ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH PHƯỚC

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 47/2013/QĐ-UBND

Đồng Xoài, ngày 08 tháng 11 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBNDngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03/12/2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chínhphủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định s 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nộivụ tại Tờ trình số 1596/TTr-SNV ngày 29/10/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Banhành kèm theo Quyết định này Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh BìnhPhước.

Điều 2.Quyếtđịnh này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết địnhsố 14/2009/QĐ-UBND ngày 16/4/2009 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác lưutrữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

Điều 3. ChánhVăn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ chứctỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấnvà Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./.

Nơi nhận:- VP. Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục KTVB - Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT HĐND t
nh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- CT, PCT;
- Như Điều 3;
- S
Tư pháp;
- S
Nội vụ;
- Trung tâm Tin học - Công báo tỉnh;
- LĐVP, P.NC-NgV;
- Lưu: VT(T-QD234-
1/11).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Trăm

QUY ĐỊNH

CÔNGTÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định s
ố 47/ 2013/QĐ-UBND ngày28 tháng 11 năm 2013 của UBND tỉnh)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng ápdụng

1. Quy định này quy định về hoạt độnglưu trữ và quản lý công tác lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cánhân trong hoạt động lưu trữ.

2. Đối tượng áp dụng: Cơ quan nhànước, tổ chức chính trị - xã hội - nghnghiệp, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vịsự nghiệp công lập, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổchức) và cá nhân.

Điều 2. Yêu cầu chung về tài liệulưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của địa phương làdi sản văn hóa thuộc một phần Phông lưu trữ quốc gia, không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái pháp luật.

2. Tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được chỉnh lý, thống kêvà bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó và đảm bảonguyên tắc không được phân tán phông lưu trữ.

Điều 3. Hệ thống lưu trữ tỉnh Bình Phước

1. Lưu trữ lịch sử: Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh.

2. Lưu trữ cơ quan: Lưu trữ tại cáccơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sửtỉnh và lưu trữ tại UBND các xã, phường, thị trấn.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

1. Công tác lưu trữ bao gồm toàn bộ các quy trình quản lýnhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bsung,bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt độngca cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

3. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệulưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảoquản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vậtmang tin.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam baogồm Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

4. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoahọc, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

5. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơquan, tổ chức.

6. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trđối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếpnhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

7. Hồ sơ làmột tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đốitượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức, cá nhân.

8. Lập hồ sơlà việc tập hợp, sp xếp tàiliệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổchức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

9. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu cógiá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

10. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụtra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

11. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp,tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệucó giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giátrị.

Điều 5. Người làm lưu trữ

1. Người làm lưu trữ ở các cơ quannhà nước, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xãhội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp cônglập, đơn vị vũ trang nhân dân phải có đủ các tiêu chuntheo quy định của pháp luật; được đào tạo, bi dưỡng vềchuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với côngviệc; được hưởng chế độ, quyn lợi vàhưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của phápluật.

2. Người làm lưu trữ không thuộc cáctrường hợp quy định tại Khoản 1 Điunày phải được đào tạo, bồi dưng về chuyên môn, nghiệp vụlưu trữ và kiến thức cn thiết khácphù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyn lợi của người lao động làm việc trong các tổ chức đó.

3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưutrữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cầnthiết khác phù hợp với công việc.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nướctrong công tác lưu trữ

Mọi hoạt động trong phạm vi công táclưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định ca pháp luật hiện hành v chế độbảo vệ bí mật nhà nước.

Chương 2.

THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Mục 1. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơquan

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổchức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giátrị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổchức hủy tài liệu hết giá trị theoquyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Điều 8. Thu thập, nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan gồm nhng hồ sơ, tài liệu được nh thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hàng năm.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngàycông việc kết thúc;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

3. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu quy định tại Khoản 2 Điều này để phục vụ công vic,thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồsơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.

Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu củađơn vị cá nhân không quá 02 năm, ktừ ngày đến hạn nộplưu.

Điều 9. Thu thập, nộp lưu tài liệuvào Lưu trữ lịch sử

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệmvụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan,tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định.

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưutrữ lịch sử:

a) Trong thời hạn 10 năm, ktừ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộplưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữlịch sử tỉnh.

b) Thời hạn nộp lưu tài liệu có giátrị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử của ngành Côngan, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác: Thực hiện theo quyđịnh tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ.

Điều 10. Trách nhiệm giao, nhậntài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trlịchsử tỉnh có trách nhiệm sau đây:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giaonộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải lập Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu.

b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấuchỉ các mức độ mật;

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tracứu vào Lưu trữ lịch sđúng thời hạn quy định.

d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giaonộp;

e) Tài liệu sau khi chỉnh lý chưa đạtyêu cầu theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy định này thì cơ quan, tổ chứcgiao nộp tài liệu phải chịu trách nhiệm chỉnh lý lại. Trường hợp cơ quan, tổchức không tự chỉnh lý được thì hợp đng với Lưu trữ lịch sử để chỉnh lý và phải trả kinh phí chỉnh lý theo quy định.

2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổchức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vàBiên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giaonộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnhviễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 11. Chỉnh lý tài liệu

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảođảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Được phân loại theo nguyên tắcnghiệp vụ lưu trữ;

b) Được xác định thời hạn bảo quản;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thốnghóa;

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệutra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 12. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảođảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu đượcthực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệuhọc.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cánhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian vàđịa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

Điều 13. Hội đồng xác định giá trịtài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệuđược thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xácđịnh thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựachọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử vàloại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết địnhthành lập, thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổchức là Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tàiliệu là ủy viên;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tàiliệu cn xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệuthảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khácnhau phải được ghi vào Biên bản cuộc họp để trình người đứng đu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồngxác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạnbảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọntài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tàiliệu hết giá trị theo quy định tại Điều 14 Quy định này.

Điều 14. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệuhết giá trị

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chứcquyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tạiLưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệuhết giá trị

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức thuộcDanh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đềnghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưutrữ cùng cấp thm định tài liệu hết giá trị cn hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghịLưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tàiliệu hết giá trị cn hủy.

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hộiđồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp,người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệuhết giá trị.

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm traxác định giá trị tài liệu, người đứng đu cơ quan thựchiện nhiệm vụ quản lý nhà nước vlưutrữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưutrữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trịtài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưutrữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phảibảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lậpthành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồmcó:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị, Tờtrình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giátrị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giátrị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ýkiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến củacơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định hủy tài liệu hết giátrị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trịphải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kểtừ ngày hủy tài liệu.

Chương 3.

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 15. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưutrữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kêhằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31tháng 12.

2. Thống kê lưu trữ được thực hiệntheo quy định sau:

a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợpsố liệu và báo cáo Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

b) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấpxã tổng hợp số liệu và báo cáo UBND cấp huyện thông qua Phòng Nội vụ.

c) Phòng Nội vụ các huyện, thị xãtổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tham mưu UBND cấphuyện báo cáo Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

d) Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưutrữ) tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh,UBND cấp huyện và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Kho lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ sổsách thống kê tài liệu lưu trữ, phần mềm tin học hoặc công cụ để phục vụ choviệc tra tìm tài liệu lưu trữ.

Điều 16. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chứctỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưutrữ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệulưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuậtnghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: xâydựng kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

b) Thực hiện các biện pháp phòng,chống cháy, n; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảomật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹthuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sángphù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng,chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữbị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

f) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệulưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

3. Trường hợp tổ chức không sử dụngngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu thì được kýgửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải trả phí theo quy định của phápluật.

Điều 17. Quản lý tài liệu lưu trữquý, hiếm

1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tàiliệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:

a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng,chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quantrọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;

b) Được hình thành trong hoàn cảnhlịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;

c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.

2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm khôngphân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lýnhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn đđăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế gii.

3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phảiđược kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo him và sử dụngtheo chế độ đặc biệt.

Điều 18. Quản lý tài liệu lưu trữđiện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động ca cơ quan, tổ chức, cánhân được lựa chọn đlưu trữ hoặc được shóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trđiện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảmtính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; đượcbảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng bit.

3. Tài liệu được số hóa từ tài liệulưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã đượcsố hóa.

4. Việc qun lýtài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn

1. Tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổchức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tạiVăn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủyban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệpvụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quynlợi theo quy định của pháp luật.

2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cónhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu, chỉnh lý, thng kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật vlưu trữ.

Điều 20. Quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệunộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Tài liệu lưu trữ được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệunộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơquan.

Điều 21. Quản lý tài liệu lưu trtrong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể;tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyểnđổi hình thức s hữu hoặc phá sản

Cơ quan, tổ chức chia, tách, sápnhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập,giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tàiliệu theo quy định sau đây:

1. Tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý,thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;

2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết địnhchia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sápnhập, giải th, chuyển đổi hình thứcsở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệpphải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quyđịnh;

3. Tài liệu lưu trữ sau khi đượcchỉnh lý được quản lý như sau:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giaonộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức, doanh nghiệp không thuộc ngun nộp lưu vào Lưu trữlịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mớitiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải th, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơquan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩmquyền.

Mục 2. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆULƯU TRỮ

Điều 22. Quyền và nghĩa vụ của cơquan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyềnsử dụng tài liệu lưu trữ đphục vụcông tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sửdụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tàiliệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tínhnguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhànước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữtheo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơquan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định kháccủa pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưutrữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệulưu trữ đang trực tiếp quản lý.

b) Hằng năm rà soát, thông báo tàiliệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã đượcgiải mật.

Điều 23. Các hình thức tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc củaLưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trênphương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưutrữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trongcông trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứngthực lưu trữ.

Điều 24.Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưutr cơ quan

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức được sử dụng để phục vụ nhu cu công tác của cán bộ,công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và các nhu cầu riêng chínhđáng.

b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức căn cứvào quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, quy định việcsử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan,tổ chức mình.

2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưutrữ lịch sử tỉnh

a) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịchsử tỉnh được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sửdụng và Danh mục tài liệu có đóng du chỉ các mức độ mật.

b) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử tỉnh nếu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Giy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giy giới thiệu hoặc văn bản đnghị ghi rõ mục đích nghiêncứu ca cơ quan, tổ chức nơi công tác.

Điều 25. Sao tài liệu lưu trữ, chng thực lưu trữ

1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưutrữ lịch sử thực hiện.

Người có thẩm quyền cho phép sử dụngtài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận củacơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tàiliệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.

Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử saotài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản saotài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

3. Người được cấp bản sao tài liệulưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bảnchứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốctrong các quan hệ, giao dịch.

Điều 26. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải cóNội quy phòng đọc.

2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nộidung cần quy định như sau:

a) Thời gian phục vụ độc giả;

b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trìnhkhi đến khai thác tài liệu;

c) Những vật dụng được và không đượcmang vào phòng đọc;

d) Quy định độc giả phải thực hiệncác thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướngdẫn của nhân viên phòng đọc;

đ) Độc giả không được tự ý sao, chụpảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưađược phép;

e) Ngoài các quy định trên, độc giả cn thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định vsử dụng tài liệu;Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức;

3. Công chức, viên chức lưu trữ cơquan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăngký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệulưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

Chương 4.

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 27. Trách nhiệm quản lý, thựchiện công tác lưu trữ

1. Ủy ban nhân dân tỉnh

a) Thống nhất quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

b) Quyết định và phê duyệt các đề án,chương trình, kế hoạch phát trin công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

c) Ban hành, hướng dẫn và kiểm traviệc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổchức trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Nội vụ

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thựchiện việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh

b) Xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác lưu trữ trình UBND tỉnh phê duyệt;

c) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn,nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đốivới các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổchức thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy bannhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tàiliệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

a) Trong phạm vi quyền hạn được giao cótrách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định vềcông tác lưu trữ

b) Tổ chức thực hiện công tác lưu trữcơ quan và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của phápluật.

c) Bố trí kinh phí thực hiện công táclưu trữ.

5. UBND các huyện, thị xã

a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kếhoạch phát triển công tác lưu trữ ở địa phương.

b) Hướng dẫn, kiểm tra các phòng, banchuyên môn, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bànhuyện chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về côngtác lưu trữ.

6. Cán bộ, công chức, viên chức trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phảithực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 28. Kinh phí đầu tư cho hoạtđộng lưu tr

1. Ngân sách nhà nước

Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơquan, tổ chức được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sửdụng vào các công việc sau đây:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảoquản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý,hiếm;

d) Chỉnh lý tài liệu;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuậtbảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tàiliệu lưu trữ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học vàchuyển giao công nghệ lưu trữ;

i) Những hoạt động khác phục vụ hiệnđại hóa công tác lưu trữ.

2. Tài trợ của các tchức; cá nhân trong và ngoài nước.

Chương 5.

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 29. Khen thưởng

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thànhtích trong việc thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu lưutrữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu có giá trị, tàiliệu đặc biệt quý hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được xem xét đề nghị khen thưởngtheo quy định.

2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ côngtác lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào tiêu chí bình xét thiđua, khen thưởng kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị hàng năm.

Điều 30. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vivi phạm các quy định của pháp luật vtài liệu lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác quản lýNhà nước vlưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạmbị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Khiếu nại, tố cáo và giảiquyết khiếu nại, tố cáo

1. Tổ chức và cá nhân có quyền khiếunại đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vựclưu trữ.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối vớicác hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáođược thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.

Chương 6.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 32. Trách nhiệm thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệmchỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc,kiểm tra việc thực hiện Quy định này của các cơ quan, tổ chức.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổchức tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫnvà kiểm tra thực hiện Quy định này.

3. Căn cứ Quy định này và các quyđịnh khác của pháp luật có liên quan các Sở, ban, ngành, tổ chức tỉnh, UBND cáchuyện, thị xã xây dựng quy chế cụ thể về công tác lưu trữvà tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương./.