UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 716/2003/QĐ-UB

Hà Nam, ngày 04 tháng 7 năm 2003

QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH HÀ NAM

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) đã được Quốc hội thông qua ngày 21/6/1994;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ban hành ngày 15 tháng 4 năm 2001;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về Lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh Hà Nam

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM
CHỦ TỊCH




Đinh Văn Cương

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH HÀ NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 716/2003/QĐ-UB ngày 4/7/2003 của UBND tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tài liệu lưu trữ của tỉnh là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử, trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểu của tỉnh được lựa chọn đưa vào bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ của tỉnh phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, ... Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ của tỉnh là di sản văn hoá của tỉnh thuộc thành phần của phông tài liệu lưu trữ Quốc gia có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng phát triển Kinh tế - Xã hội và bảo vệ an ninh, quốc phòng của tỉnh.

Điều 2. Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Công tác lưu trữ” là một hoạt động của xã hội nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. “Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

3. “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

4. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lư trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.

5. “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó.

Điều 3. Mọi cơ quan, tổ chức từ tỉnh đến các địa phương phải có bộ phận lưu trữ hiện hành. Bộ phận lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức có nhiệm vụ:

1- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

2- Thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan.

3- Chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu.

4- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

5- Bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

6- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị giao nộp cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo thời hạn nộp lưu do nhà nước quy định.

Điều 4. Lưu trữ lịch sử của tỉnh gồ: Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã và lưu trữ xã, phường, thị trấn.

Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ:

1- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các cơ quan là nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp.

2- Thu thập bổ sung, sưu tầm tài liệu lưu trữ trong phạm vi trách nhiệm được giao.

3- Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu.

4- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo thống kê lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

5- Bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu của tỉnh.

Điều 5. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi thẩm quyền được giao, bảo đảm kinh phí cho các hoạt động lưu trữ và ứng dụng khoa học, công nghệ để hiện đại hoá công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 6. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh.

Chương II

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀ LƯU TRỮ

Mục 1. Giao nộp, sư tầm tài liệu vào lưu trữ

Điều 7. Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được quy định như sau:

1. Hồ sơ, tài liệu những công việc đã giải quyết xong được giữ lại tại đơn vị, cá nhân trong thời gian nhiều nhất là 01 năm để tiếp tục theo dõi công việc và hoàng chỉnh hồ sơ. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu có giá trị phải được sắp xếp, thống kê và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

2. Sau 5 năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp và lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, tổ chức phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

3. Trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải lập thành danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá 01 năm.

4. Mọi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.

Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ, công chức lưu trữ và theo đúng các thể thức, phương pháp do lưu trữ Trung ương quy định.

Điều 8. Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã có nhiệm vụ thu thập, sưu tầm và bảo quản tài liệu lưu trữ từ các nguồn sau đây:

1- Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương.

2- Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh ký quyết định thành lập (đối với Trung tâm lưu trữ tỉnh).

3- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.

4- Các nguồn tài liệu có giá trị khác ở địa phương.

Điều 9. Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã do Chủ tịch tỉnh UBND cùng cấp ban hành theo hướng dẫn mẫu của cơ quan lưu trữ Trung ương.

Điều 10. Việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức giải thể, chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính; thay đổi địa giới được quy định như sau:

1- Cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản:

a- Cơ quan, tổ chức là nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu của cơ quan được giao nộp và lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập.

b- Cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lư thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

2- Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính thì phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị nào sẽ do cơ quan, tổ chức, đơn vị ấy tiếp nhận để sử dụng và bảo quản.

Điều 11. Khi giao nộp tài liệu và Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ các huyện, thị xã, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lư phải thực hiện những quy định sau:

1- Tài liệu giao nộp phải được phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ.

2- Phải giao nộp đầy đủ công cụ thống kê, tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

3. Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

4- Lập 02 biên bản nộp lưu và 02 bản mục lục hồ sơ nộp lưu. Cơ quan, tổ chức nộp lưu giữ 01 bản, lưu trữ lịch sử giữ 01 bản.

Mục 2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Điều 12. Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại các kho lưu trữ phải được phân loại, chỉnh lý theo đúng yêu cầu do Trung tâm lưu trữ tỉnh quy định.

Điều 13. Các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm:

1- Xác định thời hạn bảo quản tài liệu theo 2 mức độ sau:

a. Hồ sơ, tài liệu có giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn;

b. Hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn cần bảo quản trong một khoảng thời gian nhất định tính bằng đơn vị năm cụ thể.

2. Loại ra những hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

Điều 14. Trung tâm lưu trữ tỉnh ban hành các bảng thời hạn bảo quản tài liệu chung và phối hợp với các cơ quan của tỉnh, cơ quan quản lý ngành nghiên cứu ban hành các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho từng ngành, từng lĩnh vực để chỉ đạo xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức mình theo hướng dẫn chung của Trung tâm lưu trữ tỉnh và của từng cơ quan quản lý ngành.

Điều 15. Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về các việc sau:

a. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị cần bảo quản;

b. Xác định những hồ sơ, tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

2. Thành phần của Hội đồng.

a. Đối với UBND cấp tỉnh, huyện, thị xã do Chánh Văn phòng làm chủ tịch.

b. Đối với các cơ quan khác do cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm chủ tịch;

c. Các thành viên khác gồm đại diện của lãnh đạo các đơn vị có tài liệu và đại diện lưu trữ cơ quan.

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan, tổ chức có tài liệu có thể mời đại diện của lưu trữ cấp trên tham gia hội đồng.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng.

a. Từng thành viên hội đồng nghiên cứu danh mục tài liệu và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần thiết) để xác định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản và loại ra để tiêu huỷ;

b. Lập biên bản đề nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định.

c. Tập thể hội đồng họp để thảo luận và biểu quyết về danh mục tài liệu giữ lại và loại ra để tiêu huỷ và biểu quyết về biên bản họp Hội đồng.

Điều 16. Việc kiểm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan trước khi quyết định tiêu huỷ được quy định như sau:

1. Trung tâm lưu trữ tỉnh kiểm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị của lưu trữ huyện, thị xã và của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.

2. Lưu trữ huyện, thị xã kiểm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện, thị xã.

Điều 17. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

1. Chủ tịch UBND tỉnh, quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Trung tâm lưu trữ tỉnh;

3. Chủ tịch UBND huyện, thị xã quyết định huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ huyện, thị xã và các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện, thị xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Điều 18. Trung tâm lưu trữ tỉnh hướng dẫn cụ thể về thủ tục thẩm định, kiểm tra và tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Chương III

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1. Thống kê lưu trữ

Điều 19. Thống kê lưu trữ của tỉnh được thực hiện theo quy định sau:

1- Các cơ quan, tổ chức của tỉnh thực hiện thống kê và báo cáo thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo chế độ thường xuyên và đột xuất về Trung tâm lưu trữ tỉnh.

2- Nội dung của thống kê lưu trữ phải được thực hiện bao gồm thống kê về tài liệu, cơ sở vật chất và cán bộ làm công tác lưu trữ.

3- Thống kê và báo cáo thống kê Nhà nước về lưu trữ theo chế độ thường xuyên và đột xuất được thực hiện theo trình tự như sau:

a- Lưu trữ các cơ quan, tổ chức của tỉnh báo cáo thống kê lưu trữ về Trung tâm lưu trữ tỉnh, UBND các xã phường báo cáo lưu trữ về Lưu trữ huyện, thị xã.

b. Trung tâm lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về cơ quan lưu trữ Trung ương.

Mục 2. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 20. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức của tỉnh phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh các quy định sau đây:

1. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ đảm bảo các yêu cầu và thông số kỹ thuật (do Trung tâm lưu trữ tỉnh hướng dẫn).

2. Thực hiện các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

3. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ (như cặp, hộp, giá đựng tài liệu …).

4. Thực hiện chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.

5. Thực hiện các biện pháp chống côn trùng, nấm mốc, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

6. Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

Chương IV

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 21. Mọi cơ quan, tổ chức, công dân được sử dụng lưu trữ lưu trữ thuộc phòng lưu trữ của tỉnh để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của mình.

Điều 22. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã được sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hộ sau 15 năm kể từ năm kết thúc công việc, trừ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Danh mục những lưu trữ này do Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã xây dựng trình Chủ tịch UBND cùng cấp phê duyệt.

Điều 23. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh.

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý.

2. Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh.

3. Việc khai thác sử dụng lưu trữ lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước thực hiện theo pháp luật hiện hành.

Điều 24. Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh.

1. Cán bộ, công chức xin sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan lưu trữ hoặc ở cơ quan khác phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi mình công tác.

2. Công dân xin sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin phép có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.

Điều 25. Việc sao tài liệu lưu trữ của tỉnh được quy định như sau:

1. Thủ trưởng có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nào thì cho phép sao tài liệu lưu trữ đó.

2. Việc sao tài liệu lưu trữ do cơ quan có tài liệu thực hiện.

Điều 26. Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.

1. Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã, lưu trữ các xã, phường, thị trấn có quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của mình;

2. Trung tâm lưu trữ tỉnh có con dấu riêng thì sử dụng con dấu đó để đóng chứng thực. Nơi không có con dấu riêng thì sử dụng con dấu của cơ quan quản lý trực tiếp để đóng dấu chứng thực.

3. Chứng thực tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý.

Điều 27. Các cơ quan, tổ chức của tỉnh được mang bản sao tài liệu lưu trữ ra ngoài tỉnh để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

Chương V

TỔ CHỨC LƯU TRỮ CỦA TỈNH

Điều 28. Ở tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng và UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan thuộc tỉnh; UBND các huyện, thị; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của tỉnh.

Trung tâm lưu trữ tỉnh có con dấu riêng.

Điều 29. Ở huyện, thị xã bố trí từ 1 đến 2 người có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của huyện).

Cán bộ lưu trữ huyện, thị xã có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND huyện, thị xã thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, thị xã, trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện, thị xã và tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan HĐND và UBND huyện, thị xã.

Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:

Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc huyện thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ.

Thu thập bổ sung tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện.

Thực hiện các chế độ thống kê Nhà nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của huyện.

Đề xuất việc dự trù kinh phí, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ của huyện; tham gia với các cơ quan chức năng về việc tuyển dụng, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức viên chức làm công tác lưu trữ ở các cơ quan đơn vị thuộc huyện quản lý.

Các quy trình nghiệp vụ của cán bộ chuyên trách làm công tác ở lưu trữ huyện do Trung tâm lưu trữ tỉnh hướng dẫn.

Điều 30. Ở cấp xã, phường, thị trấn phân công một cán bộ Văn phòng UBND kiêm nhiệm công tác lưu trữ có nhiệm vụ. Thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan lưu trữ Nhà nước cấp trên, bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu sử dụng của độc giả khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của xã, phường, thị trấn.

Điều 31. Mỗi cơ quan, tổ chức của tỉnh phải có cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan để bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình ht của cơ quan mình. Chuẩn bị, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị để sau 05 năm giao nộp về Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Chương VI

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 32. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thanh tích trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ, phát hiện, giao nộp, tặng, cho tài liệu có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm cho tỉnh thì sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước.

Điều 33. Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các điều quy định trên và các điều quy định khác của Nhà nước về công tác lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm, bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34. Các cơ quan, tổ chức trong tỉnh căn cứ vào quy định này ban hành quy định chi tiết, cụ thể về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.

Điều 35. Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy định này.