ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 42/2013/QĐ-UBND

Lào Cai, ngày 10 tháng 10 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày26/11/2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luậtcủa HĐND, UBND ngày 03/12/2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNN-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính;

Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày24/10/2011 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thànhtrong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạtđộng của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan, tổ chức;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lào Caitại Tờ trình số: 366/TTr-SNV ngày 24 tháng 9 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theoQuyết định này bản “Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh LàoCai”.

Điều 2. Chánh Văn phòngUBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịchUBND các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệmthi hành Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này cóhiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 29/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai ban hành quy định về công tácvăn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Vịnh

QUY ĐỊNH

VỀCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI(Ban hành kèm theo Quyết định số 42/2013/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm2013 của UBND tỉnh Lào Cai)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượngáp dụng

1. Quy định này quy định quản lý nhà nước về côngtác văn thư, lưu trữ và hoạt động văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vịtrên địa bàn tỉnh Lào Cai.

Các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ có liênquan khác không được quy định trong văn bản này thì được thực hiện theo quy địnhtại các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Quy định này được áp dụng đối với các cơ quannhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Lào Cai (sau đây gọichung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.

3. Quy định này không áp dụng đối với văn bản thuộcDanh mục bí mật nhà nước.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, những từ dưới đây được hiểu nhưsau:

1. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạnthảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư;

2. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập,chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưutrữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

3. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bảnfax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổchức;

4. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bảnsao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành;

5. “Bản thảo văn bản” là bản được viết tay hoặcđánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản;

6. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung,thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của ngườicó thẩm quyền;

7. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nộidung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành;

8. “Bản sao y bản chính”: là bản sao đầy đủ, chínhxác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bảnchính phải được thực hiện từ bản chính;

9. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung củavăn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thựchiện từ bản chính;

10. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nộidung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thểthức quy định;

11. “Hồ sơ” là một tập tài liệu liên quan với nhauvề một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

12. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp tài liệuhình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức,cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;

13. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồntài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử;

14. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác địnhgiá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạtđộng của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

15. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giágiá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định củacơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảoquản và tài liệu hết giá trị;

16. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt độnglưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

17. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt độnglưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từLưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác;

Điều 3. Trách nhiệm đối vớicông tác văn thư, lưu trữ

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệmvụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức, xây dựng, ban hành Quy chế côngtác văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị mình và chỉ đạo thực hiện các chế độ, quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về côngtác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặcngười phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng)giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việcthực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức hướng dẫnnghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phảicó trách nhiệm tuân thủ đúng theo quy định này và các quy định khác của pháp luậtvề công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ củavăn thư, lưu trữ cơ quan

1. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộcUBND cấp tỉnh, cấp huyện và các tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện tùytheo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiệnhành về tổ chức bộ máy để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư,lưu trữ cho phù hợp.

2. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị,cá nhân sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền;

c) Giúp Chánh Văn phòng có trách nhiệm theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận dự thảo các văn bản đi từ các đơn vị,bộ phận trong cơ quan đã được người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trìnhbày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụngbản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quảnlý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,viên chức;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức vàcác loại con dấu khác.

3. Nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan

a) Giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức hướng dẫn việclập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

b) Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưuvào lưu trữ cơ quan;

c) Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị,thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong kho lưutrữ cơ quan, tổ chức;

đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưutrữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đểgiao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệuhết giá trị.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bốtrí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ là người đã được đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức khác phù hợp với công việc, bảo đảm tiêu chuẩnnghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định;cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy địnhcủa nhà nước.

Chương 2.

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5. Thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật của UBND cáccấp thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản.

2. Đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy địnhtại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Đối với văn bản chuyên ngành theo quy định củacơ quan quản lý chuyên ngành.

4. Đối với văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặccá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật vàthông lệ quốc tế.

Điều 6. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thuộcthẩm quyền ban hành của HĐND, UBND được thực hiện theo quy định của luật banhành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND và các văn bản khác có liênquan.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện nhưsau:

a) Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức,viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao chủ trìsoạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ khẩn, nơi nhậnvăn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứngđầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm theo các văn bản, tàiliệu có liên quan.

Điều 7. Duyệt bản thảo văn bản,sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền kýduyệt văn bản.

2. Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bảnđã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 8. Kiểm tra văn bản trướckhi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảovăn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứngđầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật, “ký nháy” vào cuối nội dung văn bản(sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

2. Chánh Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệmvề thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầucơ quan, tổ chức, trước pháp luật và phải “ký nháy” vào vị trí cuối cùng ở “Nơinhận”.

Điều 9. Ký văn bản

1. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủtrưởng thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các loại vănbản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấpphó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ tráchvà một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay phải chịutrách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể:

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổchức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảoluận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tậpthể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chứcvụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổchức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc cáclĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấn đền khác được thựchiện như quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Ký thừa ủy quyền: Trong trường hợp đặc biệt ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trongcơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà thuộc phạm vi mìnhphải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạntrong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyềnlại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu củacơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao choChánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh(TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thểtrong quy chế hoạt động hoặc trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơquan, tổ chức.

5. Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ,các bút có mực dễ phai.

Điều 10. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, saolục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư liên tịchsố 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính, đồng thời thực hiện đúng quy định sau:

a) Việc sao y bản chính, sao lục và trích sao văn bảndo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan tổ chức quyết định;

b) Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiệnđúng quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính;

c) Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơquan, tổ chức những ý kiến của lãnh đạo ghi bên lề văn bản, trường hợp các ý kiếnđó cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằngvăn bản hành chính.

3. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của bảnchính) không thực hiện theo quy định tại Điểm a, Điểm b Khoản 2 Điều này thì chỉcó giá trị thông tin, tham khảo.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 11. Nguyên tắc chung

1. Văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phảiđược quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là vănthư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăngký, phát hành và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việctiếp theo.

3. Văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phảiđăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải đượchoàn tất thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Điều 12. Trình tự quản lý vănbản đến

Trình tự quản lý văn bản đến thực hiện theo quy địnhtại Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 củaBộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến.

Điều 13. Trình tự quản lý vănbản đi

Trình tự quản lý văn bản đi thực hiện theo quy địnhtại Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật,khẩn.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

MỤC 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 14. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứngđầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnhđạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lývà sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao chocông chức, viên chức làm công tác văn thư trực tiếp quản lý và sử dụng. Công chức,viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trướclãnh đạo cơ quan việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện cácquy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc củacông chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chứcphải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và người được giao giữcon dấu phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phảiđược bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa đượcphép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

c) Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, công chức,viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổicon dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải kịp thờithông báo cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản và làm thủ tục cấplại con dấu;

3. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách hoặcsáp nhập thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện nộp con dấu cũ vàlàm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 15. Sử dụng con dấu

1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấuvào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản khi các vănbản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trêngiấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

4. Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theovăn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

5. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải củavăn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tốiđa 05 trang văn bản.

6. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏatốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy địnhtại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

MỤC 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒSƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 16. Lập Danh mục hồ sơ

1. Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồsơ và đơn vị hoặc người lập;

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;

2. Việc xây dựng Danh mục hồ sơ: Thực hiện theo Điều13 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quảnlý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 17. Nội dung việc lập hồsơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung lập hồ sơ công việc thực hiện theo quyđịnh tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 củaBộ Nội vụ. Cụ thể gồm các bước:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ;

c) Kết thúc hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệmvụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sựliên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việchay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tươngđối đồng đều.

Điều 18. Thời hạn, thành phầnhồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1.Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kếtthúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trìnhđược quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản;

c) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồsơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầucơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi choLưu trữ cơ quan.

Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cánhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữcơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ đểtheo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhângiữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợptrùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

3. Thủ tục nộp lưu

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 (hai) bản “Mục lụchồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 (hai) bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thực hiệntheo Phụ lục số XIV “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” thực hiện theo Phụ lụcsố XV ban hành kèm theo Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 19. Trách nhiệm đối vớiviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức: Chỉđạo xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:

a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình Thủ trưởng cơquan ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

c) Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc chỉ đạo,kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối vớicác đơn vị trực thuộc.

3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơquan, tổ chức.

a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơnvị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi côngviệc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vàoLưu trữ cơ quan.

c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cógiá trị vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần phải lập hồ sơnguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày.

b) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển côngtác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồsơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

5. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫnviệc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu;

b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễnthuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệuhết giá trị theo Quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Điều 20. Quản lý tài liệu lưutrữ của xã, phường, thị trấn

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củaHội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghềnghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy bannhân dân xã, phường, thị trấn.

2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dânxã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quyđịnh pháp luật về lưu trữ.

3. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấnthực hiện theo quy định tại Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nộivụ.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNHLÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 21. Thu thập hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thuthập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ,tài liệu cần thu thập;

3. Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bịhồ sơ, tài liệu giao nộp và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhậntài liệu;

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đốichiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế tài liệu và lập “Biênbản giao nhận tài liệu”.

Điều 22. Chỉnh lý tài liệu

1. Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải đượcchỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

2. Nguyên tắc chỉnh lý:

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sựhình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơđã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt độngcủa cơ quan.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

a) Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tàiliệu (bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn);

c) Hồ sơ, tài liệu được hệ thống hóa;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệutra cứu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụngtài liệu;

e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị đểlàm thủ tục tiêu hủy.

4. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tạiQuyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcvề việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000.

Điều 23. Xác định giá trị tàiliệu, thời hạn bảo quản tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được cácyêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tàiliệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra đểtiêu hủy.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu

Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xâydựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơ quan ban hành sau khi cóý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

a) Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạtđộng của UBND cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thànhtrong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

b) Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạtđộng của UBND cấp huyện thực hiện theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hìnhthành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Quyết định ban hànhbảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND các huyện, thành phố;

c) Thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quanchuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, các tổ chức kinh tếnhà nước cấp tỉnh, cấp huyện, UBND các xã, phường, thị trấn, các doanh nghiệpNhà nước thực hiện theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 củaBộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biếntrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

d) Thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan quảnlý chuyên ngành thực hiện theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.

Điều 24. Hội đồng xác định giátrị tài liệu của cơ quan, tổ chức

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lậpđể tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảoquản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu củaLưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứngđầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng gồm:

a) Đối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan:

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện:Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị (thuộc các cơ quan, tổchức) có tài liệu: Ủy viên;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác địnhgiá trị: Ủy viên;

- Người làm lưu trữ cơ quan: Thư ký Hội đồng.

b) Đối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

- Đại diện Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng các phòng chuyên môn, Giám đốc Trung tâmLưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Ủy viên;

- Người làm kho Lưu trữ Lịch sử: Thư ký Hội đồng

3. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giátrị tài liệu:

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét đối chiếu danhmục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, kiểm tra thựctế tài liệu (nếu cần);

b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tậpthể, kết luận theo đa số; Nội dung của cuộc họp được lập thành biên bản và có đầyđủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng, các ý kiến khác nhau phải được ghivào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan quyết định.

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản có giá trịpháp lý như nhau, 01 (một) bản lưu tại hồ sơ tiêu hủy tài liệu của cơ quan, tổchức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giátrị.

c) Sau khi họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu,người đứng đầu cơ quan quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệuđể giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quanđể giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và hoàn chỉnh hồ sơ, danh mục tài liệu hết giátrị gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra.

d) Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Điều 25. Hủy tài liệu hết giátrị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị:

a) Người đứng đầu cơ quan quyết định hủy tài liệu hếtgiá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữcác cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tàiliệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nướcvề lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mụccơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơquan của cơ quan cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cầnhủy.

b) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người đứng đầu cơquan quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

3. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có Quyết định bằng văn bản của người có thẩmquyền, việc hủy tài liệu được tiến hành theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa ngườiquản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu hết giá trị;

c) Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị: Bằng máy cắtgiấy; ngâm nước hoặc xé nhỏ hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế.

d) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hếtthông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trịtài liệu;

b) Danh mục tài liệu, tờ trình, bản thuyết minh tàiliệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu,văn bản thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến cơ quan cótài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩmquyền;

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quảntại cơ quan có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

6. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồsơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào.

MỤC 2. THU THẬP TÀI LIỆU VÀOLƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH LÀO CAI

Điều 26. Thu thập tài liệu vàoChi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thu thập tài liệulưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:

a) Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc Danh mục số1, Danh mục số 2 (theo Quyết định số 3559/QĐ-UBND ngày 25/11/2008 và Quyết địnhsố 3470/QĐ-UBND ngày 01/12/2010 của UBND tỉnh);

b) Các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộplưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

c) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;

d) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng,cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộplưu.

a) Giao nộp tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ,tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của UBND tỉnh;

b) Tài liệu giao nộp đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, hồsơ, tài liệu giao nộp được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

c) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độmật;

d) Giao nộp đầy đủ hộp (cặp) và công cụ tra cứu kèmtheo;

đ) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

3. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

a) Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnhban hành Quyết định thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm;

b) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếpnhận tài liệu;

c) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập “Biên bảngiao nhận hồ sơ, tài liệu”

4. Thủ tục giao nộp:

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giaonhận hồ sơ, tài liệu” được lập thành 03 (ba) bản theo mẫu thống nhất của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01(một) bản, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh giữ 02 (hai) bản và được lưu trữ vĩnhviễn tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

Điều 27. Thời hạn nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kếtthúc, cơ quan thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu cótrách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cácngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thờihạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mậthoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

3. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quảnvĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trongthời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ những tài liệu lưu trữ cầnthiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

Điều 28. Quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu diện nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộplưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.

Điều 29. Quản lý tài liệu lưutrữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể, tổ chứckinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổihình thức sở hữu hoặc phá sản

Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơquan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể, tổ chức kinh tế là doanh nghiệpnhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sảnthực hiện theo quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ.

MỤC 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔCHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 30. Thống kê tài liệu lưutrữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ, gồm: Thống kê tài liệulưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và công chức, viênchức làm công tác lưu trữ.

2. Cơ quan có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiệnchế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê hàng năm được tính từ ngày 01/01 đếnhết ngày 31/12 của năm.

3. Báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định củaBộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê cơ sở, báo cáo thống kê tổng hợp về côngtác văn thư, lưu trữ.

Điều 31. Bảo quản tài liệu lưutrữ

1. Nguyên tắc:

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữcơ quan do các công chức, viên chức các đơn vị tự bảo quản và phải đảm bảo antoàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu phảiđược giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ củacơ quan. Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cầnthiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệmchỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêuchuẩn quy định;

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ;phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưutrữ;

c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảoquản tài liệu lưu trữ;

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệulưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng,nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổchức vệ sinh kho tàng theo định kỳ;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặccó nguy cơ hư hỏng;

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối vớitài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm;

h) UBND xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ độclập trong trụ sở UBND cấp xã, có diện tích tối thiểu 20m2

3. Công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữchuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:

a) Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và củacơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ;

b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồsơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theoquy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;

c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu cótrong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 32. Đối tượng và thủ tụckhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệulưu trữ cơ quan:

a) Cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơquan đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ;

b) Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầuriêng chính đáng của mình.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ:

a) Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:

- Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sửphải có Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu. Trường hợp sử dụng để phụcvụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chứcnơi công tác;

b) Tại Lưu trữ các cơ quan, tổ chức:

- Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thểtrong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

- Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan có nhucầu khai thác, sử dụng, nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giớithiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan nơi công tác.

Chương 4.

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNGTÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI

Điều 33. Trách nhiệm quản lýnhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

1. UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về côngtác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

a) Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quảnlý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh.

b) Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có chức năng giúpGiám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về côngtác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh. Nhiệmvụ cụ thể của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh được quy định tại Quyết định số 40/2010/QĐ-UBND ngày 19/11/2010 của UBND tỉnh Lào Cai.

2. UBND các huyện, thành phố quản lý nhà nước vềcông tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, thành phố.

a) Phòng Nội vụ huyện, thành phố bố trí công chứcchuyên trách trong biên chế được giao giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chứcnăng tham mưu cho UBND huyện, thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư,lưu trữ của huyện, thành phố có nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ,quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổchức ở cấp huyện và cấp xã;

- Thực hiện báo cáo thống kê và văn thư, lưu trữtheo quy định của pháp luật;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tácthi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướngdẫn của Sở Nội vụ.

b) Công chức chuyên trách tại Phòng Nội vụ phải có đủtiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định củapháp luật.

3. UBND cấp xã quản lý nhà nước về công tác vănthư, lưu trữ trên địa bàn xã.

a) Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí công chứcVăn phòng - Thống kê kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ;

b) Người làm văn thư, lưu trữ cấp xã phải được đàotạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.

Điều 34. Kinh phí cho công tácvăn thư, lưu trữ

1. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ của cơquan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội được bố trí trong dựtoán ngân sách nhà nước hàng năm.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bốtrí kinh phí hàng năm dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ bao gồm:

a) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệunhư: Bìa hồ sơ, cặp (hộp), giá đựng tài liệu;

b) Chỉnh lý tài liệu;

c) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệulưu trữ;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giaocông nghệ văn thư, lưu trữ.

Điều 35. Khen thưởng

1. Các tập thể, cá nhân có thành tích trong côngtác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của nhà nước.

2. Kết quả hoàn thành thực hiện nhiệm vụ công tácvăn thư, lưu trữ là tiêu chí đánh giá, phân xếp loại cán bộ, công chức, viên chứcvà cơ quan, tổ chức hàng năm.

Điều 36. Xử lý vi phạm và khiếu nại tố cáo về vănthư, lưu trữ

1. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm cácquy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn chocông tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ viphạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đốivới các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc giảiquyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quyđịnh của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và các quy định pháp luật khác có liênquan.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 37. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp;Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Doanhnghiệp Nhà nước; các cơ quan, tổ chức liên quan căn cứ quy định hiện hành củaNhà nước và Quy định này chỉ đạo xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phùhợp tình hình và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức; thường xuyên chỉ đạo,kiểm tra việc thực hiện quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ tại cơ quan,đơn vị.

2. Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểmtra, đôn đốc các cấp, các ngành, doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh thựchiện nghiêm quy định này.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắccác cơ quan, tổ chức báo cáo về UBND tỉnh để chỉ đạo kịp thời./.