NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 38/2013/TT-NHNN

Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2013

THÔNG TƯ

QUYĐỊNH VỀ DỊCH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GHI BẰNG TIẾNG NƯỚC NGOÀI KHI SỬ DỤNG ĐỂ GHI SỔKẾ TOÁN, CÁCH VIẾT CHỮ SỐ TRÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TẠINGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam s 46/2010/QH12ngày 16 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Luật Kế toán s 03/2003/QH1 1 ngày 17 tháng 6 năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/ 2005/QH 11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định s 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng;

Căn cứ Nghị định số 156/2013/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam;

Căn cứ Quyết định s 08/2013/QĐ-TTg ngày 14/01/2013 củaThủ tướng Chính phủ về Chế độ kế toán áp dụng đi với Ngân hàng Nhànước Việt Nam;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tàichính - Kế toán;

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ViệtNam ban hành Thông tư quy định về dịch chứng từ kếtoán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sửdụng để ghi số kế toán, cách viết chữ s trên chứngtừ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàngNhà nước Việt Nam,

Điều 1. Phm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về dịch chứngtừ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán, cách viếtchữ số trên chứng từ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Sở Giao dịch, Vụ Tài chính - Kếtoán, Cục Công nghệ tin học, Cục Phát hành và kho quỹ, Cục Quảntrị, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Văn phòng đại diện tại thành phố HồChí Minh, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vàcác đơn vị khác thuộc Ngân hàng Nhà nước có tổ chức bộ máykế toán, trừ các đơn vị sự nghiệp (sau đây gọi là đơn vị thuộc Ngân hàng Nhànước).

2. Các tổ chức và cá nhân có sử dụngchứng từ kế toán theo quy định tại Điều 1 Thông tư này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Chứng tghibằng tiếng nước ngoài là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, phátsinh ngoài lãnh thổ Việt Nam và được sử dụng chữ viết bằng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán.

2. Chứng từ thanh toán quốc tế làchứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được sử dụng trong hoạt độngthanh toán mà trong đó có ít nht một bên liên quan là tổchức hoặc cá nhân có tài khoản thanh toán ở ngoài lãnh thViệt Nam.

3. Chứng từ điện tử là chng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán đượcthể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử; được mã hóa mà không bị thay đi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán; được bảo đảm an toàn dữliệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

4. Lưu trữ chứng từ điện tử là việcbảo quản, lưu trữ chứng từ điện tbngphương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

5. Hủy chứng từ điện tử là việc làmcho chứng từ không có giá trị sử dụng.

6. Tiêu hủy chứng từ điện tử là làmcho chứng từ điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trongnó.

7. Cách viết chữ số theo thông lệquốc tế là việc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ sốhàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sửdụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kếtoán.

8. Bản dịch mẫu là bản dịch ra tiếngViệt của các mẫu chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài hoặc bảndch chứng từ đu tiên đối vớicác chứng từ ghi bng tiếng nước ngoài phátsinh nhiều lần, có nội dung ging nhau.

Điều 4. Dịch chứng từ ghi bằngtiếng nước ngoài ra tiếng Việt để ghi sổ kế toán

1. Các chứng từ ghi bằng tiếng nướcngoài phát sinh nhiều lần và có nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính giốngnhau phải dịch sang tiếng Việt đivới bản chứng từ đầu hoặc mẫu chứng từ (nếu có), từ bảnsau trở đi thì chỉ bt buc dịch sangtiếng Việt các nội dung chủ yếu của chứng từ theo quy định của Luật Kế toán về nội dung chứng từ.

2. Các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này phải dịch toànbộ nội dung chứng từ ra tiếng Việt.

3. Trang đầu tiên của bản dịch phảiđược ghi rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống phíatrên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh strang theo thứ tự. Tất cả các trang của bản gốc và bản dịch phải đóngdấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt tại khoản 1, khoản 2Điều này phải đính kèm với bản gốc chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài và phảiđóng du giáp lai giữa các tờ của cả bản dịch và bản gốc.Bản dịch mẫu phải được lưu trữ trên tập chứng từ gốc phát sinh trong một ngày giao dịch.

4. Đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước cóthể tự dịch hoặc thuê tổ chức, cá nhân dịch chứng từ, Thủ trưởng đơn vị thuộcNgân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm về tính chính xác giữa bản dịch và chứng từgốc. Người dịch chứng từ ghi bng tiếngnước ngoài ra tiếng Việt phải là người thông thạo tiếngnước ngoài cn dịch.

5. Trường hợp thuê dịch, đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước phải xây dựng Quy chế quy định về việc dịch chứng từ, quyền và trách nhiệm của tổ chức, cánhân dịch chứng từ, mức thù lao dịch thuật theo cơ chế tàichính của Ngân hàng Nhà nước, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét, banhành trước khi thực hiện.

Điều 5. Cách viết chữ số trênchứng từ kế toán

1. Quy định tại Điều này chỉ áp dụngđối với chứng từ thanh toán quốc tế tại Sở Giao dịch.

2. Sở Giao dịch được sử dụng cáchviết chữ số theo thông lệ quốc tế trên chứng từ thanh toánquốc tế.

3. Sở Giao dịch phải thực hiện chuyểnđổi cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế sang cách viếtchữ stheo quy định của Luật kế toán để đảm bảo tínhchính xác khi ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

4. Sở Giao dịch lập danh mục các loạichứng từ được chuyển đổi cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế để phục vụ choviệc kiểm tra, đối chiếu tại đơn vị.

Điều 6. Lưu trữ chứng từ điện tửtại Ngân hàng Nhà nước

1. Việc lưu trữ chứng từ điện tử chỉđược thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiệntheo quy định tại Điều 20, Điều 21 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và đảm bảotuân thủ Phương án bo quản, lưu trữ chứng từ điện tử củaNgân hàng Nhà nước.

2. Việc lưu trữ chứng từ điện tử phảithực hiện đồng thời với việc lập, in và lưu trữ Bảng kê chứng từ điện tử phátsinh tại mỗi đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước. Yêu cầu đối với việc lập Bảng kêchứng từ điện tử như sau:

a) Bảng kê chứng từ điện tử phải phảnánh được các nội dung chủ yếu của từng chứng từ phát sinh trong ngày tại đơnvị thuộc Ngân hàng Nhà nước và được in ra vào cuối mỗi ngày làmviệc. Các nội dung chủ yếu trên chứng từ cn được phản ánhtrên Bảng kê chứng từ điện t bao gm:S hiu chứng từ,tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, số tiền và tóm tắt nộidung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

b) Bảng kê chứng từ điện tử phải cóđủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước,trưởng phòng kế toán và người lập Bảng kê chứng từ điện t.Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm về tính chính xác,khớp đúng của Bảng kê chứng từ điện tử với chứng từ gc;

c) Bảng kê chứng từ điện tử phải đượclưu trữ theo đúng quy định vlưu trữ chứng tkế toán.

3. Trường hợp không đáp ứng đượccác quy định nêu tại khoản 1, khoản 2 Điều này thì đơn vị thuộcNgân hàng Nhà nước phải thực hiện in chng tra giấy để lưu trữ theo quy định.

Điều 7. Hủy và tiêu hủy chứng từđiện tử

Việc hủy và tiêu hủy chứng từ điện tửti Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo quy định tạiĐiều 15, Điu 23 Nghị định s35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ vềgiao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và các quy địnhkhác của pháp luật có liên quan.

Điều 8. Trách nhiệm thực hiện

1. Đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước:

a) Tổ chức thực hiện dịch chứng từghi bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt đghi sổ kế toántại đơn vị, đảm bảo tính chính xác, đy đủ theo quy định tại Điều 4 Thông tư này;

b) Tổ chức thực hiện lưu trữ, hủy vàtiêu hủy chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 6, Điều 7 Thông tư này, Phươngán bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước và hướng dẫntổ chức thực hiện của Cục Công nghệ tin họcthực hiện kiểm soát chứng từ điện tử đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đy đủ trước khi đưa vào lưu trữ; chịu tráchnhiệm về các rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ do nguyên nhân chủ quangây ra.

2. Cục Công nghệ tin học:

Ngoài trách nhiệm nêu tại khoản 1Điều này, Cục Công nghệ tin học chịu trách nhiệm:

a) Xây dựng và trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Phương án bảo quản, lưu trữchứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước theo quy định tại Điều 22 Nghị định số35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử tronglĩnh vực ngân hàng và hướng dẫntổ chức thực hiện Phươngán này trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước;

b) Nghiên cứu, trình cấp có thẩm quyền quyết địnhđầu tư mua sm trang thiết bị, giải pháplưu trữ chng từ điện tử tại Ngân hàng Nhànước theo quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luậtcó liên quan.

3. Sở Giao dịch:

Ngoài trách nhiệm nêu tại khoản 1Điều này, Sở Giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện các quy định tại khoản 3,khoản 4 Điều 5 Thông tư này.

4. Người được giao nhiệm vụ bảo quản,lưu trữ chứng từ điện tử:

a) Thực hiện đúng Phương án bảo quản,lưu trữ chứng từ điện tử;

b) Phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vịđxử lý, khc phục kịp thời trongtrường hợp có nguy cơ hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

c) Không được phép cho bất cứ tổchức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sựđồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền.

Điều 9. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày 01 tháng 6 năm 2014.

2. Nội dung quy định về dịch chứng từghi bằng tiếng nước ngoài quy định tại điểm a khoản 3 Điều 5 Chế độ Chứng từ kếtoán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước không áp dụng tại các đơn vị thuộcNgân hàng Nhà nước kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

3. Nội dung quy định về cách viết chữsố sử dụng trên chứng từ kế toán quy định tại điểm b khoản 3 Điều 5 Chế độChứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNNngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước không áp dụngđối với chứng từ thanh toán quốc tế phát sinh tại Sở Giao dịch kể từ ngày Thôngtư này có hiệu lực thi hành.

Điều 10. T chức thi hành

Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tàichính - Kế toán, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhànước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 10;
- Ban lãnh đạo NHNN;
- Văn phòng Chính phủ (2 bản);
- Bộ Tư pháp (để kiểm tra);
- Công báo;
- Lưu VP, Vụ PC, Vụ TCKT (10).

KT. THỐNG ĐỐC
PHÓ THỐNG ĐỐC




Đào Minh Tú