ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 25/2013/QĐ-UBND

Quảng Nam, ngày 28 tháng 8 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quychế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh Quảng Nam.

Điều 2.Quyết định này có hiệu lực sau 10ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 18/8/2009 củaUBND tỉnh Quảng Nam ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh QuảngNam.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốcSở Nội vụ; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh;Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan Trung ương đóng trênđịa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục VT và LT Nhà nước;
- Cục Kiểm tra VBQPPL, Bộ Tư pháp;
- TT TU, HĐND, UBND tỉnh;
- Lưu: VT, HCTC, TTTHCB, NC.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Lê Phước Thanh

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 25 / 2013/QĐ-UBND Ngày 28 tháng 8 năm 2013 củaỦy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định công tác văn thư, lưu trữNhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Nam; được áp dụng đối với các cơ quan chuyênmôn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện,thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan, tổchức).

2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồmcác hoạt động về: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.

3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồmcác hoạt động về: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sửdụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Ủy bannhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư,lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh, có sự phân công,phân cấp trách nhiệm, quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.

2. Sở Nội vụ,Phòng Nội vụ các huyện, thành phố có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấpthực hiện việc quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phân bổ biên chế,đảm bảo về số lượng, chất lượng của đội ngũ công chức, viên chức làm công tácvăn thư, lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hoạt động tốt. Tại Ủy ban nhân dân cấpxã bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụtheo quy định của pháp luật.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chứcthuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhândân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tàiliệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chứctrong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra việcthực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết khiếu nại,tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; bố trí kinh phíthực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

5. Cán bộ, côngchức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đếncông tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về văn thư, lưu trữvà các quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Bảo vệbí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiệnhành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 4. Kinh phí cho hoạt động vănthư, lưu trữ

1. Kinh phí đầu tư cho hoạt động vănthư, lưu trữ bao gồm:

a) Ngân sách nhà nước.

b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ.

c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoàinước.

2. Hàng năm, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, trang bị các thiết bị chuyên dùng,nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ đáp ứngyêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Ngân sách. Việcsử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theo chế độ hiện hành.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. TỔ CHỨC VĂN THƯ VÀNHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ

Điều 5. Tổ chức văn thư

1. Các cơ quan, tổ chức tùy theo khối lượng công việcvề văn thư để thành lập Tổ, bộ phận hoặc bố trí cán bộ, công chức, viên chứclàm văn thư phù hợp.

2. Các đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức có tưcách pháp nhân, con dấu riêng bố trí bộ phận hoặc cán bộ, công chức, viên chứclàm văn thư.

3. Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trícán bộ kiêm nhiệm làm văn thư.

4. Cán bộ, công chức, viên chức làm văn thư phải cóđủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Nhiệm vụ của văn thư

1. Thực hiện quy trình văn bản đến, văn bản đi; giữbí mật các văn bản có độ mật.

2. Phối hợp với người được giao trách nhiệm giúp Thủtrưởng cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

3. Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sửdụng theo yêu cầu công tác của cơ quan, tổ chức.

4. Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ BANHÀNH VĂN BẢN

Điều 7. Hình thức văn bản

Tuỳ thuộc loại hình cơ quan, tổ chức theo quy địnhcủa pháp luật, các cơ quan, tổ chức được ban hành các hình thức văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật.

2. Văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nước ngoài.

Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy địnhtại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định củaBộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nước ngoài: Thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản cótrách nhiệm thực hiện các khâu của công tác soạn thảo văn bản theo quy định.

Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bảnthảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền kýduyệt văn bản.

2. Trong trường hợp bản thảo đã được lãnh đạo cơquan, tổ chức phê duyệt, nhưng người trình duyệt thấy cần thiết phải sửa chữa,bổ sung thêm vào văn bản thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảovăn bản phải trình người đã duyệt bản thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổsung.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản văn bản

Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầusau:

1. Đánh máy phải chính xác, đúng ngữ pháp, đúng nộidung, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xácđịnh trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trongvăn bản không liệt kê đủ thì người soạn thảophải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiệnđánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

4. Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến củalãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảovệ bí mật nhà nước.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị và người chủ trì soạn thảo vănbản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi trình cấp thẩm quyền, lãnh đạo duyệt,ký ban hành.

2. Chánh Văn phòng (Trưởng Phòng Hành chính - Tổchức); người được giao trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lýcông tác văn thư phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thểthức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 13. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định củapháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

2. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mựcdễ phai để ký văn bản.

3. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của ngườicó thẩm quyền thực hiện theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính.

Điều 14. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính,trích sao và sao lục.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư liên tịchsố 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Việc trích sao, sao lục văn bản do lãnh đạo cơquan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.

4. Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục thực hiệnđúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

Mục 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều15. Nguyên tắc chung

1. Văn bản đến, văn bản đi phải được quản lý tậptrung thống nhất tại Văn thư cơ quan, tổ chức.

2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải đượcđăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo. Văn bản khẩn đến phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyểnphát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của phápluật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 16. Quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

a) Tất cả văn bản đến phải được văn thư cơ quan tiếpnhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), phân loại sơ bộvà xử lý theo quy định. Trường hợp văn bản đến thuộc loại phải bóc bì thì vănthư đăng ký văn bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến trên máy vi tính. Đối với văn bản được chuyển qua Fax và qua mạng,trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

b) Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại vănthư (gửi đích danh cho các đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân), thì chuyển trực tiếpcho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”.

c) Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận vàbáo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng PhòngHành chính - Tổ chức ) để xử lý.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến

a) Văn bản đến phải kịp thời trình người có thẩmquyền xử lý.

b) Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư cótrách nhiệm chuyển giao văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việcchuyển giao nhận văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặtchẽ, không để thất lạc và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

3. Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến

a) Đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến phải có tráchnhiệm nghiên cứu, xem xét kỹ, giải quyết kịp thời theo đúng chủ trương của Đảng,chính sách, pháp luật của nhà nước và yêu cầu của lãnh đạo, thời hạn quy định.

b) Chánh Văn phòng (Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức)giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Quản lý văn bản đi

1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Văn bản đi đượcđăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trênmáy vi tính.

3. Văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chínhphải được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trongngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành không quá03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản.

4. Văn bản đi có thể được chuyểnphát bằng các hình thức: Gửi trực tiếp; qua bưu điện; qua máy Fax hoặc qua mạng.Văn thư có trách nhiệm chuyển gửi và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bảo đảmkịp thời, chính xác.

Việc chuyển phát văn bản mật đượcthực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày28/3/2002 và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày13/9/2002.

5. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan vàbản chính lưu trong hồ sơ công việc của cá nhân phụ trách, được lập, giao nộp theo quy định. Bản gốc lưu tạivăn thư cơ quan phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀOLƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều18. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ: Dựa vào Danh mục hồ sơcông việc đã lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ công việc gồm các bước sau:

a) Mở hồ sơ.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ.

c) Kết thúc hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệmvụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải liênquan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trìnhtự giải quyết công việc.

Điều19. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngàycông việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán; đối với hồ sơ, tài liệu củacác cơ quan tố tụng được nộp lưu trữ sau khi kết thúc quy trình tố tụng.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữcơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ đểtheo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhângiữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trùng với hồsơ của đơn vị chủ trì).

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

3. Thủ tục nộp lưu:

Khi nộp lưu tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộptài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Điều 20. Tráchnhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệmchỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan.

2. Chánh Văn phòng (Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức)có trách nhiệm tham mưu Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫnviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc;tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơquan, tổ chức.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Trườnghợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phụcvụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý nhưng khôngquá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

4. Cán bộ, công chức, viên chức làmvăn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơvà nộp lưu hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu;giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

Mục 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều21. Quản lý, sử dụng con dấu

1. Chánh Văn phòng (Trưởng Phòng Hànhchính - Tổ chức) cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, tổchức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịutrách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu củađơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức,con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng.Con dấu phải được bảo quản an toàn tại phòng làm việc của công chức, viên chứcvăn thư. Khi đóng dấu xong, con dấu phải được cất vào tủ và khoá tủ đựng con dấu.Công chức, viên chức văn thư được giao quản lý và sử dụng con dấu chịu tráchnhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổicon dấu. Trường hợp con dấu bị mất, lãnh đạo đơn vị phải báo cáo ngay cơ quancông an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản và báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổchức.

4. Khi đơn vị có quyết định chia,tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều22. Đóng dấu

1. Công chức,viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức. Chỉđóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

Khi đóng dấu vănbản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy chứngnhận...) văn thư phải lập sổ theo dõi riêng

2. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. Dấu đóng phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việcđóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết địnhvà dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc têncủa phụ lục. Nếu phụ lục có từ 2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phảiđóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bảnhoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05trang văn bản.

4. Việc đóng dấugiáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theoquy định của Bộ Công an và Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮNHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM

Điều 23. Lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiệnhoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đượctiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc SởNội vụ là tổ chức Lưu trữ lịch sử tỉnh, có trách nhiệm:

a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh banhành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và Danh mục tài liệunộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử chuẩn bị tài liệu nộp lưu.

c) Thu thập, tiếp nhận tài liệu từcác cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; chỉnh lý, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịchsử tỉnh.

Điều 24. Lưu trữ cơ quan

1. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiệnhoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệmgiúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ quy địnhtại khoản 4 Điều 20 Quy chế này và các nội dung có liên quan đến công tác thuthập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữtại cơ quan, tổ chức.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊTÀI LIỆU

Điều25. Chỉnh lý tài liệu

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảmbảo các yêu cầu về nghiệp vụ theo quy định pháp luật.

Điều26. Xác định giá trị tài liệu

1.Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Vănphòng (Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức) xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tàiliệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định củacơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phảiđảm bảo nguyên tắc và đạt các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu bảo quản vĩnh viễnvà tài liệu bảo quản có thời hạn;

b) Xác định tài liệu hết giá trị đểtiêu hủy.

Điều27. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Khi tiến hành xác định giá trị tàiliệu, cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.

2. Hội đồng Xác định giá trị tài liệudo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồngthực hiện theo quy định tại Khoản 2, Điều 18 Luật Lưu trữ.

Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệuhết giá trị được quy định như sau

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chứcquyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyếtđịnh huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hếtgiá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Sở Nội vụ thẩm địnhtài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danhmục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghịLưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tàiliệu hết giá trị cần hủy.

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồngxác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người cóthẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giátrị.

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm traxác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu có thôngtin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trịtài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hếtgiá trị tại Lưu trữ lịch sử.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phảibảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồmcó:

a) Quyết định thành lập Hội đồng.

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờtrình, bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giátrị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ýkiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị.

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến củacơ quan có thẩm quyền.

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

i) Các tài liệu có liên quan khác.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phảiđược bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từngày hủy tài liệu.

Mục 3. CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆULƯU TRỮ

Điều29. Thuthập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữcơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộplưu vào kho lưu trữ, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tàiliệu.

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưutrữ.

3. Phối hợp, hướng dẫn các đơn vị,cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩnbị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu vàlập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều30. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếpnhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửtỉnh.

2. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệulưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.

Điều 31. Thời hạn nộp lưu tài liệuvào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ nămcông việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễnvào Lưu trữ lịch sử.

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưutrữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thựchiện theo quy định tại Điều 14, 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 củaChính phủ.

Điều 32. Trách nhiệm giao, nhậntài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệmgiao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định (chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệutrước khi giao nộp; lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, Danh mục tài liệu cóđóng dấu chỉ các mức độ mật; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu...).

2. Lưu trữ lịch sử (Chi cục Văn thư -Lưu trữ) có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giaonhận hồ sơ, tài liệu.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vàBiên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản (cơ quan, tổ chức giaonộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản) và được lưu trữvĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

Mục4. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều33. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộplưu vào Lưu trữ cơ quan do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảmbảo an toàn hồ sơ, tài liệu đó.

2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưuvào Lưu trữ cơ quan phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quảntại kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải đảm bảo diện tích, trang bị đầy đủ các thiếtbị, phương tiện cần thiết theo quy định để bảo quản an toàn tài liệu.

3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thựchiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưutrữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều34. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chứctrong, ngoài cơ quan, tổ chức và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ của cơ quan, tổ chức do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.

Điều 35. Sử dụng tài liệu lưu trữtại Lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịchsử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụngvà Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật theo quy định của pháp luật.

2. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụngđể phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơquan, tổ chức nơi công tác.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế Sử dụng tài liệulưu trữ tại Lưu trữ lịch sử do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.

Mục 5. HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Điều 36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tổ chức, cá nhân được hoạt động dịchvụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về: Đăng ký hoạtđộng dịch vụ lưu trữ; cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp; có Chứng chỉ hành nghềlưu trữ.

2. Tổ chức, cá nhân đã được cấp có thẩmquyền cho phép thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trước khi Luật Lưu trữvà Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ có hiệu lực,nếu tiếp tục thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đảm bảo các điều kiệnquy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dântỉnh quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên phạm vi địa bàn tỉnh.

Điều 37. Cấp, cấp lại, thu hồi Chứngchỉ hành nghề lưu trữ

1. Cá nhân có đủ các điều kiện theoquy định của pháp luật được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Trường hợp Chứng chỉ hành nghề lưutrữ hết thời hạn sử dụng hoặc bị hỏng, bị mất; hoặc cá nhân có nhu cầu bổ sungnội dung hành nghề thì được cấp có thẩm quyền xem xét cấp lại Chứng chỉ hànhnghề lưu trữ.

3. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thuhồi trong một số trường hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều 37 Luật Lưu trữ; Điều23 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ.

4. Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại,thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Chương IV

KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 38. Khen thưởng, kỷ luật

1. Các tập thể, cá nhân có thành tíchtrong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định. Kết quả thực hiệnnhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vàođánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức.

2. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vivi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hoặc cố tình gâykhó khăn cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất,mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại,tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiệntheo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và các quy định pháp luật khác cóliên quan.

Điều 39. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệmtổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế tại các cơ quan, tổchức thuộc tỉnh.

2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộctỉnh chịu trách nhiệm:

a) Phổ biến, triển khai thực hiện cácquy định tại Quy chế này;

b) Căn cứ Quy chế này và các văn bảnpháp luật có liên quan xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,tổ chức. Nếu các cơ quan, tổ chức không có quy định gì khác chi tiết hơn cácquy định của Quy chế này thì áp dụng Quy chế này cho cơ quan, tổ chức mình.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu cóvấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh về SởNội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.