ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH SÓC TRĂNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 30/2013/QĐ-UBND

Sóc Trăng, ngày 22 tháng 8 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂNTHƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SÓC TRĂNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND vàUBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ (Tờ trình số 73/TTr-SNV ngày 04 tháng 5 năm 2013) và ý kiến thẩm định của Giám đốc Sở Tư pháp (Báo cáosố 55/BC-STP ngày 15 tháng 4 năm 2013 và Báo cáo số 68/BC-STP ngày 02 tháng 5năm 2013) tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thaythế Quyết định số 123/2003/QĐ .UBNDT ngày 15/7/2003 của UBND tỉnh Sóc Trăng vềviệc ban hành Quy định về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban,ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị,tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Kiểm tra VB (BTP);
- Bộ Nội vụ;
- TT. TU, TT. HĐND tỉnh;
- CT, các Phó CT UBND tỉnh;
- Các Đoàn thể tỉnh và cơ quan TW trên địa bàn tỉnh;
- Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh;
- Công báo;
- Lưu: TH, KT, VX, XD, NC, HC.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Trần Thành Nghiệp

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊABÀN TỈNH SÓC TRĂNG
(Kèm theo Quyết định số 30/2013/QĐ-UBND ngày 22 tháng 8 năm 2013 của Ủy bannhân dân tỉnh Sóc Trăng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy định công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng đối vớicác cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chứcchính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọichung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.

2. Công tác văn thư, công tác lưu trữ theo quy định này baogồm các nội dung như sau:

a) Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ chức; quản lý, sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơquan.

b) Công tác lưu trữ bao gồm: Quản lý tài liệu lưu trữ và cáchoạt động lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê,sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được quản lý,thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưutrữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ,quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và việcứng dụng khoa học, công nghệ để hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ.

2. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theodõi, giải quyết công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ phải thực hiệnnghiêm quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Người làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổchức có trách nhiệm thực hiện chuyên môn nghiệp vụ thống nhất theo quy định củaNhà nước.

Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

1. Các cơ quan, tổ chức phải thành lập tổ văn thư hoặc bốtrí người làm công tác văn thư.

Văn thư cơ quan thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư củacơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật như: Tiếp nhận, đăng ký văn bảnđến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp lãnh đạo theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trìnhbày; đăng ký văn bản đi; đóng dấu và làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bảnđi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu; quản lý và sử dụng con dấu.

2. Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận lưu trữ hoặc bố trí ngườilàm công tác lưu trữ để quản lý hồ sơ, tài liệu.

Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: Hướng dẫn cán bộ, công chức, viênchức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữcơ quan; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; phân loại chỉnh lý, xác địnhgiá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệuthuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định và làmthủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Điều 5. Người làm công tác văn thư, công tác lưu trữ

1. Người làm công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổchức phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định ngành văn thư, lưu trữ; được đào tạo,bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ; được hưởng chế độ và phụ cấp ngành nghề đặcthù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

2. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồidưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết phù hợp với côngviệc.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưutrữ

Hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thựchiện bảo mật theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000, Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 củaThủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhànước trong tình hình mới.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 7. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động các cơquan, tổ chức theo quy định tại Điều 4 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP củaChính phủ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Thôngtư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính.

3. Thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng thực hiệntheo văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Điều 9. Soạn thảo, ban hành văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản như: Soạn thảo vănbản; duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; kiểm tra văn bảntrước khi ký ban hành và quy định ký văn bản thực hiện theo các Điều 6, 7, 8, 9và 10 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ và Khoản 4, 5, 6 thuộc Điều01 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 10. Bản sao văn bản

1. Các hình thức sao văn bản gồm: bản sao y bản chính, bảntrích sao và bản sao lục.

2. Thể thức của bản sao thực hiện theo Thông tư số01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

3. Các bản sao thực hiện đúng quy định có giá trị pháp lýnhư bản chính.

Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 11. Nguyên tắc quản lý văn bản

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phảiđược quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận Văn thư cơ quan, tổ chức để làmthủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quyđịnh pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị,cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký,phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếptheo.

a) Văn bản đến có mức độ khẩn phải được đăng ký, trình,chuyển giao ngay khi nhận; văn bản đi khẩn phải được hoàn thành thủ tục pháthành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

b) Văn bản, tài liệu có mức độ mật phải thực hiện theo quyđịnh bảo mật.

Điều 12. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax,văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

2. Tất cả văn bản đến phải được quản lý theo trình tự nhưsau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyếtvà theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 13. Tiếp nhận văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư cơ quan kiểm tra về sốlượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong,...

a) Văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khiký nhận.

b) Văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.

c) Khi phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo nơi gửihoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Cán bộ văn thư được bóc bì các loại văn bản đến, riêngcác bì gửi cho đảng, đoàn thể cơ quan và bì văn bản gửi đích danh người nhậnchỉ vào sổ theo các yếu tố thông tin bên ngoài và chuyển cho người nhận.

a) Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bảnliên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản cótrách nhiệm chuyển lại Văn thư để đăng ký.

b) Việc bóc bì văn bản mật thực hiện theo quy định bảo mậtvà quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

3. Các văn bản đến đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấuđến theo mẫu, ghi số và ngày đến theo quy định. Mẫu dấu “Đến” và cách ghi cácthông tin thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 14. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơsở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

a) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định việc lập Sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp; văn bản mật đến đăngký sổ riêng.

b) Đối với cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn thưkhiếu nại, tố cáo thì lập Sổ đăng ký đơn thư riêng.

c) Đăng ký văn bản đến phải đầy đủ, chính xác các thông tincủa văn bản.

d) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến,văn bản mật đến, đăng ký đơn thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II và Phụlục III của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bảntrên máy tính

a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lậphồ sơ trong môi trường mạng.

b) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

c) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diệnrộng để đăng ký văn bản mật đến.

Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi đăng ký phải được kịp thời trình chongười có thẩm quyền để có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Ý kiến chỉ đạogiải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào phiếu. MẫuPhiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, tham khảomẫu phiếu tại Phụ lục IV của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

2. Căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền, văn bản đếnđược chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bảnphải bảo đảm nhanh chóng, đúng đối tượng, giữ gìn bí mật nội dung văn bản vàphải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cáchghi thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V của Thông tư số 07/2012/TT-BNV củaBộ Nội vụ.

Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết vănbản đến

1. Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệmgiải quyết kịp thời theo thời hạn quy định của pháp luật hoặc quy định của cơquan; văn bản có mức độ khẩn phải giải quyết nhanh chóng, kịp thời.

2. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu báo cáo người cótrách nhiệm thực hiện việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. MẫuSổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục VI của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

3. Văn bản mật chỉ phổ biến trong phạm vi những người cótrách nhiệm.

Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao vănbản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

2. Tất cả văn bản đi phải được đăng ký và quản lý theo trìnhtự sau: kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số, ký hiệu,ngày tháng năm của văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấumức độ khẩn, mật (nếu có); làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi; lưu văn bản đi.

Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số vàngày tháng năm của văn bản

1. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thểthức và kỹ thuật trình bày; nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo ngườicó trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Cơ quan, tổ chức có nhiều văn bản đi có thể ghi số cácloại văn bản như: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn vào một hệ thống số và đăng ký một sổ. Ghi số các loại văn bản hànhchính khác vào một hệ thống số và đăng ký một sổ riêng.

3. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a) Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được đăng ký vàomột sổ và một hệ thống số riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tạiđiểm a, Khoản 1, Điều 08 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống sốriêng.

b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

- Ngày, tháng, năm của văn bản là ngày văn bản được ký banhành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luậtthực hiện theo quy định của pháp luật.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thựchiện theo quy định tại Điều 09 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 19. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sởdữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Căn cứ số lượng văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chứcquy định việc lập Sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kểcả bản sao văn bản và văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII củaThông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đitrên máy vi tính.

a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đi thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước.

b) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bảnđi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và đúng thờigian quy định. Việc nhân văn bản mật đi thực hiện theo quy định tại Điều 08 củaNghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bảnchính, dấu giáp lai,… thực hiện theo quy định.

3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

a) Mức độ khẩn, mật do người soạn thảo đề xuất và người kývăn bản quyết định.

b) Các mức độ khẩn có Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, Thượng khẩnvà Khẩn; mẫu dấu các mức độ khẩn và việc đóng dấu trên văn bản thực hiện theoĐiều 15 của Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

c) Các mức độ mật có Tuyệt mật, Tối mật và Mật; mẫu dấu cácmức độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” theo Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP củaChính phủ; việc đóng dấu có mức độ mật trên văn bản thực hiện theo Điều 15 củaThông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 21. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõichuyển phát văn bản đi

Làm thủ tục phát hành văn bản, chuyển phát và theo dõichuyển phát văn bản đi thực hiện theo Điều 11 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV củaBộ Nội vụ và Khoản 7, Điều 01 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 22. Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo Điều 12 của Thôngtư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Mục 3: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠQUAN

Điều 23. Nội dung lập hồ sơ

1. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt,ký ban hành vào đầu năm nhằm giúp kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và quản lýhồ sơ, tài liệu được chặt chẽ, khoa học. Mẫu Danh mục hồ sơ cơ quan và cách lậpthực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XII của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của BộNội vụ.

2. Mở hồ sơ là bắt đầu cho việc hình thành hồ sơ. Căn cứ vàoDanh mục hồ sơ hoặc không có danh mục thì dựa vào kế hoạch công tác, nhiệm vụđược giao mà các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệuvà tiêu đề hồ sơ vào bìa để tiến hành lập hồ sơ.

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ. Trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc CCVC có trách nhiệm cập nhật tất cả vănbản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm,…

4. Kết thúc hồ sơ

a) Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, ngườilập hồ sơ có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ gồm: kiểm tra bổ sung văn bản cho đầyđủ; giữ những văn bản là bản chính tốt nhất, loại ra những văn bản trùng thừa,bản nháp, không giá trị; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trìnhtự giải quyết công việc (hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản,…); xemxét thời hạn bảo quản, tiêu đề hồ sơ.

b) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưathực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ nămsau.

Điều 24. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộplưu vào Lưu trữ cơ quan

Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệmnộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệutheo quy định tại Điều 17 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Mục 4: TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒSƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 25. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan thuộc trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, Chánh Văn phòng (Trưởngphòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm), Thủ trưởng và Văn thư đơnvị, Văn thư, Lưu trữ cơ quan và cá nhân trong cơ quan, tổ chức theo quy địnhtại các Điều thuộc Chương V của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 26. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạoquản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

2. Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu theo quy địnhtại Khoản 2, Điều 25 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ.

3. Đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo Điều 26 củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ.

4. Đóng dấu giáp lai được thực hiện theo Khoản 2, Điều 13 củaThông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

5. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thưđược thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chínhphủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số110/2004/NĐ-CP của Chính phủ.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 27. Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan và Lưu trữ cơquan

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối vớicông tác lưu trữ được quy định tại Điều 6 của Luật Lưu trữ.

2. Lưu trữ cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và thu nhận tàiliệu nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân trong cơ quan; thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơquan. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mụctài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị.

Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 28. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan đối với việc thuthập tài liệu lưu trữ

1. Hàng năm, lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan.

2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệucần thu thập và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp.

3. Chuẩn bị kho tàng, các phương tiện và tổ chức tiếp nhậntài liệu đúng thủ tục theo quy định.

Điều 29. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với việcthu thập tài liệu lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện chứcnăng lưu trữ lịch sử của tỉnh, lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễnthuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ ban hành Danh mụccơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và Danh mục thành phần tài liệunộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệuchuẩn bị tài liệu nộp lưu theo quy định.

c) Tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Điều 30. Thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữlịch sử tỉnh

1. Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) thuthập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện; sưu tầm tài liệu cánhân trên cơ sở thỏa thuận.

2. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơquan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu cótrách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sửtỉnh.

3. Trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc,ngành công an, quốc phòng, ngoại giao của tỉnh nộp lưu tài liệu có giá trị bảoquản vĩnh viễn và các ngành khác nộp lưu tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giátrị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

4. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức là nguồnnộp lưu tài liệu có trách nhiệm:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơnộp lưu;

b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sửtỉnh theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồsơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chicục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

5. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm tổ chứctiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận; Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản (cơ quan,tổ chức giao nộp hồ sơ giữ 01 bản; Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ 02 bản) vàđược lưu trữ vĩnh viễn.

Điều 31. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức khôngthuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hoặc tài liệu không thuộcDanh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưuhoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnhđược quản lý tại Lưu trữ cơ quan.

Điều 32. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan,tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhànước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chia, tách,sáp nhập, giải thể hoặc chuyển đổi hình thức hay phá sản phải tổ chức quản lývà giao nộp tài liệu theo quy định sau:

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo Phông lưu trữcủa cơ quan đó.

2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập,giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổihình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong củacác đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vàoLưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý theo quy định.

3. Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được bảo quản như sau:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sửtỉnh;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khôngthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơquan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ.

c) Trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giảithể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũhoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thìtài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữcơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan cóthẩm quyền.

4. Quản lý tài liệu các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chínhvà doanh nghiệp nhà nước khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, tổ chức lại,chuyển đổi hình thức sở hữu được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ.

Điều 33. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấntrong tỉnh

Tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn được quản lý theoquy định tại Điều 14 của Luật Lưu trữ và Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạtđộng của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 34. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

1. Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọichung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia ViệtNam.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm xác địnhgiá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo quyđịnh.

3. Cá nhân có tài liệu có các quyền và nghĩa vụ theo quyđịnh tại Khoản 3, Khoản 4, Điều 5 của Luật Lưu trữ.

Mục 2: CÔNG TÁC CHỈNH LÝ VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 35. Chỉnh lý tài liệu

1. Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức và yêu cầu cơbản của tài liệu sau khi chỉnh lý theo quy định tại Điều 15 của Luật Lưu trữ.

2. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo các vănbản hướng dẫn của ngành lưu trữ.

Điều 36. Xác định giá trị tài liệu

Công tác xác định giá trị tài liệu thực hiện theo quy địnhtại Điều 16, Điều 17 của Luật Lưu trữ.

Điều 37. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơquan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng, phương thức làmviệc thực hiện theo Điều 18 của Luật Lưu trữ.

Điều 38. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quyđịnh như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệuhết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu cóthông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đúng thủ tục, quytrình và quy định. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy địnhnhư sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu,người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộplưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trịcần hủy. Thời gian thẩm định không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận văn bản về ýkiến thẩm định.

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơquan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quancủa cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trịcần hủy.

c) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tạiLưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thôngtin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tạiKhoản 4, Điều 28 của Luật Lưu trữ và hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành lưutrữ.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơquan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Mục 3: BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 39. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện phápkỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và bảo đảm việc sử dụngtài liệu lưu trữ.

2. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có đủ điều kiện bảo vệ,bảo quản tài liệu thì được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải trảphí theo quy định của pháp luật.

3. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ,bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

a) Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, kho lưu trữ đúng tiêuchuẩn kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

b) Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và huyện, thị xã, thành phốphải bố trí một kho lưu trữ tài liệu, trang bị cơ sở vật chất bảo quản tài liệunhư tủ, kệ, cặp hộp lưu trữ.

c) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải bố trí diệntích thỏa đáng trong trụ sở làm việc để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu cógiá trị của địa phương.

Điều 40. Thống kê nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ tại tỉnh Sóc Trăng thuộc Phông lưu trữquốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữliệu, hồ sơ quản lý theo quy định pháp luật.

2. Các cơ quan, tổ chức phải định kỳ thực hiện chế độ báocáo thống kê theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ vềban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về ban hành chế độ báo cáo thốngkê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Số liệu thống kê hàng năm được tính từngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.

3. Thống kê được thực hiện theo quy định như sau:

a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vịtrực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ vào ngày 31 tháng 01 năm sau.

b) Cơ quan, tổ chức cấp huyện, thị xã, thành phố và cấp xã,phường, thị trấn báo cáo Phòng Nội vụ vào ngày 15 tháng 01 năm sau.

c) Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố tổng hợp số liệucủa các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo Sở Nội vụ vào ngày 31 tháng01 năm sau.

d) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấptỉnh, phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.

Mục 4: TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 41. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhântrong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ trong việc sửdụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 29 Luật Lưu trữ.

Điều 42. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnhvà Lưu trữ cơ quan

1. Tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng theo quy định tạiĐiều 30 của Luật Lưu trữ.

2. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và Thủtrưởng cơ quan, tổ chức căn cứ Luật Lưu trữ và Quy định công tác văn thư, lưutrữ của tỉnh để quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử vàLưu trữ cơ quan đúng quy định.

Điều 43. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt cho sử dụng tàiliệu lưu trữ các mức độ mật thuộc Danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữliên quan đến cá nhân trong các trường hợp đặc biệt và tài liệu lưu trữ đặcbiệt quý hiếm bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; cho phép mang tài liệu ra nướcngoài phục vụ công tác.

2. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh quyết địnhviệc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưutrữ lịch sử tỉnh.

3. Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sửcòn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.

Điều 44. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ thực hiệntheo quy định tại Điều 33 của Luật Lưu trữ.

Chương IV

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Điều 45. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện theoquy định tại Điều 13 của Luật Lưu trữ và các Điều thuộc Chương II của Nghị địnhsố 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ.

Chương V

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂNTHƯ, LƯU TRỮ

Điều 46. Trách nhiệm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữtrên địa bàn tỉnh

1. Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nướcvề công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ.

2. Phòng Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân huyện, thị xã,thành phố trong phạm vi địa phương theo chức năng, nhiệm vụ.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạncủa mình quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ và tài liệu cơ quan theo quy địnhpháp luật.

Điều 47. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố tríkinh phí, trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụtheo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Kinh phí cho công tác lưu trữ được thực hiện theo quyđịnh tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 48. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này. Căncứ Luật Lưu trữ và Quy định này chỉ đạo xây dựng quy chế công tác văn thư, lưutrữ cho phù hợp với phạm vi cơ quan, tổ chức mình.

Điều 49. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các ngành, các cấp thựchiện Quy định này và theo dõi tổng hợp những vướng mắc trong quá trình tổ chứcthực hiện để trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.