TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TRIỆU TẬP VÀ TỔ CHỨC

CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN

CÔNG TY CỔ PHẦN ……THEO LUẬT DOANH NGHIỆP 2005

Việc làm trước khi tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông

Chuẩn bị địa điểm tổ chức đại hội

Trong thời gian từ khi gửi giấy mời họp đến khi khai mạc cuộc họp, người triệu tập phải tiếp tục tiến hành các công việc chuẩn bị như đảm bảo điều kiện ánh sáng, vệ sinh, chỗ ngồi, giải khát, thuận lợi cho việc ăn nghỉ của cổ đông dự họp…. tại nợi họp ĐHĐCĐ, chuẩn bị thẻ biểu quyết cho từng vấn đề dự định biểu quyết.

- Chuẩn bị phương tiện khác

- Chuẩn bị các phương tiện ghi âm, ghi hình nếu cần để làm tư liệu (hoặc là bằng chứng khi cần) về cuộc họp ĐHĐCĐ.

- Chuẩn bị chương trình và nội dung cho Đại hội (Điều 99 LDN 2005)

Người triệu tập họp ĐHĐCĐ chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liêu cuộc họp và Dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình; xác định thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp và gửi thông báo mời họp đến các cổ đông có quyền dự họp.

- Chuẩn bị tài liệu phục vụ cuộc họp

Các tài liệu cần chuẩn bị: (Tuỳ theo nội dung chương trình họp)

>> Luật sư tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp trực tuyến gọi số: 1900.1940

Tư vấn luật doanh nghiệp

Tư vấn luật doanh nghiệp - Ảnh minh họa

- Dự thảo Điều lệ Công ty,

- Báo cáo tài chính năm ........... của Công ty;

- Chương trình họp (có quy định thời gian cho việc thảo luận và biểu quyết từng vấn đề).

- Mẫu ứng cử, đề cử thành viên HĐQT (kèm theo biên bản đề cử của nhóm cổ đông);

- Mẫu sơ yếu lý lịch người ứng cử, được đề cử làm thành viên HĐQT;

- Mẫu giấy uỷ quyền dự họp;

- Phiếu biểu quyết cho từng vấn đề trong nội dung cuộc họp và phiếu dự phòng cho các vấn đề phát sinh theo yêu cầu của cổ đông (thể hiện bằng các màu sắc khác nhau và sẽ trao cho CĐ đến dự họp)

Nội quy cuộc họp;

- Dự thảo nghị quyết của cuộc họp.
- Chương trình họp ĐHĐCĐ (dự kiến)

- Bầu chủ tọa

- Chủ toạ cuộc họp tuyên bố khai mạc cuộc họp

- Công bố các đại biểu hợp lệ và khách mời.

- Chủ toạ chỉ định Thư ký/Tổ Thư ký cuộc họp

- Thông báo nội quy cuộc họp

- Thông qua nội dung, chương trình họp (trong đó có thời gian cụ thể, chi tiết cho việc thảo luận và biểu quyết từng vấn đề).

- Bầu Ban kiểm phiếu (ba người)

- Thảo luận và biểu quyết các vấn đề nêu trong nội dung cuộc họp.

- Bầu (bổ sung) thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

- Kiểm phiếu

- Công bố kết quả bỏ phiếu

- Công bố biên bản cuộc họp

- Công bố nghị quyết của cuộc họp;

- Kết thúc cuộc họp.

Lưu ý:

- Nếu trong nội dung chương trình có phần sửa đổi, bổ sung Điều lệ thì nên để nội dung thông qua Điều lệ Công ty là nội dung đầu tiên, sau đó áp dụng các nguyên tắc trong Điều lệ Công ty để tiến hành các bước tiếp theo.

- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp (Điều 97.7, Điều 98 và Điều 99.1 LDN 2005)

- Người triệu tập phải lập Danh sách cổ đông có quyển dự họp và biểu quyết dựa trên danh sách cổ đông đang sở hữu cổ phần.

Lưu ý:

- Các cổ đông ưu đãi cổ tức, cổ đông ưu đãi hoàn lại không được tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ;

- Trường hợp cổ phần được chuyển nhượng trong thời gian từ ngày lập xong danh sách cổ đông đến ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông thì người nhận chuyển nhượng có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thay thế cho người chuyển nhượng đối với số cổ phần đã chuyển nhượng (Điều 101.5 LDN 2005).

- Mời họp ĐHĐCĐ (Điều 100 LDN 2005)

- Người triệu tập họp ĐHĐCĐ thông báo mời họp đến các địa chỉ thường trú của cổ đông theo danh sách đã lập và các khách mời (nếu có) chậm nhất 07(bảy) ngày trước ngày khai mạc và phải đăng báo về việc mời họp trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật; Kèm theo Thông báo phải gửi cả nội dung, chương trình họp và các tài liệu, giấy tờ đã chuẩn bị.

Lưu ý:

- Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp (Điều 102.4 LDN 2005);

- Trường hợp, cổ đông không tham dự cuộc họp nhưng gửi phiếu biểu quyết bằng thư đảm bảo đến HĐQT chậm nhất 01 (một) ngày trước khi khai mạc cuộc họp. Trong trường hợp này, Trưởng ban kiểm soát của ĐHĐCĐ có quyền mở phiếu biểu quyết của cổ động đó (Khoản 1b Điều 26 NĐ 102/2010).

- Người sở hữu 01 cổ phần cũng là cổ đông và có quyền dự họp ĐHĐCĐ và không thể ngăn cản họ.

- Khuyến khích cổ đông đăng ký dự họp sớm để chủ động chuẩn bị địa điểm phù hợp.

Khách mời

- Có thể mời một số khách mời không phải là cổ đông của Công ty.

- Có thể mời cơ quan báo chí nếu cần.

Lưu ý :

- Bố trí chỗ ngồi của khách mời và đại biểu tách biệt nhau; các đại biểu là cổ đông ngồi phân biệt với các đại biểu là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông

- Tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ

- Đăng ký tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ; Kiểm tra tư cách đại biểu (Điều 103 LDN 2005), phát tài liệu (nếu có)

Các đại biểu phải tiến hành đăng ký việc dự họp ĐHĐCĐ tại Bàn Đăng ký và người phụ trách việc Đăng ký phải có một bản danh sách Cổ đông có quyền dự họp để đối chiếu, theo dõi và điều chỉnh trong trường hợp có chuyển nhượng cổ phần. Người đăng ký dự họp hợp lệ sẽ được cấp thẻ biểu quyết tương ứng với số vấn đề cần biểu quyết trong chương trình họp.

- Người đăng ký dự họp phải xuất trình Thông báo mời họp, Chứng minh thư/hộ chiếu, giấy tờ chứng minh việc nhận chuyển nhượng cổ phần của Công ty và giấy uỷ quyền (đối với người là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông).

- Khi đăng ký dự họp, người dự họp là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là cá nhân/tổ chức phải xuất trình Giấy uỷ quyền (bằng văn bản) có chữ ký của người uỷ quyền (đối với cổ đông cá nhân) hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức (đối với cổ đông là tổ chức) và chữ ký của người được uỷ quyền theo quy định Khoản 2 Điều 101 LDN 2005.

- Trường hợp, cổ đông có nhiều hơn một người là đại diện theo uỷ quyền tham dự cuộc họp thì trong Giấy uỷ quyền phải ghi rõ số cổ phần được quyền biểu quyết của từng người đại diện theo uỷ quyền (Khoản 3 Điều 96 LDN 2005).

Lưu ý:

- Việc đăng ký cho đại biểu tham dự chỉ kết thúc khi việc thu thẻ biểu quyết của vấn đề cuối cùng trong nội dung cuộc họp đã xong.

- Cổ đông hoặc người được uỷ quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Chủ toạ không được dừng cuộc họp để những người đến muộn đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những biểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng (Khoản 6 Điều 103 LDN 2005).

- Khai mạc và tiến hành cuộc họp như nội dung chương trình đã được ĐHĐCĐ thông qua.

Chủ toạ điều khiển phiên họp theo nội dung chương trình đã được thông qua, tuân thủ nội quy cuộc họp và các quyền khác theo quy định của pháp luật.

- Bỏ phiếu biểu quyết:

Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được chủ toạ công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp.

Lưu ý:

- Các phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự cuộc họp gửi đến Ban tổ chức trước giờ khai mạc cũng được đưa vào kết quả và tổng hợp riêng để báo cáo ĐHĐCĐ.

- Thông qua Biên bản cuộc họp ĐHĐCĐ và các Nghị quyết ĐHĐCĐ

Biên bản cuộc họp ĐHĐCĐ phải có những nội dung cơ bản theo Điều 106 LDN 2005 như sau:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;

- Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

- Chương trình và nội dung cuộc họp;

- Chủ toạ và thư ký;

- Ban Kiểm phiếu;

- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp (có thể quay phim).

- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

- Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

- Các quyết định đã được thông qua;

- Họ, tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký.

Lưu ý:

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty

- Tuyên bố kết thúc

- Việc làm sau ĐHĐCĐ

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Quyết định ĐHĐCĐ được thông qua thì Công ty phải gửi Thông báo đến cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ.

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bế mạc cuộc họp, Công ty phải gửi Biên bản họp ĐHĐCĐ đến tất cả các cổ đông.

- Lưu trữ tại Công ty: Quyết định và Biên bản ĐHĐCĐ, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và các tài liệu gửi kèm theo thông báo mời họp.

Công ty luật Minh Khuê biên tập dựa trên những vụ việc thực tiễn đã triển khai và dựa trên các quy định pháp lý của Luật doanh nghiệp Việt Nam.

Rất mong nhận được sự hợp tác cũng như ý kiến đóng góp của Quý khách hàng!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê  

---------------------------------------------------

THAM KHẢO VÀ DỊCH VỤ TƯ VẤN LIÊN QUAN: