ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH AN GIANG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 41/2014/QĐ-UBND

An Giang, ngày 17 tháng 11 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀUHÀNH TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ LuậtTổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ LuậtBan hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ LuậtCông nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghịđịnh số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng côngnghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉthị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng chính phủ về việc tăngcường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Căn cứThông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin vàTruyền thông Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thôngtin trong cơ quan nhà nước;

Theo đềnghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 46/TTr-STTTT ngày23 tháng 10 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Sử dụng hệ thống phần mềmquản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhànước trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thếQuyết định số 10/2012/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnhAn Giang về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản vàđiều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh AnGiang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin vàTruyền thông; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cáchuyện, thị xã, thành phố; các tổ chức,cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục ƯDCNTT - Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp;
- TT.TU, HĐND tỉnh, UBND tỉnh;
- Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam tỉnh;
- Đài PT - TH An Giang, Báo An Giang;
- Website Chính phủ, Website tỉnh;
- Lưu: P.KT, VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH



Nguyễn Thanh Bình

QUY CHẾ

SỬDỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG CƠQUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2014của UBND tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạmvi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế nàyquy định về việc gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trênphần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng giữa các cơquan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.

2. Quy chế nàyđược áp dụng cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang, khuyến khíchcác tổ chức, Đoàn thể áp dụng quy chế này trong gửi văn bản điện tử đi, tiếpnhận văn bản điện tử đến trên phần mềm.

Điều 2.Giải thích từ ngữ

Trong Quy chếnày, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Thông tinsố: theo khoản 2 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

2. Số hóa:theo khoản 18 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

3. Phần mềm:theo khoản 12 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

4. Phần mềmquản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng: là phần mềm tin họchóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, traođổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nướcđể nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, cáchoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường mạng.

5. Văn bảnđiện tử: theo khoản 8 Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhànước.

6. Quy trìnhkiểm tra an toàn: theo khoản 11 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005.

7. Trao đổi dữliệu điện tử (EDI - electronic data interchange): theo khoản 15 Điều 4 LuậtGiao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005.

8. Tài khoảnngười dùng (User Account): Mỗi người được cấp một tên riêng không trùng lắp(User name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập hệ thống và sử dụng.

9. Mạng nội bộ(LAN - Local Area Networks): theo khoản 5 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thôngtin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giangban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 củaỦy ban nhân dân tỉnh An Giang;

10. Mạngtruyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước (MTSLCD): theokhoản 7 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng củacác cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang;

11. Mạng diệnrộng (WAN) của tỉnh: theo khoản 6 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin sốtrên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang banhành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủyban nhân dân tỉnh An Giang;

12. MạngInternet: là mạng máy tính toàn cầu, kết nối tới rất nhiều máy tính và mạng máytính con trên toàn thế giới.

Điều 3. Cáchành vi bị nghiêm cấm

1. Áp dụngtheo Điều 9 Luật giao dịch điện tử năm 2005.

2. Dự thảo,lưu giữ trên máy tính có kết nối mạng tin học (LAN, WAN, Internet) các tàiliệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.

3. Gửi, nhậntrên phần mềm các văn bản, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.

4. Các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh đầu tư hệ thống riêng phần mềm quản lývăn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng theo hệ thống ngành dọc vớicác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.

Chương II

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN

Điều 4.Nguyên tắc định dạng

1. Thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàntỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014của UBND tỉnh An Giang;

2. Ký tự thểhiện văn bản điện tử, thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ, về việc thống nhất dùng bộ mã các kýtự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tửgiữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

3. Tiêu chuẩnvề truy cập thông tin, áp dụng Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹthuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

4. Ngôn ngữ sửdụng trong phần mềm bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.

Điều 5. Mãhồ sơ lưu trữ văn bản điện tử

1. Dùng 13 kýtự số của chuẩn mã số EAN-13 cho mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử.

2. Các ký tựsố từ trái qua phải được phân bổ như sau:

a) Các ký tựsố thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 là mã số của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhândân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; cácđơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủyban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, được sử dụng làm mã hồ sơ lưu trữvăn bản điện tử, được phân bổ như sau:

- Các ký tự sốthứ 3 và thứ 4 là mã số của Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thịxã, thành phố.

- Các ký tự sốthứ 1, thứ 2 sẽ được phân bổ cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấuriêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh. Đối với các huyện, thị xã, thành phố thứ tựtừ 01 đến 20 cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn; thứ tự từ 21 đến 99phân bổ cho từng phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện,thị xã, thành phố. Cụ thể như sau:

Sở Nội vụ: 0001

Sở Kế hoạch vàĐầu tư: 0002

Sở Tài chính:0003

Sở Nông nghiệpvà Phát triển Nông thôn: 0004

Sở Khoa học vàCông nghệ: 0005

Sở Côngthương: 0006

Sở Thông tinvà Truyền thông: 0007

Sở Ngoại vụ:0008

Sở Văn hóa,Thể thao và Du lịch: 0009

Sở Tài nguyênvà Môi trường: 0010

Thanh tratỉnh: 0011

Sở Giao thôngVận tải: 0012

Sở Xây dựng:0013

Sở Lao động -Thương binh và Xã hội: 0014

Sở Y tế: 0015

Sở Giáo dục vàĐào tạo: 0016

Sở Tư pháp:0017

Ban Quản lýKhu kinh tế: 0018

Ủy ban nhândân thành phố Long Xuyên: 0019

Ủy ban nhândân thành phố Châu Đốc: 0020

Ủy ban nhândân thị Xã Tân Châu: 0021

Ủy ban nhândân huyện An Phú: 0022

Ủy ban nhândân huyện Châu Phú: 0023

Ủy ban nhândân huyện Phú Tân: 0024

Ủy ban nhândân huyện Chợ Mới: 0025

Ủy ban nhândân huyện Châu Thành: 0026

Ủy ban nhândân huyện Thoại Sơn: 0027

Ủy ban nhândân huyện Tịnh Biên: 0028

Ủy ban nhândân huyện Tri Tôn: 0029

Văn phòng Ủyban nhân dân tỉnh An Giang: 0030

Văn phòng ĐoànĐB Quốc Hội và HĐND tỉnh: 0031

Trường hợpphát sinh nhu cầu mã số đơn vị mới, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủyban nhân dân tỉnh bổ sung danh mục này. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫnmã số quy định các đơn vị sự nghiệp, Phòng, Ban có con dấu riêng của các Sở,Ban, Ngành tỉnh; các Phòng, Ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dânhuyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn.

b) Các ký tựsố thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 cũng dùng làm mã định danh cho các đơn vị trongviệc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử, trên phần mềm quản lý văn bản và chỉđạo điều hành trên môi trường mạng. Mã định danh được quy định: [email protected]

Trong đó:

- Tên miềne-doc.vn là tên miền chung cho các cơ quan nhà nước do Bộ Thông tin và Truyềnthông quản lý;

- Y1Y2: Là kýtự thứ 3 và 4 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các Sở, Ban, Ngành tỉnh;Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức chính trị - xã hội,các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp trên địa bàn tỉnh;

- Z1Z2: Là kýtự thứ 1, thứ 2 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các đơn vị sự nghiệp,phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vịthuộc/trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;

- H01: Là mãđịnh danh được quy định cho Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang theo hướng dẫn từ BộThông tin và Truyền thông;

Giữa các ký tựsố thứ 1, thứ 2 và thứ 3, thứ 4 cách nhau bởi dấu chấm theo quy định (ví dụ: SởNội vụ: [email protected]; Sở Kế hoạch và Đầu tư: [email protected]).

c) Các ký tựsố thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là mã số đại diện cho năm tài chính lưu trữ văn bảnđiện tử (ví dụ: năm 2014 được ký hiệu là ----014-----);

d) Các ký tựsố thứ 8, thứ 9 là mã số được chia theo nhóm tài nguyên quản lý trong mỗi cơquan theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của BộNội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức; các ký tự số thứ 10, thứ 11 và thứ 12 là mãsố đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trongmỗi đơn vị.

đ) Ký tự sốthứ 13 là số kiểm tra.

3. Trong quátrình quản lý, mã hồ sơ trong các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hànhtrên môi trường mạng được thực hiện theo phụ lục hướng dẫn kèm theo.

Điều 6. Nộidung và tiêu chuẩn dữ liệu gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm

1. Dữ liệuquản lý văn bản đến thực hiện theo Phụ lục 1 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quảnlý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

2. Dữ liệuquản lý văn bản đi thực hiện theo Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lývăn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

3. Nội dung,chuẩn dữ liệu và thứ tự dữ liệu của các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạođiều hành trên môi trường mạng khi thực hiện việc gửi văn bản điện tử đi vàkhung tiếp nhận văn bản điện tử đến được áp dụng theo phụ lục 2 - Định dạngtrao đổi văn bản thống nhất edXML của Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT ngày 20tháng 02 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn kỹ thuật liênthông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước.

Điều 7. Cácyêu về chức năng, tính năng kỹ thuật Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điềuhành trên môi trường mạng

1. Các yêu cầuvề chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉđạo điều hành trên môi trường mạng, đáp ứng theo công văn hướng dẫn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27 tháng 5 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông vềviệc hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho các dựán dùng chung và công văn 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23 tháng 10 năm 2009 của BộThông tin và Truyền thông về việc về việc bổ sung, điều chỉnh một số điểm tạicông văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT công văn số 1655/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27 tháng 5năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Có các chứcnăng gửi, tiếp nhận văn bản điện tử đáp ứng các tiêu chí dữ liệu tại Phụ lục 1và Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến vàlập hồ sơ trong môi trường mạng.

3. Đáp ứng cácchức năng nêu tại Điều 9 Quy chế này.

Điều 8. Sốhóa thông tin và lưu trữ dữ liệu

1. Thông tinđược tạo ra do các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhândân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và cácđơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã, đều phải ở dạng số và lưu trữ theoquy định tại Điều 3 Quy chế này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập,tìm kiếm thông tin.

2. Thông tinsố phải được định kỳ sao chép tại từng đơn vị để lưu trữ và dự phòng, định kỳđồng bộ về Trung tâm Tin học - Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Chi cục lưutrữ - Sở Nội vụ và Bộ phận lưu trữ - Phòng Nội vụ cấp huyện có phương án lưutrữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử khi các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệuđiện tử vào lưu trữ.

4. Cơ quan nhànước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, có liênquan đến việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môitrường mạng, theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.

5. Thời gianbảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Điều 9. Quyđịnh bắt buộc gửi, nhận văn bản điện tử bằng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạođiều hành

1. Tỉnh AnGiang thống nhất sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hànhtại các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủyban nhân dân các xã, phường, thị trấn để quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành.

2. Trong từnggiai đoạn, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các văn bản đi, văn bản đếncủa cơ quan nhà nước gửi bằng văn bản điện tử không kèm văn bản giấy.

3. Văn bảngiấy, ngoài danh mục thuộc khoản 2 Điều này, đã được ký phát hành trong cơ quannhà nước, khi phát hành phải kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm quản lý vănbản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, các cơ quan nhà nước khi tiếpnhận văn bản đến chỉ tiếp nhận văn bản giấy không kèm theo văn bản điện tử thìxem như văn bản chưa hợp lệ.

Điều 10.Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Thực hiện theoquy định tại khoản 3 Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư sốchuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang;

Điều 11.Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểmgửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử đónhập vào hệ thống thông tin và có hồi báo văn bản gửi thành công.

2. Thời điểmnhận một văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm vănbản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin cơ quan tiếp nhận, nếu thời điểm vănbản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điệntử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ SỬ DỤNGHỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH

Điều 12.Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan nhà nước

1. Người đứngđầu cơ quan nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng phần mềm quản lý vănbản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng vào xử lý công việc, sử dụng vănbản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thôngtin.

2. Chỉ đạoviệc thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của cơ quan.

3. Quyết địnhphân công cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống phần mềm.

Điều 13.Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước

1. Sử dụngphần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng để giảiquyết công việc được giao.

2. Thườngxuyên thay đổi mật khẩu của tài khoản người dùng được cấp và tự bảo vệ tàikhoản người dùng của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản ngườidùng phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vịđể khắc phục.

Điều 14.Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin

1. Trongtrường hợp hệ thống thông tin điện tử của cơ quan nhà nước bị lỗi, không bảođảm tính an toàn của văn bản điện tử, cán bộ chuyên trách công nghệ thông tincơ quan thông báo ngay cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố,thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biệnpháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cậpnhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại.

2. Tiến hànhcác biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyếtsự cố, phục hồi hệ thống.

3. Thông báongay cho Sở Thông tin và Truyền thông, nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toànthông tin, để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.

Điều 15. SởThông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo hệthống các kết nối vận hành thông suốt từ các cơ quan nhà nước để gửi, nhận vănbản điện tử; là điểm kết nối hệ thống liên thông phần quản lý văn bản và chỉđạo điều hành trên môi trường mạng với các cơ quan Trung ương.

2. Tham mưu,đề xuất các giải pháp an toàn trong việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhànước.

3. Khi xảy racác sự cố về an toàn thông tin:

a) Tùy theomức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn hoặc điềuphối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố.

b) Phối hợpvới các Bộ, cơ quan ngang Bộ để điều tra, khắc phục sự cố.

c) Trường hợpcó sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho BộThông tin và Truyền thông.

4. Định kỳ sáutháng, một năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyềnthông, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổng hợp báo cáo việc triển khaithực hiện Quyết định này.

Điều 16.Các cơ quan nhà nước

1. Ban hànhquy chế sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trườngmạng và chia sẻ thông tin số tại cơ quan mình. Quy chế cần thực hiện theo cácnguyên tắc chính sau:

a) Bảo đảm cácyêu cầu về an toàn thông tin theo quy định của Điều 41 Nghị định số64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

b) Đồng bộ vớiquy chế về xây dựng, quản lý, khai thác, bảo vệ và duy trì cơ sở dữ liệu quốcgia, cơ sở dữ liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủyban nhân dân tỉnh.

c) Tuân thủnguyên tắc bảo vệ bí mật cá nhân, quyền sở hữu trí tuệ.

d) Tuân thủcác hướng dẫn tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đếnvà lập hồ sơ trong môi trường mạng và khoản 4 Điều 6 Quy chế này.

2. Định kỳ sáutháng (trước ngày 10 tháng 6), một năm (trước ngày 10 tháng 12) hoặc đột xuất,báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này gửi đến Sở Thông tin và Truyềnthông, để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chương IV

CÔNG TÁC KIỂM TRA, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 17. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnhsử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trườngmạng, phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hànhcác quy định về quản lý và sử dụng phần mềm.

Điều 18. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiệncác quy định về sử dụng phần mềm được khen thưởng theo quy của pháp luật.

Điều 19. Người có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng phần mềmquản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, tùy theo tính chất,mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứutrách nhiệm hình sự.

Điều 20. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chủ trì kiểm tra, giám sátđề xuất Ban Chỉ đạo Chương trình cải cách hành chính tỉnh hoặc Ban chỉ đạo côngnghệ thông tin tỉnh về tình hình ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạođiều hành trên môi trường mạng, nhằm thực hiện đánh giá hoặc xét thi đua hàngnăm của các đơn vị.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Ápdụng chuyển tiếp

Trong trườnghợp phần mềm hiện hành của các Sở, Ban, Ngành tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dântỉnh, Ủy ban nhân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thịtrấn chưa đáp ứng các quy định ban hành tại quy chế này về hồi báo gửi văn bảnđiện tử đi, phân loại tài liệu, hồ sơ điện tử lưu trữ; các cơ quan có tráchnhiệm nâng cấp, hoàn thiện về mặt kỹ thuật phần mềm, trong thời hạn 12 tháng kểtừ ngày quy chế này có hiệu lực.

Điều 22.Trách nhiệm thi hành

1. Chánh vănphòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Chủ tịch Ủyban nhân dân các huyện, thị, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

2. Trong quátrình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc,đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tham mưuỦy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN ĐÁNH SỐ MÃ HỒ SƠ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……../ 2014/QĐ-UBND ngày … tháng … năm 2014của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

1. Bảy (7) mãsố đầu tiên là mã số cơ quan và năm lưu trữ văn bản:

2. Phụ lục chitiết Hồ sơ, Tài liệu của năm (5) mã số tiếp theo, cụ thể như sau:

STT

MÃ SỐ

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

Mã số tạm

Mã số lưu

(3)

(4)

I

-------01000

TÀI LIỆU TỔNG HỢP

-------01010

-------01011

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

- Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------01012

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…)

5 năm

-------01020

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------01030

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

-------01040

-------01041

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan:

- Tổng kết năm

Vĩnh viễn

-------01042

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng.

5 năm

-------01050

-------01051

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm:

- Của cơ quan cấp trên

10 năm

-------01052

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

-------01053

- Của đơn vị chức năng

10 năm

-------01060

-------01061

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng:

5 năm

- Của cơ quan cấp trên

-------01062

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

20 năm

-------01063

- Của đơn vị chức năng

5 năm

-------01070

-------01071

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần:

- Của cơ quan cấp trên

5 năm

-------01072

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

10 năm

-------01073

- Của đơn vị chức năng

5 năm

-------01080

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

-------01090

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

-------01100

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------01110

Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------01120

-------01121

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan:

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

Vĩnh viễn

-------01122

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

10 năm

-------01130

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …)

Vĩnh viễn

-------01140

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

-------01150

-------01151

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo:

- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

Vĩnh viễn

-------01152

- ỦY BAN NHÂN DÂN tỉnh và tương đương

Vĩnh viễn

-------01153

- Cơ quan, tổ chức khác

10 năm

-------01160

Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

II

-------02000

Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

-------02010

-------02011

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------02012

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------02013

- Quý, tháng

5 năm

-------02020

Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------02030

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------02040

Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt

Vĩnh viễn

-------02050

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------02060

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------02070

-------02071

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước.

- Tổng kết

Vĩnh viễn

-------02072

- Sơ kết

10 năm

-------02080

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

-------02090

Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------02100

-------02101

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm:

- Cơ quan ban hành

Vĩnh viễn

-------02102

- Cơ quan thực hiện

Vĩnh viễn

-------02103

- Cơ quan để biết

5 năm

-------02110

-------02111

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------02112

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------02113

- Quý, tháng

5 năm

-------02120

-------02121

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------02122

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------02123

- Quý, tháng

5 năm

-------02130

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

-------02140

-------02141

Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch: - Hàng năm

Vĩnh viễn

-------02142

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

5 năm

-------02150

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

-------02160

Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------02170

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành

Vĩnh viễn

-------02180

-------02181

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------02182

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------02190

-------02191

Báo cáo điều tra cơ bản: - Báo cáo tổng hợp

Vĩnh viễn

-------02192

- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

10 năm

-------02200

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

-------02210

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

10 năm

III

-------03000

3. Tài liệu tổ chức, cán bộ

-------03010

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------03020

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

-------03030

-------03031

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ: - Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------03032

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------03033

- Quý, tháng

5 năm

-------03040

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------03050

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

-------03060

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

-------03070

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức

Vĩnh viễn

-------03080

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

Vĩnh viễn

-------03090

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

Vĩnh viễn

-------03100

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm

-------03110

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

-------03120

-------03121

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm:

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

20 năm

-------03122

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

5 năm

-------03130

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

-------03140

Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …)

70 năm

-------03150

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

-------03160

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

-------03170

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------03180

-------03181

Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc:

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

Vĩnh viễn

-------03182

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo

10 năm

-------03190

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ

10 năm

-------03200

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

-------03210

Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

-------03220

Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

10 năm

IV

-------04000

4. Tài liệu lao động, tiền lương

-------04010

-------04011

Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------04012

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------04013

- Quý, tháng

5 năm

-------04020

Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------04030

Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

-------04040

Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành

Vĩnh viễn

-------04050

Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------04060

-------04061

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động:

- Nghiêm trọng

Vĩnh viễn

-------04062

- Không nghiêm trọng

20 năm

-------04070

Hợp đồng lao động vụ việc

5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng

-------04080

Công văn trao đổi về công tác lao động

10 năm

-------04090

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------04100

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

-------04110

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

-------04120

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

-------04130

Công văn trao đổi về tiền lương

10 năm

V

-------05000

5. Tài liệu tài chính, kế toán

-------05010

Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------05020

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

-------05030

-------05031

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------05032

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------05033

- Quý, tháng

5 năm

-------05040

Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

-------05050

-------05051

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán:

- Hàng năm

Vĩnh viễn

-------05052

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------05060

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá

Vĩnh viễn

-------05070

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

20 năm

-------05080

-------05081

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định:

- Nhà đất

Vĩnh viễn

-------05082

- Tài sản khác

20 năm

-------05090

-------05091

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

-------05092

- Vụ việc khác

10 năm

-------05100

-------05101

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

-------05102

- Vụ việc khác

10 năm

-------05110

-------05111

Sổ sách kế toán:

- Sổ tổng hợp

20 năm

-------05112

- Sổ chi tiết

10 năm

-------05120

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

-------05130

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

5 năm

-------05140

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

VI

-------06000

6. Tài liệu xây dựng cơ bản

-------06010

-------06010

Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------06020

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------06030

-------06031

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------06032

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------06033

- Quý, tháng

5 năm

-------06040

-------06041

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản:

- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

Vĩnh viễn

-------06042

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Theo tuổi thọ công trình

-------06050

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

-------06060

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

VII

-------07000

7. Tài liệu khoa học công nghệ

-------07010

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------07020

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------07030

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

-------07040

-------07041

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------07042

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------07043

- Quý, tháng

5 năm

-------07050

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------07060

-------07061

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học:

- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

-------07062

- Cấp bộ, ngành

Vĩnh viễn

-------07063

- Cấp cơ sở

10 năm

-------07070

-------07071

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

-------07072

- Cấp bộ, ngành

Vĩnh viễn

-------07073

- Cấp cơ sở

10 năm

-------07080

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành

Vĩnh viễn

-------07090

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------07100

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

-------07110

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------07120

Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ

10 năm

VIII

-------08000

8. Tài liệu hợp tác quốc tế

-------08010

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------08020

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

-------08030

-------08031

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------08032

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------08033

- Quý, tháng

5 năm

-------08040

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------08050

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Vĩnh viễn

-------08060

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

-------08070

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)

Vĩnh viễn

-------08080

Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

-------08090

-------08091

Hồ sơ đoàn ra:

- Ký kết hợp tác

Vĩnh viễn

-------08092

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

20 năm

-------08100

-------08101

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

Vĩnh viễn

-------08102

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

20 năm

-------08110

-------08111

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài:

- Quan trọng

Vĩnh viễn

-------08112

- Thông thường

20 năm

-------08120

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

IX

-------09000

9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

-------09010

Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------09020

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

-------09030

-------09031

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------09032

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------09033

- Quý, tháng

5 năm

-------09040

-------09041

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng:

- Hàng năm

20 năm

-------09042

- Tháng, quý, sáu tháng

5 năm

-------09050

-------09051

Hồ sơ thanh tra các vụ việc:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

-------09052

- Vụ việc khác

15 năm

-------09060

-------09061

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

-------09062

- Vụ việc khác

15 năm

-------09070

-------09071

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân:

- Báo cáo năm

Vĩnh viễn

-------09072

- Tài liệu khác

5 năm

-------09080

Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

X

-------10000

10. Tài liệu thi đua, khen thưởng

-------10010

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------10020

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn

-------10030

Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

-------10040

-------10041

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------10042

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

-------10043

- Quý, tháng

5 năm

-------10050

Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm

10 năm

-------10060

-------10061

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân:

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ

Vĩnh viễn

-------10062

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ỦY BAN NHÂN DÂN cấp tỉnh và tương đương

20 năm

-------10063

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

10 năm

-------10070

Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài

Vĩnh viễn

-------10080

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

XI

-------11000

11. Tài liệu pháp chế

-------11010

Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------11020

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

-------11030

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

-------11040

-------11041

Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

-------11042

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

-------11050

Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

-------11060

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

5 năm

-------11070

Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

-------11080

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

XII

-------12000

12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

-------12010

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------12020

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

-------12030

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

12040

-------12041

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:

- Năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

-------12042

- Quý, tháng

10 năm

-------12050

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

20 năm

-------12060

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

-------12070

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

-------12080

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

-------12090

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

-------12100

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

-------12110

-------12111

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan:

- Văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

-------12112

- Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

Vĩnh viễn

-------12113

- Văn bản khác

50 năm

-------12120

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

-------12130

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

12.2. Tài liệu quản trị công sở

-------12140

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------12150

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

Vĩnh viễn

-------12160

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức

20 năm

-------12170

Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

-------12180

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

-------12190

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan

10 năm

-------12200

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

-------12210

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

-------12220

Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

5 năm

-------12230

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

-------12240

Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

XIII

-------13000

13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ

-------13010

Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------13020

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

-------13030

Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

-------13040

-------13041

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc:

- Hàng năm

Vĩnh viễn

-------13042

- Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

-------13050

-------13051

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý:

- Hàng năm

Vĩnh viễn

-------13052

- Tháng, quý, sáu tháng

10 năm

-------13060

-------13061

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ:

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

Vĩnh viễn

-------13062

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

10 năm

-------13070

Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn

Vĩnh viễn

-------13080

Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

-------13090

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

-------13100

-------13101

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ:

- Vụ việc quan trọng

Vĩnh viễn

-------13102

- Vụ việc khác

20 năm

-------13110

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

-------13120

Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ

20 năm

-------13130

Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ

10 năm

XIV

-------14000

14. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan

14.1. Tài liệu của tổ chức Đảng

-------14010

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------14020

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

-------14030

-------14031

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác:

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

-------14032

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

-------14040

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của

Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

-------14050

Hồ sơ về thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

-------14060

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

-------14070

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

-------14080

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

-------14090

Hồ sơ đảng viên

70 năm

-------14100

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

-------14110

Công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

14.2. Tài liệu tổ chức Công đoàn

-------14120

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------14130

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

-------14140

-------14141

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác:

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

-------14142

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

-------14150

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

-------14160

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

-------14170

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

-------14180

Sổ sách

20 năm

-------14190

Công văn trao đổi về công tác Công đoàn

10 năm

14.3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên

-------14200

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

-------14210

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

-------14220

-------14221

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác:

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

-------14222

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

-------14230

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

-------14240

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan

20 năm

-------14250

Sổ sách

20 năm

-------14260

Công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm