Con tôi làm khai sinh ở TP. Đà Nẵng. Sau đó gia đình chuyển hẳn vào HCM và đang chờ chuyển hộ khẩu từ Đà Nẵng vào HCM (Hộ khẩu sẽ chuyển đến là Q3, Tp. HCM - gia đình thì đang dùng KT3 ở Q. Tân Bình, con thì đang học ở Q3). Vậy, giờ tôi muốn làm bản sao giấy khai sinh (GKS) cho con thì phải làm thế nào ạ? Và tôi có các vướng mắc là:

1/ Chuyển bản gốc GKS và nhờ bạn ở Đà Nẵng đi xin bản sao giùm (Không phải là người thân thì có xin được không? Có cần làm giấy ủy quyền? Nếu có thì làm thế nào và ở đâu?)

2/ Chờ chuyển hộ khẩu vào HCM - xin trích lục tại HCM thì có được không?

3/ Trong quá trình gửi GKS đi xin bản sao, nếu xảy ra thất lạc thì phải làm thế nào? (Cha hoặc mẹ phải về nơi làm GKS để xin lại? Hay có thể ủy quyền nhờ người quen?) Con tôi đang học Lớp 1 và nhà trường nhắc nhở chuẩn bị hơn 15 GKS để bổ sung khi có yêu cầu, nhưng gia đình chưa sắp xếp được thời gian để về Đà Nẵng nên đang không biết làm thế nào với các vướng mắc trên. Tôi và gia đình rất mong sớm nhận được sự tư vấn từ quý Công ty ạ. Xin trân trọng cảm ơn & kính chào.

Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi thắc mắc về cho chúng tôi.

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn luật dân sự của Công ty Luật Minh Khuê.

>> Luật sư tư vấn luật dân sự, gọi: 1900.6162

 

Trả lời:

Chào quý khách! cảm ơn quý khách hàng đã gửi câu hỏi về hộp thư tư vấn của chúng tôi, Vấn đề quý khách đang vướng mắc chúng tôi xin được tư vấn như sau:

I. Cơ sở pháp lý:

- Nghị định 23/2015/NĐ-CP  Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

II. Nội dung tư vấn:

1.Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì:

"Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính."

Điều 17 cũng quy định rõ như sau:

"Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

2. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến."

Dựa theo quy định trên, cơ quan nào hiện đang quản lý giấy khai sinh gốc của con bạn thì bạn yêu cầu cấp bản sao ở đó. Cụ thể trong trường hợp này, nếu bạn trước đây thực hiện thủ tục khai sinh cho con ở Đà Nẵng thì lúc này bạn cũng phải về địa phương này để yêu cầu được cấp bản sao từ giấy khai sinh gốc. Bạn không cần về tận Đà Nẵng để xin mà có thể gửi đề nghị qua đường bưu điện kèm theo các giấy tờ sau: bản sao có chứng thực: Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận. Nếu bạn gửi bản chính và gửi bạn ở Đà Nẵng đi xin thì bạn cần chuẩn bị thêm giấy ủy quyền cho người bạn,được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.

2. Vì bạn chưa hoàn tất thủ tục chuyển sổ hộ khẩu từ Đà Nẵng vào Hồ Chí Minh nên chưa thể làm thủ tục trích lục lúc này.

3. Nếu như trong quá trình bạn gửi GKS đi xin bản sao và bị thất lạc thì bạn có thể xin cấp lại GKS mới theo quy định tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

"Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Điều 25. Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây thực hiện đăng ký lại khai tử.

Điều 26. Thủ tục đăng ký lại khai sinh

1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thìnội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này."

Trong trường hợp này, người có yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi bạn thường trú. Trường hợp không trực tiếp đi nộp thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ. Trường hợp người làm thay là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người đề nghị cấp lại bản chính Giấy khai sinh thì không cần có văn bản ủy quyền nhưng phải xuất trình giấy tờ thể hiện mối quan hệ nêu trên với người đề nghị cấp lại bản chính Giấy khai sinh.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật dân sự miễn phí qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn luật dân sự.