ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3163/QĐ-UBND

TP. Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 7 năm 2010

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “THEO DÕI VIỆCTHỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 95/2006/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ ChíMinh về ban hành quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố;

Căn cứ Quyết định số 83/2009/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ ChíMinh về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dânthành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Chánh Vănphòng Ủy ban nhân dân thành phố;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theoQuyết định này Quy chế tạm thời thực hiện thí điểm Chương trình phần mềm “Theodõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thànhphố”.

Điều 2. Quyết định này cóhiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòngỦy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng các sở - ngành thành phố, Chủ tịch Ủy bannhân dân quận - huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố và các phòng chuyênmôn, các Trung tâm trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu tráchnhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TTUB: CT, các PCT;
- VPUB: Các PVP;
- Các Phòng CV, Trung tâm;
- Lưu : VT, (TTTH-Th) L.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC




Nguyễn Thành Tài

QUY CHẾ TẠM THỜI

THỰCHIỆN THÍ ĐIỂM CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CHỈĐẠO CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ”.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3163 /QĐ-UBND ngày 17 tháng 7 năm 2010 củaChủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Một số từ thường dùng trongChương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thườngtrực Ủy ban nhân dân thành phố” (sau đây gọi tắt là PMTDYKCĐ) được hiểu như sau:

- Công việc được giao (CVĐG): làcông việc cụ thể giao cho một đơn vị (hoặc một số đơn vị phối hợp) thực hiện,có thời hạn hoàn thành do Ủy ban nhân dân thành phố kết luận, chỉ đạo và đãđược ban hành bằng văn bản.

- Đang xử lý trong hạn: là trạngthái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc đã được giao và còn đangtrong thời hạn xử lý.

- Đã xử lý đúng hạn: là trạngthái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc được giao đã được đơn vịthực hiện đầy đủ, trong thời hạn quy định.

- Đang xử lý quá hạn: là trạngthái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc được giao, chưa xử lý xong,nhưng đã quá thời hạn yêu cầu thực hiện.

- Đã xử lý quá hạn: là trạngthái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc được giao đã được đơn vịthực hiện đầy đủ, nhưng quá thời hạn yêu cầu hoàn thành.

- Chương trình phần mềm “Quản lývăn bản và Hồ sơ công việc” (QLVB&HSCV) được sử dụng để quản lý văn bảnđến, tiến trình xử lý văn bản, phát hành văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhândân thành phố, trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật.

- Bảng phân công: là tập tinđiện tử có cấu trúc, được gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV (đangvận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Trong Bảng phân công có cácmục: loại văn bản; số văn bản; ngày ban hành; người chỉ đạo; trích yếu; ngườiký; đơn vị thực hiện; nội dung công việc; thời hạn hoàn thành; người theo dõi.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh,đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việcquản lý, sử dụng Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉđạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”.

2. Quy chế này áp dụng đối vớicác sở-ngành, quận-huyện được tham gia sử dụng Chương trình PMTDYKCĐ để nắmbắt, báo cáo kịp thời việc triển khai thực hiện các kết luận chỉ đạo bằng vănbản của Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 3. Phân loại văn bản cầnđược theo dõi (văn bản dự thảo) để đưa vào phần mềm.

Các Chỉ thị của Ủy ban nhân dânthành phố;

Các Thông báo của Ủy ban nhândân thành phố;

Các Thông báo của Văn phòng Ủyban nhân dân thành phố;

Các văn bản chỉ đạo, điều hànhkhác do Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu phải theo dõi, báo cáokết quả.

Trong nội dung các văn bản nêutrên, chỉ đưa vào bảng phân công theo dõi những nội dung hội đủ 3 yếu tố : nộidung công việc cụ thể, giao cho 1 đơn vị thực hiện chính, có thời gian thựchiện và hoàn thành cụ thể.

Điều 4. Đặc điểm, tính năngcủa Chương trình PMTDYKCĐ.

1. Đặc điểm:

- Chương trình PMTDYKCĐ là ứngdụng web, hoạt động trên môi trường mạng chuyên dùng của các cơ quan Đảng vàNhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh.

- Địa chỉ truy cập phần mềm:http://ykcd.tphcm.egov.vn.

- Phần mềm này liên kết vớiChương trình phần mềm QLVB&HSCV đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dânthành phố.

- Từng cá nhân Lãnh đạo Ủy bannhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viênVăn phòng Ủy ban nhân dân thành phố liên quan và các sở-ngành, quận-huyện đềuđược cấp một tên riêng và mật khẩu để đăng nhập sử dụng Chương trình phần mềmnày.

2. Tính năng:

- Giúp Lãnh đạo Ủy ban nhân dânthành phố, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, thống kê tìnhhình thực hiện các chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố đã banhành bằng văn bản.

- Giúp các sở-ngành, quận-huyệntheo dõi, kiểm soát việc thực hiện CVĐG, cũng như báo cáo nhanh quá trình, kếtquả thực hiện CVĐG.

- Giúp chuyên viên Văn phòng Ủyban nhân dân thành phố theo dõi, đôn đốc thực hiện CVĐG ở các sở-ngành,quận-huyện; tổng hợp, báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện CVĐG.

Điều 5. Cơ quan chủ quản, cơquan quản lý Chương trình PMTDYKCĐ.

1. Cơ quan chủ quản Chương trìnhPMTDYKCĐ là Ủy ban nhân dân thành phố;

2. Cơ quan quản lý Chương trìnhPMTDYKCĐ là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Trung tâm Tin học thành phố làđơn vị thường trực giúp Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trong việc quản lý,vận hành Chương trình phần mềm.

Điều 6. Quy trình tạo lập vănbản dự thảo và quy trình thực hiện, theo dõi công việc.

1. Quy trình tạo lập văn bản dựthảo.

Chuyên viên dự thảo văn bản theoý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời lập bảngphân công tóm tắt (theo mẫu đã được gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCVđang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Tùy theo loại văn bản,chuyên viên sẽ trình dự thảo văn bản và bảng phân công cho lãnh đạo Văn phònghay Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Dự thảo văn bản và bảng phâncông sẽ được Chuyên viên đính kèm vào Chương trình phần mềm QLVB&HSCV đểchuyển xử lý qua đường mạng.

Dự thảo văn bản chỉ đạo và bảngphân công khi được lãnh đạo Văn phòng hay Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phốphê duyệt sẽ được Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành qua mạng bằng Chươngtrình phần mềm QLVB&HSCV, tiếp theo Chương trình PMTDYKCĐ sẽ tự động tiếpnhận và hiển thị phân công như bảng phân công đã soạn để các quận huyện, sởngành và chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố truy cập, nắm bắt thựchiện và theo dõi công việc.

Dự thảo văn bản nếu có chỉnh sửacủa Lãnh đạo Văn phòng hoặc Thường trực Ủy ban thì tùy theo mức độ chỉnh sửa,lãnh đạo sẽ chuyển cho chuyên viên để thực hiện việc chỉnh sửa hoặc chuyển đếnPhòng Hành chính để đánh máy lại.

Văn bản chỉ đạo và bảng phâncông được phê duyệt sẽ phát hành qua mạng đến các đơn vị. Riêng việc phát hànhvăn bản bằng giấy đến các đơn vị thì không kèm bảng phân công.

2. Quy trình thực hiện,theo dõi công việc trên Chương trình PMTDYKCĐ :

Các sở-ngành, quận-huyện gửi báocáo (bằng văn bản và qua đường mạng) về Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thựchiện CVĐG, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theodõi sẽ kiểm tra kết quả thực hiện CVĐG tại các sở-ngành, quận-huyện.

Chuyên viên Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố rà soát kết quả thực hiện CVĐG của các sở-ngành, quận-huyệnđã hoàn thành và báo cáo để Lãnh đạo Văn phòng xem xét, quyết định kết thúcCVĐG.

Điều 7. Trách nhiệm của cánhân, đơn vị tham gia PMTDYKCĐ.

1. Chuyên viên Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố soạn thảo văn bản cần được theo dõi:

- Khi được giao dự thảo văn bảntheo chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên lập thêmbảng phân công công việc (theo mẫu đã gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV),đính kèm cả 2 vào Chương trình phần mềm QLVB&HSCV theo quy trình.

- Khi nhận lại bản dự thảo vàbảng phân công có ý kiến bút phê của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ủy bannhân dân thành phố, chuyên viên sẽ thực hiện việc chỉnh sửa và gắn lại các vănbản này vào phần mềm QLVB&HSCV.

2. Chuyên viên Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố được phân công trong bảng phân công:

- Trong Chương trình PMTDYKCĐ,chuyên viên được phân công theo dõi có trách nhiệm trao đổi, đôn đốc đơn vịhoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Khi công việc của cácsở-ngành, quận-huyện đã hoàn thành, chuyên viên báo cáo Lãnh đạo Văn phòng đểxem xét, kết thúc CVĐG.

- Khi CVĐG mới nhận được và nhậnthấy giao chưa đúng thì chuyên viên nhanh chóng báo lại Lãnh đạo Văn phòng đểđiều chỉnh phân công lại chuyên viên khác cho phù hợp.

3. Lãnh đạo các Phòng chuyênviên có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các chuyên viên trong phòng được phâncông theo dõi đơn vị thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhândân thành phố; tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng theo yêu cầu hoặc theo địnhkỳ.

4. Phòng Hành chính-Tổ chức củaVăn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Khi nhận được bản dự thảo và bảng phâncông có ý kiến bút phê của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ủy ban nhân dânthành phố, thực hiện đánh máy lại theo bút phê của Lãnh đạo. Khi phát hành lênmạng tin học các tập tin văn bản có kèm bảng phân công, phải kiểm tra 3 thuộctính của bảng phân công: phải là tập tin (file) có cấu trúc, các cột nội dungđiền đủ thông tin, nội dung phân công và nội dung văn bản chỉ đạo không mâuthuẫn nhau; nếu phát hiện mâu thuẫn thì báo lại chuyên viên soạn thảo để xử lý,khi chuyên viên thụ lý giải quyết xong mới được phát hành lên mạng tin học.

5. Lãnh đạo Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố: Trên cơ sở đề xuất của chuyên viên soạn thảo văn bản, Lãnhđạo Văn phòng rà soát văn bản dự thảo và bảng phân công công việc, xem xét đưavào loại văn bản cần được theo dõi, ký ban hành hoặc trình thường trực Ủy bannhân dân thành phố ký ban hành; quyết định kết thúc các CVĐG đã hoàn thành.

Định kỳ cuối tháng, Chánh Vănphòng tổ chức họp với các Phó Văn phòng và trưởng các Phòng chuyên viên để xemxét các báo cáo theo dõi CVĐG, chấn chỉnh đối với các CVĐG quá hạn xử lý; đônđốc việc thực hiện CVĐG ở các sở-ngành, quận-huyện; quyết định bổ sung các đầuviệc cần được theo dõi; có ý kiến khắc phục sai sót (nếu có) hoặc điều chỉnh,uốn nắn cho phù hợp với quy chế.

6. Thủ trưởng các sở-ngành, Chủtịch Ủy ban nhân dân quận-huyện chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thànhphố về kết quả thực hiện CVĐG; phân công cán bộ trong đơn vị truy cập hàng ngàyvào Chương trình PMTDYKCĐ để nắm bắt CVĐG và tổ chức thực hiện; chỉ đạo việccập nhật, trao đổi tình hình và báo cáo kết quả thực hiện (kèm tập tin văn bản)cho đến khi CVĐG được xác nhận đã hoàn thành.

Điều 8. Phối hợp xử lý thôngtin, báo cáo.

1. Chuyên viên Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố được phân công theo dõi có trách nhiệm theo dõi, đôn đốcthực hiện cho đến khi Lãnh đạo Văn phòng (hoặc ủy quyền cho trưởng phòng) kếtluận công việc đã hoàn thành; nếu nhận thấy CVĐG có khó khăn, vướng mắc trongquá trình thực hiện phải báo cáo ngay cho lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.

2. Định kỳ cuối tháng, trưởngcác phòng chuyên viên phải rà soát lại tất cả các công việc được phân công theodõi để nắm được tổng thể các đầu việc nhằm tránh xảy ra việc theo dõi thiếusót, báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng phụ trách những việc chưa phù hợp (nếu có)và đề xuất cách khắc phục.

Tên, địa chỉ e-mail, điện thoạiliên lạc của chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được tích hợp vàoChương trình PMTDYKCĐ để tiện phối hợp.

3. Lãnh đạo Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố thường xuyên truy cập vào Chương trình PMTDYKCĐ để nắm bắttiến độ thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố thuộc lĩnhvực được phân công phụ trách, chỉ đạo chuyên viên theo dõi, đôn đốc cácsở-ngành, quận-huyện thực hiện hoàn thành tốt CVĐG.

4. Thủ trưởng đơn vị được giaothực hiện công việc ở sở-ngành, quận-huyện phải tổ chức việc tiếp nhận CVĐG vàtriển khai thực hiện, báo cáo kịp thời các khó khăn vướng mắc khi thực hiện nhiệmvụ để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ giải quyết, trong trường hợp hoàn thành CVĐGtrễ hạn phải có báo cáo giải trình.

Điều 9. Về quản lý Chươngtrình PMTDYKCĐ.

1. Văn phòng Ủy ban nhân dânthành phố (Trung tâm Tin học) có trách nhiệm quản lý Chương trình PMTDYKCĐ, đảmbảo phần mềm này hoạt động liên tục 24 giờ/ngày; tổ chức kịp thời hỗ trợ cácđơn vị khi có yêu cầu, tiếp nhận các đóng góp về phần mềm của các đơn vị thamgia để nâng cấp phần mềm ngày càng tốt hơn. Hàng quý có báo cáo về yêu cầu kỹthuật và các vướng mắc (nếu có).

2. Người quản lý Chương trìnhPMTDYKCĐ có trách nhiệm:

a) Theo dõi, kiểm tra định kỳ vềtình trạng hoạt động của Chương trình PMTDYKCĐ, khắc phục sự cố và các vấn đềxảy ra có liên quan Chương trình phần mềm này;

b) Chịu trách nhiệm sao, lưuđịnh kỳ để đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho cơ sở dữ liệu, chống xâm nhập saochép dữ liệu trái phép;

c) Báo cáo chung tình hình truycập khai thác thông tin;

d) Đề xuất việc nâng cấp, sửađổi để tạo điều kiện cho phần mềm hoạt động tốt hơn.

Điều 10. Chế độ khen thưởng

Định kỳ hàng quý hoặc 6 tháng,Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và đề xuất khen thưởng cho cá nhân,tập thể đã hoàn thành xuất sắc CVĐG dựa trên báo cáo của các Phòng chuyên viênvà Trung tâm Tin học trích xuất từ Chương trình PMTDYKCĐ; đồng thời đề nghị xemxét phê bình các cá nhân, đơn vị vi phạm quy chế này.

Điều 11. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhândân thành phố, Thủ trưởng các Sở - ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận - huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố căn cứ Quy chế này, phâncông và tổ chức thực hiện trong đơn vị, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ đượcgiao, cập nhật đầy đủ kịp thời thông tin báo cáo vào Chương trình PMTDYKCĐ,phục vụ tốt cho sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Trong quá trình thực hiện Quychế này, nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị gửi văn bản về Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửađổi, bổ sung cho phù hợp./.