CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
---------

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 72/QĐ-KHKT

Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 1997

QUYẾT ĐỊNH

VỀVIỆC BAN HÀNH TIÊU CHUẨN NGÀNH " MỤC LỤC HỒ SƠ "

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 34/ HĐBTngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Căn cứ "Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ" banhành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 141/ HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng banhành Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hoá;
Xét đề nghị của ông Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành tiêuchuẩn ngành "Mục lục hồ sơ" (Mã số TCN - 04 - 1997).

Điều 2: Tiêu chuẩn "Mụclục hồ sơ " áp dụng trong các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyênngành và lưu trữ cơ quan từ Trung ương đến địa phương.

Điều 3: Các ông Chánh vănphòng, Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ chịu trách nhiệm thi hànhQuyết định này.

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC




Dương Văn Khảm

MỤC LỤC HỒ SƠ

(INVENTORY)

Mục lục hồ sơ lưư trữ là mộttrong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ,cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần,nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lýchặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý.

1- Tiêu chuẩn này quy định khuônkhổ, mẫu trình bày và cách lập mục lục hồ sơ, áp dụng trong các Trung tâm lưutrữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành và lưu trữ cơ quan từ trung ương đến địaphương.

2- Mục lục hồ sơ có kích thướcA4 ( 210mm x 297mm ) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáybọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năngchống nấm mốc. Độ dầy một quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (tương đương 300tờ giấy).

3- Phần trình bầy mẫu (Mục lụchồ sơ):

Thành phần "Mục lục hồ sơ" gồm có:

1) Tờ bìa

2) Tờ nhan đề

3) Tờ mục lục

4) Lời nói đầu

5) Bảng chữ viết tắt

6) Bảng kê các hồ sơ

7) Bảng chỉ dẫn

8) Phần kết thúc

3.1- Tờ bìa: Mẫu trìnhbầy các yếu tố thông tin trên tờ bìa được quy định theo Hình 1

3.1.1- Tên cơ quan hay tổ chứclưu trữ

(nếu dùng cho các Trung tâm lưutrữ Quốc gia thì ghi trực tiếp "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I", "Trungtâm Lưu trữ Quốc gia II"... Nếu dùng cho lưu trữ các bộ, các cơ quan thìđề tên bộ, tên cơ quan, UBND tỉnh, huyện).

Tên cơ quan được in bằng kiểuchữ in đậm, thân cao 5cm cách mép trên của tờ bìa 25mm và cách đều hai méptrái, phải.

3.1.2- Tên "Mục lục hồ sơ" được in đậm thành một dòng thân cao 9mm cách mép trên của tờ bìa 125mmvà cách đều hai mép trái, phải.

3.1.3 Chữ "Phông" cách"Mục lục hồ sơ " 20mm và 2 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ bìa để ghi têngọi chính thức của đơn vị hình thành phông.

3.1.4 "Từ năm...đến năm..."in thành một dòng cách hai dòng tên phông 10mm. Ghi thời gian bắt đầu và thờigian kết thúc của các hồ sơ có trong "Mục lục hồ sơ ". Cả hai mục3.1.3 và 3.1.4 in bằng chữ in thường.

3.2 Tờ nhan đề

Nội dung thông tin trên tờ nhanđề được trình bầy trong khung viền 2 nét đậm rộng 1mm cách mép phải 20mm, cáchmép trái 25mm, mép trên và mép dưới 20mm.

(Mẫu trình bầy xem Hình 2)

Tờ nhan đề gồm các yếu tố:

3.2.1 Tên cơ quan hay tổ chứclưu trữ

3.2.2 "Mục lục hồ sơ "

3.2.3 Tên phông lưu trữ

3.2.4 Từ hồ sơ số....đến hồ sơsố....

3.2.5 Phông số...

3.2.6 Mục lục số (Quyển số)

3.2.7 Số trang

3.2.8 Thời hạn bảo quản

3.2.1 "Tên cơ quan hay tổchức lưu trữ" được in đậm thân cao 5mm thành một dòng cách mép bìa trên35mm và cách đều hai mép trái, phải của tờ giấy.

3.2.2 "Mục lục hồ sơ "được in thành một dòng, thân đứng cao 7mm cách mép trên 100mm và cách đều haimép trái, phải của tờ giấy.

3.2.3 "Tên phông lưu trữ": Viết đầy đủ tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông bằng chữ viếtthường, rõ ràng, bằng mực khó phai trên 3 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ giấy, mỗidòng cách nhau 10mm. (Nếu đơn vị hình thành phông đổi tên, đổi cấp trực thuộcthì những lần đổi đó được viết ở phía dưới tên gọi chính thức bằng chữ inthường theo trình tự trước sau với thời gian tồn tại của từng tên gọi và để vàotrong ngoặc đơn). Ví dụ:

Tên phông: Trọng tài kinh tế Nhànước

(Hội đồng trọng tài kinh tế TW:1960-1965

Hội đồng trọng tài kinh tế Nhànước: 1965-1981

Trọng tài kinh tế Nhà nước: 1981đến nay)

3.2.4 "Từ hồ sơ số...đến hồsơ số..." Ghi số đầu tiên và số hồ sơ cuối cùng của quyển "Mục lục"

3.2.5 "Phông số" Viếtsố thứ tự của phông được cố định theo danh sách phông trong kho lưu trữ

3.2.6 "Mục lục số" hoặc" Quyển số". Viết số thứ tự của từng quyển "Mục lục hồ sơ "trong phông.

3.2.7 "Số trang": Ghisố lượng trang của quyển "Mục lục hồ sơ " .

Các mục "Phông số","Mục lục số" hoặc "Quyển số", "Số trang" được ghiở góc dưới tờ giấy, cách đường viền ngang dưới 15mm và cách nhau 10mm.

3.2.8 "Thời hạn bảo quản"Ghi ở góc dưới bên phải, cách đường viền ngang dưới 25mm. Thời hạn bảo quản của"Mục lục hồ sơ " thường là vĩnh viễn.

Tên các mục được in bằng chữ inthường.

3.3.Tờ mục lục: là bảngliệt kê các phần, chương, mục trong nội dung "Mục lục hồ sơ " tươngứng với các phần, chương, mục, là số thứ tự trang đã được đánh số thứ tự để tratìm thuận tiện.

3.4 Lời nói đầu:

Nội dung "Lời nói đầu"gồm có các yếu tố thông tin như sau:

3.4.1 "Lịch sử đơn vị hìnhthành phông" : Nêu tóm tắt về:

- Điều kiện lịch sử và nguyênnhân ra đời;

- Ngày, tháng, năm thành lập,thay đổi và giải thể của đơn vị hình thành phông;

- Chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn của đơn vị hình thành phông;

- Vị trí của đơn vị hình thànhphông trong hệ thống tổ chức Nhà nước. Mối quan hệ với các cơ quan cấp trên,cấp dưới và cùng cấp;

- Phạm vi hoạt động của đơn vịhình thành phông;

- Các đơn vị, tổ chức với sựthay đổi theo từng thời kỳ (nếu có).

3.4.2 "Lịch sử phông":Nêu tóm tắt về:

- Khối lượng tài liệu của toànphông tính theo mét giá (nếu chưa chỉnh lý) và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản(nếu đã chỉnh lý);

- Thời gian bắt đầu và kết thúccủa tài liệu trong phông;

- Số lần nhập, số lượng nhập vàthời gian nhập;

- Tình trạng tài liệu (mức độthiếu, đủ; tình trạng vật lý, sự biến động...);

-Thành phần và nội dung chủ yếucủa tài liệu trong phông.

3.4.3 Đặc điểm chính trong quátrình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ.

3.4.4 Cách sử dụng "Mục lụchồ sơ ".

Chú ý: Tuỳ theo từng loạiphông và yêu cầu khai thác mà trình bày sơ lược, chi tiết.

3.5 Bảng chữ viết tắt

Bảng chữ viết tắt dùng để giảithích các khái niệm được viết tắt đã dùng trong mục lục; các khái niệm viết tắtđược sắp xếp theo vần ABC và quy định trình bày như sau;

Chữ viết tắt ghi bên trái tranggiấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy.

Ví dụ:

HĐBT Hội đồng bộ trưởng

HĐND Hội đồng nhân dân

3.6 Bảng kê các hồ sơ

Tên gọi và kích thước các cộtmục của "Bảng kê các hồ sơ" được trình bày theo như hình 3:

Khoảng cách để đóng quyển 20mm

Cột 1. Hộp, cặp số: 15mm

Cột 2. Hồ sơ số: 20mm

Cột 3. Tiêu đề hồ sơ: 110mm

Cột 4. Ngày tháng bắt đầu và kếtthúc: 20mm

Cột 5. Số tờ: 10mm

Cột 6. Ghi chú: 15mm

Cách ghi một số cột mục:

Cột 2- "Số thứ tự hồ sơ":Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồsơ trong phông theo phương án phân loại.

Số thứ tự của hồ sơ kết hợp vớisố phông và số mục tạo thành địa chỉ tra tìm của hồ sơ đó.

Chú ý:

- Mỗi hồ sơ chỉ được ghi một sốthứ tự.

- Nếu hồ sơ đó có nhiều tập thìmỗi tập được đánh một số thứ tự riêng.

Cột 3- "Tiêu đề hồ sơ":Tiêu đề hồ sơ ghi trong mục lục đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ. Tương ứngvới mỗi tiêu đề là số thứ tự của hồ sơ đó.

Trường hợp nhiều hồ sơ có cùngmột tiêu đề thì chỉ viết một lần cho hồ sơ đầu, sau đó viết chữ "nt" vàchỉ ghi những điểm khác nhau như: Tập 1..., Tập...

Chú ý:

- Trong cột tiêu đề hồ sơ cònghi tên nhóm hồ sơ.

- Tên nhóm hồ sơ là tên đơn vịtổ chức, mặt hoạt động hay thời gian được chọn làm phương án hệ thống hoá tàiliệu của phông.

Cột 5- "Số tờ": Ghitổng số lượng tờ bên trong hồ sơ sau khi tài liệu được hệ thống hoá và đánh sốthứ tự.

Cột 6- "Ghi chú": Ghinhững đặc điểm đáng chú ý về hình thức cũng như nội dung của hồ sơ; đặc điểmtrong việc quản lý hồ sơ lưu trữ.

Thí dụ: Ghi về việc xuấthồ sơ để chụp microfilm, hồ sơ có bút tích của lãnh tụ.

Các cột mục của bảng kê các hồsơ được phân bằng đường kẻ dọc trang giấy có độ rộng 0, 5mm. Tên gọi các cộtmục được in cân xứng trong các ô (có độ rộng như trên). Phần đầu các trang sau(sau trang đầu) phải kẻ một khung có độ rộng như quy định ở trang đầu và ghi sốthứ tự các cột 1, 2, 3 đến 6.

3.7. Bảng chỉ dẫn

Bảng chỉ dẫn là bảng kê tên cácsự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã gặp trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chúgiải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thông tin được định hướng nhanh chóng.Thông thường có các bảng chỉ dẫn sau:

-Bảng chỉ dẫn tên người.

-Bảng chỉ dẫn địa danh.

-Bảng chỉ dẫn sự kiện.

Cách trình bày bảng chỉ dẫn đượcquy định như sau:

Tên Số hồ sơ Trang số

(Người, địa danh, sự kiện)

....................................................... ...............

3.8. Phần kết thúc

Phần kết thúc "Mục lục hồsơ " được trình bầy trong khuôn khổ 165mm x 165mm, gồm các nội dung sauđây:

Mục lục hồ sơ có................. tờ (ghi bằng số và chữ)

Gồm ................. hồ sơ (ghibằng số và chữ)

Từ số ................. đếnsố.................

Trong đó có ................. sốđúp

................. số bỏ sót

Người lập

Người lập

Phụ trách đơn vị ký xác nhận