THU VI?N PHÁP LU?T

ỦY BAN NHÂN DÂNTỈNH TIỀN GIANG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 42/2011/QĐ-UBND

Tiền Giang, ngày 19 tháng 12 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNHQUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

ỦYBAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Cănc Luật T chc Hi đồng nhân dân yban nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị đnh số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm2004 ca Chính ph vcôngtác văn thư;

Căn cứ Nghị đnh số09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm2010 ca Chính phủ sađổi, bổ sung mt số điềucaNghị đnh số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính ph vcôngtác văn thư;

Cănc Thông tư s 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng01 năm 2011 ca Bộ Nivhưng dn th thc k thuttrình bày văn bn hànhchính;

Xét đề ngh caGiámđc SNi v,

QUYẾTĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy đnh v thể thc kỹ thut trình bày văn bn hànhchính.

Điều 2. Quyết định này hiu lc thi hành sau 10 ngày k t ngày ký.Nhng quy đnh về thể thc và k thut trìnhbày văn bản hành chính và bn sao văn bn được quy định tại Quyết định s 32/2005/-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2005 ca y ban nhân n tỉnh Tin Giang quy định v th thc và k thuttrình y n bn hết hiu lc thi hành.

Điều 3. Chánh văn phòng y bannhân dân tnh, Giámđc SNi v, thủtrưng các sở, ban, ngành tnh, Ch tịch y ban nhân dân các huyện, thành, thị và Chủ tch y ban nhân dân các xã, phưng, th trn chu trách nhiệm thi hành Quyết định y./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Dương Minh Điều

QUYĐỊNH

VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Ban hành kèm theoQuyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Ủy ban nhân dântỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUYĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phm vi đi tượng ápdng

Quyết định này quy định v th thc kỹ thut trình bày văn bn hành chính bn sao văn bản được áp dng đối vi văn bản ca các quan hành chính nhà nưc, t chức hi, t chc hi - nghề nghiệp, t chc kinh tế và đơnvvũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Đối vi các ngành như Kho bc, Ngânhàng, Thuế, Tòa án, Kiểm sát, Thanh tra, Bảo him, Điện lc, Thng kê, Bưu đin, Thi hành án dân s, ngan, Quân s nếu có quy định riêng v th thc k thut trình bày văn bn hànhchính ca ngành thì không áp dng theo Quy định y.

Điều 2. Thể thcvănbn

Thể thc vănbản là tập hp các thành phn cấuthành văn bn để đm bảo s chính xác, giá tr pháp lý vàtrách nhiệm ca cơ quan banhành văn bản đó.

1. Thể thức văn bn hành chính bao gm các thànhphn sau:

a) Quc hiệu;

b) Tên cơ quan, t chcban hành vănbn;

c) S, ký hiệucan bn;

d)Địa danh và ngày, tháng,nămban hành vănbn;

đ) Tên loại và tríchyếu nộidung ca văn bn;

e) Ni dungvăn bản;

g) Chc v, h tênvà ch củangưi có thẩm quyền;

h) Dấu ca cơ quan,tchc;

k) Nơi nhận.

2.Đi với công văn, ngoài các thànhphn được quyđnh ti khon 1 điu này, th b sung đa ch quan, t chc; địa ch thư đin tử (E-mail); sđin thoi, s Telex, s Fax; địa ch Trang thông tin điện t (Website) biu tưng (logo)của cơ quan, t chc.

3. Đối với công đin,bnghi nhớ, bn cam kết, bn thỏathuận, giấy chng nhận, giấy y quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy ngh phép, giấy điđường, giấy biên nhn hồ sơ, phiếu gi, phiếu chuyển, thư công không bt bucphải có tt c các thành phần th thc trên th b sung đa ch cơ quan, tổchc; đa ch thư đin t (E-mail); s đin thoại, s Telex, s Fax; đa ch Trang thôngtin đin t (Website)và biểu tưng (logo)cacơ quan, t chc.

Điều 3. K thut trình bày văn bn

K thuật trình bày văn bản quy định ti Quy đnh này bao gm khổ giấy, kiu trình y, đnh l trang văn bn, v trí trình bày các thành phần th thc, phông ch, cỡ ch, kiểu ch các chitiếttrình bày khác, được áp dng đivivănbảnđược soạn thảo trênmáy vi tính s dụngchươngtrình son tho văn bn (như Microsoft Word for Windows) in ra giy; có thể áp dng đối với vănbn đưc son tho bằng các phương pháp hay phương tin k thut khác hocvăn bản đưc làm trên giấy mẫu in sn; không áp dng đối vi văn bn được in thànhsách, in trên báo,tpchí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chtrìnhbàyvăn bn

Phông ch s dng trình bày văn bn trên máy vi tính phông ch tiếng Việt ca b mã ký t Unicodetheo Tiêu chun ViệtNam TCVN 6909:2001.

Điều 5. Khổgiấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy

Văn bnhành chính được trình bày trên kh giấy A4 (210mm x 297mm). Cácvăn bn như giy giới thiu, giấy biên nhn hồ sơ, phiếu gi, phiếuchuyển được trình bày trên kh giấy A5 (148mm x 210mm) hoc trên giấy mẫu in sn(A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bn hành chính được trình bày theo chiu dài ca trang giấy kh A4 (định hưng bn in theo chiu dài)

Trưng hp ni dung văn bản có các bng, biu nhưng khôngđược làm thành các ph lục riêng thì văn bn thể được trình bày theo chiu rng ca trang giấy (đnh hưng bn in theo chiều rng).

3. Định lề trangvăn bản (đốivớikh giấy A4) Lềtrên: cách mép trên 20mm;

Lềdưới: cách mép dưới 20mm; Lề trái: cách mép trái 30mm;

L phi: cách mép phi 20mm.

4. V trítrình bày các thành phần thể thc văn bảntrên mt trang giấy kh

A4 được thể hin theo sơ đồ b trí các thành phn th thc văn bn kèm theo Quyết định này (Ph lục II). V trí trình bày các thành phn th thc văn bntrên mt trang giấy kh A5được áp dng tương t theo sơ đồ ti ph lc trên.

Chương II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 6. Quchiệu

1. Thể thức

Quc hiệughi trên văn bnbao gm 2 dòng ch: CỘNG HÒA XÃ HỘI CH NGHĨA VIỆT NAM”và Độc lập - Tự do - Hạnhphúc”.

2. K thuật trìnhbày

Quc hiệu được trìnhbày tại ô s 1, chiếm khoảng 1/2 tranggiấy theo chiều ngang, ở phíatrên, bên phi.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒAXÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13,kiểu chữ đứng đậm;

Dòng thứ hai: Độc lập - Tự do - Hnh phúcđưc trình bày bằng chữ in thưng, c ch t 13 đến 14 (nếu dòng th nht c ch 12, thì dòng thứ hai cỡ ch 13; nếu dòng th nht c ch 13 thì dòng th hai c ch 14), kiu chữđứng, đm; được đt canh gia dưi dòng th nht; ch cái đu ca các cm từ được viết hoa, gia các cm t gạch ni, có ch ch; phía dưi có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài ca dòng ch (s dụng lnh Draw, khôngdùng lnh Underline), c thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lp - Tự do - Hnhphúc
---------------------------------------

Hai dòng trên được trình bàycách nhau dòng đơn.

Điều 7. Tên cơ quan,tchức ban hành vănbn

1. Thể thức

Đối vi Đoàn Đi biu Quc hi tnh; Hi đồng nhân dân y ban nhân dâncác cpkhông ghi cơ quan ch quản.

Tên quan, t chc ban hành văn bn bao gm tên ca quan, t chc ch qun trc tiếp(nếu có) vàtên ca cơ quan,tchc ban hành văn bản.

a) Tên cơ quan,tchcban hành văn bản phải đưcghi đy đủ hoặc được viếttttheo quy đnh tivăn bảnthành lập, quy định chc năng, nhiệm v, quyền hn cơ cấu t chc b máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoc côngnhận tư chpháp nhân ca cơ quan,t chccó thẩm quyn.

d 1:

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
----------------

d 2:

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ MỸ THO
----------------

b) Đối với các sở, ban, ngành, các cơ quan chuyên môn thuc UBND tnh có cơquan ch quản cấptrên trc tiếp thì tên của cơ quan, t chc ch quảntrctiếpcó th viết tắt nhng cm t thôngdng nhưy ban nhân dân(UBND).

d 1:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
SỞ XÂY DỰNG
----------------

d 2:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
----------------

2. K thuật trìnhbày

Tên quan, t chc ban hành văn bn đưc trình bày ti ô s 2; chiếmkhong1/2 trang giấy theochiu ngang, phía trên, bêntrái.

Tên quan, t chc ch qun trc tiếp đưc trình bày bằng ch in hoa,cùng cch như cỡ chữcủa Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thểtrình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phíadưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặtcân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dàicó thể trình bày thành nhiều dòng.

Ví d:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐU TƯ-
THƯƠNG MI - DU LCH

----------------

Các dòng chữ trên đưctrình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 8. S,ký hiệu của vănbn

1. Thể thức

a) Số cavănbản là s th t đăng ký văn bn tivăn thư ca cơ quan, tổ chc. S ca văn bn được ghi bng ch s -rp, bắt đu t s 01 vào ngày đunămkết thúc vào ngày31 tháng 12 hàngnăm.

b) Ký hiu ca văn bản

- hiu ca vănbn hành chính cótên loại bao gmchviết tắt tên loivăn bn theo bng ch viết tắt tên loi văn bản bn sao kèm theo Quyết địnhnày (Ph lcI) ch viết tt têncơquan, t chc ban hành vănbn.

S: …./Tên loại văn bn-Têncơ quan ban hành văn bn

d: Báo cáo s 20 ca UBND tnh Tin Giang ban hành đưc ghi như sau: S: 20/BC-UB ND

Quyết đnh s 30 ca Sở Kế hoch Đu ban hành được ghi như sau:S:30/QĐ-KH&ĐT

- Ký hiu ca công văn bao gm ch viết tắttên cơ quan, t chc banhành công vănvà ch viết tắt tên đơn v soạnthocông văn đó.

S: …./Cơ quan ban hành-Đơn v son tho

d:Côngvăn số 130 caUBND tnh do Phòng Nghiên cu Tnghợp son tho đượcghi như sau: S: 130/UB ND-TH

Công văns 215 ca S Nộiv do Văn phòng Sở son thảo đưc ghi như sau: S: 215/SNV-VP

- Trưng hp các Hi đồng, các Ban tư vn ca quan đưc s dngcon du ca quan để ban hành văn bn Hội đng, Ban được ghi cơ quan”ban hành văn bản thì phải lấy số ca Hi đng,Ban.

d:Quyết định số 01 ca Hiđồng thi tuyển công chc Sở Ni vụ được ghi như sau: S:01/QĐ-TTCC

- Việc ghi hiệu công văn do UBND cấp huyện, cp ban hành baogồmch viết tắt tên cơ quan, t chc ban hành công văn ch viết tt tên lĩnhvc (Kinh tế, Y tế, Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên Môi trưng, Ni v, Lao đng Thương binh hội,đưc quy đnh ti Mc 2, Mục 3, Chương IV, Luật T chc Hội đng nhân dân y ban nhân dân năm 2003) được gii quyết trong công văn. Ch viết tắt tên cơ quan, t chc các đơn v trong micơ quan, t chchoặc nh vc đốivới UBND cấp huyện, xã do cơ quan, t chc quy địnhcụ th đm bo ngn gn, dễ hiu.

d: Công văn số 12 ca UBND thành ph Mỹ Thobanhành gii quyết vlĩnh vc kinh tếđưc ghi như sau: S: 12/UBND-KT

2. K thuật trìnhbày

S, ký hiu ca văn bản được trình bàytại ô số 3, đưt canh gia dưi têncơ quan, t chc ban hànhvănbản.

T S được trình bày bằng ch in thưng, hiệu bng ch in hoa, cỡch13, kiểu ch đng, sau t S du hai chm, với nhng s nhỏ hơn 10 phải ghi thêm s 0 phía trưc, gias ký hiệu văn bn có dấu gạchchéo,giacác nhóm ch viếttắt trong ký hiuvăn bn có dugch ni, không cách ch.

Ví d:

S: 19/SNV-VP (Công văncaSNi v doVănphòng S son tho). S: 23/B C-SKH&CN(Báo cáo ca Sở Khoa hc Công ngh).

Điều 9. Đa danh vàngày, tháng, năm ban hành văn bn

1. Thể thức

a) Địa danh ghi trên văn bn tên gi chính thc ca đơn v hành chính nơi cơquan, t chc đóngtrsở.

- Địa danh ghi trên văn bn ca c cơ quan, t chc cp tỉnh là n ca tnh.

Ví dụ:

Văn bản của UBND tỉnh;các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở, ngành do UBND tỉnh Tiền Giangký quyết định thành lập thì ghi địa danh là Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên vănbản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang thì ghi địadanh là Tiền Giang,

d:

Văn bn ca Kiểm toán nhà nưc khu vc IX quan trung ương đóngtrênđịa bàn tnhTinGiang thì ghi đa danhlà Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên văn bản ca các quan,t chc cp huyện, thànhph, th là têncủahuyện, thành ph,thđó.

d:

Văn bn ca UBND thành ph Mỹ Tho các phòng, ban thuc thành phố M Thothì ghi địa danh là Mỹ Tho,

Văn bn ca UBND huyện Cai Lậy các phòng, ban thuc huyện CaiLậy thì ghi địa danh CaiLậy,

- Địa danh ghi trên văn bn ca Hi đng nhân dân, y ban nhân dân và cacác t chc cấp xã là têncaxã, phưng, th trấn đó.

d:

Văn bản của UBND phưng 4, thành phốMỹ Tho thì ghi đa danh là Phường 4,

Văn bản của UBND xã NhịBình, huyện Châu Thành thì ghi địa danh là Nhị Bình,

- Đối với các thị trấncó tên trùng với tên của huyện thì địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan,tổ chức thuộc thị trấn ghi thêm hai chữ thị trấn (TT.)

d:

Văn bn ca UBND th trấn Ch Go (huyện Ch Gạo) ban hành thì ghi đa danh TT.Chợ Gạo,

b) Ngày, tháng, năm banhành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bn ngày, tháng, năm văn bản được kývà ban hành.

Ngày, tháng, nămban hành văn bn phảiđược viết đy đ, các chsố ngày, tháng, năm dùng ch s -rp, đối vi nhng s ch ngày nh hơn 10 và tháng1, 2 phi ghi thêm s 0 phíatrưc.

d: Tiền Giang, ngày 05 tháng 02 năm 2011

2. K thuật trìnhbày

Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmt dòng vi s, hiu văn bn, ti ô s 4, bng ch in thưng, c ch 13,kiu ch nghiêng, các ch cái đu của địa danh phi viết hoa, sau đa danh códuphy, đadanh và ngày, tháng, năm đượcđt canh gia dưi Quc hiu.

Ví d:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lp - Tự do - Hnhphúc
---------------------------------------

Tiền Giang, ngày 22 tháng 02 năm 2011

Điều 10. Tên loi trích yếunidung của văn bn

1. Thể thức

Tên loi văn bnlà tên ca tng loại vănbản do cơ quan, tchc banhành. Khi ban hành vănbảnđu phi ghi tên loi, tr côngvăn.

Trích yếu ni dung của văn bản mt câu ngn gn hoặc mt cm t, phản ánhkhái quát nội dung ch yếucủavăn bn.

2. K thuật trìnhbày

Tên loi trích yếu ni dung văn bản ca các văn bn có ghi tên loi được trình bày tại ô s 5a.

Tên loi văn bản (nghị quyết, quyết định, ch th, thông báo, báo cáo, kếhoạch, t trình các loi văn bn khác tên loại) được đt canh gia bngchin hoa, cch 14, kiểuchđứng, đm.

Trích yếu ni dung văn bản tên loi được đt canh gia, ngay dưi tênloi văn bản bng ch in thường, cỡ ch 14, kiu ch đng, đm; bên dưi tríchyếu đường k ngang, nét liền có độ dài bằng 1/2 độ dài ca dòng ch đt cânđối so với dòng ch.

d:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điềuđng cán b

----------------

Trích yếu ni dung công văn được trình bày tại ô s 5b, sau ch V/v”bngchin thường, cch 13, kiểuch đng, được đtcanh gia dưi s và ký hiu văn bn,cách dòng 6pt với số hiệuvănbn.

Ví dụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
SỞ NỘI VỤ--------

Số: 05/SNV-CBCC

V/v xét nâng lương cho CBCC năm 2011

Điều 11. Nidung văn bn

1. Thể thức

a) Ni dung văn bản làthành phn ch yếu của văn bn.

Nội dung văn bản phải bảođảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thứcvăn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối,chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn,rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết,cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng ViệtNam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thựcsự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải đượcgiải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt nhữngtừ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với nhữngtừ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng cácchữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ,cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu vănbản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, nămban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung vănbản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh). Vídụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư”, trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tênloại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bảnhành chính được thực hiện theo (Phụ lục VI) kèm theo Quyết định này.

b) Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nộidung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể đượcbố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần,mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

Văn bản hành chính có thểđược bố cục như sau:

- Nghị quyết (cá biệt):theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt):theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theochương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theokhoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hànhchính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức vănbản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải cótiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trìnhbày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) đượctrình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14(phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữđầu dòng phải lùi vào 1.27 cm

(1 default tab); khoảng cáchgiữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng haycách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặctừ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản cóphần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng códấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

a) Trường hợp nội dungvăn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày nhưsau:

- Phần, chương: Từ “Phần”,“Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canhgiữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chươngdùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canhgiữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

- Mc: Từ Mc” và số thứ tự ca mcđược trình bày trên mt dòng riêng, canh gia, bng ch in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứtự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Mục 1

CÔNG TÁC VĂN THƯ

- Điu: T Điều”, s th t tiêu đề ca điu được trình bày bng chữin thưng, cách lề trái1 default tab, s th t cađiềudùng ch s -rp,sau số th t có dấuchm; cỡch14, kiểu ch đứng, đm.

d: Điu1.

- Khon: Số thứ t các khoản trong mi mc dùng ch s -rập, sau số th t có du chm, cỡ ch 14, kiểu ch đứng; nếu khoản tiêu đ, s th tựvà tiêu đề ca khon đượctrình bày trên mt dòng riêng,bngch in thưng, cỡch14, kiểu ch đứng.

d: 1. …

- Đim: Thtự các điểm trong mi khondùng các ch cái tiếng Việttheo th t abc, sau códu đóngngoặc đơn, bng ch inthưng,cỡ ch 14, kiểu ch đng.

d:a) …

b) Trưng hp ni dung văn bản đượcphân chia thành các phn,mc,khon,điểm thì trình bày như sau:

- Phần: Từ “Phần” và số thứtự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường,cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề củaphần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,đậm;

- Mục: Số thứ tự các mụcdùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab;tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự cáckhoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14,kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trìnhbày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: Thứ tự các điểmtrong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóngngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

Điều12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1. Th thc

Chc v,h,tên,ch ca ngưi thểhintính pháp lý và ngưichutrách nhiệm v ni dung văn bn, ngưi phi đúng thẩm quyền. Khi văn bn không dùng bút chì, khôngdùng mc đỏ hoặc các th mc dễphai.

a) Việc ghi quyền hn ca ngưi được thc hiện như sau:

- Trưng hp thay mặt tập th thì phải ghi ch viết tt TM.” (thay mặt)vào trưc têntpthể lãnh đo hoặctên cơ quan,tchc;

Ví d:

TM. Y BAN NHÂN DÂN TNH
CHTCH

- Trường hợp ký thayngười đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vàotrước chức vụ của người đứng đầu;

d:

KT. CH TCH
PHÓ CH TCH

KT. GIÁM ĐC
PHÓ GIÁM ĐC

Trưng hp cấp phó được giao ph trách thì thc hiện như cấp phó ký thaycấp trưng.

- Trưng hợp tha lnh thì phi ghi ch viết tt TL.” (tha lnh) vào trưc chcvca ngưi đng đucơ quan, t chc.

d:

TL. CH TCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

TL. GIÁM ĐC
CHÁNH VĂN PHÒNG

-Trưng hp tha y quyền thì phải ghi ch viết tt TUQ.” (tha yquyền) vào trưcchc v ca người đứng đu cơquan, t chc.

d:

TUQ.GIÁM ĐC
TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC

b) Chc v cangưi ký

Chc v ghi trên văn bn chc v lãnh đo chính thc ca ngưi vănbntrong cơ quan, tchc;chỉ ghi chc vụ như Chtch,Pchtch, Giám đc,Phó Giám Đốc, Q. Giám đốc (QuyềnGiám đc) v.v.. không ghi nhng chc v mà nhà nưc không quy định như cp phó thưng trc, cp phóphụ trách, v.v… không ghi lại tên cơ quan, t chctrcác văn bn liên tch, vănbndo hai hay nhiu cơ quan,tchc banhành.

Chc danh ghi trên văn bản do các t chc tư vấn (không thuộc cu tổchcca cơ quan đưc quy đnh trongquyết đnh thành lập; quyết đnhquy đnh chc năng, nhiệm v, cấu tổ chc ca quan) ban hành chc danh lãnhđoca ngưi văn bản trong Ban hoc Hi đồng. Đi với nhữngBan, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chứcdanh của người ký văn bản trong Ban hoặc hội đồng không được ghi chức vụ trongcơ quan, tổ chức.

Đối với những Ban, Hội đồng đượcphép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trongcơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.

d:

TM. HỘI ĐNG
CH TCH

(Chữ ký, dấu của UBND tỉnh)

KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của UBND tỉnh)

CH TCH UBND TNH

Nguyễn Văn Khang

PHÓ CH TCH UBND TNH

Dương Minh Điều

c) H tên baogm h, tên đm (nếucó) và tên ca ngưi ký văn bản. Đivi văn bn quy phm pháp lut văn bản hành chính, trưc h tên ca ngưiký, không ghi hc hàm, hc v các danh hiệu vinh d khác. Đối với văn bn cacác t chcsnghip giáo dc, y tế,khoa hc hoặc lc lưng vũ trang đưcghi thêm học hàm, hcvị,quân m.

2. K thuật trình bày

Quyềnhn,chc v cangưi ký được trình bày tại ô số7a, chc v khác ca ngưi được trình bày ti ô s 7b, các ch viết tắt quyền hn như: TM.”, KT.”, TL.”, TUQ.” chức v ca người đưc trình bày bng ch in hoa,cỡ ch 14, kiểu ch đng, đm.

Họ tênca ngưi ký văn bn được trình bày tại ô số 7b, bằngchữin thưng, cỡ ch 14, kiểu ch đứng, đm, được đt canh gia so với quyền hạn, chc v ca ngưiký.

Ch củangưi thẩm quyền được trình bày tại ô s 7c.

Điều 13. Du ca cơ quan, t chc

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóngphải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèmtheo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trangđầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổitrên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Thủ trưởngcơ quan quản lý ngành. Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản trùmlên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Sau khi người có thẩm quyền ký, vănbản ban hành phải được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý. Chỉ đóng dấu khi vănbản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng du khngch.

Dấu ca cơ quan,tchc được trìnhbày tại ô s 8

Điều 14. Nơi nhn

1. Thể thức

Nơinhn xác định nhng quan, t chức, đơn vị nhân nhn vănbn vi mc đích trách nhiệm cụ th như để kiểm tra, giám sát; để xem xét,gii quyết; để thi hành; để báocáo;để trao đổi công vic; để biếtvà để lưu.

Nơinhn phi được xác định c thể trong văn bn. Căn c quy đnh ca pháp luật; căn c chc năng, nhiệm vụ, quyền hạn ca cơ quan, t chc quanhcông tác; căn c yêu cu giải quyết công việc, đơn v hoc cá nhân son tho hoặc ch trì son tho có trách nhiệm đề xuất nhng quan, t chc, đơn v và cá nhân nhận văn bảntrình ngưi vănbản quyết định.

Đốivi văn bản chỉ gi cho mt s đối tượng cụ thể thì phi ghi têntngcơ quan, t chc, nhân nhn văn bn; đối vi văn bản được gi cho mt hoặc mt s nhóm đi tưng nhất định thìnơi nhn được ghi chung.

d:

- Các sở, ban, ngành tnh;

- y ban nhândân các huyện, thành, th.

Đốivới nhng văn bản có ghi tên loại, nơi nhn bao gm t Nơi nhn”và phn lit kê các cơ quan,tchc, đơnvvà cá nhân nhn văn bn.

Đối với công văn hànhchính, nơi nhận bao gm haiphần:

- Phnthnht bao gm t Kínhgi”,sauđó tên các cơquan, t chc hoặc đơn v, cá nhân trc tiếp giải quyếtcông việc;

- Phn th hai bao gồmtNơi nhn”, phía dưi là t “Như trên, tiếp theo là n c cơ quan, t chc, đơn v và cá nhân có liên quan khác nhn n bản.

2.K thuật trình y

Nơi nhận đượctrình bày tại ô số 9a và 9b

a)Phn nơi nhn tại ô s 9a (áp dng đối vi công văn hành chính) trình bàynhư sau:

-T Kính gi” tên các cơ quan, t chc hoặc nhân nhận văn bnđược trình bày bằngch in thưng, cch 14, kiuch đứng.

-Sau t Kính gi” du hai chm, nếu công văn ch gi cho mt cơ quan,t chc hoặc mt nhân thì t Kính gi” tên cơ quan, t chc, nhân được trình bày trên cùng mt dòng; trưng hp công văn gi cho hai haynhiucơ quan, t chức hoặc cánhântr lên thì tên mi cơ quan,tchc,nhân được trình bày trên mt dòng riêng, đu dòng cógch đudòng, cuối dòng có dấu chấm phy, cui dòng cui cùng có du chm, các gạch đu dòng đưctrình bày thng hàng vi nhaudưidấu hai chấm.

Ví dụ 1: Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh TiềnGiang

Ví dụ 2: Kính gửi:

- Các Sở,ban, ngành tnh;

- Phòng Ni vụ các huyện, thành,th;

- UBND các xã, phường, th trn.

b)Phn nơi nhn tại ô s 9b (áp dng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bn khác)được trình bày như sau:

- TNơinhn”đưctrình bày trên mt dòng riêng (nganghàng vi dòng ch quyền hn, chc v ca ngưi ký) sát l trái; phía sau có dấu haichm,viếtbằng ch in thưng, cch 12, kiuch nghiêng, đm;

- Phần lit các cơ quan, t chc, đơn vị nhân nhận văn bn đưc trìnhbày trên mt dòng riêng bng ch in thưng, c ch 11, kiểu ch đứng,đudòng gch đu dòng, sát l trái; cui dòng dấu chấm phẩy; riêng dòngcuicùng bao gm chLưu” saucó dấuhai chm; tiếp theo là chữviết tt VT” (văn thư), duphy, ch viết tttênđơn vị hay b phn son tho văn bn và cuicùng là du chm.

d:

Nơinhận:
- Các S, ban, ngànhtnh;
- CT và các PCT UBND tnh;
- Lưu:VT, NC.

Điều 15. Các thành phn thểthckhác

1. Thể thức

a) Dấuchỉ mc độ mật

Việc xác định đóng du độ mật (tuyệt mật, ti mật hoặc mt), du thu hi đối vi văn bn có ni dung mật nhà c được thc hin theo quy địnhtạiĐiều 5, 6, 7, 8 ca Pháp lnhBảov mật nhà nưc năm 2000.

b) Dấu ch mc độ khẩn

Tùytheo mức độ cn được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn (khn, thượng khẩn, ha tc, ha tc hẹn giờ). Khi son tho văn bn có tínhcht khn, đơn v hoc cá nhânson thảo văn bn đề xuất mc độ khn trình ngưi ký văn bnquyết đnh.

c)Đi vi nhng văn bn có phạm vi, đối tưng được ph biến, s dụnghn chế, s dng các ch dẫn v phạm vi lưu hành như TR LẠI SAU KHI HỌP(HINGHỊ)”, XEM XONG TR LI”, LƯUHÀNH NỘI BỘ”.

d) Đối với côngvăn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổchức, địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉtrang thông tin điện tử (Website).

đ) Đối với nhữngvăn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệungười đánh máy và số lượng bản phát hành.

e) Trường hợpvăn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó.Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lụcphải được đánh số thứ tự bằng ch s LaMã.

g) Văn bn có hai trang tr lên thì phải đánh s trang bng ch s -rp.

2. K thuật trình bày

a) Dấuch mc độ mật

Dấuđộ mật có ba mức độ mật xếp theo th t tăng dần: Mật”, Ti mật”và Tuyệt mật” đưc khắc sn. Dấu đưc trình bày bằng ch in hoa, c chữ14, kiểu chữ đứng, đm và được đt cân đi trong khung hình ch nhậtviơn. Dấu độ mật đượcđóng vào ô số 10, dấuthu hi được đóngvào ô s 11.

b) Dấu ch mc độ khẩn

Con du cđkhnđưc khcsẵn hìnhchnhtcó kích thưc30mm x 8mm; 40mm x 8mm; 20mmx 8mm trên đó các chKHN”,THƯNG KHN”, HA TC” HA TC HẸN GI trình bày bngchin hoa, cỡ ch 14, kiu ch đứng, đm đt cân đi trong khung hình chữ nhật vin đơn. Du đ khn đưc đóng o ô s 10b. Mc đ đóng du đ khndùngmàu đ tươi.

c) Các chỉ dẫn v phm vi lưu hành

Cácch dẫn v phạm vi lưu hành trình bày tại ô s 11, các cm t TRLẠI SAU KHI HP (HỘI NGHỊ)”, XEM XONG TR LẠI”, LƯU HÀNH NỘI B trình bày cânđối trong khung hình ch nht viền đơn, bng ch in hoa, cỡch14, kiu ch đng, đm.

d)Đa ch quan, t chc; địa ch thư điện t (E-Mail); s đin thoi, sốTelex, s Fax; địach Trangthông tin đin t (Website).

Các thành phầnnày được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường,cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang củavùng trình bày văn bản.

đ) Ký hiệungười đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bàytại ô số 13, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ11, kiểu chữ đứng.

e) Ph lcvănbn

Ph lc văn bn đưc trình bày trên các trang riêng; t Ph lc” sốth t ca ph lc đưc trình bày thành mt dòng riêng, canh gia, bằng ch in thưng, cỡ ch 14, kiểu ch đứng, đm; tên ph lc được trình bày canh gia,bngch in hoa, cch 14, kiểuch đng, đm.

g) S trangvănbản

Sốtrang được trình bày tại góc phi cui trang giấy (phần footer) bng ch s -rp, c ch 14, kiểu ch đứng, không đánh s trang th nhất. Số trangcaphụ lc được đánhsriêng theo tng ph lc.

Mẫuch chi tiết trình bày các thành phn th thc văn bản theo (Phlục IV) kèm theo Quyết đnh này.

Mu trình ymtsloi văn bn hành chínhtheo (PhlụcV) mtheo Quyết định y.

Chương III

THỂTHỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO

Điều 16. Thể thức bn sao

Thể thức sao bao gm:

1. Hình thc sao: SAOY BNCHÍNH” hoặc TRÍCH SAO” hoặc SAO LC”.

2. Tên cơ quan, t chcsao văn bn

3.S, hiu bản sao bao gm s thứ t đăng được đánh chung cho các loi bản sao do cơ quan, t chc thc hiện ch viết tắt tên loi bản saotheo bảng ch viết tt tên loi văn bảnvà bản sao kèm theo Quyết định này(Phlục I). S đưc ghi bng ch s -rập, bt đu t s 01 vào ngày đunămkết thúc vào ngày 31tháng 12 hàng năm.

4. Các thành phnththc khác ca bản saovănbngm: đa danh, ngày, tháng, năm sao văn bản, quyền hạn, chc vụ, h tên, ch ca ngưi thẩmquyền, du của cơquan, t chc sao văn bản nơinhn văn bản sao được thc hin theo hưngdẫntại Điu 9, 12, 13, 14 ca Quyết đnh này.

Điều 17. K thut trìnhbày

1. Vị trí trình bày các thành phầnthể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thànhphần thể thức bản sao kèm theo Quyết định này (Phụ lục III).

Các thành phần thể thức bản sao đượctrình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần saođược photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùngtrình bày văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao

a) CmtSAOY BNCHÍNH”, TRÍCH SAO” hoặc SAOLC”được trình bày tại ô số 1 (Phụ lc III)bngchin hoa, cchữ14, kiểu chữ đứng, đm.

b) n cơ quan, t chc sao văn bn ti ô s 2; số, ký hiệu bn sao tại ô s 3; đa danh và ngày, tháng, năm saotiô số 4; chc vụ,htên và ch của ngưi có thẩm quyền ti ô s 5a, 5b 5c; dấu ca quan, t chc sao văn bn tại ôs6; nơi nhận tại ô s 7 đưctrình bày theo hưng dn trìnhbày các thành phnththc ti (Ph lục III).

Mẫu ch chi tiết trình bày các thành phn th thc bản sao theo (PhlụcIV); mẫu trình bày bảnsao theo (Phụ lcV) kèm theo Quyết định này.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Tổ chcthực hiện

1. Giám đc Sở Ni v có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kim tra các cơ quan, t chc, địa phương thc hiện Quyđịnh này.

2. Thủ trưng các cơ quan, tổ chc,địa phương chu tráchnhiệm phổ biến, tổ chctrin khai thchinQuy đnh này trong cơ quan, tchc,địa phương mình (kể cả các đơnvtrc thuc).

Trong quá trình thc hin nếu có phát sinh nhng vấn đề cnb sung, sa đổi,đề ngh các ngành, địa phương phản ảnh v y ban nhân dân tnh (qua SởNiv) để nghiêncu,giải quyết./.

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Quyết định 42/2011/QĐ-UBND về Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành