ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LONG AN

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 36/2013/QĐ-UBND

Long An, ngày 08 tháng 08 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY ĐNH V TRAO ĐỔI, LƯU TR, X LÝ VĂN BN ĐIN TTRONG HOT ĐNG CA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯC TRÊN ĐA BÀN TNH LONG AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tinngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 0 1/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Theo đề nghị của Sở Thông tin vàTruyền thông tại tờ trình số 695/TTr-STTT T ngày09/7/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Banhành kèm theo Quyết định này Quy định về trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điệntử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An.

Điều 2. GiaoGiám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan liênquan theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

Điều 3. ChánhVăn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Kiến Tường, thành phố Tân An chịu trách nhiệm thihành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau 10(mười) ngày kể từ ngày ký./.

Nơi nhận:
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
-
Cục KTVBQPPL- Bộ Tư pháp;
-
TT. TU, TT.HĐND tỉnh;
-
CT, các PCT.UBND tỉnh;
-
Ban Tuỵên giáo Tỉnh ủy;- Như Điều 3;
-
Công báo tnh;
-
Phòng NC (TH, KT, VX, NC-TCD);- Lưu: VT, M.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Đỗ Hữu Lâm

QUY ĐỊNH

VỀ TRAO ĐỔI, LƯUTRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊABÀN TỈNH LONG AN
(Kèm theo Quyết định số 3 6/2013/QĐ-UBND ngày 08/8/2013 củaUBND tỉnh)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng ápdụng

1. Quy định này quy định việc gửi vănbản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến, việc lưu trữ, xử lý văn bản điệntử giữa các cơ quan và trong nội bộ cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An.

2. Quy định này được áp dụng cho UBNDcác cấp trong tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; các Sở ngànhtỉnh; các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Long An.

Khuyến khích các tổ chức đoàn thểtham gia và áp dụng quy định này trong hoạt động.

Điều 2. Gửi, nhn văn bản đin tử

1. Vănbản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thôngđiệp dữ liệu.

2. Gửi, nhận văn bản điện tử: là việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử bằng phương tiện điện tử.

3. Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằngphương tiện điện tử.

4. Chữ ký số (chữ ký điện tử): chữký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hìnhthức khác bằng phương tiện điện tử, gn lin hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữliệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuậncủa người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Điều 3. Phần mềm quản lý văn bảnvà điều hành

Phần mềm quản lý văn bản và điều hànhtrên môi trường mạng là phần mềm tin học hoạt động trên mạng máy tính được sửdụng để quản lý văn bản, tạo lập hồ sơ công việc và tạo ra cơ sở dữ liệu điệntử về trao đổi và xử lý văn bản qua môi trường mạng bao gồm: tiếp nhận, quản lývăn bản đến; tiến trình xử lý, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc đểphục vụ công tác trao đổi thông tin, nâng cao chất lượng và hiệu quả của côngtác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức trênmôi trường mạng.

Điều 4. Giá trị pháp lý của vănbản điện tử

Thực hiện theo Điều 35 Nghị định số64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Điều 5. Quy định về chữ ký sốtrong văn bản điện tử

Văn bản điện tử được ký bằng chữ kýsố phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Chương 2.

TRAO ĐỔI, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 6. Hình thức trao đổi các loi văn bản đin tử

1. Các loại văn bản của các cơ quannhà nước trao đổi qua mạng phải đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày vănbản theo quy định hiện hành.

2. Các loại văn bản sau đây phải gửihoàn toàn thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành (phần mềm) hoặc hệthống thư điện tử, gồm:

a) Lịch làm việc, lịch công tác(tuần, tháng, quý,...) của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND cấp huyện, Sở ngành tỉnh,...

b) Thư mời dự họp, dự hội nghị và cáctài liệu kèm theo.

c) Các dự thảo văn bản, tài liệu phụcvụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.

d) Các tài liệu trao đổi phục vụ côngviệc, các văn bản sao y.

đ) Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần,tháng, quý, năm; thông báo; những văn bản gửi đến các cơ quan để biết, đ báo cáo.

e) Các thông báo, thông cáo, côngđiện, chỉ thị, chương trình công tác, các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnhđạo các cấp,...

3. Trong một số trường hợp, theo yêucầu, tính chất của công việc, việc trao đổi văn bản phải bằng cả hai hình thứcvăn bản điện tử và văn bản giấy, gồm: thư mời họp và các tài liệu kèm theo; báocáo tuần, tháng, quý, năm và các báo cáo theo yêu cầu; các bản sao gửi văn bản;các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (giải quyếtthủ tục hành chính, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ kế toán,...).

4. Các loại văn bản không trao đổiqua mạng gồm:

a) Văn bản, tài liệu mang nội dungliên quan đến bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệbí mật nhà nước và các văn bản khác có liên quan;

b) Quyết định, công văn, thông báoliên quan đến công tác tổ chức, cán bộ; khen thưởng, kỷ luật; công văn chuyểnđơn; các hồ sơ công việc buộc phải lưu bản chính.

Điều 7. Trao đổi văn bản điện tửthông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Gửi văn bản điện tử: văn bản điệntử phát hành (gửi đi) thông qua phần mềm sau khi hoàn tất một trong hai trườnghp sau:

a) Đi với nhữngcơ quan chưa triển khai sử dụng chữ ký số: Văn thư cơ quan (Văn thư) tiến hànhđăng ký số văn bản đi theo quy định, sau đó tiến hành số hóa (scan) văn bản(bản chính được đóng dấu) thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin (file) *.pdf;

b) Đối với những cơ quan đã triểnkhai sử dụng chữ ký số: Văn thư tiến hành đăng ký số văn bản đi theo quy địnhcho văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số và lưu dưới dạng file mềm (*.doc; *.odt;...).

2. Nhận văn bản điện tử: Văn thư cótrách nhiệm thường xuyên truy cập vào phần mềm để tiếp nhận, đăng ký số văn bảnđiện tử đến, đưa vào phần mềm của cơ quan và thực hiện chuyển văn bản đến theođúng quy trình đã được quy định.

Điều 8. Trao đổi văn bản điện tửthông qua hệ thống thư điện tử

1. Gửi văn bản điện tử: văn bản điệntử gửi đi thông qua hệ thống thư điện tử sau khi thực hiện theo điểm a hoặcđiểm b của khoản 1 Điều 7 Quy định này.

2. Nhận văn bản điện tử: Văn thư cótrách nhiệm thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị đểtiếp nhận, đăng ký số văn bản điện tử đến và thực hiện chuyển văn bản đến theođúng quy trình đã được quy định.

Điều 9. Thời điểm gửi, nhận vănbản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tửtới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thôngtin và có hồi báo văn bản gửi thành công.

2. Thời điểm nhận một văn bản điện tửtại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệthống thông tin cơ quan tiếp nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thốngngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính làthời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

Điều 10. Xử lý văn bản điện tử

Cơ quan, đơn vị có quyền sử dụng cácbiện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho vănbản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thayđổi nội dung văn bản điện tử đó.

Chương 3.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 11. Quy định khi lưu trữ vănbản điện tử

1. Văn bản điện tử khi lưu trữ phảiđáp ứng các yêu cầu sau:

a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính toànvẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể từ khi văn bản điệntử được tạo lập lần đu từ văn bản giấy.

b) Thông tin chứa trong văn bản điệntử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

2. Văn bản điện tử hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ trên phần mềm quản lý vănbản và điều hành phải đáp ứng nghiệp vụ lưu trữ và các quy định tại khoản 3,khoản 4 Điều này.

3. Dữ liệu thông tin đầu vào phảithống nhất, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tinvà giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cậpthông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt,đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tchức.

4. Dữ liệu thông tin đầu vào phải đầyđủ các thuộc tính sau:

a) Dữ liệu thông tin đầu vào của vănbản điện tử đi gồm: số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại vănbản; trích yếu nội dung văn bản; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơnvị); độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật); độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc); sốtrang; chức vụ và họ, tên người ký văn bản; nơi nhận; sốlượng bản phát hành; file văn bản đi đính kèm; các thông tin khác (tuỳ theo đặcthù của từng cơ quan, tổ chức);

b) Dữ liệu thông tin đầu vào của vănbản điện tử đến gồm: số thứ tự (số đến); ngày đến; tác giả (tên cơ quan, tổchức ban hành); số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại văn bản;trích yếu nội dung văn bản; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị);mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật); mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc);số tờ; ý kiến phân phối; thời hạn giải quyết; file văn bản đến đính kèm; cácthông tin khác (tuỳ theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức);

c) Dữ liệu thông tin đầu vào của hồsơ điện tử gồm: mã đơn vị; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị);hồ sơ số; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; thời hạn bảoquản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng (mật/ tình trạng vật lý kém/ đang xử lý nghiệpvụ/ lý do khác); đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ; hồ sơ đã kết thúc; không nộplưu vào lưu trữ cơ quan; người lập hồ sơ; các thông tin khác (tuỳ theo đặc thùcủa từng cơ quan, tổ chức).

5. Khi lưu trữ văn bản điện tử thuộcdanh mục tài liệu hạn chế sử dụng thì không được kết nối và sử dụng trên môitrường mạng (Lan, Wan, Internet).

6. Trường hợp văn bản điện tử và vănbản giấy có nội dung trùng nhau thì lưu trữ cả hai loại.

Điều 12. Thu thập, lưu trữ văn bảnđiện tử

1. Cơ quan, đơn vị khi lập danh mụchồ sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử.

2. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơquan, đơn vị, mỗi cá nhân có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cảvăn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

3. Cần thu thập kịp thời những vănbản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tạihội nghị, hội thảo,... đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

4. Khi công việc được giải quyết xongthì hồ sơ kết thúc. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thựchiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bsung vào Danhmục hồ sơ năm sau và cá nhân có trách nhiệm tiếp tục thu thập văn bản cho hồ sơnày theo quy định.

5. Việc lưu trữ văn bản điện tử đượctạo lập và quản lý trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trườngmạng. Đối với cơ quan, đơn vị chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điềuhành trên môi trường mạng thì việc tạo lập và quản lý được thực hiện trên máytính của đơn vị.

6. Bảo quản văn bản điện tử được thựchiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.

Điều 13. Sử dụng, hủy và nộp lưuhồ sơ lưu trữ văn bản điện tử

1. Việc sử dụng (đọc, sao, chứng thựclưu trữ) đối với hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử thực hiện như đối với các tàiliệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử hếtgiá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mangtin khác hết giá trị. Việc hủy hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử phải được thựchiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục hồ sơ hết giá trị đã được phê duyệtvà phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

3. Khi giao nhận hồ sơ lưu trữ vănbản điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tínhtoàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo đúng nội dung, cấutrúc, không bị hư hỏng hay mất dữ liệu.

4. Nộp hồ sơ lưu trữ văn bản điện tửvào Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình:

a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơnvị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu.

b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộptài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.

c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ vàdữ liệu đặc tả kèm theo.

d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảođảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất;liên kết chính xác dữ liu đặc tả với hồ sơ; kiểm travirút.

đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vàohệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan và thực hiện cácbiện pháp sao lưu dự phòng.

e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu hồ sơlưu trữ văn bản điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

5. Nộp hồ sơ lưu trữ văn bản điện tửvào Lưu trữ lịch sử của tỉnh thực hiện theo quy trình:

a) Lưu trữ lịch sử của tỉnh và Lưutrữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúcvà định dạng chuyn.

b) Lưu trữ cơquan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.

c) Lưu trữ lịch sử của tỉnh kiểm trađể bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thng nht; liên kết chính xácdữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.

d) Lưu trữ lịch sử của tỉnh chuyển hồsơ vào hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử của Lưu trữ lịch sử củatỉnh và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu hồ sơlưu trữ văn bản điện tử vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

6. Cơ quan, đơn vị, cá nhân chỉ đượchủy hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử sau khi việc giao nộp đó đã thành công vàđược Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử của tỉnh kiểm tra, xác nhận.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Phân công trách nhiệm

1. Chủ tịch UBND các cấp;thủ trưởng các các Sở ngành tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện,các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Long An

a) Triển khai ứng dụng phần mềm quảnlý văn bản và điều hành trên môi trường mạng; sử dụng hệ thống thư điện tử củatỉnh vào xử lý công việc tại cơ quan, đơn vị mình. Tăng cường sử dụng văn bảnđiện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin;

b) Đảm bảo về nội dung, độ chính xácvà bảo mật các thông tin trao đổi trên phần mềm; hệ thống thư điện tử;

c) Đảm bảo các điều kiện hạ tầng phụcvụ cho việc sử dụng văn bản điện tử; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý,kỹ thuật đđảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tintrong cơ quan, đơn vị;

d) Ban hành quy chế quản lý, sử dụngvăn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị;

đ) Chỉ đạo cán bộ, công chức trong cơquan, đơn vị:

- Thực hiện nghiêm các quy định trongviệc sử dụng phần mềm; hệ thống thư điện tử và chịu trách nhiệm về các nội dungvăn bản, thông tin trao đổi;

- Quản lý và lưu trữ tài liệu theođúng quy định.

e) Báo cáo định kỳ 06 tháng hoặc độtxuất về tình hình triển khai sử dụng và quản lý văn bản điện tử về Sở Thông tinvà Truyền thông hoặc theo đề nghị của UBND tỉnh.

2. Vănphòng UBND tỉnh

a) Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việctriển khai và sử dụng phần mềm; hệ thống thư điện tử trong các cơ quan.

b) Đảm bảo duy trì, vận hành thôngsuốt, kịp thời khắc phục sự cố hệ thống kết nối liên thông văn bản điện tử củatỉnh, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của tỉnh; định kỳ sao lưu cơ sở dữliệu văn bản điện tử của tỉnh để kịp thời phục hồi khi có sự cố xảy ra.

c) Đi đầu trong việc triển khai sửdụng văn bản điện tử, làm đầu mối trung tâm trong việc sử dụng phần mềm; hệthống thư điện tử phục vụ cho việc gửi, nhận văn bản điện tử trong các cơ quan.

3. SởThông tin và Truyền thông

a) Đảm bảo duy trì, vận hành thôngsuốt, kịp thời khắc phục sự cố trong công tác gửi, nhận văn bản điện tử.

b) Đề xuất giải pháp, xây dựng cácchính sách, mô hình, quy định, nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, đảm bảocác hệ thống thông tin của tỉnh vận hành thông suốt, an toàn trên môi trườngmạng; tổ chức tập huấn công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, hướng dẫncông tác triển khai gửi, nhận, lưu trữ văn bản điện tử cho các cơ quan.

c) Xây dựng kế hoạch, đề xuất giảipháp triển khai sử dụng chữ ký số trong các cơ quan.

d) Phối hợp với Sở Tài chính đề xuất,tham mưu UBND tỉnh quyết định kinh phí cho công tác quảnlý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

đ) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khaicông tác thi đua khen thưởng ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng văn bản điệntử trên địa bàn tỉnh.

e) Thường xuyên kiểm tra, giám sát vàđôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai sử dụng văn bản điện tử đúng quy định.

g) Báo cáo định kỳ 06 tháng hoặc độtxuất về tình hình triển khai sử dụng và quản lý văn bản điện tử trên địa bàntỉnh.

4. Sở Nội vụ

a) Nghiên cứu bổ sung tiêu chí triểnkhai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác cải cách hành chính,hiện đại hóa nền hành chính vào tiêu chuẩn xét thi đua, khen thưởng hàng nămcho các cá nhân, cơ quan trên địa bàn tỉnh.

b) Ban hành quy định, hướng dẫn vềlưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử; quy định giao nộp hồ sơ, tài liệu điệntử vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Điều 15. Chuẩn phần mềm và kết nốiliên thông với hệ thống liên thông văn bản điện tửcủa tỉnh

1. Đối với các cơ quan, đơn vị chưatriển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành: khi đầu tư mua sắm phần mềmQuản lý văn bản và điều hành phải tiến hành đánh giá, lựa chọn phần mềm thựchiện được việc kết nối với hệ thống liên thông văn bản điện tử của tỉnh. Saukhi đầu tư mua sắm phải tiến hành kết nối với hệ thống liên thông văn bản điệntử của tỉnh.

2. Đối với các cơ quan, đơn vị đãtriển khai và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điu hành nhưng chưa phù hợp chun hệ thng liên thông văn bản điện tử của tỉnh: có trách nhiệm nâng cấp, hoànthiện về mặt kỹ thuật phần mềm đảm bảo kết nối với hệ thống liên thông văn bảnđiện tử của tỉnh trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy định này có hiệu lực.

Điều 16. Tổ chức thực hiện

Trong quá trình thực hiện nếu cóvướng mắc hoặc cần điều chỉnh, bổ sung các cơ quan, đơn vịkịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBNDtỉnh xem xét, quyết định./.