ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2787/2005/QĐ-UBND

Vĩnh Long, ngày 12 tháng 12 năm 2005

QUYẾT ĐỊNH

VỀVIỆC QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷban Nhân dân của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày26/11/2003 ;

Căn cứ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ;

Căn cứ Thông tư số: 21/2005/TT-BNV ngày01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức củatổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủyban nhân dân ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản;

Căncứ Quyết định số 3833/2004/QĐ-UB ngày 10/11/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh VĩnhLong về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 2924/2003/QĐ-UB ngày03/9/2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long Về việc sửa đổi, bổ sung quy địnhvề quản lý, sử dụng mạng tin học diện rộng của tỉnh ban hành kèm theo Quyếtđịnh số: 3034/2000/QĐ .UBT ngày 13/11/2000 của UBND tỉnh Vĩnh Long;

Theo Tờ trình số: 238 /TTr-VPUBND ngày 12 /12 /2005 của Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quyết địnhcủa UBND tỉnh quy định công tác văn thư - lưu trữ và quản lý trình bày văn bản,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định nầy " Quy định tổ chứccông tác văn thư - lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản " đối với các cơquan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh.

Các quy định trước đây trái với nội dungQuyết định này đều bãi bỏ.

Điều 2. Thủtrưởng các sở - ban - ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã tổ chức triểnkhai đến tất cả các cơ quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh thốngnhất thực hiện Quy định kèm theo quyết định này.

Chánh văn phòng UBND tỉnh thường xuyên kiểmtra, nhắc nhở các ngành, các cấp thực hiện đúng quy định về tổ chức công tácvăn thư -lưu trữ và quản lý ban hành văn bản.

Điều 3. Các Ông, Bà: Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủtrưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã chịutrách nhiệm thi hành quyết định nầy.

Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10ngày, kể từ ngày ký và được đăng Công báo của tỉnh./.

Nơi nhận:
- Như điều 3;
- VPCP, Cục VTLT nhà nước
- TT.HĐND tỉnh;
- CT, PCT.UBT;
- Các doanh nghiệp NN, Công ty cổ phần;
- TAND tỉnh, VKSND tỉnh;
- LĐVP, Công an, Bộ CHQS;
- Phòng HC-QT-NC-NV;
- TTTH, TTLT, Ban TG-DT;
Lưu: VT,1.15.02 - 7.14

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Phạm Văn Đấu

QUY ĐỊNH

VỀCÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
( Ban hành kèm theo quyết định số: 27 / 2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm2005 của UBND tỉnh )

Để đảm bảo tính hệ thống đối với việc tổchức công tác văn thư - lưu trữ và tính thống nhất trong quản lý, soạn thảotrình bày văn bản; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lývăn thư và tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về công tác văn thư- lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản thực hiện trong toàn tỉnh.

Chương I

QUY ĐỊNHCHUNG

Điều 1. Phạm viđiều chỉnh

Công tác văn thư, lưu trữ và quản lý trìnhbày văn bản tại quy định này điều chỉnh việc tổ chức hoạt động về công tác vănthư - lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu, luân chuyển, tiếp nhận, phát hành vănbản và hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày khi soạn thảo văn bản của cơ quannhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơnvị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Đối tượngáp dụng

Quy định này được áp dụng đối với các cơquan hành chính nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chứckinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trong toàn tỉnh.

Cán bộ, công chức, viên chức thực hiệnnhiệm vụ về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và các bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức phảithực hiện đúng quy trình, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo Quyđịnh này.

Điều 3. Giải thíchtừ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đâyđược hiểu như sau:

"Công tác văn thư" là toàn bộ quátrình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản phục vụ thông tin cho yêu cầu hoạtđộng của cơ quan, tổ chức, bao gồm các công việc về quản lý văn bản đi, đến,luân chuyển, phát hành; quản lý sử dụng con dấu; xử lý soạn thảo ban hành vănbản, lập hồ sơ trình ký, hồ sơ công việc và tài liệu khác; giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cán bộ,công chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

"Công tác lưu trữ" bao gồm cáccông việc về thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, tài liệu lưu trữ hiện hành (về lưutrữ lịch sử có quy chế riêng), bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

"Vănbản đến" là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tốcáo ... của các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi cơ quan, tổ chức hoặc gửi cácđơn vị và cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức được chuyển đến qua Bưu điện; gửi trựctiếp; Fax hoặc gửi qua mạng tin học.

"Vănbản đi" là toàn bộ các văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành, gửi các cơquan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cánhân trong và ngoài nước.

Điều 4. Thựchiện chủ trương hiện đại hoá công tác quản lý hành chính nhà nước, Thủ trưởng cáccơ quan, tổ chức phải chỉ đạo, kiểm tra thực hiện tốt công tác văn thư, lưutrữ; xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời, nộidung chính xác, số liệu phải đầy đủ, luận cứ phải rõ ràng đảm bảo tính liên tụcvà kế thừa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan, tổ chức và phải củng cố, chuẩn hoá biên chế công chức, viênchức của cơ quan, tổ chức mình đưa công tác quản lý hành chính, văn thư, lưutrữ vào nề nếp.

Điều 5. Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh, Thủ trưởng cơ quan, tổchức phải xác định việc tổ chức biên chế chuyên trách công tác văn thư, lưutrữ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; quản lývăn bản đến, xử lý, phát hành văn bản đi thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ;sắp xếp tài liệu lưu trữ đúng quy định là một trong những tiêu chí để làm cơ sởxét đánh giá thi đua hàng năm giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong tỉnh.

Các văn bản chỉ đạo và phát động hàng nămvề công tác thi đua khen thưởng của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xây dựngviệc thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một tiêu chíđể đánh giá thi đua giữa các đơn vị và cán bộ, công chức thuộc cơ quan, tổ chứcmình quản lý.

Chương II

QUY ĐỊNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Điều 6.Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc quan trọng khôngthể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; nó diễn ra hàng ngày để cung cấp thôngtin đảm bảo tính hệ thống, liên tục, kế thừa, đầy đủ, kịp thời, chính xác ảnhhưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổchức. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải thực hiện tốt công tácnày được xác định tại thông tư số:21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụvề hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.Ủy ban nhân dân tỉnh xác định công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách về quản lýcon dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ chuyên mônmang tính sự nghiệp hoạt động trong cơ quan, tổ chức được bố trí biên chế sựnghiệp và sắp xếp tổ chức như sau:

1. Văn phòng UBND tỉnh: thành lập Phòng Hànhchính -Tổ chức, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnhquản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh và tổ chứcthực hiện công tác chuyên môn về quản lý các con dấu, văn bản đi, đến; theo dõiquá trình xử lý văn bản đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ hiện hành của UBND vàVăn phòng UBND tỉnh. Nhiệm vụ quyền hạn của Phòng Hành chính - Tổ chức do Chánhvăn phòng UBND tỉnh quyết định.

2. Các Sở trực thuộc UBND tỉnh : thành lập Tổvăn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng sở, có chức năng giúp Giám đốc sở chỉ đạothực hiện công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Sở và tổchức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắpxếp tài liệu lưu trữ của Sở. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư,lưu trữ do Giámđốc sở quyết định.

3. Các cơ quan chuyên môn, phòng, ban thuộc UBNDtỉnh, các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản, phải bố trí côngchức chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ để quản lý con dấu, văn bản đi, đếnvà sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ quyền hạn của cánbộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chứcquyết định.

4. Văn phòng HĐND và UBND huyện - thị xã :thành lập Tổ văn thư - lưu trữ, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu choChủ tịch UBND huyện - thị quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ thuộcphạm vi huyện - thị và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý condấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của HĐND - UBND và Văn phòngHĐND-UBND huyện - thị. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư, lưu trữ do Chánh vănphòng HĐND và UBND huyện - thị quyết định.

6. Trung tâm lưu trữ tỉnh và Kho lưu trữhuyện - thị là đơn vị sự nghiệp lưu trữ lịch sử được thành lập, tổ chức và hoạtđộng theo quy chế riêng do đơn vị lập và trình cấp có thẩm quyền quyết định.

7. Văn phòng HĐND và UBND xã - phường - thịtrấn (gọi chung là xã) bố trí công chức Văn phòng - thống kê phụ trách công tácvăn thư - lưu trữ, chịu trách nhiệm trước UBND xã tổ chức thực hiện công tácchuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ củaXã.

Điều 7. Tiêu chuẩncán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

Cán bộ, công chức, viên chức làm công tácvăn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ củangạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thủ trưởng cơquan, tổ chức phải sắp xếp biên chế ổn định và có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo,đào tạo lại đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.Nếu tuyển dụng mới phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,viên chức văn thư, lưu trữ theo pháp luật quy định.

ChươngIII

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂNTHƯ - LƯU TRỮ

Điều8. Quản lý văn bản đi - đến

Tấtcả văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký quản lý tập trung,lập thủ tục tiếp nhận hoặc phát hành tại Văn thư của cơ quan, tổ chức theo quyđịnh của pháp luật.

Lãnhđạo hoặc chuyên viên trực tiếp nhận văn bản từ cơ sở (hoặc từ các cuộc hộinghị) phải chuyển cho văn thư của cơ quan, tổ chức để lập thủ tục đăng ký tiếpnhận văn bản đến theo quy định để quản lý và tránh trùng lập trong tham mưu xửlý văn bản.

Cậpnhật đăng ký văn bản đi, đến thực hiện như sau:

- Cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng phần mềmquản lý Văn thư - Hồ sơ công việc - Hồ sơ lưu trữ (gọi tắt là phần mềm quản lývăn thư - lưu trữ) dùng chung của tỉnh thì văn thư thực hiện cập nhật đăng kývăn bản đi, đến vào sổ theo quy định.

Sổ công văn đi, đến được mở từ ngày 01/01và đóng vào ngày 31/12 của năm. Mẫu sổ thực hiện theo quy định thống nhất củaCục văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Những cơ quan, tổ chức thực hiện ứng dụngtrên hệ phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh thì cập nhật vănbản đi, đến vào phần mềm ứng dụng trên máy vi tính hàng ngày theo quy định,khởi đầu từ 01/01 và kết sổ in ra giấy, đóng lại thành tập vào 31/12 của năm.

Điều 9.Trách nhiệmkiểm tra văn bản

Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, Nhânviên văn thư phải kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theonội dung ở các phụ lục I,II,III và phụ lục IV kèm theo quy định này và hồ sơkèm theo (nếu có) trước khi cập nhật đăng ký văn bản đi, nhân bản, đóng dấu,phát hành và lưu trữ đầy đủ hồ sơ đúng quy định.

Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hànhchính) và nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục phát hành văn bản và lưu trữ hồ sơ.

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và cán bộ,chuyên viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung,câu chữ và lỗi chính tả của văn bản.

Điều 10. Lập cơ sởdữ liệu văn bản điện tử

Cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức làmviệc trên máy vi tính thuộc mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diệnrộng của tỉnh khi xử lý, soạn thảo văn bản phải thực hiện đầy đủ ứng dụng đúngtheo quy trình mà phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh đã xáclập và phải gắn tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển đến Văn thư đểlập thủ tục phát hành văn bản trên mạng (trừ những văn bản thuộc diện quản lýtheo chế độ bảo mật).

Điều 11. Phát hànhvăn bản đi

Văn bản chuyển phát hành không có tập tin(file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng (đối với các cơ quan, tổ chứcthuộc đơn vị mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh);Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thiếu hồ sơ kèmtheo để đảm bảo cơ sở pháp lý khi ban hành văn bản, Nhân viên văn thư không lậpthủ tục phát hành mà báo cáo Lãnh đạo trực tiếp và trả lại chuyên viên soạnthảo văn bản đó để thực hiện chuyển văn bản điện tử trên mạng, chỉnh sửa lạivăn bản hoặc bổ sung hồ sơ, mọi sự chậm trễ cán bộ, công chức soạn thảo văn bảnđó phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

Điều 12. Tiếp nhậnvăn bản đến

Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹthuật trình bày và ký sai thẩm quyền, gửi vượt cấp, nội dung văn bản bị nhòekhông đọc được, văn bản trình bày không đúng quy định tại khoản 3, Điều 17 Quyđịnh này thì Nhân viên văn thư được quyền từ chối không tiếp nhận mà ra văn bảntham mưu Lãnh đạo trả lại nơi gởi. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải chịu tráchnhiệm do thực hiện không đúng quy định về tổ chức, quản lý công tác hành chính,văn thư, lưu trữ gây ra sự ách tắc, trì trệ đối với hoạt động của cơ quan, tổchức mình quản lý.

Điều 13. Lập quytrình quản lý văn thư, lưu trữ

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xây dựngquy chế công tác văn thư, lưu trữ (theo văn bản chỉ đạo số 950/UBND ngày08/6/2005 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh) tại cơ quan, tổ chức mình quản lý.Xây dựng quy trình tiếp nhận, luân chuyển, phối hợp, trao đổi thông tin trongxử lý văn bản. Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao xây dựng bộ mã mục lục hồ sơlưu thuộc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý và phân công cánbộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực, từng vấn đề theo mục lục mã hồ sơ lưuđó. Tổ chức hệ thống hóa văn bản và cập nhật thông tin lên hệ thống mạng kịpthời theo quy định.

Hàng năm, vào trung tuần tháng 12, Thủtrưởng cơ quan, tổ chức thực hiện xem xét và ra quyết định điều chỉnh bổ sungbộ mã hồ sơ lưu của cơ quan, tổ chức mình cho phù hợp yêu cầu nhiệm vụ. Đồngthời phân công lại cán bộ, công chức phụ trách từng vấn đề theo bộ mã hồ sơ lưuđó để thực hiện từ 01/01 của năm sau.

Quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chứctrong năm nếu phát sinh những vấn đề, chuyên đề mới cần hệ thống theo dõi thìcán bộ, công chức hoặc nhân viên văn thư đề xuất lãnh đạo bổ sung mã hồ sơ vàgiao cho nhân viên quản trị ứng dụng cập nhật bổ sung vào danh mục hồ sơ để vậnhành chung.

Điều 14. Quản lý vàsử dụng con dấu

Con dấu của cơ quan, tổ chức do Nhân viênvăn thư quản lý và thực hiện đóng dấu vào văn bản theo quy định tại Nghị địnhsố: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu,Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư vàThông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an -Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghịđịnh số:58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.

Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ trong sử dụngcon dấu của cơ quan, tổ chức.

Điều 15. Quản lývăn thư qua mạng

Đối với cơ quan, tổ chức có mạng LAN-WAN làmạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, phải thực hiệnphát hành văn bản đi hoặc tiếp nhận văn bản đến qua phần mềm dùng chung quản lývăn thư - lưu trữ (trừ các văn bản quản lý theo chế độ bảo mật). Việc tiếp nhậnhoặc phát hành văn bản trên mạng phải chuyển đến tập trung qua máy vi tính quảnlý văn bản đi - đến của cơ quan, tổ chức để Nhân viên văn thư thực hiện lập thủtục tiếp nhận hoặc phát hành (chuyên viên chuyển văn bản điện tử đến văn thư cơquan phải thực hiện đồng thời với chuyển văn bản giấy).

Trao đổi thông tin giữa cán bộ, công chứcvới nhau thực hiện qua hộp thư điện tử cá nhân trên hệ thống mạng hoặc gửi quamục trao đổi thông tin trên trang web điều hành tác nghiệp nội bộ mạng LAN củacơ quan, tổ chức.

Trao đổi thông tin trong nội bộ để xử lývăn bản phải thực hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ.

Các văn bản của Chính phủ và các cơ quanTrung ương gởi đến UBND tỉnh, Phòng Hành chính -Tổ chức thuộc Văn phòng UBNDtỉnh lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến, gắn tập tin văn bản điện tử vàophần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ (trường hợp không có tập tin vănbản điện tử thì dùng máy scanner để tạo tập tin điện tử), thực hiện sao ychuyển trên mạng đến các cơ quan, tổ chức có liên quan trong tỉnh để triển khaithực hiện.

Đối với cơ quan, tổ chức không tham gia hệthống mạng tin học diện rộng của tỉnh nhưng có nối kết mạng Internet thì traođổi thông tin, văn bản qua mạng Internet như sau:

- Trao đổi thông tin, văn bản của các cơquan, tổ chức thông qua địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ chức.

- Trao đổi thông tin giữa các cá nhân côngchức thông qua địa chỉ hộp thư riêng (Email) của cán bộ, công chức, viên chứcđã được thông báo.

Hàng ngày, Nhân viên văn thư của cơ quan, tổchức phải kiểm tra tiếp nhận văn bản đến trên mạng qua phần mềm dùng chung vềquản lý văn thư, lưu trữ và hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức, lập thủ tụctiếp nhận văn bản trên mạng theo quy định.

ChươngIV

THỂTHỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 16. Vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản khi soạn thảo banhành và phát hành phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục, hình thức, thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản theo pháp luật quy định. Căn cứ Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư liêntịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Ủy ban nhândân tỉnh quy định như sau:

1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản.

Thực hiện theo Thông tư liên tịchsố:55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

Đối với ký hiệu văn bản hành chính không cótên loại (công văn) phải ghi ký hiệu tên tắt cơ quan ban hành văn bản và ghi kýhiệu đơn vị soạn thảo văn bản. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định tên viếttắt của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức mình để ghi ký hiệu đơn vị soạn thảovăn bản nhất quán, thống nhất.

Riêng đối với Tờ trình là loại văn bản màcơ quan cấp dưới trình cấp trên để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền củacấp trên, nên tờ trình phải ghi kính gởi thủ trưởng cơ quan mà nội dung trìnhxác định thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đó, để xác định rõ trách nhiệmcơ quan giải quyết và nơi nhận ghi gởi những cơ quan có liên quan để biết vàphối hợp.

Phần nơi nhận dưới vị trí ô 13 theo sơ đồbố trí các thành phần thể thức văn bản (Phụ lục III) ghi mã hồ sơ lưu và sốlượng bản phát hành của văn bản.

2. Phông chữ dùng trong trình bày văn bảnđiện tử.

Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản thựchiện theo Quyết định số: 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủvề việc thống nhất dùng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước. Kiểuchữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Bộ mã dùngbỏ dấu tiếng việt là bộ mã định sẳn của Unicode. Đối với những văn bản dùngtrong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Longthống nhất sử dụng kiểu chữ Arial, nội dung văn bản theo cở chữ 12 - 14.

Điều 17. Về nơinhận của văn bản

Cán bộ, công chức cập nhật văn bản đi, đến,soạn thảo văn bản có trách nhiệm phải xác định rõ thành phần nơi nhận để đảmbảo thông tin chuyển đến các đối tượng chính xác đạt yêu cầu đặt ra. Đồng thờiphải xác định đúng mã số hồ sơ lưu để thực hiện hệ thống hóa văn bản theo quyđịnh.

Về xác định kính gởi và nơi nhận của vănbản thực hiện như sau:

1) Khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luậtđể trình cấp có thẩm quyền ban hành, phần nơi nhận ngoài việc xác định đủ thànhphần theo đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản còn phải ghi thêm thànhphần theo quy định của Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chínhphủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật là: Sở Tư pháp, Cục kiểmtra văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phủ và Bộ, Ngànhcó liên quan đến lĩnh vực quản lý mà nội dung văn bản quy phạm pháp luật đóđiều chỉnh.

2) Quyết định giải quyết khiếu nại cuốicùng của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, mục nơi nhận ngoài việc xác định rõthành phần có liên quan thuộc đối tượng điều chỉnh của quyết định còn phải ghithêm ở thành phần nơi nhận là: Thanh tra Chính phủ và Bộ, Ngành có chức năngquản lý chuyên ngành liên quan đến vấn đề khiếu nại đó.

3) Đối với Tờ trình gửi cơ quan cấp trên vàvăn bản không có tên loại (công văn) của cấp dưới gởi cơ quan cấp trên (hoặc cơquan chuyên môn ngang cấp) về yêu cầu giải quyết vấn đề thuộc chức năng nhiệmvụ cụ thể của cơ quan đó, để xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm xử lý chínhvà cơ quan có trách nhiệm phối hợp trong xử lý, phần kính gửi của văn bản chỉghi một cơ quan có chức năng, thẩm quyền và chịu trách nhiệm chính để giảiquyết vấn đề mà nội dung văn bản đặt ra. Phần nơi nhận ghi như trên và ghinhững cơ quan có liên quan để biết phối hợp xử lý.

Đối với văn bản không có tên loại (côngvăn) của cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới (hoặc cơ quan chuyên môn ngangcấp) để hướng dẫn hoặc chỉ đạo những vấn đề thuộc nhiệm vụ của nhiều cơ quancấp dưới phải thực hiện, phần kính gửi ghi nhiều cơ quan có liên quan mà nhữngcơ quan đó có trách nhiệm phải thực hiện nội dung văn bản, phần nơi nhận ghinhư trên, ghi cơ quan cấp trên thay báo cáo và các cơ quan có liên quan biết đểphối hợp.

Điều 18. Về thựchiện gửi văn bản

Để quản lý tập trung văn bản đi, đến điềuphải đăng ký qua văn thư của cơ quan, tổ chức, việc lập thủ tục gửi văn bảnthực hiện như sau:

1) Văn bản đi, đến gửi trên mạng bằng thựchiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ hoặc gởi bằng thư tínđiện tử đều phải khai báo chuyển đến máy vi tính quản lý công tác văn thư củacơ quan, tổ chức để văn thư tiếp nhận cập nhật quản lý theo quy định.

2) Văn bản giấy gởi trực tiếp hoặc gửi quabưu điện ngoài bì thư phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức để gửi và văn thư của cơquan, tổ chức thực hiện tiếp nhận theo Điều 8 quy định này.

3) Đối với văn bản mật, tuyệt mật, tối mật,văn bản gửi mang tính chất thư riêng để thông tin theo chế độ chức danh, thựchiện gửi và quản lý bằng đóng dấu đến lên bì thư vào sổ, ghi ngày nhận, số đăngký đến, đơn vị gửi (hoặc người gửi), người được gửi và người nhận thư để chuyểngiao theo quy định.

Chương V

KHENTHƯỞNG - KỸ LUẬT

Điều 19. Cơquan, tổ chức, cá nhân thực hiện đầy đủ các yêu cầu của phần mềm quản lý vănthư, lưu trữ theo quy định, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹthuật trình bày, không sai sót, sử dụng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ đạthiệu quả cao lập nhiều thành tích sẽ được khen thưởng theo quy định hiện hànhcủa Nhà nước.

Điều 20. Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về thực hiệnphần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ; về hình thức, thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản khi soạn thảo; văn bản bị sai sót gây thiệt hại cho việc quảnlý hành chính nhà nước của các ngành, các cấp..., tùy tính chất, mức độ vi phạmmà bị xử lý kỹ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương VI

TỔCHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh giao chỉtiêu biên chế chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ cho các sở, ban, ngànhvà các huyện, thị xã trong tỉnh, đảm bảo từ nay đến cuối năm 2007 củng cố vàđưa hoạt động chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp trongtoàn tỉnh đi vào nề nếp ổn định.

Điều 22. Chánh văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểmtra việc thực hiện quy định này đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Báocáo và đề xuất kịp thời với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh các vấn đề phát sinhtrong quá trình thực hiện phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo trìnhbày văn bản nhằm đảm bảo cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ được thốngnhất, góp phần phục vụ đạt hiệu quả cao đối với công tác quản lý hành chính Nhànước của UBND tỉnh.

Điều 23. Thủ trưởng các Cơ quan, tổ chức trong tỉnh căn cứ chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình, chịu trách nhiệm triển khai, hướngdẫn, tổ chức thực hiện quy định này./.

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Quyết định 2887/2005/QĐ-UBND công tác văn thư lưu trữ quản lý trình bày văn bản