UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 6263/QĐ-UBND

Nghệ An, ngày 24 tháng 12 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂNTHƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căncứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căncứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căncứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụngcon dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001;

Căncứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác vănthư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP ;

Căncứ các Thông tư của Bộ Nội vụ: số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan; số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫnxây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xétđề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 263/TTr-SNV ngày 04/12/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết địnhnày Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kểtừ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bị bãi bỏ.

Điều 3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệmtổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốcSở Nội vụ; Giám đốc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thịxã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết địnhthi hành./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Xuân Đại

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆAN(Ban hành kèm theo Quyết định số:6263/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An)

ChươngI

QUY ĐỊNHCHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1.Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn tỉnh Nghệ An; được áp dụngđối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủyban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan, đơn vị có liên quan(sau đây gọi chung là cơ quan).

2.Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các hoạt động về: soạn thảo,ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.

3.Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các hoạt động về: thu thập,chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

TrongQuy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1.Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị dưới mọihình thức: trực tiếp, chuyển qua mạng, qua máy fax, thư điện tử...

2.Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính và văn bản chuyên ngành do cơ quan, đơn vị phát hành.

3. Bảnthảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, được hình thành trong quátrình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

4. Bảngốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chứcban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bảnchính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quanban hành.

6. Bảnsao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trìnhbày theo thể thức quy định (bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bảnchính).

7. Bảntrích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thểthức quy định (bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính).

8. Bảnsao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bảnsao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

9. Hồsơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đốitượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10. Lậphồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắcvà phương pháp nhất định.

11.Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lậpvà thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

12.Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tàiliệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

13.Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lậpcông cụ tra cứu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức, cá nhân.

14.Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định nhữngtài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

15.Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thưcủa cơ quan theo quy định của pháp luật.

16.Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầuđơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăngký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị trước khigiao nộp vào lưu trữ cơ quan.

17.Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức.

18.Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữcó giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồnkhác.

Điều 3. Hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ

1. Cấptỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Là tổ chức có tư cáchpháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngânsách nhà nước cấp theo quy định pháp luật.

Biênchế của Chi cục do UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sựnghiệp của Sở Nội vụ và phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Cấphuyện: Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nướcvề văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện và chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệpvụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Nghệ An. Biên chế công chức chuyên tráchlàm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao và phải cóđủ tiêu chuẩn của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3.Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sựnghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyệntùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bốtrí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.

4. Cấpxã: Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làmvăn thư, lưu trữ và phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luậtvà thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác vănthư, lưu trữ

1. Ủyban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữtrên phạm vi toàn tỉnh, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm, quyềnhạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.

2. SởNội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước vềcông tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các chế độ,quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụvề thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cáccơ quan trên địa bàn tỉnh và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

2.Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện, thành,thị hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan trên địa bàn chấp hành chế độ, quy định củapháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệpvụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối vớicác cơ quan trên địa bàn thuộc phạm vi quản lý.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm trực tiếpquản lý kho lưu trữ; tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộcdiện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; thực hiện nghiệp vụchỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; phục vụkhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Thủtrưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,thị xã thành phố;Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn vànhiệm vụ được giao có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ theo quy định.

5 . Mọicá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến côngtác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện quy định này và các quy định kháccủa pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 5. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức văn thư,lưu trữ

1.Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

a) Thựchiện quy trình văn bản đi.

b) Thựchiện quy trình văn bản đến.

c) Hướngdẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơquan.

d) Sắpxếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầu công tác của cơquan.

e) Bảoquản và sử dụng con dấu của cơ quan.

2.Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộcDanh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trịtheo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưutrữ

1. Mọihoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo cácquy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

2.Người đứng đầu các cơ quan trực tiếp quản lý bí mật nhà nước phải thường xuyênkiểm tra, chỉ đạo thống kê, cất giữ, bảo quản bí mật nhà nước trong phạm vi quyềnhạn của mình. Mỗi lần kiểm tra đều lập biên bản lưu tại bộ phận có nhiệm vụ bảomật.

3.Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ cam kếtbảo vệ bí mật cơ quan, bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1.Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí,trang thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu củacông tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. SởTài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch (đối với cấp huyện) căn cứ quy định củaNhà nước và nhu cầu của mỗi ngành, mỗi cấp để xác định bố trí kinh phí cho côngtác văn thư, lưu trữ theo phân cấp quản lý.

3. Thủtrưởng các cơ quan, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị và UBND các xã, phường,thị trấn phải bảo đảm kinh phí được cấp, tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất,kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan, tổ chức phù hợp với tình hình phát triển chung và hội nhập quốctế.

ChươngII

CÔNG TÁC VĂNTHƯ

Mục1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

1.Văn bản quy phạm pháp luật

Hệ thốngcác văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND gồm:

- Nghịquyết của Hội đồng nhân dân các cấp;

- Quyếtđịnh và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.

2.Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị,Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch,Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Côngđiện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền,Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ,Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.

3.Văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4.Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 9. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1.Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2.Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính.

3.Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanquản lý ngành.

4. Đốivới văn bản thực hiện trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan thuộc tỉnhNghệ An thống nhất sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theotiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

5.Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo quy địnhhiện hành của pháp luật Việt Nam và theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Soạnthảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật năm 2004; Quyết định số 11/2008/QĐ-UBND ngày 21/01/2008 của Ủyban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, banhành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

2. Soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác đượcquy định như sau:

a)Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổchức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b)Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện cáccông việc sau:

- Xácđịnh hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạn thảo;

- Thuthập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạnthảo văn bản;

-Trình duyệt dự thảo văn bản;

- Căncứ vào tính chất, nội dung công việc trong văn bản nếu thấy cần đăng tải thôngtin trên mạng thì tại phần “Nơi nhận” phải gửi thêm Cổng thông tin điện tử tỉnhNghệ An.

Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Khi trình duyệt bảnthảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm theocác văn bản, tài liệu có liên quan.

2. Bản thảo văn bản dongười có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp thấy cần phải sửa đổi, bổ sung bản thảođã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm quyền kývăn bản xem xét, quyết định.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1.Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chínhxác của nội dung văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, phảiký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.); đề xuất mức độ khẩn,mật; đối chiếu với các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác địnhviệc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký ban hành.

2. ChánhVăn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc người phụ trách công táchành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp người đứng đầu cơ quan tổchức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủtục ban hành văn bản của cơ quan và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở“Nơi nhận”.

Điều 13. Ký văn bản

1. Đốivới cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổchức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức; người đứng đầucơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộccác lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền củangười đứng đầu; cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan,tổ chức và trước pháp luật.

2. Đốivới các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đốivới những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luậthoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theođa số, việc ký văn bản được quy định như sau

- Ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơquan, tổ chức;

- Cấpphó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặttập thể ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyềncủa người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụtrách.

b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Vănphòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số tổ chức ký thừa lệnh (TL.) mộtsố loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy địnhcụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơquan, tổ chức.

3.Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

4. Kýthừa uỷ quyền

Trongtrường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho ngườiđứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bảnmà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản vàgiới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không đượcuỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóngdấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

5. Chức vụ, họ và têncủa người ký

a) Chức vụ ghi trênvăn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chứcdanh, như: Giám đốc, Phó Giám đốc... không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bảnliên ngành.

b) Chức vụ ghi trênvăn bản của các tổ chức tư vấn, như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chứcdanh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hộiđồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của ngườiký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụngcon dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chứcdanh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.

c) Họ và tên bao gồm: họ, chữ đệm (nếu có) và tên củangười ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của ngườiký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).

Điều 14. Bản sao văn bản

1.Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2.Việc sao văn bản do người có thẩm quyền ký sao văn bản quyết định; đối với cácvăn bản có dấu chỉ mức độ mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật bảo vệbí mật nhà nước.

3.Hình thức, thể thức bản sao văn bản được thực hiện theo Điều 16, Điều 17 Thôngtư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

4.Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật và cógiá trị pháp lý như bản chính.

5.Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiệntheo quy định Khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơquan, tổ chức những ý kiến nghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnhđạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho giao dịch, trao đổi côngtác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15. Nguyên tắc chung

1. Văn bản đi, văn bảnđến của các cơ quan, tổ chức, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tạiVăn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bảnđược đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không đượcđăng ký tại Văn thư cơ quan, thì cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bảnđến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậmnhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “HỎATỐC” (kể cả “HỎA TỐC HẸN GIỜ), “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, phải được đăng ký,trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoànthành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệumang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiệnhành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Quyết định số 88/2010/QĐ-UBND ngày 17/11/2010 của UBND tỉnh Nghệ An .

Điều 16. Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơquan phải được quản lý theo trình tự sau đây:

- Tiếp nhận, đăng kývăn bản đến;

- Trình, chuyển giaovăn bản đến;

- Giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Tiếpnhận, đăng ký văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bảnđến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người đượcgiao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấuniêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

b) Đối với bản fax, phảichụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó,khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký(số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

c) Văn bản khẩn đếnngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếpnhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xửlý.

d) Văn bản đến phải đượcđăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máyvi tính.

e) Văn bản mật đến đượcđăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạngLAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

2.Trình, chuyển giao văn bản đến

a)Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiếnphân văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyểngiao ngay sau khi nhận được.

b)Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư chuyển văn bảntheo ý kiến chỉ đạo.

c) Việcchuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nộidung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

3. Giảiquyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a)Sau khi nhận được văn bản đến, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo,giải quyết kịp thời văn bản đến.

b)Người đứng đầu cơ quan và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dungvăn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn được pháp luật quyđịnh hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

c)Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giảiquyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

d)Văn thư có trách nhiệm tổng hợp văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đếnhạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đếncó dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trảlại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

e)Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chứcvề tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báocho các đơn vị liên quan.

Điều 17. Quản lý văn bản đi

Văn bảnđi phải được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểmtra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản;

-Đăng ký văn bản đi;

-Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việcchuyển phát văn bản đi;

- Lưuvăn bản đi.

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi sốvà ngày, tháng của văn bản.

a)Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết.

b)Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

- Ghisố của văn bản

+ Tấtcả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơquan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy địnhriêng;

+ Việcghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiệnhành và đăng ký riêng;

+ Việcghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính.

- Ghingày, tháng của văn bản

+ Việcghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành;

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính đượcthực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

c)Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Văn bảnđi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đitrên máy vi tính.

a) Lậpsổ đăng ký văn bản đi

- Căncứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy địnhcụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp và theo đúng quy định hiệnhành;

- Vănbản mật đi được đăng ký riêng.

b)Đăng ký văn bản đi

Việcđăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ)hoặc đăng ký trên máy vi tính.

3. Đánh máy, nhân bản,đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Việcđánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a)Văn bản phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản.

b)Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác địnhtrên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bảnkhông liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèmtheo để lưu văn thư;

- Nơinhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đếncơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đốitượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

- Giữgìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gianquy định.

- Việcnhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thựchiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhànước.

c)Đóng dấu cơ quan

- Khiđóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng một phần ba chữ ký vềphía bên trái.

-Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theoquy định.

-Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bảnchính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên mộtphần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

-Đóng dấu giáp lai: Đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành vàphụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định sau:

-Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thựchiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành.

- Dấugiáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

d)Đóng dấu mức độ khẩn, mật

- Việcđóng dấu các mức độ khẩn (“HỎA TỐC”, “HỎA TỐC HẸN GIỜ”, “THƯỢNG KHẨN”, “KHẨN”)trên văn bản được thực hiện theo quy định sau:

Con dấuđộ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm; 40mm x 8mm và20mm x 8mm, trên dấu khắc các từ: “HỎA TỐC”, “HỎA TỐC HẸN GIỜ”,“KHẨN”, “THƯỢNGKHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Mực đểđóng dấu độ khẩn là mực màu đỏ tươi.

- Việcđóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệuthu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2012/TT-BCA (A11) của Bộ Công an; mực để đóng dấu độ mật là mực màu đỏ tươi.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việcchuyển phát văn bản đi

a) Thủ tụcphát hành văn bản đi: Văn thư cơ quan tiến hành các công việc sau đây khi pháthành:

- Lựachọn bì;

- Viếtbì;

- Vàobì và dán bì;

- Đóngdấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu kháclên bì (nếu có).

b) Chuyểnphát văn bản đi

- Nhữngvăn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trongngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày kývăn bản;

- Đốivới những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNGKHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tụchành chính;

- Vănbản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bảnđi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, kýnhận và đóng dấu vào sổ;

- Vănbản đi có thể được chuyển bằng máy fax, qua mạng để thông tin nhanh, sau đó gửibản chính (không áp dụng đối với văn bản có độ mật).

- Chuyểnphát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ, quy định tại Khoản 3Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an và Điều8 Quyết định số 88/2010/QĐ-UBND ngày 17/11/2010 của UBND tỉnh Nghệ An.

c) Theodõi việc chuyển phát văn bản đi

- Vănthư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- LậpPhiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký vănbản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

- Đốivới những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;

- Trườnghợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay ChánhVăn phòng để xử lý.

5.Lưu văn bản đi

a) Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tạivăn thư cơ quan và bản chính lưu trong hồ sơ côngviệc của cá nhân phụ trách.

b) Bảngốc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dấu,sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

c) Văn thư có trách nhiệmlập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thưtheo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mục3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 18. Quản lý con dấu

1.Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảoquản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

2.Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu của đơn vị được giao cho công chức,viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sửdụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý vàsử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau đây:

a)Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư.Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của ngườiđứng đầu cơ quan và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấuphải được bảo quản an toàn trong giờ và ngoài giờ làm việc;

b)Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người cóthẩm quyền.

3.Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, văn thư phải báo cáo người đứng đầucơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứngđầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lậpbiên bản.

4.Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể phải nộp con dấu cũvà làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 19. Sử dụng con dấu

1. Nhữngvăn bản do cơ quan nào ban hành phải đóng dấu của cơ quan đó.

2. Cánbộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơquan.

3. Chỉđóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ kýcủa người có thẩm quyền; đóng dấu phải đối chiếu với bản gốc và đúng số lượngnhân bản đã được ghi ở nơi nhận văn bản.

4. Đốivới văn bản đóng dấu độ Mật, Tối mật, Tuyệt mật phải là mực tươi màu đỏ.

5. Khôngđược đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung,đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bảncó chữ ký của người không có thẩm quyền.

Mục4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 20. Nội dung việc lậphồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nộidung việc lập hồ sơ công việc

a) Mởhồ sơ

Căn cứvào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ,công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ.Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽtiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b)Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cánbộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản,giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc, vụ việc vào hồ sơ;

- Cácvăn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểmkhác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theotrình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kếtthúc và biên mục hồ sơ

- Khicông việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chứccó trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờcòn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách, báo khôngcần để trong hồ sơ;

- Đốivới các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phảibiên mục hồ sơ đầy đủ.

2.Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

a) Hồsơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồsơ.

b)Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánhđúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Vănbản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 21. Thời hạn, thànhphần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1.Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a)Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Trường hợp cần giữ lạihồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quanbiết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan nhưng thời hạn giữ lại khôngquá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

b) Trong thời hạn 03tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựngcơ bản.

c) Đối với hồ sơ, tàiliệu của các cơ quan tố tụng được nộp lưu trữ sau khi kết thúc quy trình tố tụng.

2.Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tàiliệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ,tài liệu sau:

a)Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộctrách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại, hủy khi văn bảnhết hiệu lực thi hành.

b) Hồsơ về những công việc chưa giải quyết xong.

c) Hồsơ phối hợp giải quyết công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vịchủ trì).

d)Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

3. Thủtục nộp lưu:

Khigiao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bảnMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu, mỗi bêngiữ mỗi loại một bản.

Điều 22. Tráchnhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo,kiểm tra việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vàolưu trữ cơ quan của cơ quan.

2.Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm cónhiệm vụ:

a) Tổchức thực hiện việc lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Chỉđạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan.

c)Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan chỉ đạo việc kiểm tra, hướng dẫn công chức,viên chức và các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưutrữ đối với các cơ quan cấp dưới.

3.Người đứng đầu đơn vị trực thuộc các cơ quan có trách nhiệm: tổ chức thực hiệnviệc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ củacơ quan.

4.Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan:

a)Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc; cán bộ, công chức, viên chức phảilập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theohướng dẫn tại Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ và công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Nghệ An. Ngoài việc lập hồ sơcông việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hàngngày.

b)Trường hợp đơn vị, tổ chức hoặc cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu giữ lạihồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc chuyên môn thì phải đượcngười đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu gửilại cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân khôngquá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c)Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tácđến đơn vị mới thì cán bộ, công chức, viên chức phải bàn giao hồ sơ, tài liệucho đơn vị hay người kế nhiệm tiếp nhận. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thốngkê và lập biên bản giao nhận của hai bên.

5.Trách nhiệm của Văn thư (phòng, ban) trực thuộc các cơ quan:

a) Cuốimỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng cá nhân trong đơn vị (phòng, ban)xác định hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.

b) Thốngkê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c)Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan.

6.Trách nhiệm của Văn thư các cơ quan

a)Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan.

b) Đầunăm, Văn thư cơ quan, tổ chức sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc,công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thưcơ quan chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lậphồ sơ (tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quản tài liệu lưu trữ thựchiện theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Côngnghệ về việc công bố tiêu chuẩn Quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệulưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ);

c) Phốihợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơtrong cơ quan.

7.Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

a)Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu;

b) Tiếpnhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị,cá nhân và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp thấy thiếu hồ sơthì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết;hồ sơ bao gồm:

- Viếtbìa theo mẫu, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnhviễn phải viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ;

- Lậpmục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ có thời hạn riêng;

- Sắpxếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp đưa lên giá.

c)Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệunộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết địnhcủa người đứng đầu cơ quan.

ChươngIII

CÔNG TÁC LƯUTRỮ

Mục1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Điều 23. Thuthập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàngnăm, cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thậphồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lậpkế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phốihợp với các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức xác định những hồ sơ, tài liệucần thu thập vào lưu trữ.

3. Phốihợp, hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệuvà lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếpnhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổchức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 24. Thu thập tài liệuvào lưu trữ lịch sử

1.Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có thẩm quyền thu thập, tiếpnhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức ở cấp tỉnh, cấp huyện và các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, tổ chức sau:

a)Các cơ quan, tổ chức nhà nước cùng cấp ở địa phương;

b)Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổchức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

c)Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;

d)Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưutrữ.

2.Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

a)Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợpcơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải đượcsự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;

b)Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mụclục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèmtheo; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

3.Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử tỉnh: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợpvới lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; hướng dẫn lưu trữ hiệnhành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếpnhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Mụclục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thànhhai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữcủa cơ quan, tổ chức và Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ mỗi loại một bản.

4.Danh mục và thành phần tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệuvào Lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An phê duyệt.

5. Thời hạn nộp lưutài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Thời hạn 10 năm, kểtừ năm công việc kết thúc, các cơ quan trong Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộplưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quảnvĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

b)Tài liệu ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được quy định,như sau:

- Tài liệu lưu trữ cógiá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộplưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừtài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt độngnghiệp vụ hàng ngày;

- Tài liệu chuyên mônnghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộplưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừtài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

6. Mục lục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành hai bản theo mẫu thốngnhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.

Điều 25. Chỉnh lý tài liệu

1.Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệuthuộc phạm vi quản lý.

2. Nguyêntắc chỉnh lý

a) Khôngphân tán phông lưu trữ.

b) Khiphân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phảitôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc(không phá vỡ hồ sơ đã lập).

c) Tàiliệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan.

3.Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Đượcphân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.

b) Đượcxác định thời hạn bảo quản.

c) Hồsơ được hoàn thiện và hệ thống hoá.

d) CóMục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ choviệc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

đ) Códanh mục tài liệu hết giá trị.

4. Nghiệp vụ chỉnh lýthực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của CụcVăn thư Lưu trữ nhà nước.

Điều 26. Thời hạn bảo quảntài liệu

1. Đối với tài liệu đượchình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhândân các huyện, thị xã, thành phố thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệuhình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương.

2. Đối với tài liệu đượchình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quyđịnh tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thờihạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổchức và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành (nếu có).

3. Tài liệu được hìnhthành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cácxã, phường, thị trấn thực hiện theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành tronghoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 27. Xác định giá trịtài liệu

1. Văn thư, lưu trữcơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xác định, xây dựng Bảng thời hạn bảoquản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mình sau khi có ýkiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trịtài liệu phải đảm bảo nguyên tắc và đạt các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu bảoquản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;

b) Xác định tài liệu hếtgiá trị để tiêu hủy.

Điều 28. Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu

1.Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cơ quan phải thành lập Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu.

2. Hộiđồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập.Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

-Lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Chủ tịch Hội đồng;

- Đạidiện của cơ quan lưu trữ cấp trên (nếu có) - Uỷ viên;

-Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu - Uỷ viên;

- Cánbộ văn thư, lưu trữ cơ quan - Uỷ viên (thư ký hội đồng);

- Ngườiam hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị - Uỷ viên.

3.Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

Hội đồngxác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyếtđịnh mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.

4.Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

a) Từngthành viên trong Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị vớiMục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).

b) Hộiđồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biênbản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành02 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp cóthẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

c)Thông qua biên bản trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định.

5. Trên cơ sở đề nghịcủa Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan quyết định thờihạn bảo quản tài liệu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơquan; đồng thời lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;Việc hủy tài liệu hết giá trị theo Điều 29 của Quy chế này.

Điều 29. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩmquyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Đốivới nhóm tài liệu lưu trữ có thời hạn, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết địnhhủy tài liệu hết giá trị;

b) Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Phông Lưu trữlịch sử tỉnh Nghệ An.

2.Trình tự, thủ tục, nguyên tắc, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a)Quy trình tiêu huỷ tài liệu:

- Lậpdanh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

-Trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị;

- Hộiđồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị;

-Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hếtgiá trị;

- Tổchức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Lậpvà lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

b) Hồsơ trình xét huỷ tài liệu hết giá trị:

- Tờtrình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

-Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bảnthuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mụclục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Dựthảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu đơn vịchưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).

c) Thẩmtra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ:

-Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

-Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bảnthuyết minh tài liệu hết giá trị;

-Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Hồsơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Tờtrình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

-Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh;

-Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị;

- Quyếtđịnh thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (đối với đơn vị chưa thành lậpHội đồng xác định giá trị tài liệu);

- Vănbản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyếtđịnh của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

-Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

-Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Cáctài liệu khác có liên quan.

3. Hồsơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Mục 2. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNGKÊ

Điều30. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Sở Nội vụ có tráchnhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộcPhông Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữliệu, hồ sơ quản lý. Thống kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độmật và tài liệu hạn chế sử dụng.

2. Người đứng đầu cơquan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê của cơquan, tổ chức mình theo quy định hiện hành của nhà nước.

3. Đối tượng thống kê:

a) Công tác văn thư gồm:văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư; tổ chức văn thư; nhânsự làm công tác văn thư; văn bản đi, văn bản đến; hồ sơ; trang thiết bị dùngcho văn thư.

b) Công tác lưu trữ:văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự làmcông tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập và loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụngtài liệu lưu trữ; kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.

c) Nghiên cứu khoa họcvề công tác văn thư, lưu trữ.

4. Thống kê về côngtác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:

a) Quy định việc gửibáo cáo thống kê cơ sở:

- UBND cấp xã, cácphòng, ban và cơ quan thuộc huyện gửi báo cáo về Phòng Nội vụ các huyện, thành,thị để tổng hợp;

- Các cơ quan trực thuộccác Sở, ban, ngành gửi báo cáo về đơn vị chủ quản để tổng hợp.

b) Quy định việc gửibáo cáo thống kê tổng hợp:

- Cơ quan, tổ chức cấptỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh);

- Phòng Nội vụ các huyện,thành, thị tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báocáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh);

- Sở Nội vụ (Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh) tổng hợp số liệu của các cơ quan cấp tỉnh và cấp huyệnvà báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

c) Các bộ phận, phòng,kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìmnhư: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký các Phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từngPhông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.

5. Kỳ hạn báo cáo vàthời hạn gửi báo cáo

a) Kỳ hạn báo cáo: 01năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo báo.

b) Thời hạn gửi báocáo:

- Trước ngày 15 tháng01 năm liền kề với năm báo cáo đối với báo cáo thống kê cơ sở;

- Trước ngày 31/01 nămkế tiếp của năm báo cáo: cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyệntổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo mẫu báocáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ;

- Trước ngày 15/02 nămkế tiếp của năm báo cáo: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo về CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước theo mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ.

Mục 3. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨCSỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 31. Bảo quản tài liệulưu trữ

1.Nguyên tắc

a) Hồsơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức,đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

b) Hồsơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan vàtập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầyđủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tàiliệu.

2.Trách nhiệm

a)Chánh Văn phòng cơ quan và Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiệncác quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Bốtrí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

- Thựchiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảomật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

-Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Duytrì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

b)Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:

- Bốtrí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp(cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm travà tra cứu;

- Thườngxuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượngtài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.

Điều32. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu lưu trữtại Lưu trữ cơ quan

a)Tài liệu lưu trữ của cơ quan được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ,công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan và các nhu cầu riêng chính đáng.

b) Thủtục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quyếtđịnh.

2. Sửdụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

a)Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộcDanh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mứcđộ mật theo quy định của pháp luật.

b) Chicục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ quyết định việc sử dụng tài liệu lưutrữ đối với những loại tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụngrộng rãi.

c) Giámđốc Sở Nội vụ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệuhạn chế sử dụng.

d) Chủtịch UBND tỉnh quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệucó đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh.

đ) Việcsử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mậtcủa các Bộ, ngành và đơn vị khác được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảovệ bí mật nhà nước.

e)Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng theo quy định tại Chương IV Nghị địnhsố 01/2013/NĐ-CP .

b)Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải cóvăn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác; vì mục đíchriêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân; đối với độc giả làngười nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phảicó đề cương.

3. Mangtài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Cơquan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưutrữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chínhđáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trảnguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

b) Giámđốc Sở Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnhđể sử dụng trong nước, trên cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -Lưu trữ.

c) Chủtịch UBND tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trên cơsở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ.

d)Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử trước khi mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnhđể sử dụng trong nước hay mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài phải lập bản saobảo hiểm tài liệu lưu trữ.

4. Quản lý việc sử dụngtài liệu lưu trữ

a) Lưu trữ cơ quan phảicó Nội quy phòng đọc.

b) Công chức, viên chứclưu trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổđăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.Ngoài ra cơ quan có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

c)Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộcDanh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mứcđộ mật thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.

d) Đơn vị, cá nhân khisử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mậtthông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.

5. Sao tài liệu lưu trữ,chứng thực lưu trữ

a) Việc sao tài liệulưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.

Người có thẩm quyềncho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

b) Chứng thực lưu trữlà xác nhận của cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản saotài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.

Cơ quan hoặc Lưu trữ lịchsử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bảnsao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

c) Người được cấp bảnsao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

d) Bản sao tài liệulưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong cácquan hệ, giao dịch.

Mục3. HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Điều 33. Hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tổchức, cá nhân được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện theo quy địnhcủa pháp luật về: Đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cơ sở vật chất, nhân lựcphù hợp; có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Tổchức, cá nhân đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện các hoạt động dịch vụlưu trữ trước khi Luật Lưu trữ và Nghị định quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ có hiệu lực, nếu tiếp tục thực hiện các hoạt động dịch vụlưu trữ phải đảm bảo các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. SởNội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên phạmvi địa bàn tỉnh.

Điều 34. Cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Cánhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được cấp Chứng chỉ hànhnghề lưu trữ.

2.Trường hợp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hết thời hạn sử dụng hoặc bị hỏng, bị mất;hoặc cá nhân có nhu cầu bổ sung nội dung hành nghề thì được cấp có thẩm quyềnxem xét cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

3. Chứngchỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong một số trường hợp theo quy định tại Khoản2 Điều 37 Luật Lưu trữ; Điều 23 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 củaChính phủ.

4.Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Trongthời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Nội vụ xem xét và cấp,cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cho cơ quan, tổchức, cá nhân.

Trườnghợp cơ quan, tổ chức cá nhân không được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt độngdịch vụ lưu trữ thì Sở Nội vụ phải thông báo và nêu rõ lý do bằng văn bản vàniêm yết tại trụ sở cơ quan.

Điều35. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tuân thủ các quy địnhcủa pháp luật về công tác lưu trữ và pháp luật có liên quan và thực hiện đúngnhững nội dung theo hợp đồng đã ký kết.

2. Chịu trách nhiệmtrước pháp luật về kết quả chuyên môn nghiệp vụ và phải bồi thường thiệt hạitrong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật.

3. Cơ quan, tổ chức hoạtđộng dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động nghề nghiệp của cácnhân viên thuộc quyền quản lý của mình và có trách nhiệm báo cáo kịp thời về cơquan quản lý nhà nước có thẩm quyền những nhân viên vi phạm các quy định củapháp luật trong quá trình hành nghề.

4. Giải trình hoặccung cấp các thông tin, số liệu liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ khi cókhiếu nại hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy địnhcủa pháp luật.

5. Bảo mật thông tin vềhồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữhồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.

6. Hàng năm, các cơquan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằngvăn bản về Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ vềviệc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ (kèm theo Danh sách các hợp đồngcung cấp dịch vụ trong phạm vi giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, cánhân và các hợp đồng đã thực hiện).

Điều36. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ

1. Lựa chọn cơ quan, tổchức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý, giám sát đốivới hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết giữa cơquan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Điều37. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh

Sở Nội vụ có quyền kiểmtra, thanh tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ.

1. Kiểm tra, thanh traGiấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ và Chứng chỉ hành nghềlưu trữ của các cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quảnlý.

2. Giải quyết khiếu nại,tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ.

3. Hàng năm tổng hợpvà báo cáo Bộ Nội vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.

ChươngIV

ĐIỀU KHOẢNTHI HÀNH

Điều38. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1.Các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khenthưởng theo quy định hiện hành. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư,lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thànhnhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức.

2. Mọitổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các quy định pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác quản lý nhà nước về vănthư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định củapháp luật.

Điều39. Khiếu nại và tố cáo

1. Tổchức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luậttrong lĩnh vực văn thư, lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Việcgiải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiệntheo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và các quy định pháp luật khác cóliên quan.

Điều 40. Hướng dẫn, triển khai thực hiện

1.Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiệnQuy chế tại các cơ quan thuộc phạm vi quản lý; Chủ trì phối hợp với cáccơ quan chức năng tổ chức phổ biến quy chế này trên trang Website của tỉnh.

2. Thủtrưởng cơ quan chịu trách nhiệm:

a) Phổbiến, triển khai thực hiện các nội dung tại Quy chế này;

b)Căn cứ Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan chỉ đạo việc xây dựngquy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phù hợp tình hình và điều kiện thựctế của cơ quan, tổ chức.

3. Trong quátrình thực hiện nếu có vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi hoặc phát sinh mới, cácđơn vị phản ánh về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnhxem xét, quyết định./.