UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH SƠN LA
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2413/QĐ-UBND

Sơn La, ngày 12 tháng 9 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾKHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂNTỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điềucủa Luật Lưu trữ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụtại Tờ trình số 347/TTr-SNV ngày 21 tháng 8 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định nàyQuy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữlịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh gồm 03 Chương 15 Điều.

Điều 2. Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm hướngdẫn, kiểm tra, đôn đốc và tổ chức thực hiện Quy chế này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốcSở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố,các cơ quan tổ chức có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

Nơi nhận:
- Thường trực UBND tỉnh;
- Cục Văn thư - Lưu trữ, Bộ Nội vụ;
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo VP, CVCK;
- Trung tâm Công báo;
- Lưu: VT, NC, D100b.

CHỦ TỊCH




Cầm Ngọc Minh

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆULƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2413/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2014 của Chủtịch UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đốitượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, baogồm:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọccủa Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

b) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

c) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trênphương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

d) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưutrữ;

đ) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trongcông trình nghiên cứu;

e) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bảnchứng thực lưu trữ.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ thuộc Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật thực hiện theoquy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Đối tượng áp dụng của Quy chế nàygồm:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhucầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữđể phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác.

b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyềnquản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ lịch sử là tàiliệu có giá trị về thời gian bảo quản vĩnh viễn, giá trị phục vụ hoạt động thựctiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

2. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằngbản sao hợp pháp.

Điều 3. Mục tiêu, nguyên tắc khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm đảm bảo phát huy giá trị củatài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứukhoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích tráivới lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Các nội dung liên quan đến khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ không đượcquy định tại Quy chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướngdẫn của Trung ương liên quan đến nội quy Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốcSở Nội vụ báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quychế cho phù hợp.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ KHAITHÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 4. Thẩm quyền cho phép khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh cho phép khaithác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục Tài liệuđặc biệt quý, hiếm của tỉnh.

b) Tài liệu do UBND tỉnh chỉ đạo Chicục Văn thư - Lưu trữ lưu giữ ngoài danh mục thành phần tài liệu nộp lưu.

c) Tờ trình không phổ biến ra bênngoài của các sở, ban, ngành.

d) Văn bản, tài liệu thuộc danh mụctài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật chưa đến thời hạn giải mật.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khaithác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục tài liệuquý hiếm của tỉnh.

b) Tài liệu thuộc Danh mục tài liệuhạn chế sử dụng.

c) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mụctài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng một số loại văn bản, tài liệu dưới đây:

a) Các Quyết định cá biệt, các Chỉthị và các văn bản hành chính thông thường của các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền ban hành công khai, có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cánhân xin tìm đọc, xin sao lục, hoặc xin chứng thực.

b) Các hướng dẫn của Trung ương vàđịa phương không phải là văn bản mật hoặc văn bản chỉ đạo nội bộ có liên quanđến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, xin sao lục, hoặc xinchứng thực.

c) Các báo cáo định kì, báo cáo trảlời kiến nghị của cử tri đã được phát hành hoặc báo cáo công khai tại các diễnđàn.

d) Các văn bản cá nhân, tổ chức đượcchuyển quyền lưu giữ nhưng đã bị mờ, rách.

đ) Các tài liệu không thuộc Danh mụctài liệu hạn chế sử dụng, Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đangtrong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ khiđược sự đồng ý của cơ quan, đơn vị có tài liệu.

e) Tài liệu ký gửi của cá nhân, tổchức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu.

Điều 5. Thủ tục khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ lịch sử

Cơ quan, tổ chức cá nhân khai thác,sử dụng tài liệu phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là ngườinước ngoài) tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ để phục vụ nhiệmvụ công tác thì phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổchức nơi công tác (Phụ lục số 01 kèm theo). Trường hợp nghiên cứu khoahọc, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp thì phải có đềcương nghiên cứu.

Điều 6. Thời hạn giải quyết

1. Giải quyết ngay trong ngày hoặchẹn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệuthuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của Chi Cục trưởng Chicục Văn thư - Lưu trữ.

2. Không quá 03 ngày làm việc kể từkhi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác,sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ.

3. Không quá 10 ngày làm việc kể từkhi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác,sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 7. Khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ lịch sử tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Khi đến khai thác, sử dụng tàiliệu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ độc giả phải viết phiếu yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại phòng đọc (Phụ lục số 02 kèm theo); niêm yết Nội quy sử dụngtài liệu lưu trữ.

2. Độc giả nghiêm túc chấp hành Nộiquy, quy chế làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, hướng dẫn của người thihành công vụ; bảo đảm trật tự, an toàn và các quy định của Quy chế này.

3. Thực hiện dịch vụ công, phòng đọcphải được tổ chức khoa học, đầy đủ bàn ghế, trang thiết bị công cụ tra cứu cầnthiết để phục vụ khách.

4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ lịch sử từ xa

Người muốn khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ lịch sử từ xa phải gửi Giấy giới thiệu (Phụ lục số 01) vàphiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử (Phụ lục số 02)theo đường bưu điện hoặc đường fax đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La.

Điều 8. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

1. Đối với tài liệu lưu trữ thuộcthẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hay Giám đốc SởNội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩmquyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua SởThông tin - Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.

2. Đối với tài liệu lưu trữ lịch sửthuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trường Chi cục Văn thư- Lưu trữ, Chi cục gửi hồ sơ đến Sở Thông tin - Truyền thông để được cấp giấyphép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Triển lãm, trưng bày tàiliệu lưu trữ

a) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sửthuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hay Giámđốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình danh mục tài liệu lưu trữcần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệtbằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

b) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sửthuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ, Chi cục chủ động thực hiện và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ, UBNDtỉnh.

Điều 10. Giới thiệu tài liệu lưu trữtrên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ độnggiới thiệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tàiliệu của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợicho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức và công dân; định kỳhàng năm rà soát, báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệtDanh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đến hạn giải mật nhưng chưađược sử dụng rộng rãi.

Điều 11. Cấp bản sao tài liệu lưutrữ, bản chứng thực lưu trữ

1. Người có thẩm quyền cho phép khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì cho phép sao tài liệu,chứng thực tài liệu trong phạm vi đó; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyềncho cấp phó thực hiện.

2. Đối với trường hợp mang bản saotài liệu lưu trữ quý, hiếm ra nước ngoài phải được sự đồng ý bằng văn bản củaChủ tịch UBND tỉnh.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -Lưu trữ thực hiện việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử sau khi được sựchấp thuận của cấp có thẩm quyền; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền choPhó Chi cục trưởng thực hiện.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bảnchứng thực lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc trong các quanhệ, giao dịch.

Điều 12. Trích dẫn tài liệu lưu trữtrong công trình nghiên cứu

Việc trích dẫn tài liệu lưu trữ trongcông trình nghiên cứu phải được thực hiện trích dẫn đúng nội dung tài liệu lưutrữ hiện có để trích dẫn, đảm bảo theo quy định của phát luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Chi cục Vănthư -Lưu trữ

1. Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trìnhChủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Danh mục tàiliệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

2. Tổ chức công bố, niêm yết côngkhai hồ sơ, thủ tục, trình tự, thời gian trên các phương tiện thông tin đạichúng; hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử cho cơquan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

3. Tiếp nhận yêu cầu khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết theothẩm quyền, hoặc thẩm định, trình Giám đốc Sở Nội vụ hoặc Chủ tịch UBND tỉnhxem xét, giải quyết.

4. Hướng dẫn, quản lý việc khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo đúng nội dung cho phép của cấp cóthẩm quyền, sao tài liệu lưu trữ theo sự cho phép của cấp có thẩm quyền và theoquy định của pháp luật.

5. Tổ chức, quản lý phòng đọc tàiliệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức, cá nhân; ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc,trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, nhân viên, người đọc và quảnlý việc thực hiện.

Điều 14. Trách nhiệm của người khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc củatài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tínhnguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

2. Không xâm phạm lợi ích của nhànước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Khi mang tài liệu lưu trữ lịch sửra khỏi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoahọc, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệulưu trữ đó.

4. Trước khi chuyển tài liệu riêngthuộc diện được Nhà nước bảo hộ ra nước ngoài, phải giao tài liệu đó cho Chicục Văn thư - Lưu trữ tỉnh lập bản sao bảo hiểm theo quy định.

5. Thực hiện đúng các Quy chế, quyđịnh của pháp luật về khai thác, sử dụng tài liệu, bảo quản và hoàn trả tàiliệu lưu trữ được phép khai thác, sử dụng; tuân thủ nội dung, quy chế phòng đọckhi sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưutrữ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc Quy chếnày.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cónhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ thực hiện đúng Quy chế này, đồng thời còn phải chấp hành Nội quy khaithác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc do Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưutrữ ban hành theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện nếuvướng mắc, cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo, kiến nghị Giám đốc SởNội vụ để xem xét, giải quyết hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết theothẩm quyền.

4. Các tổ chức, cá nhân thực hiệntốt Quy chế này được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành. Cơ quan, tổchức, cá nhân làm trái Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theoquy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC SỐ 01

MẪU GIẤY GIỚI THIỆU NGƯỜIĐẾN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: ……./GGT-………

………….., ngày..…..tháng.……năm…………

GIẤY GIỚI THIỆU

Trân trọng giới thiệu:……………………….……………………………..

Ông (Bà): …………………………………..………………………………

Chức vụ:……………………….………….………………………………..

Đơn vị công tác:…………………………..………………………………..

Được cử đến Chi cục Văn thư - Lưutrữ tỉnh

Về việc:…………………….………………………………………………

Đề nghị quý cơ quan tạo điều kiện đểÔng (Bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày……..tháng………năm……../.

Nơi nhận:
- Chi cục VTLT;
- Lưu: VT…….

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)




Họ và tên

PHỤ LỤC SỐ 02

MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ KHAITHÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------------

Sơn La, ngày..…..tháng.……năm 20…….

PHIẾU ĐỀ NGHỊ

Khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ lịch sử

Họ và tên :……………………………………; Nam □ ; Nữ □

Ngày, tháng, năm sinh:…………….………………………………………

Số chứng minh thư:…………..……………………………………………

Chức vụ, đơn vị công tác:…………………………………………………

Địa chỉ liên hệ:……………………….……………………………………

Số điện thoại:………………………………………………………………

Nội dung đề nghị sử dụng tài liệulưu trữ với hình thức:

1. Sử dụng tài liệu để tra cứu, đọc, ghi chép tạiphòng đọc của Chi cục:

Loại tài liệu: ……………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………

2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưutrữ:

Loại tài liệu: ………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….

3. Hình thức sử dụng khác: ……………………………………………

Đề nghị quý cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ tôi đượckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tôi xin chấp hành các Quy định, Nội quy,Quy chế của cơ quan, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của phápluật./.

Ý kiến phòng Tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ (kývà ghi rõ họ và tên)

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

PHÊ DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU HOẠC PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC LƯU TRỮ

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ghi rõ họ và tên)