BỘ TƯ PHÁP
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 03/2001/TT-TP-CC

Hà Nội, ngày 14 tháng 3 năm 2001

THÔNG TƯ

CỦABỘ TƯ PHÁP SỐ 03/2001/TP-CC NGÀY 14 THÁNG 3 NĂM 2001 HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊĐỊNH SỐ 75/2000/NĐ-CP NGÀY 8 THÁNG 12 NĂM 2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG CHỨNGCHỨNG THỰC

n cứ Nghị định số75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;

Căn cứ Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 5 tháng 3 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc triểnkhai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực;

Căn cứ Nghị định số 38/CPngày 4 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổchức của Bộ Tư pháp;

Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hànhNghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực như sau:

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ NGHIỆP VỤCÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

1. Điều 9 củaNghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về côngchứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định) quy định việc công chứng,chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan công chứng, chứng thực, trừcác trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở:

a. Việc công chứng, chứng thực dichúc của người mà tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật, tai nạn hoặc người bịbại liệt, người già yếu không thể đi lại được;

b. Việc công chứng, chứng thựchợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và chữ ký củangười đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người giàyếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơquan công chứng, chứng thực.

Đối với mọi trường hợp đều phải ghiđịa điểm công chứng, chứng thực, riêng việc công chứng, chứng thực được thực hiệnngoài giờ làm việc, thì phải ghi thêm giờ phút mà người thực hiện ký vào vănbản công chứng, văn bản chứng thực.

2. Điều 11 của Nghịđịnh quy định việc ký của người yêu cầu công chứng, chứng thực phải được thựchiện trước mặt người thực hiện công chứng, chứng thực. Trong trường hợp ngườicó thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng kýchữ ký mẫu tại cơ quan công chứng, chứng thực, thì có thể cho phép người đó kýtrước vào hợp đồng; người thực hiện công chứng, chứng thực phải đối chiếu chữký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc công chứng, chứngthực.

3. Việc điểm chỉ được thay thế choviệc ký trong các giấy tờ yêu cầu công chứng, chứng thực, nếu người yêu cầu côngchứng, chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.

Việc điểm chỉ cũng có thể được thựchiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

a. Công chứng, chứng thực dichúc;

b. Theo đề nghị của người yêucầu công chứng, chứng thực.

c. Theo yêu cầu của người thực hiệncông chứng, chứng thực khi xem xét các giấy tờ xuất trình, nếu xét thấy chưa rõràng về nhận dạng người yêu cầu công chứng, chứng thực; người yêu cầu côngchứng, chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi chongười yêu cầu công chứng, chứng thực.

Khi điểm chỉ, người yêu cầu côngchứng, chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải,thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngóntrỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉđó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụngđối với việc điểm chỉ của người làm chứng.

4. Khi từ chối thực hiện côngchứng, chứng thực theo quy định tại khoản 5 Điều 38 của Nghịđịnh, nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực đề nghị, thì người thực hiệncông chứng, chứng thực phải giải thích rõ lý do từ chối bằng văn bản.

5. Đối với việc nhận lưu giữ di chúcquy định tại Điều 51 của Nghị định, công chứng viên phải niêmphong bản di chúc; người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ, công chứng viên ký vàđóng dấu vào mép dán của phong bì đựng bản di chúc đó. Khi nhận lưu giữ di chúc,công chứng viên phải lập Giấy nhận lưu giữ di chúc gồm hai bản, một bản cấp chongười lập di chúc và một bản lưu trữ tại Phòng Công chứng.

Giấy nhận lưu giữ di chúc phải ghirõ: thời gian, địa điểm nhận lưu giữ di chúc; họ và tên công chứng viên nhận lưugiữ di chúc; họ và tên, địa chỉ, giấy tờ tuỳ thân của người lập di chúc; họ tên,địa chỉ của những người liên quan đến di chúc để báo tin khi cần thiết.

Khi có đơn yêu cầu của người có liênquan đến nội dung di chúc hoặc biết được người lập di chúc đã chết, công chứngviên triệu tập bằng văn bản tất cả những người. có liên quan để công bố di chúcđang được nhận lưu giữ tại Phòng Công chứng.

Biên bản công bố di chúc phải ghirõ: thời gian, địa điểm công bố di chúc; họ và tên công chứng viên công bố dichúc; họ và tên, địa chỉ của từng người thừa kế và người khác có liên quan đến nộidung di chúc có mặt cũng như vắng mặt; những người có mặt đã kiểm tra dấu niêmphong di chúc; công chứng viên mở và đọc di chúc cho những người có mặt nghe;nếu có người thừa kế, người khác có liên quan đến nội dung di chúc mà vắng mặt,thì phải ghi lý do vắng mặt của người đó; từng người có mặt và công chứng viênký vào biên bản.

6. Người đã yêu cầu công chứng, chứngthực hợp đồng, giao dịch tại cơ quan công chứng, chứng thực nào, thì có quyềnđề nghị cơ quan đó cấp bản sao văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Cơ quancông chứng, chứng thực có trách nhiệm cấp cho họ bản sao từ bản chính đang đượclưu trữ.

7. Việc thoả thuận phân chia di sản,việc khai nhận di sản theo quy định tại Điều 52 và Điều 53 củaNghị định phải được niêm yết. Việc niêm yết do cơ quan công chứng, chứng thựcthực hiện tại trụ sở Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷban nhân dân cấp xã), nơi thường trú trước đây của người để lại di sản; trongtrường hợp không có nơi thường trú, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã,nơi tạm trú có thời hạn của người đó. Trong trường hợp di sản gồm cả bất động sảnvà động sản hoặc di sản chỉ là bất động sản, thì việc niêm yết được thực hiện theohướng dẫn nêu trên của điểm này; nếu không xác định được cả hai nơi này, thìniêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có bất dộng sản của người để lại disản. Cơ quan công chứng, chứng thực phải cử người trực tiếp niêm yết, có sự chứngkiến của đại diện Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Trong trường hợp di sản chỉ làđộng sản, nếu cơ quan công chứng, chứng thực và nơi thường trú hoặc tạm trú củangười để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thìcơ quan công chứng, chứng thực có thể uỷ thác cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thựchiện việc niêm yết theo hướng dẫn tại đoạn 1 nêu trên của điểm này.

Nội dung niêm yết nêu rõ: họ, tênngười để lại di sản; họ, tên của những người thoả thuận hoặc người khai nhận vàquan hệ với người để lại di sản; danh mục di sản được thoả thuận phân chia hoặcđược khai nhận; cuối bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việcbỏ sót người được hưởng di sản, bỏ sót di sản, di sản không thuộc quyền sở hữu,quyền sử dụng của người để lại di sản, thì khiếu nại, tố cáo dó được gửi cho cơquan thực hiện công chứng, chứng thực.

Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi niêm yếtcó trách nhiệm bảo quản việc niêm yết, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày niêmyết.

8. Bản chính quy định tại khoản 2 Điều 57 của Nghị định là văn bản mà Phòng Công chứngtiếp nhận từ người yêu cầu công chứng để dịch. Người dịch phải dịch đầy đủ nộidung của văn bản đã được Phòng Công chứng giao cho dịch; nếu là bản sao, bảntrích lục, phải dịch là bản sao, bản trích lục; nếu là bản Fax phải dịch rõ làbản Fax. Khi tiếp nhận văn bản để địch, Phòng Công chứng lưu ý các trường hợpkhông được công chứng bản dịch quy định tại khoản 4 Điều 57 củaNghị định.

9. Lỗi kỹ thuật theo quy địnhtại Điều 45 của Nghị định là lỗi do sai sót trong khi ghichép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Để xác địnhlỗi kỹ thuật, người thực hiện công chứng, chứng thực có trách nhiệm đối chiếutừng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực.

Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thựchiện công chứng, chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc consố đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan.

Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuậttrong văn bản công chứng, văn bản chứng thực phải là người đã thực hiện việccông chứng, chứng thực đó.

Trong trường hợp người đã thựchiện việc công chứng, chứng thực không còn làm công tác đó nữa, thì người đứngđầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.

II. MẪU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

1. Lời chứng là bộ phận cấu thànhcủa văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Nội dung lời chứng phải rõ ràng,chặt chẽ, thể hiện rõ mức độ trách nhiệm của người thực hiện công chứng, chứngthực đối với việc công chứng, chứng thực; trong trường hợp những việc đã có mẫulời chứng do Bộ Tư pháp quy định, thì lời chứng phải tuân theo mẫu đó.

Lời chứng đối với hợp đồng, giaodịch phải có đầy đủ nội dung theo quy định lại Điều 43 của Nghị định.

Ban hành kèm theo Thông tư này cácmẫu lời chứng sau đây:

a. Mẫu lời chứng hợp đồng, giao dịch;

b. Mẫu lời chứng bản sao giấy tờ;

c. Mẫu lời chứng bản dịch giấytờ;

d. Mẫu lời chứng chữ ký.

2. Đối với mỗi trường hợp công chứng,chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực phảighi một Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực.

Trong trường hợp yêu cầu côngchứng, chứng thực không thể thực hiện được ngay trong ngày, thì người thực hiệncông chứng, chứng thực phải ghi Phiếu hẹn cho người yêu cầu công chứng, chứngthực.

Ban hành kèm theo Thông tư nàymẫu Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực và mẫu Phiếu hẹn.

3. Sổ công chứng, sổ chứng thực đượcsử dụng để ghi các việc công chứng, chứng thực đã được thực hiện tại cơ quancông chứng, chứng thực.

Sổ công chứng, sổ chứng thực là tàiliệu lưu trữ của Nhà nước, phải được làm bằng giấy có chất lượng tốt và được bảoquản chặt chẽ, lâu dài tại cơ quan đã thực hiện công chứng, chứng thực.

Các sổ công chứng, sổ chứng thựcphải ghi rõ ngày mở sổ, ngày khoá sổ.

Đối với các sổ chứng thực của Uỷban nhân dân cấp xã, thì sau khi khoá sổ, Uỷ ban nhân dân cấp xã phải gửi mộtbản chụp của các sổ chứng thực đó cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã,thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp huyện) để lưu trữ. Bảnchụp này phải được đóng dấu giáp lai và có chữ ký của Chủ tịch Uỷ ban nhân dâncấp xã.

Ban hành kèm theo Thông tư nàymẫu các sổ công chứng, sổ chứng thực sau đây:

a. Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch;Sổ công chứng bản sao giấy tờ; Sổ công chứng bản dịch giấy tờ; Sổ công chứng chữký;

b. Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch;Sổ chứng thực bản sao giấy tờ; Sổ chứng thực chữ ký; Sổ chứng thực di chúc, từchối nhận di sản.

Bộ Tư pháp hướng dẫn việc sửđụng thống nhất và phát hành các sổ công chứng của các Phòng Công chứng trongphạm vi cả nước.

Theo sự hướng dẫn của Bộ Tư pháp,Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Uỷ bannhân dân cấp tỉnh) phát hành các sổ chứng thực cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấpxã trong địa phương mình.

III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ TỔCHỨC, QUẢN LÝ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỨC

1. Văn bản đề nghị của Giám đốc SởTư pháp về việc bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại điểma khoản 2 Điều 31 của Nghị định phải ghi rõ: nhu cầu công chứng tại địa phươngvà sự cần thiết bổ nhiệm công chứng viên; họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơicông tác, công việc đang đảm nhiệm của người được đề nghị; xác nhận thời giancông tác pháp luật và nhận xét quá trình công tác của người đó.

2. Khoản 2 Điều 22của Nghị định quy định Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực thuộcthẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo uỷ quyền của Chỉ tịch Uỷ ban nhândân cấp huyện. Khi thực hiện chứng thực, Trưởng phòng Tư pháp ký văn bản chứngthực với tư cách "thừa uỷ quyền" và đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Ở những địa bàn có nhiều yêu cầuchứng thực, Trưởng phòng Tư pháp có thể đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấphuyện uỷ quyền bằng văn bản cho cả Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứngthực. Khi thực hiện chứng thực Phó Trưởng phòng Tư pháp ký văn bản chứng thựcvới tư cách "thừa uỷ quyền", ghi chức vụ của mình và đóng dấu Uỷ bannhân dân cấp huyện.

Chỉ sau khi đăng ký chữ ký tạiSở Tư pháp, Trường phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp mới được thực hiện chứngthực.

3. Trong trường hợp trực tiếpphụ trách Tư pháp, thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứngthực.

Nếu được phân công phụ trách Tư pháp,thì Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực. Khi thực hiệnchứng thực, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã ghi chức vụ của mình vào vănbản chứng thực.

Chỉ sau khi đăng ký chữ ký tạiSở Tư pháp, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phụ trách Tưpháp, mới được thực hiện chứng thực.

4. Việc công nhận người dịch là cộngtác viên của Phòng Công chứng được thực hiện như sau: người dịch có đơn đề nghịlàm cộng tác viên, kèm theo sơ yếu lý lịch có dán ảnh theo mẫu quy định cho cánbộ, công chức; bản sao bằng tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ hoặc Đại học khác.

Người dịch là cộng tác viên của PhòngCông chứng theo quy định của Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 nărn 1991 củaHội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứngnhà nước tiếp tục được công nhận là cộng tác viên của Phòng Công chứng theohướng dẫn tại Thông tư này.

Người dịch là cộng tác viên của PhòngCông chứng phải ký hợp đồng dịch thuật với Trưởng phòng Công chứng, trong đócam kết thực hiện dịch chính xác và chấp hành nội quy dịch thuật của Phòng Côngchứng.

5. Các Phòng Công chứng, Uỷ ban nhândân các cấp và Bộ Ngoại giao phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kêsố liệu về công chứng, chứng thực định kỳ sáu tháng và hàng năm được quy định tạikhoản 3 Điều 18, điểm đ khoản 1 Điều 19,điểm d khoản 1 Điều 20 và điểm g khoản 1Điều 28 của Nghị định.

Nội dung báo cáo phải thể hiệnđầy dủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kết quả hoạtđộng công chứng, chứng thực tại Phòng Công chứng và tại địa phương mình, đồngthời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).

Kèm theo báo cáo có biểu thống kêsố liệu về công chứng, chứng thực (ban hành kèm theo Thông tư này). Số liệu thốngkê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 1 tháng 1 đến hết ngày 30 tháng6; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 1 tháng 1 đếnhết ngày 3 tháng 12 của năm đó.

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiệnnhư sau:

a. Đối với các Phòng Công chứng,báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Giámđốc Sở Tư pháp trước ngày 5 tháng 7; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 5tháng 1 của năm sau.

b. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã,báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện (qua Phòng Tưpháp) trước ngày 5 tháng 7 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 5 tháng1 của năm sau.

c. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp huyện,báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Sở Tư pháp trước ngày 15 tháng 7; báo cáohàng năm được gửi trước ngày 15 tháng 1 của nărn sau.

d. Đối với Uỷ ban nhân dân cấptỉnh, báo cáo 6 tháng đầu nărn gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 25 tháng 7; báocáo hàng năm được gửi trước ngày 25 tháng 1 của năm sau.

đ. Đối với Bộ Ngoại giao, báo cáo6 tháng đầu năm gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 25 tháng 7; báo cáo hàng năm đượcgửi trước ngày 25 tháng 1 của năm sau.

6. Chế độ kiểm tra việc chấp hànhpháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực phải được tiến hành thường xuyên,định kỳ hàng năm theo khoản 5 Điều 17, điểmc khoản 1 Điều 19 và điểm b khoản 1 Điều 20 của Nghị định.

Người thực hiện việc kiểm tra cótrách nhiệm kiểm tra theo nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; sau khikết thúc kiểm tra, phải có báo cáo kết quả kiểm tra và chịu trách nhiệm về báocáo đó.

Việc kiểm tra, thanh tra đượctiến hành khi có khiếu nại, tố cáo và được giải quyết theo quy định của phápluật về khiếu nại, tố cáo.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày 1 tháng 4 năm 2001.

2. Trong quá trình thực hiện,nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những vấn đề mới, các cơ quan liên quan, Uỷ bannhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp, Phòng Công chứng có công văn gửi Bộ Tư pháp để cóvăn bản hướng dẫn.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp

Nguyễn Đình Lộc

(Đã ký)