UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 4666/QĐ-UBND

Nghệ An, ngày 14 tháng 10 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CƠQUAN ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ, THỊ XÃ GIAI ĐOẠN 2016 - 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 26/5/2015;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệulưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìnđến năm 2030;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trìnhsố 245/TTr-SNV ngày 28/9/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan UBNDcác huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2016 - 2020 (có Đề án kèm theo).

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tàichính; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hànhQuyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Xuân Đại

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN CÁCHUYỆN, THÀNH, THỊ GIAI ĐOẠN 2016 - 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4666/QĐ-UBND ngày 14/10/2015 của Ủy ban nhândân tỉnh Nghệ An)

PhầnI

ĐẶT VẤN ĐỀ

I. SỰ CẦN THIẾT CỦAĐỀ ÁN

Tài liệu lưu trữ phản ánhmột cách trung thực và toàn diện sự phát triển của đất nước, địa phương. Đây lànguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá.

Trong thời gian qua, cácngành, các cấp đã quan tâm trong việc thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, quađó góp phần gìn giữ và thúc đẩy hoạt động lưu trữ ngày càng vững mạnh, nâng caohiệu quả hoạt động quản lý của nền hành chính nhà nước góp phần đẩy mạnh côngtác cải cách hành chính. Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộngsản Việt Nam đã đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ”; Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lýtài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”.

Tài liệu các Phông thuộcLưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An được hình thành trong quá trình hoạt động và pháttriển của các cơ quan, tổ chức và đã tồn tại qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây làkhối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chínhtrị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh ta. Thực tế số tài liệu này được nộp lưuvề Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ của cơ quan chưa nhiều, hầu hết còn tồn đọngtại các phòng chuyên môn, chưa được sắp xếp, phân loại khoa học, tình trạngthất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra... gây thiệt hại về tài sản, tổnthất về kinh tế.

Theo Đề án quy hoạch ngànhvăn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An, dự báo số tài liệu đến năm 2020 toàn tỉnh NghệAn sẽ tăng khoảng 19.493 mét giá (trong đó tài liệu của các Sở, ban, ngành có6.496 mét; huyện, thành, thị có 10.117 mét; xã, phường, thị trấn có 2880 mét).Như vậy, trong những năm tới số tài liệu tồn đọng tích đống, chưa được chỉnh lýtại các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng thêm, đặc biệt là các cơ quan cấphuyện, nếu không nhanh chóng đưa ra những biện pháp tích cực giải quyết dứt điểmnguồn tài liệu này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, điều hành, thực hiệnbảo quản, thống kê theo quy định của Luật lưu trữ, không phát huy được giá trịcủa tài liệu lưu trữ và quan trọng hơn là gây hệ quả tài liệu tồn đọng, tíchđống tiếp tục gia tăng, ngày càng hư hỏng nặng theo thời gian. Vì vậy, cần thựchiện có hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong quy hoạch ngành văn thư,lưu trữ. Đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị trênđịa bàn tỉnh, phấn đấu đến năm 2020 “có 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học,đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng”.

Đối với tài liệu của cácSở, ban, ngành cấp tỉnh, thực hiện Quyết định 500/QĐ-UBND ngày 28/02/2011 củaUBND tỉnh, Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đã hướng dẫn triểnkhai và giải quyết cơ bản về tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống cho 15 cơquan, đơn vị.

Đối với tài liệu của UBNDcác huyện, thành, thị, hầu hết hiện nay đang gặp khó khăn trong việc thu thập,sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhìn chung các cơ quan chưa quan tâm dànhnguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này; chưa có định hướng,lộ trình thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạncụ thể. Vì vậy, tài liệu chủ yếu trong tình trạng tồn đọng, tích đống, bó góiquá lớn; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ cònhạn chế; bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, tàiliệu không phát huy giá trị sử dụng. Việc chỉnh lý khoa học tài liệu cần phảiđược giải quyết.

Căn cứ cơ sở pháp lý vàxuất phát từ tình hình thực tiễn, việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoahọc tài liệu tồn đọng tại cơ quan UBND các huyện, thành phố, thị xã (sau đâygọi chung là các cơ quan cấp huyện) là hết sức cần thiết.

II. CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Luật Lưu trữ ngày11/11/2011.

2. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huygiá trị tài liệu lưu trữ.

3. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

4. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tàiliệu giấy.

5. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giáchỉnh lý tài liệu giấy.

6. Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm2020, tầm nhìn đến năm 2030.

7. Quyết định số 6263/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 của UBND tỉnh Nghệ An về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưutrữ trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

8. Quyết định số 4248/QĐ-UBND ngày 30/9/2014 của UBND tỉnh về phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnhNghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

III. THỰC TRẠNG TÀILIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ, THỊ XÃ

1. Thực trạng

Trong thời gian qua, mộtsố huyện đã quan tâm bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng như các huyện:Hưng Nguyên, Nam Đàn, Thanh Chương, Anh Sơn, Tương Dương, Quế Phong, Quỳ Hợp,Nghĩa Đàn, Yên Thành, Diễn Châu. Tuy nhiên nguồn kinh phí cấp chỉ đáp ứng đượcmột phần rất ít so với khối lượng tài liệu cần chỉnh lý, vì vậy tình trạng tàiliệu tích đống vẫn tiếp diễn và liên tục gia tăng. Số tài liệu này nếu khôngthu thập và chỉnh lý kịp thời sẽ bị xuống cấp hư hỏng, đồng thời đang chiếm mộtdiện tích khá lớn tại các phòng làm việc của các cơ quan, tổ chức.

Phần lớn tài liệu vẫn đangtrong tình trạng bó gói, tích đống và được bảo quản tại các phòng chuyên môn,chưa thu thập, chỉnh lý đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công việc củacông chức, viên chức. Nguồn tài liệu này được hình thành trong quá trình giảiquyết và thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan trên các lĩnh vực: kinhtế, văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghiệp… tấtcả được phản ánh đầy đủ trong tài liệu lưu trữ. Không chỉ vậy, hàng năm số lượngtài liệu mới phát sinh ngày càng nhiều. Số tài liệu này được bảo quản ở nhữngkho tạm, trên tầng áp mái, nóc tủ, gầm cầu thang, kể cả các ô cửa sổ với diệntích chật hẹp, thiếu các trang thiết bị bảo quản, cùng với những tác động hàngngày từ môi trường, nắng nóng, ẩm thấp, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêucầu, đã và đang làm cho tài liệu xuống cấp trầm trọng, một số tài liệu bị ráchthủng, mối xông, giòn, mục, mờ chữ, mất chữ, bị oxy hoá dẫn đến mất máttài liệu ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan, đơn vị trong quá trình khaithác và nghiên cứu, tài liệu lưu trữ cơ quan không phát huy được giá trị sửdụng.

Qua khảo sát thực tế nguồntài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý tại 21 cơ quan UBND các huyện,thành, thị, tính đến thời điểm tháng 12/2014 trở về trước có 8.504 mét. Một sốđơn vị có số lượng tài liệu tồn đọng nhiều như: thành phố Vinh 800 mét, huyệnThanh Chương 697 mét, huyện Yên Thành 675 mét, huyện Hưng Nguyên 646 mét, huyệnKỳ Sơn 563 mét,… Số lượng trên được khảo sát tại tất cả các phòng chuyên viên;tuy nhiên để giảm chi phí chỉnh lý, yêu cầu tài liệu trước lúc đưa ra chỉnh lýkhoa học đối với khối tài liệu rời lẻ các phòng phải tự lọc bớt để loại bỏtrùng thừa, vì vậy dự kiến thực tế số lượng tài liệu phải giao nộp để thực hiệnchỉnh lý ước khoảng 70% so với số lượng đã khảo sát.

(Chi tiết tại Phụ lụckèm theo).

2. Nguyên nhân chủ yếu tác động đến tình trạngtài liệu tích đống, bó gói

- Do nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tàiliệu lưu trữ còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ;trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xử lý vi phạm trong công tác này;

- Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị chưa quan tâmđúng mức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động củađơn vị;

- Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác lưu trữ còn cómột bộ phận chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hoạt độngkiêm nhiệm nên không có thời gian thực hiện các nghiệp vụ về bảo quản, chỉnh lý tài liệu; việc bố trí cán bộ làmcông tác này thiếu ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao;

- Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư,lưu trữ chưa thường xuyên;

- Một số đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu nhưngkhông chỉ đạo quyết liệt việc giao nộp tài liệu nên dẫn đến tình trạng “có chừngnào làm chừng đó” mà không chú ý đến vấn đề “thiếu đủ” của phông;

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưađược quan tâm đầu tư đúng mức, đa phần tài liệu lưu trữ của các cơ quan,đơn vị phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không đủ các trangthiết bị bảo quản tối thiểu theo quy định. Kinh phí dành cho hoạt động này cònhạn chế, chưa được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúngquy định tại Điều 39 Luật lưu trữ;

- Từ những năm 1990 đến nay cùng với sự phát triểnnhanh chóng của nền kinh tế với những thành tựu về khoa học công nghệ, các loạimáy móc cũng như phương tiện sao in ngày càng hiện đại, nhiều cơ quan, đơn vịđã lạm dụng máy móc để sao, in khiến lượng văn bản trùng thừa trong các cơ quangia tăng nhanh chóng, khiến lượng tài liệu tích đống ngày càng nhiều;

- Thời tiết diễn biến bất thường, nắng nóng nhiều,mưa bão thường xuyên, độ ẩm cao đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc bảo quản tàiliệu lưu trữ.

PhầnII

MỤC TIÊU,YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

Tạo sự chuyển biến trongthực hiện Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm2020, tầm nhìn đến năm 2030. Đến năm 2020 có 80% tài liệu được chỉnh lý khoahọc và đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng, phục vụkịp thời cho công tác tra cứu góp phần vào hoạt động xây dựng và phát triểnkinh tế xã hội của tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

- Tập trung chỉ đạo nhằmgiải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan cấp huyệntrên địa bàn tỉnh. Phấn đấu đến hết năm 2020 cơ bản không còn tài liệu tồnđọng, tích đống tại các cơ quan UBND cấp huyện;

- Tổ chức chỉnh lý khoahọc tài liệu, đồng thời tiến hành lựa chọn, đưa vào bảo quản an toàn để nângtuổi thọ tài liệu phục vụ việc khai thác, sử dụng;

- Lập danh mục các loạitài liệu: tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằmquản lý khoa học và bảo đảm bí mật nhà nước;

- Từng bước xây dựng, hoànthiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựucủa khoa học công nghệ có hiệu quả, hệ thống cơ sở dữ liệu, số hoá tài liệu, hồsơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thiết thực, phục vụ đắc lực chocông tác nghiên cứu;

- Loại bỏ tài liệu hếtgiá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị; đồng thời làmthủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành;

- Hình thành tư duy vàphương pháp quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học, yêu cầu cán bộ, công chức,viên chức phải lập hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưutrữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định.

II. YÊU CẦU

1. Trong quá trình thựchiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung củacác cơ quan, tổ chức.

2. Việc chỉnh lý hồ sơ,tài liệu lưu trữ đưa vào bảo quản và khai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộccủa các cơ quan cấp huyện khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Khi chỉnh lý tài liệulưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé lẻ phông lưutrữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

4. Tài liệu sau khi chỉnhlý phải đảm bảo các yêu cầu:

- Được phân loại theo nguyêntắc nghiệp vụ;

- Được xác định thời hạnbảo quản;

- Hồ sơ được hoàn thiệnvà hệ thống hóa;

- Có mục lục hồ sơ và Danhmục tài liệu hết giá trị.

5. Tài liệu lưu trữ phảiđược bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêuchuẩn ngành, có mục lục hồ sơ.

6. Tất cả các tài liệusau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định đểquản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và côngdân.

III. GIẢI PHÁP

1. Đẩy mạnh công tác tuyêntruyền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và nhữngngười làm công tác lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công táclưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việcchỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Các ngành, các cấp quantâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưutrữ của cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

3. Thực hiện nghiêm túcviệc giao nộp tài liệu để chỉnh lý, mức độ thiếu đủ của phông, tránh tình trạng“có tài liệu gì thì chỉnh lý tài liệu đó”.

4. Các phòng chuyên môncần lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình (bảnnháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí…) nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc,giảm khối lượng tài liệu tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiệnchỉnh lý.

5. Bố trí lực lượng cánbộ, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để thực hiện chỉnh lýbao gồm: viên chức của Chi cục, cán bộ VTLT tại các đơn vị và nhân công thuêngoài (nếu cần); ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năngthực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước;

6. Thông qua việc chỉnhlý tài liệu kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn để nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức đang đảm nhiệmcông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

7. Kiên quyết chỉ đạo nghiêmtúc việc lập hồ sơ công việc, nhất là việc hình thành tư duy và phương pháp bảoquản và nộp lưu hồ sơ tài liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành, đưanội dung này vào tiêu chí xét thi đua hàng năm. Đồng thời nghiên cứu áp dụng hệthống quản lý TCVN ISO vào công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng quy trình“Quản lý hồ sơ, tài liệu”.

8. Tăng cường ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác lưu trữ kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữnhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của độcgiả.

9. Xác định trọng tâm,trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiếtkiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thựctiễn và giá trị lịch sử.

PhầnIII

TỔ CHỨC THỰCHIỆN

I. PHẠM VI THỰC HIỆN

1. Phạm vi thực hiệnĐề án

Bao gồm tài liệu tồn đọngđược hình thành trong quá trình hoạt động tại Văn phòng HĐND - UBND, các phòng,ban thuộc cơ quan UBND huyện, thành, thị và kho lưu trữ huyện, thành, thị.

2. Thời gian thực hiện:Từ năm 2016 - 2020.

Thời gian của tài liệuđưa ra chỉnh lý tính từ thời điểm thực hiện trở về trước.

Với khối lượng tài liệutương đối lớn 6.188 mét giá/21 cơ quan được thực hiện trong thời gian 5 năm, dựkiến kế hoạch mỗi năm thực hiện chỉnh lý 1.238 mét. Căn cứ vào khả năng đáp ứngkinh phí, các cơ quan, đơn vị liên quan chủ động bố trí kinh phí để thực hiệnĐề án.

Trong trường hợp cùng thờiđiểm nếu có nhiều cơ quan triển khai thì Đề án ưu tiên xử lý tài liệu các phôngcó số lượng tài liệu tích đống quá nhiều mà hiện tại không có nơi để bảo quản,tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp trầm trọng.

3. Nhân lực thực hiện

Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cụcVăn thư - Lưu trữ trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Cơ sở xây dựng dựtoán kinh phí thực hiện

- Căn cứ vào Nghị địnhsố 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 về việc Quy định mức l­ương tối thiểu chung;

- Thực hiện theo Thôngtư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế, kỹthuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lýtài liệu giấy.

2. Nguồn kinh phí thựchiện đề án

a) Dự kiến kinh phí:

Tổng số tài liệu dự kiếnchỉnh lý là 6.189 mét

Dự kiến kinh phí để thựchiện là 42.978 triệu đồng.

b) Về nguồn kinh phíthực hiện:

- Căn cứ vào thực tế khảnăng đáp ứng về nguồn ngân sách để xem xét việc hỗ trợ từ nguồn ngân sách tỉnh,cụ thể như sau:

+ Tối đa 50% kinh phí chocác huyện miền núi vùng cao gồm các huyện: Con Cuông, Tương Dương, Kỳ Sơn, QuếPhong, Quỳ Châu;

+ Tối đa 30% kinh phí cho5 huyện miền núi còn lại gồm các huyện: Thanh Chương, Anh Sơn, Tân Kỳ, NghĩaĐàn, Quỳ Hợp;

+ Tối đa 10% kinh phí chothành phố Vinh, thị xã Hoàng Mai, thị xã Thái Hòa và thị xã Cửa Lò;

+ Tối đa 20% kinh phí chocác huyện miền xuôi còn lại.

- Phần còn lại do ngânsách huyện, thành phố, thị xã tự đảm bảo theo phân cấp ngân sách và huy động nguồnvốn hợp pháp khác (nếu có).

c) Lập dự toán, quản lývà sử dụng nguồn kinh phí:

- Đối với kinh phí do ngânsách huyện tự đảm bảo: Hàng năm, UBND các huyện, thành phố, thị xã phối hợp vớiChi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh căn cứ số lượng tài liệu thực tế cần chỉnh lý đểlập dự toán kinh phí và bố trí trong phạm vi dự toán ngân sách chi thường xuyêncủa đơn vị;

- Đối với kinh phí do ngânsách tỉnh hỗ trợ: Hàng năm cùng thời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước,căn cứ vào số lượng tài liệu cần chỉnh lý của năm sau, các huyện, thành phố,thị xã lập dự toán gửi Sở Tài chính. Trên cơ sở dự toán UBND các huyện, thànhphố, thị xã lập (sau khi có ý kiến thống nhất của Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh) và khả năng cân đối ngân sách hàng năm, Sở Tài chính tổng hợp cân đối chungvào dự toán ngân sách tỉnh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBND tỉnhtrình HĐND tỉnh xem xét, quyết định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) triển khai thực hiện các nhiệm vụsau:

- Hướng dẫn, đôn đốc cáccơ quan chủ động lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để thực hiệnchỉnh lý tài liệu theo Đề án;

- Phối hợp với các cơ quanliên quan để thực hiện việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ;

- Trường hợp các tổ chức,cá nhân có chức năng chỉnh lý tài liệu theo quy định của Nhà nước thì Chi cụclà đơn vị giám sát chất lượng, số lượng tài liệu trước và sau khi chỉnh lý;

- Thẩm định tài liệu hếtgiá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy theo quyđịnh hiện hành;

- Hướng dẫn việc bốtrí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồsơ, tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý;

- Hàng năm báo cáo kếtquả thực hiện Đề án về UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình, kếtquả chỉnh lý.

2. Sở Tài chính

- Căn cứ hồ sơ triển khaithực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo Đề án của các huyện, thành phố, thị xã,thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp phần kinh phí ngân sách tỉnhhỗ trợ cho các huyện, thành phố, thị xã theo tỷ lệ quy định;

- Cấp phát kinh phí ngânsách tỉnh hỗ trợ, hướng dẫn các huyện thực hiện quản lý và quyết toán kinh phítheo đúng quy định hiện hành.

3. UBND các huyện, thànhphố, thị xã

- Cân đối ngân sách huyệnvà huy động nguồn hợp pháp khác (nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mụctiêu của Đề án này;

- Phối hợp với Chi cụcVăn thư - Lưu trữ để xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý;

- Bố trí kho tàng, giáđựng tài liệu và thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý.Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy trình;

- Không để tình trạng tàiliệu tích đống, bó gói diễn ra sau khi đã chỉnh lý. Các cơ quan vi phạm sẽ chịutrách nhiệm trước UBND tỉnh;

- Chỉ đạo việc thực hiệnrà soát, lựa chọn hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình để giao nộpchỉnh lý, đồng thời thực hiện sàng lọc loại bỏ các loại tài liệu như: bản nháp,bản trùng, sách, báo, tạp chí… nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnhlý.

4. Các tổ chức, cá nhânthực hiện chỉnh lý tài liệu

- Chi cục Văn thư - Lưutrữ tỉnh là cơ quan chủ trì hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai thực hiện Đề án nàyvà bố trí nhân lực thực hiện theo đúng quy định hiện hành;

- Do đặc thù tài liệu lưutrữ liên quan đến bí mật nhà nước nên việc chỉnh lý tài liệu tại các địa phươngkhi lựa chọn các tổ chức cá nhân để thực hiện chỉnh lý phải đảm bảo tính bảomật thông tin về hồ sơ, tài liệu.

Trên đây là nội dung củaĐề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan UBND các huyện, thành phố, thị xãgiai đoạn 2016 - 2020. Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh,vướng mắc, các cơ quan báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh./.

PHỤ LỤC

THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CƠQUAN UBND CÁC HUYỆN, THÀNH, THỊ

TT

Tên cơ quan, đơn vị

Khối lượng tài liệu (mét)

Tổng số (=4+5)

Sơ bộ

Y/c sàng lọc TL rời lẻ trước lúc c/lý giảm còn 70%

Rời lẻ

1

UBND huyện Kỳ Sơn

409

50

359

513

2

UBND huyện Quế Phong

227

31

196

280

3

UBND huyện Quỳ Châu

221

25

196

280

4

UBND huyện Con Cuông

307

41

266

380

5

UBND huyện Tương Dương

103

19

84

120

6

UBND huyện Quỳ Hợp

166

15

150

215

7

UBND huyện Tân Kỳ

306

40

266

380

8

UBND huyện Anh Sơn

147

15

132

189

9

UBND huyện Thanh Chương

508

67

441

630

10

UBND huyện Nghĩa Đàn

166

26

140

200

11

UBND huyện Nghi Lộc

341

50

290

415

12

UBND huyện Diễn Châu

93

20

73

104

13

UBND huyện Yên Thành

491

60

430

615

14

UBND huyện Quỳnh Lưu

375

25

350

500

15

UBND huyện Hưng Nguyên

461

30

431

616

16

UBND huyện Nam Đàn

366

23

343

490

17

UBND huyện Đô Lương

472

120

351

502

18

UBND thành phố Vinh

572

40

532

760

19

UBND thị xã Thái Hoà

245

35

210

300

20

UBND thị xã Cửa Lò

142

30

112

160

21

UBND thị xã Hoàng Mai

72

23

49

70

Tổng cộng

6.189

785

5.404