UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 24/2014/QĐ-UBND

Vĩnh Long, ngày 01 tháng 12 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂNTHƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TỈNH VĨNH LONG

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữsố 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Pháp lệnh Bảovệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sửdụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8năm 2001 về quản lý sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư vàNghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệukhi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại,chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệmvụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét Tờ trình số 60/TTr-SNV ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hànhQuy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Banhành kèm theo Quyết định này Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long.

Điều 2.Quyết định này thay thế Quyết định số 2787/2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc Quy địnhcông tác văn thư - lưu trữ và quản lý trình bày văn bản.

Điều3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm triển khai, hướngdẫn, kiểm tra, đôn đốc cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong tỉnh thực hiệnQuyết định này; Giám đốc Sở Tài chính bố trí kinh phí đảm bảo cho thực hiện cáchoạt động về văn thư, lưu trữ của tỉnh.

Điều4. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh,thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã,thành phố căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định có hiệu lựcthi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và được đăng công báo của tỉnh./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Trần Văn Rón

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔCHỨC TỈNH VĨNH LONG(Ban hành kèm theo Quyết địnhsố 24/2014/QĐ-UBND ngày 01/12/2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

Để đảm bảotính thống nhất đối với việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ và quản lý, soạnthảo, trình bày văn bản; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ. Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quyđịnh công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, thực hiện trong toàn tỉnh.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượngđiều chỉnh:

Quy định này quy địnhcác hoạt động về văn thư, lưu trữ và quản lý, tổ chức thực hiện về văn thư, lưutrữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long, được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinhtế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổchức) và cá nhân.

Điều 2. Giải thích từ ngữ:

Trong Quy định này nhữngtừ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Công tác văn thư làbao gồm các công việc về tiếp nhận hồ sơ, văn bản đến; soạn thảo, ban hành vàphát hành văn bản đi; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ côngviệc, hồ sơ trình ký; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý vàsử dụng con dấu trong công tác.

2. Công tác lưu trữ làbao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, lập biên mục hồ sơ, xác định giátrị, bảo quản, thống kê, sưu tầm, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và sử dụng tàiliệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

3. Văn bản đến là tấtcả các loại văn bản, tài liệu bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, vănbản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

4. Văn bản đi là tất cảcác loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơquan, tổ chức phát hành.

5. Văn bản điện tử làvăn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

6. Bản thảo văn bản làbản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản củacơ quan, tổ chức.

7. Bản gốc văn bản làbản hoàn chỉnh về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnđược cơ quan, tổ chức ban hành, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền phêduyệt trình ký và người ký ban hành.

8. Bản chính văn bảnlà bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức nhân bản,đóng dấu và lập thủ tục phát hành theo quy định của pháp luật.

9. Bản sao y bản chínhlà bản sao đầy đủ, chính xác, đúng nguyên văn nội dung của văn bản, được trìnhbày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bảnchính.

10. Bản trích sao là bảnsao một phần nội dung của văn bản, được trình bày theo thể thức quy định. Bảntrích sao phải được thực hiện từ bản chính.

11. Bản sao lục là bảnsao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bảnchính và trình bày theo thể thức quy định.

12. Tài liệu lưu trữlà bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị phục vụ hoạtđộng thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ.

13. Tài liệu lưu trữquý, hiếm là tài liệu có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế, xã hội,khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội. Đượchình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm,tác giả. Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.

14. Danh mục hồ sơ làbảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức trong một năm, kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạnbảo quản của mỗi hồ sơ.

15. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan vớinhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chứcnăng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

16. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bảntài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

17. Hồ sơ nguyên tắclà tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt côngtác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việccủa cơ quan, tổ chức, cá nhân.

18. Hồ sơ công việc làtập hợp các văn bản, tài liệu cùng tính chất về một sự vật, hiện tượng, vấn đềhoặc đối tượng cụ thể để theo dõi, xem xét đánh giá có hệ thống.

19. Hồ sơ trình ký làtập hồ sơ có hệ thống, xác định trình tự, thủ tục, nội dung và tính cần thiếtlàm cơ sở để xem xét giải quyết một vấn đề cụ thể của cơ quan hoặc của cơ quancấp dưới trình cấp trên có thẩm quyền.

20. Hồ sơ điện tử là tậphợp các tài liệu dưới dạng thông điệp điện tử có liên quan với nhau về một vấnđề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củacơ quan, tổ chức, cá nhân (hồ sơ điện tử cũng xếp theo 3 dạng: Hồ sơ nguyên tắc,hồ sơ công việc và hồ sơ trình ký).

21. Lập hồ sơ điện tửlà việc xác lập mã hồ sơ áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu,văn bản điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc củacơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

22. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt độngtheo nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức.

23. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt độngtheo nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quảnvĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

24. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cánhân.

25. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồntài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử.

26. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác địnhgiá trị, sắp xếp thống kê, lập biên mục hồ sơ và công cụ tra cứu tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

27. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giágiá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do cơ quan cóthẩm quyền quy định để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảoquản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:

1. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

a) Tổ chức xây dựng,ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưutrữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

b) Kiểm tra việc thựchiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trựcthuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm củaChánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính:

Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc người được giao phụ trách công tác hành chính giúp Thủtrưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫnnghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.

3. Trách nhiệm của Trưởngcác đơn vị:

Trưởng các đơn vị chứcnăng, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai, tổ chứcthực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của cán bộ, công chức,viên chức thuộc đơn vị về văn thư, lưu trữ.

4. Trách nhiệm của mỗicá nhân:

Trong quá trình giảiquyết công việc thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng mỗi cán bộ, công chức, viênchức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về công tácvăn thư, lưu trữ. Phải lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ trình kýthuộc lĩnh vực nhiệm vụ được phân công theo quy định của pháp luật và phải thựchiện phần mềm ứng dụng về quản lý văn thư - hồ sơ công việc trên mạng nội bộ (mạngLAN) cơ quan.

Điều4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ:

1. Các cơ quan, tổ chứcphải thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trongcông tác văn thư, lưu trữ.

2. Tất cả cán bộ côngchức, viên chức có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảovệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

Điều5. Tiêu chuẩn của người làm công tác văn thư, lưu trữ:

Người được bố trí làmcông tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chứcngạch văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức:

1. Thực hiện các quytrình nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ đi, đến bảo đảm đúng quy định của pháp luật, bímật tài liệu, phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơquan, tổ chức.

2. Kiểm tra hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thành phần thủ tục hồ sơ trình ký theođúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục phát hành.

3. Hàng năm, thực hiệnkiểm tra hồ sơ, nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

4. Tham mưu cho thủtrưởng cơ quan, đơn vị:

a) Xây dựng quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luậtvà hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Kiểm tra, hướng dẫn cán bộ, công chức,viên chức lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ trình ký trongthực hiện nhiệm vụ.

b) Tháng 12 hàng năm,thực hiện rà soát Bộ mã danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức trình thủ trưởngban hành, triển khai thực hiện vào ngày 01/01 của năm liền kề.

5. Quản lý, sử dụng, bảoquản con dấu đúng quy định và an toàn.

Điều7. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:

1. Hàng năm, tổ chứcthu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Tổ chức sắp xếp, chỉnhlý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

3. Tham mưu cho thủtrưởng cơ quan, tổ chức.

a) Thành lập Hội đồngxác định giá trị tài liệu; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vàoLưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ.

b) Xây dựng hệ thốngvăn bản quy định về việc thu nộp hồ sơ lưu trữ và quản lý, khai thác sử dụng hồsơ, tài liệu lưu trữ.

4. Hoàn chỉnh các hồsơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử và tiến hành các thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

5. Xây dựng hệ thốngcông cụ tra cứu, tổ chức quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khốitài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theođúng quy định của pháp luật.

6. Thực hiện các báocáo thống kê theo quy định và báo cáo đột xuất về văn thư, lưu trữ.

Điều8. Nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử:

1. Hàng năm, phối hợpvới cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp xây dựng kế hoạch, đềxuất cấp có thẩm quyền quyết định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từLưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử, bảođảm an toàn và đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhànước.

2. Hướng dẫn Lưu trữ cơ quan xác định giá trịtài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịchsử.

3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện việc quản lýtài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhậptheo đúng quy định tại Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của BộNội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơquan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữucác doanh nghiệp Nhà nước.

4. Tham mưu giúp cơ quan quản lý nhà nước vềvăn thư, lưu trữ cùng cấp thẩm định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan khi thựchiện tiêu huỷ; định kỳ xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử trình cơquan có thẩm quyền quyết định tiêu huỷ.

5. Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu và khaithác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

6. Thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ các tổ chức,cá nhân trong và ngoài nước dưới các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưutrữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủtục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phảitiến hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả nhằmphát huy tốt nhất giá trị của tài liệu lưu trữ.

7. Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu tại Lưu trữ lịchsử và tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi có yêu cầu.

8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học côngnghệ, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

9. Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư, lưutrữ, báo cáo định kỳ theo quy định và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.

Điều9. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ:

1. Nguồn kinh phí đầutư bao gồm:

a) Ngân sách nhà nước;

b) Các khoản thu từphí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Tài trợ của các tổchức, cá nhân trong và ngoài nước.

2. Những công việc đượcđầu tư kinh phí bao gồm:

a) Xây dựng, cải tạokho bảo quản tài liệu lưu trữ;

b) Mua sắm các thiết bị,phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm tài liệuquý, hiếm trong và ngoài nước;

d) Phân loại, chỉnhlý, xác định giá trị tài liệu;

đ) Thực hiện kỹ thuậtbảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, phục chế tàiliệu lưu trữ;

g) Lập bản sao bảo hiểmtài liệu lưu trữ;

h) Công bố, thôngbáo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

i) Nghiên cứu, ứng dụngkhoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;

k) Những công việckhác được đầu tư theo quy định của pháp luật.

3. Người đứng đầu cơquan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc được quy định tạikhoản 2 Điều này.

ChươngII

CÔNG TÁC VĂNTHƯ

Mục1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều10. Hình thức văn bản:

Các hình thức ban hànhvăn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm:

1. Văn bản quy phạmpháp luật:

Hệ thống các văn bảnquy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân gồm:

- Nghị quyết của Hội đồngnhân dân các cấp;

- Quyết định và chỉ thịcủa Uỷ ban nhân dân các cấp.

2. Văn bản hành chính:

Nghị quyết (cá biệt),quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn,chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợpđồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứngnhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

3. Văn bản chuyênngành:

Các hình thức văn bảnchuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhấttheo quy định, hướng dẫn của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Điều11. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

1. Thể thức và kỹ thuậttrình bày:

a) Văn bản hành chínhthực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nộivụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các hướngdẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

b) Văn bản quy phạmpháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Đối với văn bản cótên gọi là tờ trình, phần “kính gửi” ghi tên cơ quan cấp trên để trình; phần“nơi nhận” ghi những cơ quan có liên quan để phối hợp.

3. Đối với văn bản cótên gọi là báo cáo, phần “kính gửi” ghi duy nhất tên cơ quan cấp trên mà theoquy định của pháp luật cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải báo cáo; phần “nơinhận” ghi những cơ quan có liên quan.

4. Đối với công văn,phải ghi trích yếu nội dung rõ ràng; phần “kính gửi” chỉ ghi duy nhất tên cơquan có trách nhiệm chính phải xử lý, phần “nơi nhận” ghi những cơ quan có liênquan để phối hợp.

5. Đối với văn bản thựchiện trong trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Long thốngnhất sử dụng Bộ mã Unicode theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 củaThủ tướng Chính phủ, về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêuchuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảngvà Nhà nước; phông chữ Times New Roman; nội dung văn bản theo cỡ chữ 13 - 14.

Điều12. Soạn thảo văn bản:

1. Việc soạn thảo vănbản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luậtcủa Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004 và các quy địnhcủa pháp luật hiện hành.

2. Việc soạn thảo vănbản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nộidung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cấpdưới hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Đơn vị hoặc cá nhâncó trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức,nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, tổng hợpvà xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp nộidung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủtrưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo lấy ýkiến đóng góp nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảovăn bản phải kèm theo các thủ tục và tài liệu có liên quan (hồ sơ trình ký)theo quy định.

Điều13. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:

1. Bản thảo văn bản phảido người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trường hợp sửa chữa,bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình lại người duyệt văn bản đóxem xét, quyết định.

Điều14. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:

1. Thủ trưởng cơ quan,tổ chức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độchính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu chấm hết(./.). Trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành, đề xuất các mức độkhẩn (nếu có); đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xácđịnh việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản trình người ký ban hành văn bảnquyết định.

2. Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính của cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm giúp người đứngđầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra lần cuối và chịutrách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản,lưu trữ hồ sơ trình ký của cơ quan đúng theo quy định hiện hành và phải ký tắtvào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

3. Văn bản đã pháthành, nếu phát hiện có sai sót phải đính chính hoặc tham mưu lãnh đạo ban hànhvăn bản thay thế, không được tự ý sửa nội dung khi văn bản đã được văn thư pháthành.

Điều15. Thẩm quyền ký văn bản:

1. Cơ quan, tổ chứclàm việc theo chế độ thủ trưởng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyềnký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thểgiao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực đượcphân công phụ trách hoặc uỷ quyền ký một số văn bản thuộc thẩm quyền của ngườiđứng đầu.

2. Cơ quan, tổ chứclàm việc theo chế độ tập thể:

a) Đối với những vấn đềquan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệcủa tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký vănbản được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơquan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

- Cấp phó của người đứngđầu được thay mặt tập thể, ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức nhữngvăn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực đượcphân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản vềnhững vấn đề khác được thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Trong trường hợp đặcbiệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu mộtđơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phảiký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được thể hiện bằng văn bản và giới hạntrong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyềnlại cho người khác. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơquan, tổ chức uỷ quyền.

4. Người đứng đầu cơquan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổchức ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải đượcquy định cụ thể trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.

5. Khi ký văn bảnkhông được ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.

Điều16. Hồ sơ trình ký:

Cán bộ, công chức,viên chức khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản phải lập thành hồ sơtrình ký đúng trình tự, thủ tục theo quy định.

Điều17. Bản sao văn bản:

1. Hình thức sao văn bảngồm 3 loại: Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Kỹ thuật trình bàythành phần thể thức bản sao: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu củabản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký củangười có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thựchiện đúng theo phụ lục III Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nộivụ.

3. Bản sao y bảnchính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện đúng theo quy định của Khoản2 Điều này thì có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Văn bản sao chụp cảdấu và chữ ký nhưng không thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tạiKhoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị tham khảo.

5. Không được sao chụpchuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợpcác ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việcgiao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hoá bằng văn bản hành chính.

Mục2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều18. Nguyên tắc chung:

1. Văn bản đi, văn bảnđến phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức để làmthủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến hoặc đăng ký phát hành văn bản đi, trừ nhữngloại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Những văn bản đếnkhông được đóng dấu đăng ký (hoặc không đăng ký qua ứng dụng quản lý văn bản -hồ sơ công việc) tại văn thư cơ quan, tổ chức thì cá nhân hoặc đơn vị trực thuộccơ quan, tổ chức đó không có trách nhiệm giải quyết.

Lãnh đạo cơ quan, tổchức, chuyên viên trực tiếp nhận văn bản đến từ cơ sở hoặc tại hội nghị phải gửilại văn thư để đăng ký quản lý theo quy định.

2. Văn bản đến, văn bảnđi thuộc ngày nào phải được văn thư cơ quan, tổ chức cập nhật, đăng ký vào sổcông văn đến hoặc sổ công văn đi để chuyển giao hoặc phát hành trong ngày, chậmnhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo.

3. Văn bản đến có đóngdấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giaongay sau khi nhận cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý. Văn bản “Hoả tốc”,“Thượng khẩn”,“Khẩn” đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phátngay sau khi văn bản được ký ban hành.

4. Văn bản, tài liệucó nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hànhvề bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều19. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, tài liệugửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Văn thư cơ quan, tổchức tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình lãnh đạo xemxét; chuyển giao văn bản đến cho tổ chức, cá nhân được phân công xử lý.

3. Giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều20. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

1. Văn bản không đúnghình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, ký sai thẩm quyền, gửi vượt cấp, khôngđúng trình tự thủ tục, nội dung văn bản bị nhoè không đọc được, không có tậptin văn bản điện tử gửi kèm (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc đơn vị mạng thànhviên thuộc Mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh) thì nhân viên văn thư được quyềntừ chối không tiếp nhận mà thảo văn bản tham mưu lãnh đạo trả lại nơi gởi. Thủtrưởng cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm do thực hiện không đúng quy địnhvề quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gây ra ách tắc, trì trệ đối vớihoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý.

2. Khi tiếp nhận văn bản,tài liệu đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc ngườiđược giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì,dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kýnhận.

3. Đối với bản fax, phảichụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Sau đó,khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính và làm lại thủ tụcđăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax hoặc bản chuyểnphát qua mạng); đối với văn bản điện tử đến (không sử dụng văn bản giấy) vănthư cơ quan, tổ chức thực hiện đăng ký trên ứng dụng phần mềm quản lý văn bản -hồ sơ công việc theo quy định tại Điều 50, Quy định này.

4. Văn bản khẩn đếnngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếpnhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức để giảiquyết.

5. Văn bản đến phải đượcđăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trênmáy tính, định kỳ hoặc cuối năm phải in, tập hợp lại và đóng thành Sổ đăng kývăn bản đến để lưu và tra cứu khi cần thiết.

6. Văn bản mật đến đượcđăng ký riêng hoặc đăng ký chung vào phần mềm quản lý văn bản - hồ sơ công việctrên máy vi tính và không gắn tập tin (file) văn bản điện tử mật trên ứng dụng.

7. Phân loại sơ bộ:Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

a) Loại không bóc bì:Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chứcvà các bì văn bản gửi đích danh người nhận, những bì có đóng dấu mức độ mật vàghi rõ người có tên mới được bóc bì thư;

b) Loại do văn thư bócbì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại.

8. Đối với những bìvăn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chungcủa cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho vănthư để đăng ký, xử lý tiếp.

9. Đối với bì văn bản“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” hoặc có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì”,văn thư đăng ký số ngoài bì thư vào sổ “Tài liệu Mật đến” để quản lý và chuyểnđến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bảntrên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quảntài liệu mật. Việc bóc bì đối với văn bản có mức độ mật được thực hiện theo quyđịnh tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Côngan hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quy địnhcụ thể của cơ quan, tổ chức.

10. Dấu “Đến” đượcđóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với nhữngvăn bản có tên loại; dưới trích yếu nội dung đối với công văn; dưới ngày,tháng, năm ban hành văn bản đối với văn bản đến có dấu chỉ độ “Khẩn”, “Mật”.

Điều21. Trình, chuyển giao văn bản đến:

1. Văn bản đến sau khiđược đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được. Đối với văn bản điện tử đến (không sử dụng văn bản giấy) văn thưcơ quan, tổ chức thực hiện chuyển trên ứng dụng phần mềm quản lý văn bản - hồsơ công việc theo quy định.

2. Căn cứ vào ý kiếnphân phối và chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn thư đăng ký bổ sung vào sổđăng ký văn bản đến hoặc vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.

3. Văn thư thực hiệnviệc chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý theoý kiến đã phê duyệt của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản phải đảmbảo kịp thời, đúng đối tượng, chính xác, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung vănbản.

Điều22. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

1. Người đứng đầu cơquan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Người đứngđầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những vănbản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Người đứng đầu cơquan, tổ chức và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bảncó trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời gian được pháp luật quy định hoặctheo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu cơquan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặcngười được giao trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ vănbản đến và báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản quan trọng,khẩn, mật…;

b) Căn cứ vào nội dungvăn bản đến phân bổ cho các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết;

c) Theo dõi và đôn đốcgiải quyết kịp thời văn bản đến và có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơquan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đếnđể thông báo cho các đơn vị liên quan.

4. Văn thư có tráchnhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, chưa đượcgiải quyết. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệmtheo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều23. Trình tự thủ tục đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản do cơ quan, tổ chứcphát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi):

1. Kiểm tra thể thức,hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng năm của văn bảngiấy và cả văn bản điện tử trên ứng dụng, theo quy định tại Điều 24 và Điều 50Quy định này.

2. Đăng ký văn bản đi(vào sổ giấy hoặc nhập vào ứng dụng trên máy vi tính).

3. Kiểm tra, đối chiếuchữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.

4. Văn thư nhân bản,đóng dấu cơ quan, tổ chức theo thẩm quyền người ký ban hành văn bản và đóng dấukhẩn, mật…(nếu có).

5. Làm thủ tục pháthành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi (cả văn bản giấy vàvăn bản điện tử trên ứng dụng).

6. Lưu hồ sơ, văn bảnđi.

Điều24. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệuvà ngày, tháng, năm của văn bản:

1. Văn thư phải kiểmtra lại hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; trình tự, thủ tục hồsơ trình ký trước khi phát hành. Văn bản chuyển phát hành không có tập tin(file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng; văn bản không đúng hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thiếu hồ sơ, thủ tục để ban hành văn bản,Nhân viên văn thư không lập thủ tục phát hành mà báo cáo Lãnh đạo trực tiếp, trảlại chuyên viên soạn thảo văn bản đó để thực hiện chuyển văn bản điện tử trên mạng,chỉnh sửa lại văn bản hoặc bổ sung hồ sơ; mọi sự chậm trễ cán bộ, công chức soạnthảo văn bản đó phải chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

2. Ghi số và ngày,tháng, năm ban hành văn bản:

a) Ghi số của văn bản:

- Tất cả văn bản đi củacơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức; đánhsố thứ tự liên tục theo số Ả rập bắt đầu là số 01 từ ngày 01/01 của năm và kếtthúc số cuối vào ngày 31/12, do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phápluật có quy định khác.

- Việc ghi số văn bảnquy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăngký riêng.

- Việc ghi số văn bảnhành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b) Ghi ngày, tháng,năm của văn bản

- Việc ghi ngày,tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của phápluật hiện hành.

- Việc ghi ngày,tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ.

3. Văn bản mật đi đượcđánh số và đăng ký sổ riêng.

Điều25. Đăng ký văn bản đi:

1. Tất cả văn bản đitrừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đăng ký vào sổ đăng ký vănbản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng, năm (vớinhững số chỉ ngày nhỏ hơn mười, tháng nhỏ hơn ba phải ghi thêm số 0 ở trước)theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thực hiện. Trong trường hợpđăng ký trên cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phảirà soát in lại và đóng thành Sổ đăng ký văn bản đi để lưu và tra cứu khi cầnthiết.

2. Văn thư cơ quankhông cấp trước số văn bản.

Điều26. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản:

Văn thư có trách nhiệmkiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản với mẫu chữ ký đãđăng ký hoặc đã thông báo, trước khi đóng dấu văn bản. Trường hợp phát hiện chữký trên văn bản không giống với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo, phải kịpthời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, xử lý.

Điều27. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:

1. Nhân bản đúng với sốlượng quy định phát hành và lưu. Số lượng văn bản phát hành được xác định trêncơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong nơi nhậnvăn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhậnkèm theo để lưu ở văn thư.

2. Nơi nhận phải đượcxác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổchức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện,giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửinhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, đểtham khảo.

3. Khi nhân bản phảigiữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện việc nhân bản theo đúng thời gianquy định.

4. Đóng dấu chỉ các mứcđộ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉcác mức độ khẩn (“Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trênvăn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số01/2011/TT-BNV .

b) Việc đóng dấu chicác mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trênvăn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11).

5. Việc nhân bản văn bảnmật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định và được thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều28. Thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản và đínhchính văn bản đi:

1. Thủ tục pháthành văn bản Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi pháthành băn bản:

a) Lựa chọn bì: Bì vănbản phải có kích thước lớn hơn kích thước gấp lại của văn bản; được làm bằng loạigiấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhấttừ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) của Bộ Công an.

b) Viết bì: Phải viếtchữ rõ ràng, dễ dọc và ghi đúng địa chỉ nơi nhận.

c) Vào bì và dán bì:Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì.Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.

d) Đóng dấu độ khẩn, dấuký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấuđộ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ ngườicó tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật đượcthực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)của Bộ Công an.

2. Chuyển phát vănbản đi:

a) Những văn bản đã thựchiện đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày mà văn bảnđó đã được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bảnquy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

b) Đối với những văn bản"HẸN GIỜ", "HOẢ TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN"phải được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi đượcchuyển phát qua Bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi Bưu điện. Khigiao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên Bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấuvào sổ.

d) Việc chuyển giao trựctiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơquan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận, ghi rõ thời gian, họ và tênngười nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

đ) Chuyển phát văn bảnđi bằng fax, qua mạng trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thểđược chuyển phát cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó trongngày làm việc phải gửi tiếp bản chính, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bảnmật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

3. Theo dõi việcchuyển phát văn bản đi:

Văn thư có trách nhiệmtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

a) Lập Phiếu gửi đểtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việcxác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảovăn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

b) Đối với những văn bảnđi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhậnlại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

c) Đối với bì văn bảngửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặccá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi Bưu điệnđể kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

d) Trường hợp phát hiệnvăn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết.

4. Đính chính văn bảnđi:

a) Văn bản đã pháthành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản cóhình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

b) Văn bản đã pháthành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đượcđính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Điều29. Lưu văn bản đi:

Việc lưu văn bản đi đượcthực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phảilưu hai bản, văn bản gốc kèm với hồ sơ trình ký lưu tại Văn thư cơ quan và bảnchính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc của chuyên viên.

Đối với hồ sơ, văn bảnđiện tử cơ quan, tổ chức ban hành và phát hành không sử dụng văn bản giấy,nhưng phải in ra giấy lập một bộ hồ sơ, văn bản gốc trình ký và lưu tại Văn thưcơ quan theo quy định.

b) Bản gốc lưu tại Vănthư cơ quan phải được đóng dấu lưu và sắp xếp theo thứ tự thời gian và số đăngký.

c) Trường hợp văn bảnđi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằngtiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoàihoặc tiếng dân tộc thiểu số.

d) Việc lưu giữ, bảoquản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiệntheo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

đ) Văn thư có tráchnhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thưcơ quan theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

e) Bản lưu văn bản quyphạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải sử dụng mựcin và loại giấy tốt.

Điều30. Lưu hồ sơ giải quyết công việc tại UBND các cấp:

Trong quá trình giảiquyết công việc, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã là cơ quan có thẩmquyền quyết định cuối cùng của từng cấp trong xử lý, giải quyết công việc thìphải lưu một bộ hồ sơ đầy đủ tại UBND cấp đó. Hồ sơ bao gồm tất cả các văn bản,giấy tờ có liên quan đến vụ việc được giải quyết, kể cả phim, hình ảnh, bản đồ,bản vẽ …(nếu có) và phải lập mục lục tài liệu theo quy định.

Mục3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều31. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

Để thực hiện tốt côngtác lập hồ sơ công việc của mỗi cá nhân thì cơ quan, tổ chức phải ban hành Danhmục hồ sơ cơ quan hàng năm. Việc lập danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tạiĐiều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

1. Nội dung lập hồ sơcông việc bao gồm: Mở hồ sơ; thu thập văn bản vào hồ sơ; kết thúc và ghi biên mụchồ sơ.

Căn cứ vào Danh mục hồsơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viênchức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc được giao, chuyên viên phải tiếp tục đưa các vănbản hình thành có liên quan vào hồ sơ cụ thể:

a) Mở hồ sơ là việc lấymột tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ,tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốcgia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc đượcgiao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ). Đối với hồsơ điện tử lập theo mã danh mục hồ sơ được xác định trên phần mềm quản lý văn bản- hồ sơ công việc.

b) Thu thập văn bảnvào hồ sơ là cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc vào hồ sơ: Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản,tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơtương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời nhữngvăn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tạihội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

c) Kết thúc và biên mụchồ sơ, khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơcó trách nhiệm:

- Kiểm tra mức độ đầyđủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.

- Xem xét loại ra khỏihồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đềquan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của cáccơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại);bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

- Sắp xếp các văn bản,tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian,tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnhthì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếpvào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khácnhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗiđơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồsơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thànhcác đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).

- Xem xét lại thời hạnbảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồsơ).

- Hoàn thiện, chỉnh sửatiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.

- Nếu hết năm mà côngviệc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó đượcbổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

2. Yêu cầu mỗi hồ sơđược lập:

a) Hồ sơ được lập phảiphản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

b) Các tài liệu thu thậpđược đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ nhau, phản ánh nội dung diễnbiến của sự vụ, sự việc đúng trình tự vấn đề;

c) Tài liệu thu thậpđưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều32. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan:

1. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức:

Người đứng đầu cơquan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Trách nhiệm củaChánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm:

a) Giúp người đứng đầucơ quan, tổ chức triển khai thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệuvào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức;

b) Chỉ đạo việc xây dựngvà trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm củacơ quan, tổ chức;

c) Chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm tra việc lựa chọn hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

d) Tham mưu cho ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồsơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu đối với các đơn vị trực thuộc.

3. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức:

a) Người đứng đầu đơnvị thuộc cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảoquản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

b) Phân công trách nhiệmcho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủtrì giải quyết.

c) Tổ chức tiếp nhận hồsơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vịkhi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

d) Tổ chức lựa chọn vànộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

4. Trách nhiệm của cánhân trong cơ quan, tổ chức:

a) Trong quá trình theodõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, còn phảilập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.

b) Trường hợp đơn vị,cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ côngviệc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mụchồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệucủa đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c) Trường hợp nghỉhưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu chođơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lậpbiên bản giao nhận.

5. Trách nhiệm của Vănthư đơn vị:

a) Cuối mỗi năm kiểmtra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kếtthúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.

b) Thống kê hồ sơ, tàiliệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Bàn giao hồ sơ, tàiliệu cho Lưu trữ cơ quan.

6. Trách nhiệm của Vănthư cơ quan:

a) Xây dựng Danh mục hồsơ của cơ quan, tổ chức.

b) Đầu năm, Văn thưsao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức để làm căncứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao chođơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.

c) Phối hợp với Lưu trữcơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

7. Trách nhiệm của Lưutrữ cơ quan:

a) Giúp người đứng đầucơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

b) Tiếp nhận, hoàn chỉnhvà sắp xếp hồ sơ, tài liệu:

- Tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ,tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sunghoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

- Hoàn chỉnh hồ sơ baogồm: Viết bìa theo mẫu, chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ, đánh số tờtrong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kếtthúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.

- Lập Mục lục hồ sơ bảoquản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.

- Sắp xếp hồ sơ, tàiliệu vào hộp, ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá (kệ).

- Giao nộp tài liệulưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưutrữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầucơ quan, tổ chức. Việc bàn giao phải lập Biên bản, đồng thời có cán bộ lưu trữcơ quan, tổ chức tham gia và kèm theo Danh mục tài liệu bàn giao.

8. Thời hạn giao nộptài liệu vào lưu trữ cơ quan:

a) Tài liệu hành chínhvà các tài liệu khác (tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và côngnghệ…): Trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

b) Tài liệu xây dựngcơ bản: Trong thời hạn 3 (ba) tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

9. Thủ tục giao nộp:

a) Khi giao nộp tài liệuphải lập 03 (ba) bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02(hai) bản “Biên bảngiao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ của cơquan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thựchiện theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định;

b) Để đảm bảo việcgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếusót. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần hồ sơ, tàiliệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức và đối chiếu với hồ sơ công việc, số lượngvăn bản phát hành được lưu tại Văn thư cơ quan trong năm để tiếp nhận.

Điều 33. Quản lý con dấu:

1. Việc quản lý và sửdụng con dấu trong công tác văn thư thực hiện theo quy định hiện hành của Nhànước. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trênviệc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của cơquan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quảnlý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấuchịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu, cótrách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảoquản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưacon dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơquan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấuphải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấucho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mònhoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan,tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơquan, tổ chức phải báo cáo cơ quan Công an, nơi xảy ra mất con dấu.

4. Khi đơn vị có quyếtđịnh chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấumới.

Điều34. Sử dụng con dấu:

1. Công chức, viên chứcvăn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đóng dấu vàocác văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và cóchữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấutrong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trướckhi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký củangười không có thẩm quyền.

4. Dấu đóng phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùmlên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

5. Đóng dấu vào phụ lụckèm theo: Đóng dấu treo tại tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lênhàng chữ đầu của trang đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu. Nếu văn bản, phụlục có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai; dấu giáp lai được đóng vào khoảnggiữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;mỗi dấu đóng tối đa giáp lai 05 trang văn bản liền kề.

ChươngIII

CÔNG TÁC LƯUTRỮ

Mục1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

Hàng năm công chức,viên chức, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệuđã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thậphồ sơ, tài liệu từ đầu năm.

2. Phối hợp với cácđơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộplưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị,cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và cácphương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồsơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thựctế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

6. Đối với hồ sơ lưutrữ điện tử thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu điện tử giữa phần mềm quản lývăn bản - hồ sơ công việc và phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đã được xác địnhtrong ứng dụng.

Điều36. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

1. Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộplưu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện chỉnhlý hoàn chỉnh tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi giao nộp.

3. Nguồn nộp lưu (cơquan, tổ chức thuộc diện nộp lưu) hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đượcChủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

4. Trách nhiệm của Lưutrữ lịch sử:

a) Lập kế hoạch thu thậptài liệu;

b) Phối hợp với Lưu trữcơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập;

c) Hướng dẫn Lưu trữcơ quan chuẩn bị tài liệu giao nộp;

d) Chuẩn bị kho tàngvà các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyểntài liệu đến kho và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu;

đ) Tổ chức tiếp nhậntài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu;

Khi thực hiện giao nộptài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử phải lập Biên bản và nộp 02 quyển Mục lụchồ sơ, tài liệu nộp lưu. Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ được lập thành 03bản, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử và cơ quan cấp trên quản lýlưu trữ giữ mỗi bên 01 bản.

Điều37. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử:

1.Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ kiểm tra thành phần tài liệu giao nộp vào Lưu trữtỉnh trên cơ sở Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửvà theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch.

2. Thành phần hồ sơ,tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và theo quy định củatỉnh.

Điều38. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

1. Trong thời hạn 10năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảoquản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Tài liệu có giá trịbảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng phải nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữchưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàngngày.

3. Tài liệu lưu trữchuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khácphải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kếtthúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơquan, tổ chức.

4. Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết giữ lạihồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản củaLưu trữ lịch sử.

Điều39. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sápnhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập,giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản.

Việc quản lý hồ sơ,tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giảithể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể,chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thực hiện theo Điều 24 Luật Lưu trữ vàquản lý hồ sơ, tài liệu khi chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện,xã thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ cụ thể:

a) Khi cơ quan, tổ chứcchia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu những hồ sơ, tài liệu về các vụviệc giải quyết chưa xong thì được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới để tiếp tụcgiải quyết. Văn thư cơ quan có trách nhiệm thống kê đầy đủ không để mất tài liệu,lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thực hiện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan,khi giao nhận phải lập biên bản.

b) Lưu trữ cơ quan cótrách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉnh lý, thống kê, sắp xếp hồ sơ,tài liệu, lập thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

c) Cơ quan quản lý nhànước về lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho cấp có thẩm quyền chỉ đạo thu thậphồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức này giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đúngtheo quy định hiện hành.

Điều40. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác:

Tài liệu lưu trữ hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưutài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quyđịnh của pháp luật.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNHGIÁ TRỊ TÀI LIỆU, TIÊU HUỶ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 41. Chỉnh lý tài liệu:

Hồ sơ, tài liệu của cơquan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnhlý:

a) Không phân tánphông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lậphồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sựhình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡhồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnhlý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2. Tài liệu sau khi chỉnhlý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồsơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảoquản cho hồ sơ, tài liệu.

- Xác định thờihạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữlịch sử; thời hạn bảo quản đối với tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quanvà tài liệu không có giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. Việc xác định thời hạn bảoquản cho hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 củaBộ Nội vụ và theo hướng dẫn của Bộ ngành chuyên môn.

c) Hệ thống hoá hồ sơ,tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu:Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quảnlý và khai thác sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệuhết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

3. Nghiệp vụ chỉnh lýtài liệu lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcvà Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

Điều 42. Xác định giá trịtài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:

1. Phòng, Bộ phận vănthư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởngphòng Hành chính xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơquan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giátrị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệuhết giá trị để tiêu huỷ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các cơ quan,tổ chức thực hiện theo quy định.

3. Việc xác định giátrị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định những tàiliệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạntính bằng số lượng năm.

b) Xác định những tàiliệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu huỷ.

4. Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu:

a) Khi tiến hành xác địnhgiá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Cáccơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng cónhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc xác địnhgiá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn hiện hành của Nhà nước.

b) Thành phần Hội đồngxác định giá trị tài liệu gồm có:

- Chủ tịch Hội đồng làcấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Người làm lưu trữ cơquan, tổ chức là Thư ký Hội đồng.

- Đại diện lãnh đạođơn vị có tài liệu là uỷ viên.

- Người am hiểu vềlĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là uỷ viên.

c) Phương thức làm việccủa Hội đồng.

- Từng thành viên Hộiđồng xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệugiữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu.

- Hội đồng thảo luận tậpthể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến hết giá trị cần được đánh giáđể tiêu huỷ. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của cácthành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơhuỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩmquyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

d) Thông qua biên bản,trình người đứng đầu cơ quan quyết định.

5. Thẩm tra tài liệu hếtgiá trị:

a) Thẩm quyền thẩm tratài liệu hết giá trị:

- Sở Nội vụ thẩm tratài liệu hết giá trị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

- Lưu trữ của các cơquan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị củacác tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

b) Hồ sơ đề nghị thẩmtra tài liệu hết giá trị, bao gồm:

- Văn bản đề nghị thẩmtra tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hếtgiá trị;

- Bảng thuyết minh tàiliệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồngxác định giá trị tài liệu.

6. Tổ chức tiêu huỷtài liệu hết giá trị:

a) Chỉ được phép tiêuhuỷ tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Khi tiêu huỷ tài liệuphải tiêu huỷ hết thông tin của tài liệu;

c) Việc tiêu huỷ tàiliệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của nơi thực hiện tiêu huỷ tài liệuvà phụ trách lưu trữ cơ quan;

d) Hồ sơ về việc tiêuhuỷ tài liệu gồm:

- Tờ trình về việctiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hếtgiá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồngxác định giá trị tài liệu;

- Quyết định thành lậpHội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản của cấp cóthẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyết định của ngườicó thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giaotài liệu hết giá trị;

- Biên bản về việctiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu có liênquan khác.

đ) Hồ sơ về việc tiêuhuỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu huỷ trongthời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu huỷ tài liệu;

e) Nghiêm cấm các cơquan, tổ chức tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức dưới bất kỳ hìnhthức nào.

Mục 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢNTÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 43. Thống kê Nhà nướcvề văn thư, lưu trữ:

Định kỳ hàng năm cáccơ quan, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác vănthư, lưu trữ của đơn vị mình theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tácvăn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Số liệu thống kê định kỳ hàng năm đượctính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31/12 của năm báo cáo. Việc báocáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các cơ quan, tổ chức như sau:

1. Cấp tỉnh, các cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh (Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội -Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành và cơquan khác thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh) báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư,lưu trữ gửi về Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 01 năm sau theo hướng dẫn của Bộ Nộivụ.

2. Cấp huyện, các cơquan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh(Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, cáccơ quan, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện; Uỷ ban nhân dân xã, phường, thịtrấn) báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ gửi về Phòng Nội vụ huyện,thị xã, thành phố trước ngày 15 tháng 01 năm sau; Phòng Nội vụ tổng hợp báo cáothống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của cấp huyện gửi về Sở Nội vụ trướcngày 31 tháng 01 năm sau theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Sở Nội vụ tổng hợp,báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước trước ngày 15 tháng 02 theo quy định.

Điều 44. Bảo quản tài liệulưu trữ:

1. Thủ trưởng các cơquan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệulưu trữ.

2. Công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa họctài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầyđủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyênkiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tàiliệu.

3. Hồ sơ, tài liệuchưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức,viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.

4. Hồ sơ, tài liệu lưutrữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tậptrung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trangbị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo, bảo vệ antoàn cho tài liệu.

5. Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quảntài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiệncác biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phải có nội quy ra,vào và khai thác, sử dụng tài liệu, phòng gian, bảo mật đối với Kho lưu trữ vàtài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quảntài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệulưu trữ.

6. Lập bản sao bảo hiểmtài liệu lưu trữ đối với tài liệu quý, hiếm.

7. Xây dựng Kho lưu trữchuyên dụng phải đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn tại Thông tưsố 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn Kho lưutrữ chuyên dụng.

8. Kỹ thuật bảo quảntài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn hiện hành của Nhà nước.

Mục 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 45. Thẩm quyền chophép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Tại Lưu trữ lịch sửtỉnh, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, tài liệu hạn chế sử dụng,trừ tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tàiliệu đang cần phải tu bổ, phục chế.

2. Tại Lưu trữ cơquan, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu bảoquản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 46. Thủ tục khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Đối tượng:

a) Cơ quan, tổ chức,cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác,nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác;

b) Cán bộ, công chức,viên chức trong cơ quan, tổ chức được sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệmvụ được giao;

c) Cá nhân, tổ chức,người nước ngoài được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định hiệnhành của Nhà nước.

2. Tổ chức sử dụng:

a) Tài liệu lưu trữ đượcsử dụng tại kho lưu trữ, phòng đọc, không mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa đượcsự đồng ý của người có thẩm quyền;

b) Đối với tài liệuthuộc Danh mục bí mật nhà nước, tài liệu có giá trị đặc biệt thì không đượccông bố rộng rãi;

c) Các đối tượng quy địnhtại Khoản 1 Điều này khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh phải trả phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định của phápluật;

d) Cơ quan, tổ chứckhi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc xin cung cấp thông tin từ tài liệulưu trữ trực tiếp hoặc gián tiếp vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị; đốivới cá nhân phải có giấy chứng minh nhân dân, nếu là người nước ngoài phải có hộchiếu (Visa) và đơn xin đọc tài liệu bằng tiếng Việt.

Điều 47. Thẩm quyền sao,chứng thực tài liệu lưu trữ:

1. Người có thẩm quyềncho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì có thẩm quyền cho phép sao.

2. Việc sao tài liệulưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.

3. Việc chứng thực tàiliệu lưu trữ do Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp luật.

Mục5. SƯU TẦM TÀI LIỆU QUÝ, HIẾM

Điều 48. Tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm:

1.Hình thức tài liệu: Bản chính, bản gốc, bản sao hợp pháp (bằng các hình thứcsao chụp khác nhau kèm theo dấu chứng thực hoặc các tài liệu xác nhận tính hợppháp của bản sao), bản thảo viết tay hoặc có bút tích của các cá nhân tiêu biểu,tài liệu lịch sử khẩu vấn.

2.Hình thức sưu tầm:

a) Tiếpnhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiến tặng.

b) Lậpbản sao hợp pháp của tài liệu trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu không đồng ýhiến tặng, ký gửi, bán bản gốc tài liệu.

c)Mua bản gốc tài liệu.

d)Trao đổi tài liệu.

đ)Xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn (phỏng vấn, ghi âm, ghi hình... đối với cánhân người Việt Nam và người nước ngoài là các nhà hoạt động chính trị, quân sự,ngoại giao, nhân chứng lịch sử, các nhà khoa học, các văn nghệ sỹ... để bổ sungcho các sự kiện lịch sử của tỉnh).

Mục 6. QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Điều49. Ứng dụng quản lý văn thư, lưu trữ điện tử

Việc ứng dụng công nghệthông tin để quản lý công tác văn thư, lưu trữ được xác định bằng hệphần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc và phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (gọitắt là phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ) đã triển khai trên hệ thống mạng tinhọc diện rộng của Uỷ ban nhân dân (UBND) tỉnh; đang thực hiện ứng dụng quản lýcông tác văn thư, lưu trữ điện tử dùng chung cho ba cấp: Tỉnh, huyện, xã, để quảnlý văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ công việc và cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi,xử lý văn bản qua môi trường mạng máy vi tính bao gồm: Tiếp nhận văn bản đến;quy trình xử lý; phát hành văn bản đi; tạo hồ sơ công việc và lưu trữ, phục vụtrao đổi, khai thác thông tin, nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác chỉđạo, điều hành của lãnh đạo và các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chứctrên môi trường mạng.

Giá trị pháp lý củavăn bản điện tử được xác định tại Điều 35, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơquan Nhà nước.

Điều50. Quản lý văn thư qua mạng và tạo lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử:

1. Đăng ký, tiếp nhậnvăn bản điện tử đến:

a) Hàng ngày, nhânviên văn thư của cơ quan, tổ chức phải kiểm tra văn bản gửi trên mạng qua phầnmềm dùng chung về quản lý văn thư - lưu trữ và hộp thư điện tử của cơ quan, tổchức để lập thủ tục tiếp nhận văn bản đến trên mạng.

b) Việc tiếp nhận vănbản điện tử đến trên mạng từ các đơn vị mạng thành viên thuộc hệ thống Mạng tinhọc diện rộng của UBND tỉnh qua phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ phải chuyểntập trung đến máy vi tính quản lý văn bản đi - đến của cơ quan, tổ chức do nhânviên văn thư thực hiện lập thủ tục tiếp nhận theo quy định tại các Điều 20, 21,22 Quy định này.

c) Đối với văn bản đếntừ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; các Bộ ngành Trung ương; các cơ quan, tổ chứctrong và ngoài tỉnh không phải là mạng thành viên thuộc hệ thống mạng tin họcdiện rộng của UBND tỉnh, gửi đến cơ quan, tổ chức, Văn thư lập thủ tục đăng kýtiếp nhận văn bản đến trên phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ và gắn tậptin văn bản điện tử vào ứng dụng (trường hợp không có tập tin văn bản điện tửthì dùng máy scanner để tạo tập tin văn bản điện tử) chuyển trên mạng đến cáccơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện.

d) Đối với văn bản quyphạm pháp luật đến từ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; các Bộ ngành Trung ương,văn thư thực hiện gắn tập tin văn bản điện tử vào ứng dụng, sao y chuyển trên mạngđến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện; không saogửi văn bản giấy.

2. Đăng ký, lập thủ tụcphát hành văn bản đi:

a) Cán bộ, công chức,viên chức của cơ quan, tổ chức làm việc trên máy vi tính thuộc mạng thành viên(mạng LAN) trong hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, khi xử lý, chuyểnvăn bản điện tử để phát hành phải thực hiện cập nhật đầy đủ các tiêu chí trên ứngdụng đúng theo quy trình mà phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnhđã xác lập và phải gắn tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển đến vănthư cơ quan, tổ chức để lập thủ tục phát hành văn bản trên mạng theo quy định tạicác Điều 23, 24, 25 Quy định này. Công chức, viên chức chuyển văn bản điện tử đếnvăn thư cơ quan phải thực hiện đồng thời với chuyển văn bản giấy.

b) Tập tin (file) vănbản điện tử kèm theo chuyển trên ứng dụng đến văn thư cơ quan, tổ chức về hìnhthức, thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung, số, ngày, tháng, năm phải đúng vớivăn bản gốc lưu tại Văn thư. Riêng phần chữ ký của người ký ban hành, ghi “Đãký” hoặc thực hiện bằng chữ ký số theo quy định. Trường hợp văn thư cơ quan, tổchức thực hiện Scan từ văn bản gốc thì đính kèm file văn bản Scan theo quy định.

c) Văn bản thuộc diệnquản lý theo chế độ bảo mật không gắn kèm tập tin vào ứng dụng, không đưa lên mạng.

d) Việc phát hành vănbản điện tử trên mạng:

- Đối với cơ quan, tổchức thuộc mạng thành viên (mạng LAN) trong hệ thống mạng tin học diện rộng củaUBND tỉnh, văn thư thực hiện phát hành qua phần mềm quản lý văn thư - lưu trữdùng chung của tỉnh.

- Đối với các cơ quan,tổ chức trong tỉnh không phải là mạng thành viên thuộc hệ thống mạng tin học diệnrộng của UBND tỉnh, văn thư thực hiện phát hành bằng gửi file văn bản điện tửthông qua địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ chức. Địa chỉ hộp thư công củacơ quan, tổ chức được khai báo trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh.

3. Trao đổi thông tingiữa cá nhân công chức với nhau thông qua địa chỉ hộp thư riêng (Email) của cánbộ, công chức, viên chức đã được thông báo và thực hiện theo quy định tại Điều6Quyết định số 20/2010/QĐ-UBND ngày 29/7/2010 của UBND tỉnh về ban hànhQuy định quản lý và sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long.

Điều51. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:

1. Tài liệu lưu trữ điệntử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác địnhgiá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứngcác yêu cầu sau:

a) Bảo đảm độ tin cậy,tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khitài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

b) Thông tin chứa trongtài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

2. Tài liệu lưu trữ điệntử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.

Điều52. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ chức:

1. Tài liệu lưu trữ điệntử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lậpthành hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệthông tin trong hệ thống ứng dụng quản lý tài liệu điện tử.

2. Hệ thống quản lýtài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tửcó tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cậpngay từ khi tài liệu được tạo lập.

3. Quy trình trao đổi,lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhântrong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiệntheo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều53. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trêncác vật mang tin khác:

1. Tài liệu lưu trữ điệntử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phảiđáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhânkhông được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệuđó được số hoá.

2. Cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.

3. Chữ ký số của cơquan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều54. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào:

Dữ liệu thông tin đầuvào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin vànghiệp vụ lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Hệ thống phần mềm ứngdụng quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được kết nối, chuyển đổi đồng bộ cơ sởdữ liệu điện tử về quản lý văn thư - hồ sơ công việc sang quản lý hồ sơ lưu trữcơ quan và hồ sơ lưu trữ lịch sử; hệ thống dữ liệu điện tử phải được liên kết đồngbộ và bảo toàn.

Điều55. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử:

1. Trường hợp tài liệulưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cảhai loại.

2. Khi giao nhận hồsơ, tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phảikiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ,tài liệu. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm nội dung, cấu trúc,bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị huỷhoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

3. Việc thu thập tàiliệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trìnhsau:

a) Lưu trữ cơ quanthông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;

b) Lưu trữ cơ quan vàđơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc vàđịnh dạng chuyển theo quy định tại Điều 54 Quy định này;

c) Đơn vị, cá nhângiao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

d) Lưu trữ cơ quankiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thứcvà cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồsơ; kiểm tra virút;

đ) Lưu trữ cơ quanchuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thựchiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

e) Lập hồ sơ về việc nộplưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

4. Việc thu thập tàiliệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trìnhsau:

a) Lưu trữ lịch sửvà Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện,cấu trúc và định dạng chuyển theo quy định tại Điều 54 Quy định này;

b) Lưu trữ cơ quangiao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

c) Lưu trữ lịch sửkiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thứcvà cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồsơ; kiểm tra virút;

d) Lưu trữ lịch sửchuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sửvà thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

đ) Lập hồ sơ về việc nộplưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

5. Cơ quan, tổ chức,cá nhân chỉ được huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồsơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ Lịch sử kiểmtra, xác nhận.

6. Tiêu chuẩn kỹ thuậttrong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơquan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệutheo quy định của pháp luật và quy định tại Điều 54 Quy định này.

Điều56. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử:

1. Tài liệu lưu trữ điệntử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp theo hướngdẫn của Bộ Nội vụ.

2. Lưu trữ cơ quan,Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tínhtoàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biệnpháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảmkhông thay đổi nội dung tài liệu.

3. Phương tiện lưu giữtài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Điều57. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử:

1. Thẩm quyền cho phépđọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiệnnhư đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụsử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.

3. Khuyến khích việcthực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

4. Phương tiện lưu giữtài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kếtnối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Điều58. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử:

1. Thủ trưởng cơ quan,tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tàiliệu điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức thựchiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định củapháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều59. Huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị:

1.Tài liệulưu trữ điện tử hết giá trị được huỷ theo thẩm quyền, thủ tục nhưtài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

2. Việc huỷ tài liệulưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệuhết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị huỷ không thểkhôi phục lại được.

Điều60. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:

1. Văn phòng UBND tỉnh,Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm phối hợp tham mưu Uỷ bannhân dân tỉnh:

a) Xây dựng chươngtrình, kế hoạch, đề án, dự án về ứng dụng công nghệ thông tin bảo đảm tạo lậpvà quản lý thống nhất, đồng bộ, an toàn hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử về quản lývăn thư - hồ sơ công việc, chuyển sang quản lý hồ sơ lưu trữ cơ quan và hồ sơlưu trữ lịch sử theo thẩm quyền.

b) Xây dựng các quy định,yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử.

2. Thủ trưởng cơ quan,tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc tạo lập, quản lý tài liệu lưu trữđiện tử theo quy định của pháp luật và Quy định này.

3. Người được giao thựchiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất chongười đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về quảnlý văn thư, lưu trữ tài liệu điện tử.

4. Đơn vị, bộ phậnchuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thammưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thôngtin đối với việc quản lý văn thư, tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biệnpháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơquan, tổ chức.

5. Người trực tiếptheo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập,quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

6. Lưu trữ lịch sử cótrách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theoquy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.

Điều61. Các hành vi bị nghiêm cấm:

1. Truy cập, thay đổi,giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Tạo ra hoặc pháttán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hànhhoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

ChươngIV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Điều 62. Nội dung quản lýnhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:

Uỷ ban nhân dân tỉnh; UBND thành phố, thị xã,huyện thuộc tỉnh và UBND xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý về vănthư, lưu trữ trong phạm vi địa phương theo những nội dung sau:

1. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch trung hạn, dàihạn; ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật vềcông tác văn thư, lưu trữ;

2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác vănthư, lưu trữ;

3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa họcvà công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong côngtác văn thư, lưu trữ;

5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

6. Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động văn thư,lưu trữ;

7. Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác vănthư, lưu trữ theo quy định;

8. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ.

Điều 63. Trách nhiệm quảnlý về công tác văn thư, lưu trữ:

1. Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất vềcông tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; quyết định các chủ trương, định hướngvà phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnhvà các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Uỷban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triểncông tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.Xây dựng và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn,hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, chínhsách quy định về văn thư, lưu trữ.

3. Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phốcó trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai thực hiện cácđề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình.

4. Uỷ ban nhân dân cấp xã:

a) Chủ tịch UBND xã,phường, thị trấn chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; bố trí cánbộ làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của cấp xã đúngtiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướngdẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.

b) Bố trí kho quản lý,bảo quản tài liệu lưu trữ của cấp xã.

5. Thủ trưởng các tổ chức kinh tế Nhà nước, cáctổ chức chính trị - xã hội; xã hội - nghề nghiệp trong phạm vi quyền hạn cótrách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn của Nhànước về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác lưu trữ đơn vịvà nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 64. Tổ chức thực hiện:

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm triểnkhai, tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnhthực hiện Quy định này.

2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, các ngành, cáccấp thuộc tỉnh Vĩnh Long căn cứ Quy định này xây dựng Quy chế công tác văn thư,lưu trữ cho phù hợp với cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm triển khai thực hiệntheo quy định hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phátsinh cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức báo cáo bằng văn bản cho Sở Nộivụ để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.