ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 669/QĐ-UBND

Cà Mau, ngày 07 tháng 05 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH “KẾ HOẠCHCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2014 CỦA TỈNH CÀ MAU”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ;

Căn cứ Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày24/01/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng,nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trìnhsố 321/TTr-SNV ngày 26 tháng 4 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Kếhoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của tỉnh Cà Mau”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dântỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện, thành phố Cà Mau chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT.Tỉnh ủy, TT.HĐND tỉnh (b/c);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Chi cục VT-LT tỉnh;
- NC (H);
- Lưu: VT, L04/5.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Tiến Hải

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ NĂM 2014 CỦA TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 669/QĐ-UBND ngày 07 tháng 5 năm 2014 củaChủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

Căn cứ Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/01/2014của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụcông tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương; Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữnăm 2014 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Nâng cao vị trí, vai trò, tầm quan trọng của côngtác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tạo sự chuyểnbiến tích cực để đưa công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trên địabàn tỉnh đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

- Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện, thành phố Cà Mau căn cứ tình hình thực tế của đơn vị mình, xâydựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 và tổ chức triển khai thựchiện theo quy định.

II. NỘI DUNG, NHIỆM VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNGTÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữvà các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ ngày11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm phápluật về công tác văn thư, lưu trữ.

- Việc tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ tổ chứcdưới mọi hình thức như: tổ chức hội nghị cán bộ, công chức, viên chức, hội nghịphổ biến Luật, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin, trang thông tinđiện tử của cơ quan, đơn vị,...

2. Công tác tổ chức và cán bộ

- Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tiếp tục kiện toàn lại tổ chức làm côngtác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình quản lý; khi tuyển dụng, bố trícông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải đảm bảo chuyên môn,nghiệp vụ theo quy định.

- Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụvăn thư, lưu trữ đối với cán bộ quản lý và công chức, viên chức trực tiếp làm côngtác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cánbộ, công chức ở xã, phường, thị trấn.

- Thực hiện đúng quy định của pháp luật về chế độchính sách đối với công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.

3. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác vănthư, lưu trữ

- Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Thủtrưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung cácvăn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnhvề công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định của Trung ương vàtình hình thực tế của tỉnh.

- Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về côngtác văn thư, lưu trữ, yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặcban hành mới các văn bản như sau:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

+ Danh mục hồ sơ cơ quan;

+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu;

+ Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữlịch sử tỉnh;

+ Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưuvào Lưu trữ huyện, thành phố.

Khi ban hành các văn bản nêu trên, yêu cầu các đơnvị gửi một bản về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để theo dõi, tổnghợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra

Giao Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch và tổchức hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị.Theo đó, tập trung vào các nội dung sau:

- Triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trungương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ;

- Về tổ chức văn thư, lưu trữ, biên chế, trình độchuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, côngchức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Kiểm tra, hướng dẫn việc giải quyết công văn đi,đến; công tác soạn thảo văn bản; ban hành và quản lý văn bản;

- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tình trạng tài liệu lưu trữ; công tác chỉnh lýtài liệu tồn đọng, tích đống; việc xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tàiliệu hết giá trị theo quy định của pháp luật;

- Kiểm tra phòng hoặc kho lưu trữ và các trangthiết bị bảo quản tài liệu, công tác phòng, chống ẩm, mốc, côn trùng, phòngchống cháy, nổ và chế độ vệ sinh định kỳ,...;

- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở về côngtác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ.

5. Bố trí kinh phíđể thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện, thành phố Cà Mau bố trí kinh phí cho hoạt động công tác vănthư, lưu trữ phù hợp với khả năng và điều kiện thực tế của đơn vị mình. Kinhphí thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được bố trí trong dự toánngân sách hàng năm của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữnăm 2011.

III. THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯUTRỮ

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tập trung thực hiện tốt các côngviệc sau:

1. Về công tác Vănthư

- Thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộtrưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan, đơnvị;

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào kho lưu trữ theo quy định.

2. Về công tác Lưutrữ

a) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưutrữ tỉnh thực hiện các công việc sau:

+ Rà soát, chỉnh lý tài liệu đã được giao nộp vàoLưu trữ lịch sử tỉnh;

+ Tổ chức tốt việc khai thác, sao y bản chính và sửdụng tài liệu lưu trữ;

+ Thường xuyên kiểm tra việc bảo trì, sửa chữa hoặcthay thế mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàntài liệu trong kho lưu trữ như: hệ thống báo cháy tự động, vận hành máy bơmnước, máy điều hòa nhiệt độ, phòng chống mối, mọt, giá, kệ, hộp, cặp tài liệu,..

+ Tổ chức vệ sinh kho theo định kỳ, duy trì độ ẩmphù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;

+ Xác định giá trị tài liệu để tiến hành các thủtục hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;

+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở về côngtác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

b) Các sở, ban, ngành tỉnh và Ủy ban nhân dânhuyện, thành phố Cà Mau:

- Bố trí phòng hoặc kho lưu trữ, trang bị tủ, kệđựng hồ sơ tài liệu cho phù hợp và phải đảm bảo thông thoáng, duy trì nhiệt độ,tuyệt đối an toàn trong công tác phòng chống cháy, nổ; thường xuyên vệ sinhkho, khử trùng phòng, chống mối, mọt theo định kỳ;

- Thực hiện việc thu thập và chỉnh lý tài liệu hiệnhành trong đơn vị để chuẩn bị giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh, Lưu trữ huyệntheo quy định;

- Thực hiện chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu vàbáo cáo định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định;

- Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tàiliệu hết giá trị theo Luật Lưu trữ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư, lưu trữ.

3. Xây dựng và thựchiện Đề án

a) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh CàMau

Giao Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng Đề án chỉnh lý tàiliệu tồn đọng, tích đống tỉnh Cà Mau giai đoạn 2015 - 2020 trình Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt.

b) Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ

Giao Sở Nội vụ phối hợp với Thủ trưởng các sở, ban,ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau căn cứ vào tìnhhình thực tế của tỉnh xây dựng Đề án (hoặc Kế hoạch) triển khai cụ thể hóa vàtriển khai thực hiện Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng BộNội vụ về việc phê duyệt “Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020,tầm nhìn đến năm 2030”.

- Tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện Đề án sốhóa tài liệu nhằm đẩy mạnh hoạt động quản lý, khai thác sử dụng thông tin, tàiliệu lưu trữ bằng phần mềm,...

c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm

- Giám Sở Nội vụ phối hợp với Thủ trưởng các sở,ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau triển khaithực hiện Quyết định số 664/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc phê duyệt nội dung đề án “Sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam và về ViệtNam”, tiến hành rà soát, thống kê những tài liệu quý, hiếm hiện có trên địa bàntỉnh Cà Mau theo quy định.

4. Xây dựng kho lưutrữ chuyên dụng tỉnh và cải tạo kho lưu trữ

- Giám đốc Sở Nội vụ phối hợp với Ban Quản lý Dự áncông trình xây dựng tỉnh Cà Mau (Chủ đầu tư) khẩn trương thực hiện Quyết địnhsố 1564/QĐ-UBND ngày 31/10/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phêduyệt Dự án đầu tư xây dựng công trình Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Cà Mau.

- Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh quantâm bố trí diện tích thích hợp hoặc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp phòng hoặc khođể bảo quản tài liệu lưu trữ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Maulập kế hoạch xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp, sửa chữa kho lưu trữ đảm bảođủ diện tích và các trang thiết bị bảo quản, đồng thời chỉ đạo Ủy ban nhân dâncác xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.

5. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tăng cường chỉ đạo công tác lập hồsơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đồng thời đưa ra những giải pháp cụ thể đểnâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, hạn chế tình trạng tài liệu bó gói,đóng thùng,...

Chỉ đạo lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quảnvĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; cấp huyện để giao nộp vào Lưu trữlịch sử tỉnh theo quy định.

IV. TỔ CHỨC THỰCHIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau căn cứ nội dung Kế hoạch này, xây dựng kếhoạch để cụ thể hóa và triển khai thực hiện ở cơ quan, đơn vị mình; báo cáođịnh kỳ kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đến Ủy ban nhân dân tỉnh(qua Sở Nội vụ).

2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đônđốc việc thực hiện Kế hoạch này, tổng hợp tình hình, báo cáo kết quả thực hiệnđịnh kỳ quý, 6 tháng và năm đến Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước - Bộ Nội vụ.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướngmắc, yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện, thành phố Cà Mau phản ánh đến Sở Nội vụ để được xem xét, hướng dẫn thựchiện./.