UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 44/2014/QĐ-UBND

Hà Nam, ngày 08 tháng 10 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUY ĐỊNH VIỆC TRAO ĐỔIVĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNHHÀ NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dânngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 củaChính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;

xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định việc trao đổi văn bản điện tửtrên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Hà Nam”.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành; Chủtịch Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịutrách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH





Mai Tiến Dũng

QUY ĐỊNH

VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊNMÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH HÀ NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày08 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam)

ChươngI

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này quy định việc gửi, nhận, lưu trữ, xử lý vănbản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh HàNam.

2. Các loại văn bản mật, thông tin mật hoặc cấm lưu hànhtheo quy định của pháp luật không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với các Sở, Ban, Ngành, Uỷ ban nhândân huyện, thành phố (gọi tắt là cơ quan nhà nước), cán bộ, công chức và các tổchức, cá nhân có trao đổi văn bản điện tử với cơ quan nhà nước.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản điện tử là văn bản được tạo ra, gửi đi, nhận vàlưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin đượccung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầngthông tin.

3. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử dựa trên công nghệmã khóa công khai.

Điều 4. Các dạng văn bản điện tử

1. Các tài liệu văn bản (có định dạng: *.txt, *.doc, *.docx,*.rtf, *.odt).

2. Các tài liệu bảng tính (có định dạng *.csv, *.xls,*.xlsx, *.ods).

3. Các tài liệu chỉ đọc (có định dạng *.pdf, *.odf).

4. Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành.

Điều 5. Nguyên tắc chung

1. Phông chữ tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử là bộmã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

2. Tất cả các văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan, đơn vịký và đóng dấu theo quy định thì văn bản điện tử tương ứng trao đổi trên môitrường mạng có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

3. Cơ quan nhà nước tham gia trao đổi văn bản điện tử phảithực hiện đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy địnhkhác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông,văn thư, lưu trữ.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cản trở hoặc ngăn cản trái phép quá trình truyền, gửi, nhậnvăn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

2. Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, huỷtrái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử được trao đổi.

3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tàikhoản điện tử, khoá mật mã, chứng thư số của người khác để gửi, nhận văn bản điệntử.

4. Trao đổi văn bản điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mậtquân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những thông tin bí mật khác do pháp luậtquy định.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Danh mục văn bản điện tử trao đổi trên môi trườngmạng

1. Văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử

a) Các loại văn bản đã được xác thực bằng chữ ký số.

b) Công văn: Trao đổi trong quá trình xử lý công việc, xin ýkiến đóng góp các dự thảo văn bản, đóng góp ý kiến, phổ biến văn bản quy phạmpháp luật, đăng ký lịch họp, đăng ký lịch làm việc; giấy mời, giấy triệu tập,tài liệu phục vụ họp.

c) Báo cáo: Tuần, tháng, quý, năm, định kỳ, đột xuất, chuyênđề, hội nghị, gửi lãnh đạo để biết.

d) Thông báo: Giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc, ýkiến kết luận của lãnh đạo; các bản sao văn bản, lịch công tác, chương trìnhcông tác.

2. Văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy.

Các loại văn bản không thuộc Khoản 1 Điều này, khi phát hànhvăn bản điện tử, phải gửi kèm văn bản giấy tương ứng nội dung văn bản điện tửđã được ban hành chính thức.

Điều 8. Phương thức trao đổi văn bản điện tử

1. Trao đổi qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

a) Cơ quan nhà nước phải sử dụng Hệ thống quản lý văn bản vàđiều hành để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quanvới nhau; không phải gửi kèm văn bản giấy.

b) Văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước có gửikèm văn bản giấy khi bên nhận yêu cầu gửi bổ sung bản giấy hoặc pháp luật cóquy định khác.

2. Trao đổi qua Hệ thống Thư điện tử hanam.gov.vn

a) Các cơ quan nhà nước sử dụng thư điện tử để trao đổi vớinhau các loại văn bản quy định dưới đây:

- Lịch công tác;

- Tài liệu phục vụ công việc;

- Tài liệu phục vụ các cuộc họp;

- Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.

b) Các cơ quan nhà nước không phát hành văn bản đi cho cáccơ quan nhà nước khác qua hệ thống thư điện tử.

c) Các cơ quan nhà nước sử dụng hệ thống thư điện tử để traođổi với tổ chức khác các loại văn bản quy định dưới đây:

- Công văn;

- Báo cáo;

- Thư mời;

- Tài liệu phục vụ công việc;

- Tài liệu phục vụ các cuộc họp;

- Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.

d) Cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổivăn bản dự thảo (trong trường hợp không cùng cơ quan) hoặc thư, tài liệu đểtrao đổi công việc; cung cấp thông tin về dịch vụ công để phục vụ các tổ chức,cá nhân; đối với trường hợp cùng cơ quan thì sử dụng Hệ thống quản lý văn bảnvà điều hành.

3. Đăng tải trên cổng thông tin điện tử

Cơ quan nhà nước phải đăng tải những văn bản sau đây trên cổngthông tin điện tử của cơ quan mình:

a) Văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo tổng hợp, thống kê vềngành, lĩnh vực quản lý, văn bản xin ý kiến, dự thảo văn bản cần xin ý kiến,tài liệu phục vụ cuộc họp và các thông tin khác theo quy định tại Điều 28 củaLuật Công nghệ thông tin.

b) Lịch công tác, chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo,cơ quan.

c) Quy định, quy chế và quy trình tiếp nhận văn bản điện tửtừ tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.

Điều 9. Xử lý văn bản điện tử trong trường hợp đặc biệt

Văn bản điện tử có thể được in ra và giải quyết như đối vớibản giấy thông thường trong thời gian cơ quan nhà nước chưa nhận được văn bảngiấy chính thức nếu đáp ứng tối thiểu một trong các điều kiện sau đây:

1. Phục vụ phòng, chống lụt, bão, hỏa hoạn, thiên tai, thảmhọa khác; phục vụ cấp cứu và phòng, chống dịch bệnh; phục vụ cứu nạn, cứu hộ;phục vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, phòng, chống tộiphạm.

2. Đã được bên gửi thông báo cho bên nhận bằng phương thứctruyền tin mà bên nhận có thể xác minh độ tin cậy của thông báo đó.

3. Để kịp thời xử lý văn bản theo thời hạn đã được pháp luậtquy định hoặc theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 10. Lưu trữ văn bản điện tử

1. Việc lưu trữ văn bản điện tử phải được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

2. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước khi được đưa vào hồsơ lưu trữ, hệ thống lưu trữ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Văn bản điện tử đó có thể được chuyển đổi sang dạng văn bảngiấy, nội dung được truy nhập và sử dụng được tham chiếu khi cần thiết.

b) Văn bản điện tử đó được lưu trữ theo một cách thức nhất địnhcho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận văn bản.

ChươngIII

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, CÁN BỘ,CÔNG CHỨC

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan nhà nước

1. Người đứng đầu cơ quan nhà nước phải gương mẫu khai thác,sử dụng và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị mình thực hiệnnghiêm túc việc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng.

2. Phân công bộ phận hoặc cán bộ phụ trách thường xuyên theodõi, hướng dẫn việc thực hiện trao đổi văn bản điện tử.

3. Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo kết quả thực hiện việc traođổi văn bản điện tử theo hướng dẫn, yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông đểtổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 12. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

1. Thực hiện nghiêm các quy định về việc sử dụng và trao đổivăn bản điện tử trong công việc.

2. Sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tiên miềnhanam.gov.vn được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc.

3. Chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụngcông nghệ thông tin nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức, hướngdẫn triển khai thực hiện Quy định này.

2. Chủ trì tham mưu triển khai ứng dụng chữ ký số trong traođổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong các cơ quan nhà nước; đảm bảo hạtầng kết nối giữa các cơ quan nhà nước ổn định, thông suốt, an toàn, bảo mật.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ triển khai đào tạo, tậphuấn cho cán bộ, công chức các cơ quan nhà nước về trao đổi văn bản điện tửtheo kế hoạch được duyệt.

4. Quản lý việc cung cấp dịch vụ liên quan đến trao đổi vănbản điện tử; quản lý phát triển hạ tầng công nghệ thông tin trong hoạt độngtrao đổi văn bản điện tử.

5. Thanh tra, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan nhà nước thực hiệnviệc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng.

6. Phối hợp với Sở Tài chính hướng dẫn các cơ quan thực hiệnđịnh mức chi đảm bảo điều kiện hoạt động hệ thống hạ tầng mạng chuyên duyêndùng, Internet; dịch vụ chữ ký số cho các cơ quan trong sử dụng văn bản điện tửtrên địa bàn tỉnh.

Điều14. Tráchnhiệm của Sở Nội vụ

1. Đề xuất, xây dựng các chính sách, quy định về lưu trữthông tin số của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác thi đuakhen thưởng trong việc trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhànước.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựngvà trình duyệt kế hoạch đào tạo, tập huấn cho cán bộ, công chức các cơ quan nhànước về trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

Bố trí kinh phí và hướng dẫn lập dự toán kinh phí tổ chức thựchiện theo Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản pháp luật có liên quan nhằm bảođảm duy trì, vận hành các hệ thống thông tin dùng chung được thường xuyên, liêntục.

ChươngIV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Các cơ quan nhà nước thực hiện tốt Quy định này được khenthưởng theo quy định hiện hành. Những cơ quan không nghiêm túc thực hiện trao đổivăn bản điện tử thì xem xét xử lý trách nhiệm người đứng đầu.

Điều 17. Điều khoản thi hành

1. Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dânhuyện, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này. SởThông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan định kỳbáo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện.

2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đềkhó khăn, vướng mắc, các cơ quan nhà nước phản ánh với Sở Thông tin và Truyềnthông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phùhợp./.