ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 52/2014/QĐ-UBND

Vĩnh Yên, ngày 05 tháng 11 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thôngtin và Truyền thông tại Tờ trình số 36/TTr-STTTT ngày 29/9/2014 và Văn bản thẩmđịnh số 120/BC-STP ngày 24/9/2014 của Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyếtđịnh này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan nhà nướctrên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 2. Giao Sở Thông tin vàTruyền thông chủ trì, phối hợp với các cơquan, đơn vị liên quan đôn đốc, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra việc thực hiệnQuy chế.

Điều 3. Quyết định này có hiệulực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởngcác sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã và các đơn vị, cánhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục KTVB - Bộ Tư pháp;
- TTTU, HĐND tỉnh, Đoàn ĐBQH tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT; CPVP;
- UB MTTQ, các đoàn thể;
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ;
- TT Công báo (để đăng);
- Báo Vĩnh Phúc, Đài PTTH tỉnh, Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, TH2.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Phùng Quang Hùng

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠICÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số:52/2014/QĐ-UBND ngày 5 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đốitượng áp dụng

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành, sử dụngphần mềm quản lý văn bản và điều hành(sau đây gọi là phần mềm QLVB) của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia quảnlý, vận hành và sử dụng phần mềm QLVB trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnhVĩnh Phúc.

Điều 2. Phần mềm quản lý vănbản và điều hành

1. Phần mềm QLVB là thành phần trong hệ thống thôngtin của tỉnh Vĩnh Phúc; được triển khai, cài đặt, quản lý theo mô hình tậptrung tại Trung tâm Hạ tầng thông tin (thuộc Sở Thông tin và Truyền thông), sửdụng trên mạng Internet với tên miền: qlvb.vinhphuc.gov.vn

2. Phần mềm QLVB được sử dụng để tin học hóa cácquy trình hoạt động tác nghiệp trong cơ quan nhà nước gồm: quản lý văn bản đến,quản lý văn bản đi, quản lý hồ sơ công việc, quản lý giao việc, quản lý văn bảnxin ý kiến, quản lý lịch công tác, trao đổi công việc, thống kê, tra cứu, tìmkiếm văn bản, tiến trình xử lý công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý theonhiệm vụ được phân công.

Điều 3. Đối tượng được cấptài khoản sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng(sau đây gọi là cán bộ) trong các cơ quan nhà nước tỉnh Vĩnh Phúc.

2. Tài khoản sử dụng phần mềm QLVB gồm tên đăng nhậpvà mật khẩu, là tài khoản dùng để truy cập và sử dụng các hệ thống thông tin củatỉnh, tài khoản này đồng nhất với tài khoản đăng nhập Hệ thống thư điện tử côngvụ tỉnh.

Điều 4. Định dạng địa chỉ truycập phần mềm

1. Truy cập phần mềm QLVB thực hiện theo các hìnhthức sau:

a) Truy cập và theo dõi kết quả hoạt động phần mềmQLVB tại các cơ quan sử dụng tên miền: qlvb.vinhphuc.gov.vn

b) Truy cập theo tên miền dùng riêng của các cơquan

- Sở, ban, ngành sử dụng tên viết tắt của cơ quanvà viết liền không dấu theo dạng: i<tên viết tắt không dấu của cơquan>.vinhphuc.gov.vn

Ví dụ: Tên miền dùng riêng truy cập phần mềmQLVB của Sở Công Thương là: isoct.vinhphuc.gov.vn

- Các huyện, thành phố, thị xã sử dụng tên viết liềnkhông dấu theo dạng: i<tên viết tắt không dấu của huyện, thành phố, thị xã>.vinhphuc.gov.vn

Ví dụ: Tên miền dùng riêng truy cập phần mềmQLVB của huyện Yên Lạc là: iyenlac.vinhphuc.gov.vn

2. Danh mục tên miền dùng riêng của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thịxã được quy định tại phụ lục kèm theo Quy chế này.

Điều 5. Chuẩn trao đổi thôngtin

1. Tất cả thông tin trao đổi qua phần mềm QLVB tỉnhVĩnh Phúc phải bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước đượcChính phủ, cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành.

2. Thông tin, dữ liệu dạng chữ của phần mềm QLVB tỉnhVĩnh Phúc thống nhất dùng phông chữ Unicode và Bộ mã các ký tự chữ Việt theotiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Điều 6. Nguyên tắc sử dụng phầnmềm quản lý văn bản và điều hành

1. Cán bộ được cấp tài khoản sử dụng phần mềm QLVBphải thường xuyên truy cập vào phần mềm để xử lý công việc, điều hành tác nghiệp,cập nhật thông tin theo nhiệm vụ được phân công, tuân thủ hướng dẫn các quytrình vận hành, sử dụng phần mềm.

2. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tớiphần mềm QLVB tạm ngừng hoạt động. Sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, vănthư hoặc người trình ký văn bản thực hiện ngay việc chuyển văn bản đến, cập nhậtvăn bản đi phát hành theo ý kiến của lãnh đạo cơ quan trên phần mềm QLVB.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬDỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 7. Các văn bản trao đổiqua phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Các văn bản trao đổi qua phần mềm QLVB gồm: giấymời họp, tài liệu phục vụ họp; công văn, quyết định; văn bản để biết, để báocáo; thông báo chung; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác;chương trình, kế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xửlý công việc và các loại văn bản khác trừcác văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn tố cáo hoặc các văn bản đặcbiệt khác.

2. Các loại văn bản được trao đổi qua phần mềm QLVBphù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lýtương đương với văn bản giấy trong giao dịchgiữa các cơ quan nhà nước.

Điều 8. Tích hợp chữ ký số vớiphần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Phần mềm QLVB được tích hợp chữ ký số để xác thựctính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bảnđiện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để bảo đảmtính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực.

2. Chữ ký số sử dụng trong phần mềm QLVB do cơ quanchứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp.

3. Văn bản docác cơ quan, đơn vị phát hành được trao đổi trên phần mềm QLVB phải đảm bảotích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảomật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.

Điều 9. Cơ quan quản lý phần mềmquản lý văn bản và điều hành

UBND tỉnhgiao Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản phần mềm QLVB tỉnh Vĩnh Phúc, có trách nhiệm:

1. Tham mưu với UBNDtỉnh chỉ đạo lộ trình, tiến độ thực hiệnyêu cầu của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông trong quản lý, sửdụng phần mềm QLVB để tăng cường sử dụngvăn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

2. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định, quyếtđịnh của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và UBND tỉnh liên quan đếncông tác quản lý, sử dụng, vận hành và nâng cấp phần mềm QLVB.

3. Bảo đảm vận hành thông suốt mạng diện rộng, mạngInternet trên nền mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhànước.

4. Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng, thanh tra,kiểm tra việc sử dụng phần mềm QLVB; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xửlý các vi phạm theo quy định của pháp luật.Báo cáo định kỳ, đột xuất hoạt động phần mềm.

Điều 10. Vận hành phần mềm quảnlý văn bản và điều hành

Trung tâm Hạ tầng thông tin Vĩnh Phúc là đơn vị trựctiếp vận hành phần mềm QLVB có trách nhiệm:

1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho phần mềm QLVB; bảođảm các điều kiện kỹ thuật để kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố, duytrì hệ thống vận hành thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn, bảo mật thông tintheo chế độ quy định, quản lý quyền truy cập của người sử dụng; thực hiện chế độlưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống; thông báo cho các tổ chức, cá nhân sử dụngphần mềm QLVB trước 03 ngày khi tiến hànhbảo trì, bảo dưỡng hệ thống.

2. Tạo lập, quản lý tài khoản sử dụng người dùng;tiếp nhận đề nghị của các đơn vị để tạo mới,sửa đổi, thu hồi tài khoản theo quy định.

3. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vịkhai thác và sử dụng phần mềm QLVB đúng quy trình, mục đích.

4. Báo cáo định kỳ, đột xuất hoạt động của phần mềmQLVB khi có yêu cầu.

Điều11. Trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân tham gia sử dụng phần mềm quản lý vănbản và điều hành

1. Trách nhiệm của các cơ quan

a) Phải sử dụng phần mềm QLVB để chỉ đạo, điều hành,xử lý công việc hàng ngày của cơ quan mình.

b) Quản lý và sử dụng chữ ký số tích hợp trên phầnmềm QLVB theo đúng quy định.

2. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

a) Phải thường xuyên sửdụng và chỉ đạo cán bộ trong cơ quan sử dụng phần mềm QLVB trong công việchàng ngày, tổ chức thực hiện đúng Quy chế này cùng các quy định khác có liênquan.

b) Ban hành quy chế sử dụng phần mềm QLVB trong nộibộ cơ quan và chịu trách nhiệm về việc sử dụng phần mềm QLVB trong hệ thốngQLVB chung của tỉnh.

c) Phân công trách nhiệm cán bộ quản trị phần mềmQLVB của cơ quan.

3. Trách nhiệm của cán bộ

a) Thường xuyên sử dụng phần mềm QLVB theo tài khoảnđược cấp để giải quyết công việc được giao; xử lý theo đúng quy trình được cơquan quy định; chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm QLVB quatài khoản sử dụng của cá nhân.

b) Bảo mật tài khoản được cấp, thường xuyên thay đổimật khẩu đăng nhập, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

4. Trách nhiệm của văn thư cơ quan

a) Cập nhật vănbản đến: sử dụng phần mềm QLVB để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số vănbản đến nhận được từ các nguồn: văn bảngiấy, văn bản điện tử nhận qua phần mềm điện tử, thư điện tử, văn bản nhận đượcqua các nguồn khác.

b) Sử dụng phần mềm QLVB để số hóa, khai báo cácthông số văn bản đi do cơ quan ban hành, thực hiện ký số các văn bản chuyển chocác cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo cơquan.

5. Trách nhiệm của cán bộ quản trị mạng, quản trịphần mềm

a) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan việc cấp phát,thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản củacán bộ và phân quyền sử dụng phần mềm.

b) Quản trị các quy trìnhquản lý văn bản và cơ cấu tổ chức phòng,ban, đơn vị trong phần mềm QLVB.

c) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan sử dụng, vận hành phần mềm QLVB; phối hợp khắcphục sự cố nếu có và cập nhật, nâng cấp phần mềm.

d) Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, định kỳ về việcsử dụng phần mềm của cơ quan.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Hình thức xử lý chế độsử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Cơ quan không sử dụng phần mềm QLVB hiệu quả(yêu cầu tối thiểu bắt buộc phải sử dụng 02 quy trình quản lý văn bản đến và quảnlý văn bản đi) theo báo cáo của cơ quan quản lý được xem là một tiêu chí trừ điểmthi đua khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng hàng năm.

2. Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùytheo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định củapháp luật.

Điều 13. Trách nhiệm thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, tổ chứctriển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra, định kỳ báocáo UBND tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, địa phương; xây dựng dựtoán trình UBND tỉnh cấp kinh phí để triển khai, duy trì hoạt động của phần mềmQLVB.

2. Sở Tài chính, SởKế hoạch và Đầu tư bố trí kinh phí kịp thời đúng chính sách, chế độ để triểnkhai, duy trì hoạt động của phần mềm QLVB.

3. Sở Nội vụđưa việc sử dụng phần mềm QLVB vào tiêu chí thi đua hàng năm, bắt đầu từ năm2015.

4. Thủ trưởng các cơ quan, địa phương chịu tráchnhiệm trước UBND tỉnh về tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm viquản lý của mình.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc,phát sinh: các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã phản ánh về SởThông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC

DANH MỤC TÊN MIỀN TRUY CẬP PHẦN MỀM QLVB CỦA CÁC CƠ QUANNHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

STT

CƠ QUAN

ĐỊA CHỈ TRUY CẬP

01

Ban Dân tộc

ibandt.vinhphuc.gov.vn

02

Ban Giải phóng mặt bằng và Phát triển quỹ đất

ibangpmbptqd.vinhphuc.gov.vn

03

Ban Quản lý các Khu công nghiệp

ibanqlckcn.vinhphuc.gov.vn

04

Ban Quản lý Dự án cải thiện môi trường đầu tư

ibanqldactmtdt.vinhphuc.gov.vn

05

Ban Quản lý Đầu tư xây dựng công trình

ibanqldtxdct.vinhphuc.gov.vn

06

Sở Công Thương

isoct.vinhphuc.gov.vn

07

Sở Giáo dục và Đào tạo

isogddt.vinhphuc.gov.vn

08

Sở Giao thông vận tải

isogtvt.vinhphuc.gov.vn

09

Sở Kế hoạch và Đầu tư

isokhdt.vinhphuc.gov.vn

10

Sở Khoa học và Công nghệ

isokhcn.vinhphuc.gov.vn

11

Sở Lao động, Thương binh và xã hội

isoldtbxh.vinhphuc.gov.vn

12

Sở Ngoại vụ

isongv.vinhphuc.gov.vn

13

Sở Nội vụ

isonv.vinhphuc.gov.vn

14

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

isonnptnt.vinhphuc.gov.vn

15

Sở Tài chính

isotc.vinhphuc.gov.vn

16

Sở Tài nguyên và Môi trường

isotnmt.vinhphuc.gov.vn

17

Sở Thông tin và Truyền thông

isotttt.vinhphuc.gov.vn

18

Sở Tư pháp

isotp.vinhphuc.gov.vn

19

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

isovhttdl.vinhphuc.gov.vn

20

Sở Xây dựng

isoxd.vinhphuc.gov.vn

21

Sở Y tế

isoyt.vinhphuc.gov.vn

22

Thanh tra tỉnh

ithanhtra.vinhphuc.gov.vn

23

Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh

ivpqhhd.vinhphuc.gov.vn

24

Văn phòng UBND tỉnh

ivpubnd.vinhphuc.gov.vn

25

Viện kiểm sát nhân dân

ivksnd.vinhphuc.gov.vn

26

UBND thành phố Vĩnh Yên

ivinhyen.vinhphuc.gov.vn

27

UBND thị xã Phúc Yên

iphucyen.vinhphuc.gov.vn

28

UBND huyện Bình Xuyên

ibinhxuyên.vinhphuc.gov.vn

29

UBND huyện Lập Thạch

ilapthach.vinhphuc.gov.vn

30

UBND huyện Sông Lô

isonglo.vinhphuc.gov.vn

31

UBND huyện Tam Dương

itamduong.vinhphuc.gov.vn

32

UBND huyện Tam Đảo

itamdao.vinhphuc.gov.vn

33

UBND huyện Vĩnh Tường

ivinhtuong.vinhphuc.gov.vn

34

UBND huyện Yên Lạc

iyenlac.vinhphuc.gov.vn

35

Trường Chính trị tỉnh

itruongchinhtri.vinhphuc.gov.vn