ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 38/2014/QĐ-UBND

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 11 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU HỒSƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐHỒ CHÍ MINH

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điềucủa Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác vănthư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụtại Tờ trình số 908/TTr-SNV ngày 13 tháng 10 năm 2014, ý kiến của Sở Tư pháp tạiCông văn số 5211/STP-VB ngày 22 tháng 9 năm 2014 về thẩm định dự thảo Quy địnhlập hồ sơ, chỉnh, số hóa tài liệu và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyếtđịnh này Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ ChíMinh.

Điều 2. Giao Sở Nội vụ Thànhphố:

1. Tham mưu hướng dẫn và triển khai tổchức thực hiện Quyết định về ban hành Quy định này.

2. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiệnviệc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố. Thực hiện chế độ báo cáo địnhkỳ cho Ủy ban nhân dân Thành phố tìnhhình, kết quả thực hiện Quy định.

Điều 3. Quyết định này có hiệulực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ,Giám đốc các Sở, ban, ngành Thành phố, Chủ tịch Ủyban nhân dân các quận, huyện, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức khác thuộc Thành phố và Chi Cục trưởngChi Cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Cục Kiểm tra Văn bản - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND Thành phố;
- TTUB: CT, các PCT;
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam TP;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội TP;
- Sở Nội vụ; Sở Tư pháp;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ (3 bản);
- VPUB: Các PVP;
- Các Phòng CV, TTCB;
- Lưu: VT, (VX/VN) D.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Hứa Ngọc Thuận

QUY ĐỊNH

VỀLẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠQUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2014/QĐ- UBNDngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định việc lập hồ sơ, chỉnh lý, sốhóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.

2. Quy định này được áp dụng đối với cơ quan nhà nước,đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xãhội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghềnghiệp, tổ chức kinh tế và lực lượng vũ trang tại Thành phố.

Điều 2. Mục đích, ý nghĩa củaviệc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu

1. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của côngtác văn thư, là bản lề của công tác lưu trữ, trong hồ sơ sẽ phản ánh trung thực,đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng,đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức, viên chức.

2. Ngăn chặn tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng;tài liệu được sắp xếp trong giai đoạn văn thư trước khi chuyển giao vào Lưu trữcơ quan để tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan, hạn chế các văn bản, giấy tờ không giá trị hoặc bỏ sót những tài liệu quýhiếm; góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, lâu dài và tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác lưu trữ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểunhư sau:

1. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan vớinhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. “Hồ sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệucó liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể đượchình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sựviệc bắt đầu đến khi kết thúc.

3. “Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nhữngmặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thành hồsơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

5. “Đơn vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong nghiệpvụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vịbảo quản không quá 03 cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơnvị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiềutập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.

6. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống các hồ sơ dựkiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lậpvà thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

7. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưutrữ trên các vật mang tin khác.

8. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ đượchình thành trong quá trình, hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

9. “Mở hồ sơ”' là bắt đầu triển khai công việc lậphồ sơ.

10. “Mục lục hồ sơ” là bảng thống kê hồ sơ, tài liệucó giá trị lịch sử của một phông lưu trữ.

11. “Mục lục văn bản” là bảng kê những văn bảntrong một hồ sơ.

12. “Biên mục hồ sơ” là mô tả tóm tắt những thôngtin trong hồ sơ để ghi vào bìa, mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúcvà ghi vào công cụ tra cứu.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ,CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Mục 1. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ, CHỈNHLÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 4. Quy trình về lập hồsơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Quy định này quy định toàn bộ quá trình giải quyếtcông việc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi được giao công việc (gọi làngười giải quyết công việc) phải thực hiện và đảm bảo các nội dung:

1. Bước 1: Tổ chức lập hồ sơ ngay khi bắt đầu tiếpnhận công việc, trong quá trình tổ chức thực hiện, từ thu thập các thông tinliên quan đến khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản và hoàn tất côngviệc.

2. Bước 2: Ngay sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ,cán bộ, công chức, viên chức phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ theo đúngquy định.

3. Bước 3: Chuyển sang số hóa tài liệu, bộ phận sốhóa tổ chức thực hiện theo điều kiện của mỗi cơ quan, đảm bảo theo các yêu cầuvề số hóa, sau khi hoàn tất việc số hóa, tiến hành trao trả lại tài liệu giấycho người giải quyết công việc.

4. Bước 4: Người giải quyết công việc sau khi tiếpnhận tài liệu giấy từ bộ phận số hóa trao trả, tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

Mục 2. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ

Điều 5. Nguyên tắc cơ bản khi lậphồ sơ

1. Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng,nhiệm vụ được giao; hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức; của cơ quan lập raphải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

2. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sựliên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sựhình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc.

3. Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lývà phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sựhình thành hồ sơ trong thực tế giải quyết công việc.

Điều 6. Lập hồ sơ trong trườnghợp có Danh mục hồ sơ và chưa có Danh mục hồ sơ

1. Đối với cơ quan, tổ chức có Danh mục hồ sơ thìcăn cứ vào Danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ theo Điều 7 của Quy địnhnày.

2. Đối với cơ quan, tổ chức chưa thực hiện lập Danhmục hồ sơ thì trước khi tiến hành lập hồ sơ cần tổ chức thực hiện theo quy địnhtại Điều 13 Chương IV của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan và Mẫu Danh mục hồ sơ (kèm theo Phụ lục I).

Điều 7. Nội dung và quy trình lậphồ sơ

1. Bước 1: Mở hồ sơ

a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi nhữngthông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìahồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưutrữ theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa họcvà Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia;

b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giaocó trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trườnghợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồsơ);

c) Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quảncó thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằngbút mực.

2. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệuhình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

a) Sau khi mở hồ sơ, trong quá trình tham mưu nộidung công việc, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản,tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơtương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu, kể cảbài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại Hội nghị, Hội thảo,những tài liệu liên quan... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thấtlạc. Đối với những trường hợp soạn thảo nộidung tham mưu có lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức,cá nhân thì cần lưu giữ các ý kiến đó một cách có hệ thống, theo trình tự.Tránh đưa những hồ sơ không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theodõi, giải quyết vào hồ sơ.

c) Hoàn thiện nội dung tham mưu, trước khi trình kýphải xác định mức độ mật, độ khẩn và chuyển bộ phận văn thư trình lãnh đạo kýban hành văn bản. Sau khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản, văn thư giao lại người trực tiếp giải quyếtcông việc tiến hành nội dung tiếp theo để chuẩn bị cho công tác chỉnh lý tài liệu.

3. Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kếtthúc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bảntrùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắpxếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hayquá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.

c) Một số phương pháp cơ bản trong quá trình chia hồsơ, tài liệu:

- Đặc trưng vấn đề tập hợp tất cả văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, mộtcông việc, một đối tượng) sẽ tập hợp thành một hồ sơ. Đối với cơ quan nhỏ, nhiệmvụ cụ thể có thể phân chia thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, mộtvấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ.

- Đặc trưng tên gọi văn bản là tập hợp, sưu tầm nhữngvăn bản, tài liệu có cùng tên gọi với nhau.

- Đặc trưng tác giả (cơ quan ban hành văn bản) là lấytên cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thànhvăn bản để phân định hồ sơ.

- Đặc trưng thời gian là căn cứ vào thời gian lậpra văn bản để phân định hồ sơ.

- Đặc trưng cơ quan giao dịch là cơ quan có văn bản,giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan.

- Đặc trưng địa dư là việc xem xét, phân loại nhữngvăn bản của tác giả cùng một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến mộtkhu vực lập thành một hồ sơ.

d) Trong quá trình sắp xếp các văn bản, tài liệutrong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, hình ảnh; tài liệu băng,đĩa ghi âm, ghi hình thì dùng các thiết bị chuyên dụng để bảo quản, sắp xếp vàocuối hồ sơ và dùng ký hiệu tương ứng hồ sơ liên quan.

đ) Nếu hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vịbảo Quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lývà sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấuthành như một hồ sơ độc lập.

Mục 3. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Điều 8. Chỉnh lý tài liệu

1. Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đótài liệu lưu trữ được phân loại, hệ thống hóa theo một phương án thích hợp nhằmquản lý và sử dụng tài liệu có hiệu quả.

2. Chỉnh lý tài liệu ở Quy định này được thực hiệntrên cơ sở lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, sau khi lãnh đạo cơquan ký ban hành văn bản để hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữsố hóa.

Điều 9. Nội dung công tác chỉnhlý tài liệu trong Quy định này

1. Nội dung chủ yếu của công tác chỉnh lý

a) Phân chia tài liệu trong phông theo phương án đãđịnh từ phông ra đến nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.

b) Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnhlý.

c) Biên mục (trình bày kỹ thuật) đơn vị bảo quản.

2. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong côngtác chỉnh lý

a) Sắp xếp văn bản, tài liệu theo thứ tự thời gian:thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu. Là những tài liệu, văn bảnnào có ngày tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có sauthì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ,việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếpcác hồ sơ nguyên tắc.

b) Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự củamỗi loại văn bản để xếp văn bản. Tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau.Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ởvăn thư cơ quan.

c) Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: quátrình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất,đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuốicùng văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề,vụ, việc.

d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mứcđộ quan trọng của tác giả:

- Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiềuloại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản đểsắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau.

- Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiềutác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp trước, loại nào ít quan trọng hơn xếpsau.

đ) Sắp xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vịbảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A,B, C...

3. Giai đoạn hoàn thiện công tác chỉnh lý

a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệucó trong hồ sơ nếu thiếu thành phần nào thì phải bổsung đầy đủ. Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, nhữngtư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữlại để đánh giá sau.

b) Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồsơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng, số tờ được đánh trêngóc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.

c) Ghi Mục lục văn bản để tiện cho việc quản văn bản và tra tìm theo mẫu Mục lục văn bản(kèm theo Phụ lục II).

d) Viết Chứng từ kết thúc được trình bày tại phầntai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ theo Quyết định số1687/QĐ-BKHCNngày 23 tháng 7 năm 2012 củaBộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kếtthúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thờihạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

đ) Viết bìa hồ sơ

- Bìa hồ sơ viết theo mẫu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN9251:2012.

- Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng,chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý những nộidung chính như sau:

+ Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ không đượcviết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên (nếu có).

+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phầnvà nội dung văn bản có trong hồ sơ, cần vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để viếttiêu đề hồ sơ theo Phụ lục XIII của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11năm 2012 của Bộ Nội vụ.

+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày,tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ.

+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quảđánh số tờ.

+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảngthời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.

- Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi saukhi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ quan.

4. Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, trước khithực hiện số hóa, cán bộ, công chức, viên chức cần tham mưu việc tiêu hủy đối vớinhững tài liệu không có giá trị. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dàituổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn có tần số khai thácsử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.

Mục 4. SỐ HÓA TÀI LIỆU

Điều 10. Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu trong Quyđịnh này là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật, ứng dụng khoa học côngnghệ thông tin để chuyển nguồn tài liệugiấy sang tài liệu điện tử đảm bảo vệ bốcục tài liệu gốc và các yêu cầu của tài liệu điện tử.

Điều 11. Nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu

1. Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theonguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin.

2. Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục củatài liệu gốc.

3. Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tửsau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf".

4. Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải đượcký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truycập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.

5. Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhấtcác ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đượcan toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiếtbị lưu trữ.

Điều 12. Nội dung công tác sốhóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức

1. Trên cơ sở hồ sơ được lập và chỉnh lý hoàn chỉnh,cán bộ, công chức, viên chức được giao giải quyết công việc, cần phải tổ chứcbàn giao bộ phận số hóa tiến hành quét (scan) tài liệu công việc đó thành tàiliệu điện tử.

a) Trước khi bàn giao bộ phận số hóa, người trực tiếpgiải quyết công việc phải tiến hành lập Mục lục hồ sơ cần số hóa để chuyển giaocho bộ phận thực hiện số hóa. Trên cơ sở tham mưu của cấp dưới, Trưởng cácphòng chuyên môn có trách nhiệm xem xét, xác định và chịu trách nhiệm về việc lựachọn các hồ sơ, tài liệu cần số hóa.

b) Việc thực hiện công tác số hóa do mỗi cơ quan, tổ chức đánh giá điềukiện của mình phân công cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin thực hiện hoặc giao cho cán bộ vănthư thực hiện.

c) Sau khi số hóa tài liệu, bộ phận số hóa phải thốngnhất ký hiệu, nguồn lưu trữ trên dữ liệu chung và tiến hành bàn giao lại hồ sơ,tài liệu giấy cho người giải quyết công việc để thực hiện việc giao nộp vào Lưutrữ cơ quan theo quy định.

d) Tài liệu điện tử được số hóa sẽ được bộ phận vănthư trong quá trình tiếp nhận kiểm tra đối chiếu vớiMục lục hồ sơ cần số hóa trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

2. Người được phân công làm công tác số hóa ngoàinhững nguyên tắc nghiệp vụ kỹ thuật, phải đảm bảo số hóa theo đúng mục lục hồsơ, tài liệu cần số hóa do các phòng chuyên môn lập và chuyển giao tài liệu giấy,số hóa theo đúng quy định về lưu trữ.

Mục 5. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 13. Thời hạn giao nộp tàiliệu vào và thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu được các cơquan, tổ chức thực hiện như sau:

a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngàycông việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữcơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theodõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữvà có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợptrùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồsơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được lãnh đạo cơquan đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơquan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kểtừ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc,nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặccho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mangsang cơ quan khác.

4. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ lưu trữ phảikiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (kèmtheo Phụ lục III) và lập biên bản giao nhận tài liệu (kèm theo Phụ lục IV); trườnghợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặcbáo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

Điều14. Việc giao nộp đối với tài liệu điện tử

1. Sau khi tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu giấy từ bộphận số hóa, cán bộ, công chức, viên chức giải quyết công việc thực hiện việcgiao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử được thể hiện qua Mục lục tài liệu số hóa vàtiến hành song song với giao nộp tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan.

2. Việc tiếp nhận tài liệu điện tử đã được bộ phậnsố hóa đưa vào dữ liệu chung, cán bộ lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhậntài liệu điện tử, kiểm tra đối chiếu vớiMục lục tài liệu số hóa và lưu trữ trên phần mềm quản của cơ quan theo đúng quy định.

Mục 6. TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNGTÁC LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 15. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan

1. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo côngtác lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữhiện hành đối với các cơ quan, tổ chứcthuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với công tác số hóa, cần tổ chức chỉ đạo, tổchức việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác sốhóa tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan tại cơ quan, tổ chức mình. Bố trí cán bộ, công chức, viên chứccó nghiệp vụ để thực hiện việc số hóa tài liệu.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính: Thammưu cho Thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồsơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.Tổ chức thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.Tùy vào năng lực, trình độ của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vịmình, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn, kiểmtra việc thực hiện Quy định này.

3. Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan: Chịu tráchnhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan, Mỗi cán bộ, công chức,viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồsơ, tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụtrách theo dõi, giải quyết.

4. Cán bộ, công chức, viên chức phụ trách số hóa:Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về công tác số hóa tài liệu, đảm bảoviệc thực hiện đúng theo Quy định này. Cần tham mưu cho lãnh đạo, Chánh Vănphòng, Trưởng Phòng Hành chính cơ quan, tổ chức ban hành quy trình chuyển giaotài liệu trong quá trình số hóa phù hợp với quy định và thực tiễn cơ quan.

5. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư cơ quan:Giúp Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính về mặt nghiệpvụ, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; phối hợpvới cán bộ lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồsơ.

6. Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan:Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từcác đơn vị, tổ chức, cá nhân vào Kho lưutrữ cơ quan theo quy định hiện hành.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Phân công tổ chức thựchiện của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhândân quận, huyện và các Cơ quan, đơn vị liên quan và cán bộ, công chức, viên chức

1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện và các cơ quan, đơnvị

a) Kịp thời sắp xếp, bố trí, tạo điều kiện để cán bộ,công chức, viên chức tham dự bồi dưỡng, tập huấn về công tác này.

b) Hàng năm, các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí từnguồn ngân sách nhà nước để trang bị hạ tầng kỹ thuật, đầu tư máy quét (scan),duy trì phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ, công việc.

c) Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước,các quy định về an toàn, an ninh thông tin.

d) Báo cáo tình hình thực hiện định kỳ và đột xuấttheo yêu cầu gửi Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủyban nhân dân Thành phố.

2. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan nhà nước

a) Thực hiện nghiêm Quy định này và quy định nội bộ tại các cơ quan, tổ chức.

b) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối m việc dựa trên giấy tờ sang phong cách làmviệc mới dựa trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, sử dụnghiệu quả nguồn tài liệu số hóa.

c) Bảo đảm các quy định về an toàn, an ninh thôngtin, trong quá trình chuyển giao hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ Quá trình thựchiện Quy định này cần phải tổ chức chặt chẽ, tránh mất mát hồ sơ, tài liệu.

Điều 17. Khen thưởng và xử lýkỷ luật

1. Việc tổ chức,thực hiện lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan quy định bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công chức, viên chức.

2. Các cơ quan, tổ chức xem xét đưa việc chấp hànhvà thực hiện tốt Quy định này là một trong các tiêu chí đánh giá, xếp loại cánbộ, công chức, viên chức và cơ quan, tổ chứchàng năm.

3. Các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viênchức không chấp hành thực hiện Quy định này hoặc cố tình gây khó khăn cho việc triển khai thực hiện thì tùy theo tính chất, mứcđộ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 18. Điều khoản thi hành

1. Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành; Chủtịch Ủy ban nhân dân quận, huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịutrách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc,phát sinh cần trao đổi, đề nghị phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân Thành phố xemxét, quyết định./.

PHỤ LỤC I

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổchức trên địa bàn Thành phố)

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

DANHMỤC HỒ SƠ CỦA ..... (tên cơ quan, tổ chức)

Năm....

(Banhành kèm theo Quyết định số .... ngày ...tháng .... năm của ....)

Số và ký hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/ người lập hồ sơ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN

1. Tên đề mục nhỏ

Tiêu đề hồ sơ

Bản Danh mục hồ sơ này có ...........(1) hồ sơ, bao gồm:

……………………(2) hồ sơ bảo quảnvĩnh viễn;

……………………(3) hồ sơ bảo quảncó thời hạn.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ

(chữ ký, dấu)
Họ và tên

Hướng dẫn cách ghi

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ. Sốđánh liên tục cho toàn bản danh mục. Cuối mỗi đề mục để trống thêm một số dòngdự trữ đề phòng phải mở thêm hồ sơ đột xuất. Ký hiệu là chữ viết tắt của đơn vịhoặc lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: Văn phòng ký hiệu là VP hoặc ghi theo ký hiệuriêng của cơ quan (được quy định trong Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan).

Cột 2: Ghi các đơn vị có hồ sơ và tênhồ sơ: Thứ tự các đơn vị trong cơ quan ghi bằng chữ số La Mã (I, II,...), thứ tựhồ sơ ghi bằng chữ số Ả rập (1, 2,...), Đơn vị quan trọng xếp lên trước. Nếu cơquan có dưới ba đơn vị, ít hồ sơ thì ghi thẳng tên các hồ sơ. Thứ tự cácđơn vị đánh theo a, b, c...

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (Căn cứ vàoBảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan).

Cột 4: Ghi họ, tên người lập hồ sơ.

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảoquản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục {(1) = (2)+ (3)}.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn có trongDanh mục.

(3) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn cótrong Danh mục.

PHỤ LỤC II

MỤC LỤC VĂN BẢN(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệt và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)

MỤC LỤC VĂN BẢN

Hồ sơ số ………. tậpsố ……… (1)

Số TT

Số và ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Trích yếu nội dung

Tác giả văn bản

Tờ số

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Hướng dẫn cách ghi

Tờ mục lục văn bản này chỉ áp dụng đối với những hồsơ quan trọng, được xếp dưới tờ bìa trên tờ công văn đầu tiên.

(1): Ghi theo số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và sốvăn thư trên tờ bìa.

Cột 6: Nếu văn bản nào có nhiều tờ. Ví dụ: có 5 tờbắt đầu từ tờ số 10 đến tờ số 15 thì ghi 10-15.

Cột 7: Ghi những điểm ghi chú cần thiết như tài liệuquý hiếm, tài liệu mật, có ảnh, ...

PHỤ LỤC III

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)

TÊN ĐƠN VỊ (nộplưu tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ,TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

Hộp/ cặp số

Số, ký hiệu HS

Tiêu đề hồ sơ

Thời gian TL

Thời hạn bảo quản

Số tờ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Mục lục này gồm: ................ hồsơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ……………………….. hồ sơ (đơnvị bảo quản).

Trong đó có:

……………....... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảoquản có thời hạn.

………. , ngày ….. tháng ….. năm 20....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặptài liệu giao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơnhư trên bìa hồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìahồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộnnhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồsơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu cótrong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ývề nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.

PHỤ LỤC IV

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóatài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

………, ngày tháng năm 20 …..

BIÊN BẢN

Về việc giao nhậntài liệu

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứCôngvăn 1606/SNV-VTLT ngày 27 tháng 11 năm2013 của Sở Nội vụ hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ (Danh mục hồ sơ năm ….., Kế hoạch thu thập tài liệu ………),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu),đại diện là:

- Ông (bà): …………………………………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………..

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diệnlà:

- Ông (bà): …………………………………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………..

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với nhữngnội dung như sau:

l. TÀI LIỆU GIẤY

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ………………………………………………

2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………………

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………………..

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ....... Quy ramét giá: ..........mét

3. Tình trạng tài liệu giao nộp:…………………………………………...

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

II. TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Tài liệu điện tử (kèm theo Mục lục tài liệu sốhóa):

- Số lượng file: …………………………………………………………………

- Dung lượng: ……………………………………… KB, MB hoặc GB.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơnvị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)