ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2995/QĐ-UBND

Quảng Nam, ngày 01 tháng 10 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY HOẠCHNGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG NAM ĐẾN NĂM 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chứcvăn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhândân các cấp;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư-Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìnđến năm 2030;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư,Lưu trữ tỉnh Quảng Nam đến năm 2020, với những nội dung chủ yếu sau:

1. Quan điểm, mục tiêu xây dựng đề án

a) Quan điểm

Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ nhằm thực hiệnthành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ, có tầm nhìn, lộtrình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn, phù hợp với tìnhhình thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa họccông nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Mục tiêu

- Mục tiêu tổng quát

+ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trênphạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ phục vụ cho sự phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội.

+ Định hướng sự phát triển của công tác văn thư,lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quanquản lý Nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quátrình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành côngchiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong những năm tiếp theo.

+ Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất để quảnlý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chứctrong bộ máy Nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm và trình cấp có thẩmquyền phê duyệt các Dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Mục tiêu cụ thể

+ Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụđể quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu về công tác cải cách hànhchính và phù hợp với nhiệm vụ trong tình hình mới.

+ Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy, bố trí côngchức làm công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến cơ sở để thực hiện chức năngquản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

+ Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làmcông tác văn thư, lưu trữ đủ tiêu chuẩn, được đào tạo, bố trí đúng chuyênngành, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng các yêu cầu của ngành trong thờikỳ đổi mới.

+ Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầuquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sửdụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, côngnghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

2. Dự báo về tài liệu lưu trữ và một số chỉ tiêu vềcông tác văn thư, lưu trữ

a) Về tài liệu lưu trữ

- Lưu trữ lịch sử tỉnh: Dự kiến đến năm 2020 sẽ cókhoảng 5.009,5 mét tài liệu được thu về từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộplưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (5.009,5 mét tài liệu này được tính từ 30% củatổng số mét tài liệu của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ cấp huyện, thành phố).

Như vậy, đến năm 2020, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh dựkiến sẽ chứa khoảng 5.409,5 mét tài liệu (bao gồm 400 mét tài liệu hiện đang cótại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và 5.009,5 tài liệu dự kiến thu về).

Việc bố trí Kho Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đểtiếp nhận khối lượng tài liệu nói trên cần phải được chú trọng.

- Lưu trữ cơ quan (tài liệu lưu trữ tại các Sở,Ban, ngành): Dự kiến tài liệu của các Sở, Ban, ngành được thống kê đến năm 2020khoảng 12.321,4 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi cơquan sẽ hình thành khoảng 15 mét tài liệu/1 năm.

- Lưu trữ huyện, thành phố: Dự kiến tài liệu củacác huyện, thành phố được thống kê đến năm 2020 khoảng 4.376,9 mét (bao gồm sốmét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi địa phương sẽ hình thành khoảng 20mét tài liệu/1 năm.

- Lưu trữ cấp xã: Tài liệu tại cấp xã từ nay đếnnăm 2020 có khoảng 8.540 mét, được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy bannhân dân cấp xã theo quy định, mỗi xã sẽ hình thành khoảng 5 mét tài liệu/1 năm.

b) Một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ

- Về công tác văn thư

Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơbản:

+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành đầyđủ các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ;Danh mục hồ sơ cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; Bảng thời hạn bảoquản tài liệu…

+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiệnviệc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định.

+ 100% các Sở, Ban, ngành; 80% các huyện, thành phốứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nhằmnâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khaivà duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việctrao đổi thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.

+ 100% cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ côngviệc đối với tài liệu giấy.

- Về công tác lưu trữ

Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơquan và Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bảnhướng dẫn thi hành luật, cụ thể:

+ 100% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnhlý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ chuyêndụng;

+ Trên 80% tài liệu tại Sở, Ban, ngành được chỉnhlý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục hồ sơ của tài liệu saukhi được chỉnh lý;

+ Trên 80% tài liệu tại các huyện, thành phố đượcchỉnh lý hoàn chỉnh, xây dựng công cụ tra tìm hợp lý và bảo quản, bảo vệ tàiliệu trong kho theo đúng quy định của Nhà nước;

+ Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu truyềnthống và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệubằng điện tử;

+ Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Từ nay đến năm2020, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ tiếp nhận khoảng 5009,5 mét tài liệu từ Lưutrữ của các Sở, Ban, ngành và Lưu trữ huyện, thành phố. Công tác thu thập tàiliệu vào kho Lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên; bước đầu thực hiệnviệc số hóa tài liệu lưu trữ.

+ 100% Sở, Ban, ngành và huyện, thành phố có khoLưu trữ hiện hành và trang bị phần mềm quản lý lưu trữ; 70% xã, phường, thịtrấn có kho lưu trữ; thực hiện việc thu thập hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưutrữ; xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý hồ sơ tài liệu và phục vụ việc khaithác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.

3. Quy hoạch cụ thể

a) Về tổ chức bộ máy

Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thựchiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàntỉnh.

- Cấp tỉnh:

+ Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Kiện toàn cơcấu tổ chức hiện có của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, đảm bảo thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý, tổ chức sử dụngcó hiệu quả tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

+ Đối với các Sở, Ban, ngành: Kiện toàn bộ phận vănthư, lưu trữ thuộc Văn phòng (Phòng Hành chính-Tổ chức) đảm bảo thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

- Cấp huyện:

+ Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố bố trí côngchức chuyên trách quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nộivụ.

+ Các Phòng, Ban, đơn vị thuộc huyện bố trí côngchức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tổ chức, hoạt độngcủa đơn vị

- Cấp xã: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bốtrí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nhân sự

Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tácquản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, cóđạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, cótrình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu phát triểncủa ngành.

- Về số lượng:

+ Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ: Đảm bảo biên chế hoạtđộng từ 10 (mười) đến 12 (mười hai) người.

Ủy ban nhân dân cấp huyện: Bố trí 01 (một) côngchức chuyên trách thuộc Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về vănthư, lưu trữ.

+ Văn thư:

Đối với các Sở, Ban, ngành: Bố trí 01 (một) côngchức chuyên trách làm công tác văn thư, hạn chế kiêm nhiệm để đảm bảo thực hiệncông việc.

Đối với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhândân các huyện, thành phố: Bố trí từ 01 (một) đến 02 (hai) công chức làm côngtác văn thư.

Đối với các Phòng, Ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân huyện, thành phố: Bố trí 01 (một) công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư.

Đối với xã, phường, thị trấn: Bố trí 01 (một) côngchức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Lưu trữ:

Kho Lưu trữ chuyên dụng (trực thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh): Dự kiến đến 2020, đảm bảo biên chế hoạt động từ 12 (mười hai)đến 15 (mười lăm) người phục vụ công tác quản lý, tổ chức sử dụng tài liệu Lưutrữ lịch sử của tỉnh và thực hiện một số nhiệm vụ dịch vụ công về lưu trữ.

Đối với các Sở, Ban, ngành: Bố trí 01 (một) côngchức làm công tác lưu trữ chuyên trách.

Đối với Lưu trữ huyện, thành phố: Bố trí từ 01(một) đến 02 (hai) công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương có khối lượng tàiliệu ít có thể bố trí 01 công chức, viên chức văn thư kiêm lưu trữ.

- Về chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Công chức tham mưu, thực hiện chức năng quản lýnhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệpvụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định (Tốt nghiệp đại học trởlên, có chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các chuyênngành về hành chính, văn phòng và những kiến thức cần thiết khác phù hợp vớicông việc).

+ Người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trìnhđộ từ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trungcấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng vềnghiệp vụ văn thư, lưu trữ; có trình độ về tin học, ngoại ngữ theo quy địnhchung và những kiến thức khác phù hợp với công việc.

+ Người làm công tác lưu trữ chuyên trách hay kiêmnhiệm được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù và chính sách ưuđãi khác theo quy định của pháp luật.

c) Hệ thống cơ sở vật chất

Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ độngxây dựng kế hoạch, lập dự trù kinh phí và bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt độngquản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, bao gồm các nội dung:

- Xây dựng, bố trí Kho lưu trữ:

+ Từ nay đến năm 2016, Sở Nội vụ phối hợp các ngànhchức năng tiến hành xây dựng mới Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Đề án đãđược Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

+ Đối với Sở, Ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, cần bốtrí kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ nằm trong trụsở làm việc cơ quan và phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàntài liệu lưu trữ.

+ Đối với huyện, thành phố, cần đầu tư, xây dựnghoặc nâng cấp kho lưu trữ, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để bảoquản tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, đáp ứng tốt việc thu tài liệu vềLưu trữ huyện, thành phố và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp về Lưu trữ lịchsử theo quy định.

+ Từ nay đến năm 2020: Các xã, phường, thị trấnphải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài liệulưu trữ của xã, phường, thị trấn (theo hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Phần III,Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho Lưutrữ chuyên dụng).

- Mua sắm thiết bị, phương tiện thực hiện các biệnpháp kỹ thuật tiên tiến để bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ, cụ thể như máy vi tính nối mạng diện rộng, máy scan tài liệu…

- Thu thập, sưu tầm tài liệu.

- Chỉnh lý tài liệu.

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệulưu trữ.

- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tàiliệu lưu trữ.

- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công táclưu trữ.

4. Giải pháp thực hiện

a) Đổi mới công tác quản lý nhà nước về lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ

- Cụ thể hóa các văn bản của Trung ương để chỉ đạo,triển khai cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về vănthư lưu trữ, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý.

- Tăng cường phối hợp giữa các ngành, các cấp, cácđịa phương, cơ quan, tổ chức đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện quy hoạchngành Văn thư - Lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả.

- Đổi mới các chính sách, cơ chế để phát triển lĩnhvực văn thư, lưu trữ; đặc biệt chú trọng các chính sách về đãi ngộ đối vớingười làm công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác vănthư, lưu trữ trong việc phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh

- Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò củacông tác văn thư, lưu trữ, làm cho các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhânnhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ; việc bảo quản an toàn vàtổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội và phải có tráchnhiệm trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả.

- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưutrữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệpvà các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp.

c) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănthư, lưu trữ phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh.

d) Bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo cơ sở vật chấtcho phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ.

đ) Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưutrữ.

5. Tổ chức thực hiện

a) Các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện,thành phố

- Theo dõi, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưutrữ của đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư, lưu trữ, chú trọng đến công tác lập hồ sơ công việc và các nhiệmvụ khác của ngành như: Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trịtài liệu và chỉnh lý tài liệu, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định.

- Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm về công tác vănthư, lưu trữ phù hợp với chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và tình hình thực tếtại địa phương, đơn vị.

- Xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm chohoạt động văn thư, lưu trữ. b) Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư: Phối hợptrình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữhàng năm để thực hiện các nội dung của Đề án Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữđã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Sở Nội vụ

- Là cơ quan thường trực, chủ trì giúp Ủy ban nhândân tỉnh tổ chức thực hiện Quy hoạch đã được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biếnQuy hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ; xây dựng kế hoạch 5 năm và hàngnăm để thực hiện Quy hoạch này; xây dựng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cácđề án, dự án đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất phát triển ngành Văn thư, Lưutrữ theo các nội dung của Quy hoạch.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy hoạchngành Văn thư, Lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; định kỳ tổng hợp tình hình thựchiện các nội dung của Quy hoạch, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dântỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng Sở, Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện, thành phố, các cơ quan, đơn vị có liên quan và Chi cục trưởng Chi cụcVăn thư - Lưu trữ Quảng Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Lê Phước Thanh