduyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơquan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dựthảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình ngườiđã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trướckhi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơnvị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổchức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảovệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trìnhngười ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổchức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủtục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chứcvà phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng của phần nơi nhận.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định củapháp luật, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của ngườicó thẩm quyền

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền kýtất cả văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành.

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao chocấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụtrách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay phảichịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

c) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tậpthể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức đối với những vấn đề quan trọngcủa cơ quan, tổ chức mà theo quy định củapháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết địnhtheo đa số.

d) Trong trường hợp đặc biệt người đứng đầu cơquan, tổ chức có thể ủy quyền cho thủ trưởngmột đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừaủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký, việc giao ký thừa ủy quyền phảiđược quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định, người đượcký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủyquyền phải theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

đ) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao choChánh Văn phòng hoặc trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặcquy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mựcdễ phai để ký văn bản.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, saolục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số01/2011/TT-BNV .

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Vănphòng cơ quan, tổ chức quyết định.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiệnđúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của vănbản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trịthông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơquan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bảncần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng vănbản hành chính.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 12. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổchức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Vănthư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đượcđăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc”hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải đượcđăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải đượchoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của phápluật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.

Điều 13. Trình tự quản lý vănbản đến

Tất cả văn bản đến đều phải được quản lý theo trìnhtự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng kývăn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờhoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bảnđến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấuĐến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, cóthể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phảiđóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăngký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phátqua mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận vàbáo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.

4. Văn bản đến được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bảnđến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.

Việc đăng kývăn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý vănbản của cơ quan, tổ chức cung cấp chươngtrình phần mềm đó và phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quảnlý.

5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụngphần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạngInternet.

Điều 15. Trình, chuyển giaovăn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình ngườicó thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độkhẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đượccho người có thẩm quyền giải quyết.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức,viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác,đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải kýnhận vào sổ chuyển giao văn bản.

4. Đối với văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật, tối mật,tuyệt mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bảnmật.

Điều 16. Giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệmchỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và có thể ủy nhiệm cho cấp phó của mìnhgiải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ vào nộidung văn bản để giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao choChánh Văn phòng thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về nhữngvăn bản quan trọng, khẩn cấp.

b) Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhânphụ trách giải quyết.

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

d) Tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giảiquyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

4. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhâncó trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạocơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của phápluật.

5. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thờihạn trả lời thì thời hạn giải quyết đượcthực hiện theo quy chế làm việc của cơ quan, tổchức.

6. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đãđến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bảnđến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửitrả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 17. Trình tự quản lý vănbản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi vào sổ hoặc máy theo quy địnhcủa cơ quan, tổ chức.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 18. Kiểm tra thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo ngườicó trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của vănbản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi sốtheo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;

- Việc ghi số vănbản hành chính thực hiện theo quy địnhtạiĐiểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạmpháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chínhđược thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số01/2011/TT-BNV .

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 19. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đihoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàngnăm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi chophù hợp.

Văn bản mật đi được đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đihoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

Việc đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụngchương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chươngtrình phần mềm đó và phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ đểquản lý.

Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơquan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành đượcxác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi màtrong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lụcnơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đếncơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đốitượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiệnđánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d) Việc nhân bản vănbản mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quyđịnh tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều vàdùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bảnchính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên mộtphần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

d) Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèmtheo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎATỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tạiĐiểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT)và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạmvi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bảnđược thực hiện theo quy địnhtại Điểm c,Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 21. Thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi pháthành:

a) Lựa chọn bì.

b) Viết bì.

c) Vào bì và dán bì.

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu kháclên bì (nếu có).

2. Chuyển phát vănbản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hànhchính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất làtrong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể pháthành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”,“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hànhchính.

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải đượcđăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhânviên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị,cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoàiphải được ký nhận vào sổ chuyển giao vănbản.

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.

Trong trường hợpcần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thểđược chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làmviệc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Đối với văn bản đã được xác thực bằng chữ ký sốvà gửi qua mạng hoặc văn bản chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy địnhcủa pháp luật về giao dịch điện tử thì có giá trị tương đương với văn bản giấy.

g) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy địnhtại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củaChính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13tháng 9 năm 2002của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theodõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lậpPhiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyếtđịnh.

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệuthu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đốichiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay ChánhVăn phòng để xử lý.

Điều 22. Sửa đổi, thay thế vàđính chính văn bản đi

1. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nộidung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơquan, tổ chức ban hành văn bản.

2. Văn bản đã ban hành nhưng có sai sót về thể thức,kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hànhchính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Điều 23. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốclưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải đượcđóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật đượcthực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụkịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quyđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Điều 24. Nghiệp vụ quản lý vănbản đi, văn bản đến

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến được thựchiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒSƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 25. Nội dung việc lập hồsơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, vàthực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồsơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quátrình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành cóliên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập, cập nhật, sắp xếp văn bản, tài liệuhình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồsơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sựviệc vào hồ sơ.

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo mộttrình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắpxếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kếtthúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xemxét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bảnnháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệmvụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phảicó sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việchay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quảntương đối đồng đều.

Điều 26. Giao nhận hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ,tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chứcbiết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lạikhông quá 02 năm.

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển côngtác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệucho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu củacơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúccác đơn vị, cá nhân phải nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thờihạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 27. Trách nhiệm đối vớiviệc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Hàng năm, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệmchỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồsơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quảnlý của mình.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức

Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịutrách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quảnvà giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lậphồ sơ công việc theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụtrách, theo dõi, giải quyết.

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúngthủ tục quy định.

5. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư

Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm hướng dẫnnghiệp vụ cho các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc;giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định củaNhà nước.

Điều 28. Nghiệp vụ lập hồ sơvà giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữcơ quan được thực hiện theo quy định tại Chương IV Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 29. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứngđầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạođơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sửdụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vịđược giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viênchức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnhđạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quyđịnh sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc củacông chức, viên chức văn thư. Trường hợpcần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chứcphải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệmvề việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờcũng như ngoài giờ làm việc.

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa đượcphép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, côngchức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tụcđổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phảibáo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhậpphải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều30. Sử dụng con dấu

1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tayđóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bảnđúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trêngiấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

4. Việc sử dụngcon dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơquan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phảiđóng dấu của cơ quan, tổ chức.

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hànhtrong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vịđó.

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNGTÁC VĂN THƯ

Điều 31. Quản lý nhà nước về công tác văn thư

1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

Tham mưu UBND tỉnh:

a) Quản lý thống nhất công tác văn thư trên địa bàntỉnh; ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định vềcông tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về công tác văn thư theothẩm quyền;

b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoahọc và công nghệ vào công tác văn thư;

c) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác vănthư;

d) Tổ chứckết, tổng kếtvề công tác văn thư trong phạm vi ngành,lĩnh vực và địa phương.

2. Trách nhiệm của UBND các huyện, thị xã

a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch pháttriển công tác văn thư trên địa bàn huyện, thị xã.

b) Tổ chức thực hiện quản lý công tác văn thư theo quy định.

c) Chỉ đạo,hướng dẫn, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc và UBNDcác xã, phường, thị trấn trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luậtvề công tác văn thư.

3. Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ tham mưu UBND cấp huyện thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn huyện, thị xã theo quy định.

Điều 32. Nhiệm vụ của Văn thưcơ quan

1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.

2. Trình văn bản đến cho người có trách nhiệm xử lývà chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.

3. Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao tráchnhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

4. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩmquyền xem xét, duyệt, ký, ban hành.

5. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; ghi số, ngày tháng, năm; đóng dấu mức độ khẩn, mật.

6. Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

7. Xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.

8. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụngbản lưu.

9. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký quản lývăn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,viên chức.

10. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức vàcác loại con dấu khác.

Điều 33. Tiêu chuẩn nghiệp vụđối với ngườilàm công tác văn thư

Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩnnghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư theo quy định.

Chương VII

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠMVÀ KHIẾU NẠI TỐ CÁO

Điều 34. Khen thưởng

1. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tíchtrong công tác văn thư thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư đượcđánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng củacơ quan, tổ chức.

Điều 35. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm một trong nhữngđiều của quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thìtùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bịxử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiệnhành.

Điều36. Khiếu nại và tố cáo

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đốivới hành vi vi phạm pháp luật về công tácvăn thư.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi viphạm pháp luật về công tác văn thư.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiệntheo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.

Chương VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều37. Trách nhiệm thi hành

1. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức tỉnh, Chủ tịchUBND các huyện, thị xã có trách nhiệm tổchức thực hiện Quy chế này. Căn cứ Quy chế này và các quy định hiện hành khác củapháp luật có liên quan để chỉ đạo xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợpvới tình hình và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương.

2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm chỉ đạo Chicục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việcthực hiện Quy chế này của các cơ quan, tổ chức, địa phương và tổng hợp những vướng mắc trong quá trình thựchiện để báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.

3. Những nội dung khác chưa được quy định tại Quychế này, các cơ quan, đơn vị thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luậtcó liên quan./.