ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2437/QĐ-UBND

Hà Tĩnh, ngày 20 tháng 08 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾGỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰNGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ TĨNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệthông tin ngày 12/7/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013của Chính phủ về quản lý, cung cấp,sử dụngdịch vụ Internet và thông tin điện tử trên mạng;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày15/02/2007 của Chính phủ về việc hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký sốvà dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011sửa đổi, bổ sung một số điều củaNghị định số26/2007/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcUBND tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương;

Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạtđộng của các cơ quan nhà nước; Quyết định số 431/QĐ-UBND ngày 05/02/2013 củaUBNDtỉnh về việc phê duyệt Báo cáo kinhtế - kỹ thuật đầu tư xây dựng Hệ thống gửi, nhận vănbản điện tử, tích hợp thông tin từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã; Đề án đổimới phương thức hoạt động của các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện nhằm nâng caohiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành và hoạt động củaUBND tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 3713/QĐ- UBND ngày 25/11/2013;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dântỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này“Quy chế gửi, nhận văn bản điện tử giữacác cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh”.

Điều 2. Hệ thống Gửi, nhận văn bản điện tửđược dùng chung cho các đơn vị đã được cung cấp tài khoản, hướng dẫn sử dụng vàtruy cập tại địa chỉ: http://guinhanvb.hatinh.gov.vn.

Điều 3.Quyết định này có hiệu lực kể từngày ban hành và thay thế Quyết định số 595/QĐ-UBND ngày 01/3/2012 của UBNDtỉnh về việc quy định gửi các văn bản điện tử thay văn bản giấy trong hệ thốngcác cơ quan hành chính nhà nước tỉnhHà Tĩnh.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin vàTruyền thông, Giám đốc các sở, Thủ trưởngcác ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, Chủ tịch UBNDcác huyện, thành phố, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết địnhthi hành./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND Tỉnh;
- Các thành viên Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh;
- Chánh VP, các Phó CVP UBND tỉnh;
- Các phòng, đơn vị thuộc VP UBND tỉnh;
- Lưu: VT, HC, CBTH.
Gửi: Văn bản điện t
.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Thiện

QUY CHẾ

GỬI, NHẬN VĂN BẢNĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀNTỈNH HÀ TĨNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2437/QĐ-UBND ngày 20/8/2014 củaỦy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi ápdụng

1. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh,UBND các huyện, thành phố, thị xã (sau đây viết tắt là UBND cấp huyện); cơ quan, đơn vịhành chính, sự nghiệp đóng trên địa bàn cấp huyện.

2. Đề nghị các Ban của Tỉnh ủy,Văn phòng Tỉnh ủy, các Ban của HĐND, Văn phòng Đoàn ĐBQH-HĐND tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cấptỉnh, cấp huyện phối hợp, triển khai, thực hiện.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Thông điệp dữ liệu là thông tinđược tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Người khởi tạo thông điệp dữliệu là cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo hoặc gửi một thông điệp dữ liệu trước khithông điệp dữ liệu đó được lưu giữ nhưng không bao hàm người trung gian chuyểnthông điệp dữ liệu.

3. Hệ thống thông tin là hệ thốngđược tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đốivới thông điệp dữ liệu.

4. Chữ ký điện tử là thông tin đikèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video...) nhằm mục đích xác định người chủcủa dữ liệu đó.

5. Chứng thực chữ ký điện tử làviệc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điệntử.

6. Giao dịch điện tử là giao dịchđược thực hiện bằng phương tiện điện tử.

7. Văn bản điện tử là văn bản đượcthể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Điều 3. Giá trị pháp lý của vănbản điện tử

1. Văn bản điện tử phù hợp vớipháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấytrong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụngchữ ký điện tử nếu văn bản đó có thôngtin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

Điều 4. Mục đích

1. Từng bước thay thế việc sử dụngvăn bản giấy trong hoạt động của cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng, đoàn thể (sauđây viết tắt là cơ quan nhà nước các cấp) góp phần thực hiện cải cách hànhchính, đơn giản hóa thủ tục hành chính,tiết kiệm, kịp thời nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hànhvà phục vụ người dân của các cơ quan nhà nước.

2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhànước, trong công tác văn thư và quản lý văn bản hành chính trong hoạt động củacơ quan nhà nước các cấp.

3. Cung cấp kịp thời, đầy đủ,chính xác trên môi trường mạng những thông tin theo quy định của pháp luật đượcphép đăng tải, công khai.

4. Cơ quan nhà nước các cấp phảixây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạngnội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việccủa cán bộ, công chức, viên chức; đồng thời bảo đảm bí mật an toàn thông tintheo quy định; tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động kiếnthức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tintrong xử lý công việc.

5. Cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệudùng chung của tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn bản trên môitrường mạng, hạn chế việc sao chụp, scan (quét), văn bản giấy.

6. Thực hiện số hóa thông tin vàlưu trữ dữ liệutheo quy định tại Điều 28Nghị định số 64/2007/NĐ-CP.

Điều 5. Yêu cầu

1. Văn bản phát hành phải đúng thể thức, đúng thẩm quyền, đúng đối tượng,nội dung phải đầy đủ, chính xác và đảm bảo nhanh chóng, kịp thời.

2. Tài liệu gửi qua Hệ thống Gửi,nhận văn bản điện tử để trình xử lý cũngphải đầy đủ các tài liệu như tài liệu bản giấy. Các thông tin trong các tàiliệu điện tử, dưới dạng các file. Các file này có thể là bản điện tử trực tiếpđược hình thành và xử lý tiếp tục bằng các phần mềm tương ứng, hoặc là bản sốhóa của các tài liệu giấy và được khai thác bằng các phần mềm xử lý tài liệuđiện tử phổ biến hoặc bao gồm cả hai.

3. Hệ thống phải đáp ứng được việcgửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan nhà nước các cấp; nhằm đảm bảo hoạt độngnội bộ và giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị.

4. Hệ thống gửi, nhận văn bản điệntử phải đảm bảo an ninh, an toàn, bảo mật tại thiết bị đầu cuối; đảm bảo antoàn khi đăng nhập, khai thác hệ thống và trên đường truyền; đảm bảo đúng cácquy định về bảo mật.

5. Các cơ quan nhà nước có tráchnhiệm sử dụng hệ thống tiếp nhận, xử lý ban hành văn bản bằng hệ thống gửi,nhận văn bản điện tử trong hoạt động củacơ quan mình để quản lý và tiết kiệm chi phí in ấn, photocopy, v.v...

6. Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, thammưu UBND tỉnh từng bước mở rộng mạng lưới tin học diện rộng từ tỉnh đến cơ sở,nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, từng bước thống nhất sử dụng một phầnmềm dùng chung trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan quản lý nhànước để tăng cường khả năng liên thông giữa các quy trình công việc, cải tiến cácquy trình công việc nhằm giảm tối đa thời gian gửi, tiếp nhận, xử lý.

Điều 6. Hướng dẫn gửi hồ sơ điện tử

1. Cách gửi file:

- Trường hợp hồ sơ chỉ có 01 tàiliệu chính: File là tài liệu điện tử trực tiếp có thể chỉnh sửa được để tracứu, tìm kiếm thông tin toàn văn và tái sử dụng qua phần mềm Office (2007,2010...).

- Trường hợp hồ sơ có 01 tài liệuchính và nhiều tài liệu kèm theo:

+ Danh mục các tài liệu điện tửbao gồm tên các file, kích thước.

+ Đối với tài liệu chính (côngvăn/tờ trình), thực hiện như trường hợp trên;

+ Đối với các tài liệu kèm theo,ưu tiên chuyển file là tài liệu điện tử trực tiếp tương ứng để có thể khai thácđược ngay (các file có đuôi dạng .DOC, .DOCx, xls, xlsx, .PDF,...).

+ Trường hợp không có bản điện tửtrực tiếp của các tài liệu, cần gửi các file số hóa các tài liệu giấy bằng cáchquét (scan) để chuyển nội dung bản giấy sang theo định dạng file".PDF".

+ Khi có nhiều file thì nhóm vànén các file lại thành 1 file có đuôi .ZIP, .RAR để đơn giản thao tác gắn filekhi gửi và nhận (tên file như tên file tài liệu chính).

- Để gửi được hồ sơ điện tử, cácđơn vị phải sử dụng Hệ thống Gửi, nhận văn bản điện tử đã được cài đặt và hướng dẫn cụthể tại văn thư các đơn vị.

2. Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ nhận các dạng file tài liệu điện tử sau:

- Các dạng file có đuôi .doc,.docx, .xls, xlsx, là các file tài liệu soạn thảo, bảng tính, trình chiếu cóthể sử dụng được với phần mềm Office (2007, 2010...).

- Dạng file có đuôi .PDF, là filetài liệu điện tử có thể sử dụng các phần mềm tương thích và phổ biến để đọc nhưAcrobat Reader(1);

- Các tài liệu được số hóa dướiđịnh dạng file có đuôi .PDF;

- File nén có đuôi .ZIP, .RAR dùngđể nhóm nhiều file và nén lại thành 1 file cho tiện thao tác và giảm kích thướcfile.

Trường hợp định dạng file làchuyên dụng (nên hạn chế) thì phải gửi kèm thêm công cụ cần thiết để đọc đượccác tài liệu.

3. Một số lưu ý khi gửi hồ sơ điệntử:

- Hồ sơ điện tử không đủ thôngtin, tài liệu hoặc không tuân thủ theo các yêu cầu như đã nêu trên sẽ bị trảlại nơi gửi và không xử lý hồ sơ trình.

- Tất cả các tài liệu điện tử trựctiếp khi thể hiện ngôn ngữ Việt Nam đều phải tuân thủ theo quy định tại Thôngtư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

Chương II

THỰC HIỆN GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 7. Quy định các văn bảngửi, nhận văn bản điện tử

1. Văn bản thực hiện việc gửi, nhận bằng bản điện tử gồm: Sao y, Lịch làmviệc, Nghị quyết, Quyết định QPPL, Chỉ thị, Công văn,Giấy mời, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch - Chương trình, những thông tin chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo, tài liệu phục vụ cuộc họp, văn bản khẩn, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báocáo, trừ những văn bản mật hoặc văn bản quy định không được gửi qua hệ thốngđiện tử.

2. Văn bản thực hiện việc gửi,nhận bằng bản điện tử và văn bản giấy gồm: Văn bản liên quan đến tài chính, tổchức, tuyển dụng, nâng lương, cấp phát vật tư, lương thực, cấp phép đầu tư,giao đất, khai thác tài nguyên khoángsản, các loại giấy phép, giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ một cửa, các văn bảnliên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản như phê duyệt dự án đầu tư, phê duyệt kếhoạch đấu thầu...

Điều 8. Tiếp nhận văn bản điệntử và lập hồ sơ lưu trữ

1. Kiểm tra tính xác thực về nơigửi và sự toàn vẹn của văn bản; lưu vănbản điện tử vào cơ sở dữ liệu văn bản đếncủa đơn vị.

2. Khi tiếp nhận văn bản đến trên mạng máy tính hoặc trên giấy,văn thư phải tiến hành cập nhật thông tin vào phần mềm, đồng thời đưa vào cơ sởdữ liệu văn bản của cơ quan nhà nước. Cập nhật vào phần mềm đầy đủ các tiêuchí: Ngày đến, số đến, số ký hiệu, cấp cơ quan, cơ quan phát hành, nơi gửi,trích yếu, ngày ký, người ký, sổ văn bản đến, quét (scan) văn bản giấy thành dạng tập tin .PDF để đínhkèm vào phần mềm. Tệp đính kèm có thể ứng dụng chữ ký số hoặc mã hóa để tăngcường tính bảo mật thông tin.

3. Việc sao lưu hoặc các biện pháptiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toànvẹn của văn bản điện tử.

4. Hàng ngày, trong giờ hànhchính, người được giao nhiệm vụ gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vịphải thường xuyên truy cập Hệ thống gửi nhận văn bản điện tử để kịp thờichuyển, gửi và lưu văn bản điện tử.

5. Trường hợp các văn bản hỏa tốc,văn bản cần xử lý gấp thì Văn phòng UBND tỉnh sẽ gửi tin nhắn công vụ cho lãnh đạođơn vị để thực hiện.

Điều 9. Giá trị pháp lý sử dụngchữ ký số

1. Trong trường hợp pháp luật quyđịnh văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xemlà đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số.

2. Trong trường hợp pháp luật quyđịnh văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với mộtthông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởichữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo antoàn khi đáp ứng được các yêu cầu:

+ Chữ ký số được tạo ra trong thờigian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.

+ Chữ ký số được tạo ra bằng việcsử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức cungcấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo antoàn cho chữ ký số.

+ Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểmsoát của người ký tại thời điểm ký.

+ Khóa bí mật và nội dung thôngđiệp dữ liệu chỉ gắn duy nhất với người ký khi người đó ký số thông điệp dữliệu.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, CÁCTỔ CHỨC CHÍNH TRỊ, XÃ HỘI, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

Điều 10. Trách nhiệm của các cơquan hành chính nhà nước khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử

1. Trách nhiệm của các tổ chức,đơn vị

+ Bố trí cán bộ và đầu tư cơ sởvật chất phù hợp để đảm bảo việc tiếp nhận, sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử.

+ Trên cơ sở Quy chế này, các đơnvị được phép quy định cho các cơ quan liên quan trong tỉnh phải gửi vănbản điện tử cho đơn vị mình thì mới được giải quyết công việc, các cơquan không thực hiện việc gửi nhận văn bản điện tử thì đơn vị được quyềnchủ động không giải quyết công việc và trả hồ sơ lại cho cơ quan đó.

+ Các văn bản giao góp ý của bộ, ngành, địa phương, đơn vị chỉ thựchiện việc gửi bản mềm qua hệ thống gửi nhận vănbản điện tử, khi điền đầy đủ các thông tin số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, người ký (không gửi bản giấy).

+ Từng bước số hóa toàn bộ vănbản, tài liệu, thông tin trao đổi trong cơquan nhà nước.

+ Cơ sở dữ liệu về văn bản điện tửphải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật,văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ choviệc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chếviệc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơquan, tổ chức trực thuộc.

+ Quản lý, chỉ đạo và triển khaigửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị theo đúng các quy định hiện hành của Nhànước và của Quy chế này.

2. Trách nhiệm của cán bộ Vănthư

2.1.Đối với văn bản đến:Thường xuyên truy cập vào hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử để kiểm tra, theodõi văn bản đến, kịp thời in văn bản hỏa tốc, văn bản khẩn, báo cáo lãnh đạo cơquan xử lý.

2.2.Đối với văn bản đi:

- Yêu cầu người soạn thảo, thammưu ban hành văn bản phải vào các hệ thống phần mềm của đơn vị hoặc hộp thưđiện tử của tỉnh; chuyển cho văn thư bản mềm đã soạn thảo theo sự thống nhấtcủa từng đơn vị.

- Đối chiếu văn bản giấy đã ký và đóng dấu gửi cho UBNDtỉnh và các đơn vị liên quan với bản file điện tử.

- Gửi kịp thời văn bản điện tử ngay sau khi ký ban hành vănbản giấy (trong ngày) tránh tình trạng gửi vănbản điện tử chậm hơn văn bản giấy và ngược lại (vănbản giấy đến chậm).

- Tuyệt đối không gửi các văn bảnnội bộ cho UBND tỉnh, các văn bản trình không đúng thẩm quyền, chức năng nhiệmvụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị liên quan.

- Chịu trách nhiệm về thời gian,nội dung, độ chính xác và bảo mật của các thông tin trong quá trình sử dụnggiao dịch văn bản điện tử.

- Cản bộ được giao nhiệm vụ thựchiện việc gửi, nhận văn bản điện tử có trách nhiệm đổi mật khẩu đăng nhập saukhi đã được hướng dẫn (không dùng mật khẩu trùng tên đăng nhập), không cung cấpmật khẩu cho người không liên quan biết.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Nộivụ

1. Nghiên cứu, tham mưu UBND tỉnhbổ sung nội dung xếp loại thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử, tiết kiệmgiấy tờ, góp phần cải cách hành chính vào tiêu chí bình xét thi đua, khenthưởng hàng năm của các cá nhân, cơ quan nhà nước;

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đôn đốc các sở,ngành, địa phương bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tintheo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 25/5/2011của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định về tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quannhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh; chuẩnhóa đội ngũ này theo tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định tại Quyết định số 34/2013/QĐ-UBND ngày 09/8/2013 của UBND tỉnh.

Điều 12. Trách nhiệm của SởThông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ đôn đốc việc ứngdụng Hệ thống thông tin của tỉnh trong gửi, nhận văn bản điện tử phục vụ côngvụ; đôn đốc và tổ chức triển khai ứng dụng chữ ký số trong Hoạt động giao dịchđiện tử của cơ quan nhà chính nhà nước và đơn vịsự nghiệp trên địa bàn tỉnh.

2. Tham mưu UBND tỉnh ban hành Kếhoạch triển khai ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan hành chính nhà nước, cácđơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh nhằmđáp ứng kịp thời yêu cầu giao dịch bằng vănbản điện tử và an toàn an ninh thông tin trên địa bàn tỉnh.

3. Chủ trì, phối hợp với Văn phòngUBND tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra,đánh giá định kỳ hàng năm việc ứng dụng Hệ thống thông tin của tỉnh trong gửinhận văn bản điện tử giữa các cơ quan đơn vị trong toàn tỉnh.

4. Tăng cường công tác tuyêntruyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, côngchức, viên chức trong việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong công vụ.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

Sở Kếhoạch và Đầu tư, Sở Tài chính tham mưu bố trí cơ sở vật chất, kinh phívà hướng dẫn lập, tổ chức thẩm định dự toán kinh phí tổ chức thực hiện theo quyđịnh của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản pháp luật có liên quan trìnhcấp có thẩm quyền phê duyệt theo đúng quy định hiện hành nhằm đảm bảo duy trì,vận hành hệ thống gửi, nhận văn bản điệntử của tỉnh đảm bảo thông suốt, hiệu quả.

Điều 14. Trách nhiệm của Vănphòng UBND tỉnh

1. Thực hiện việc đưa hệ thốnggửi, nhận văn bản điện tử dùng chung cho cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàntỉnh đi vào hoạt động.

2. Từng bước triển khai ứng dụngchữ ký điện tử để tiến tới thống nhất thực hiện hoàn toàn việc gửi, nhận văn bản điện tử thay cho văn bản giấy tronghoạt động của cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh (các ứng dụng do Vănphòng UBND tỉnh triển khai).

3. Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh banhành các biểu mẫu điện tử dùng chung trong việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử, hướng dẫn việc cải tiến, chuẩnhóa và áp dụng các quy trình công việc chung, bảo đảm đồng bộ quy trình côngviệc giữa các cơ quan nhà nước.

4. Lập kế hoạch dự toán kinh phíhàng năm công tác bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của cáccơ quan nhà nước và đảm bảo điều kiện hạtầng kỹ thuật triển khai vận hành hệ thống gửi nhận văn bản điện tử trình UBND tỉnh phê duyệt.

Điều 15. Trách nhiệm của các cơquan liên quan

Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủtịch UBND cấp huyện; các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh chịu tráchnhiệm tổ chức triển khai, phổ biến và thực hiện nghiêm túc các nội dung của Quychế này.

Đề nghị các Ban của Tỉnh ủy, Vănphòng Tỉnh ủy, các Ban HĐND, Văn phòng Đoàn ĐBQH-HĐND tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cùng phối hợp thực hiện để tiến tới thống nhất thựchiện hoàn toàn việc gửi, nhận văn bản điện tử thay cho văn bản giấy trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấptrên địa bàn tỉnh.

Điều 16. Xử lý vi phạm và sửa đổi, bổ sung

Cán bộ, công chức, viên chức, cơquan đơn vị vi phạm Quy chế thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị áp dụnghình thức xử lý theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện, nếu cókhó khăn, vướng mắc hoặc vấn đề mới phát sinh, các đơn vị, địa phương phản ánhvề Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, báocáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, Quyết định.