Chào Ban tư vấn luật của Luật Minh Khuê! Hiện tại đơn vị chúng tôi có vấn đề vướng mắc về giải quyết chế độ nghỉ phép năm cho nhân viên. Đơn vị có ký hợp đồng 1 năm với một số lao động nước ngoài và có thỏa thuận về số ngày phép năm của họ là 28 ngày/ năm. Thông thường họ sẽ về làm 2 lần trong năm. Công ty có đặt vé khứ hồi cho cả 2 lần đi lại này. Về trường hợp này, đơn vị có một số vấn đề vướng mắc:

1. Thỏa thuận số ngày phép năm nhiều hơn quy định hiện hành có bị vi phạm gì không?

2. Chi phí lương cho số ngày phép vượt quy định hiện hành có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

3. Chi phí hỗ trợ tiền vé máy bay khứ hồi cho NLĐ thì được xử lý như thế nào? Có được ghi nhận là chi phí của DN, người lao động có phải chịu thuế TNCN?

4. Trong trường hợp, NLĐ chưa nghỉ hết số phép năm theo thỏa thuận thì công ty sẽ phải giải quyết như thế nào để đảm bảo quyền lợi cho họ?

Rất mong nhận được sự hỗ trợ của Luật Minh Khuê về tình huống này. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mụctư vấn luật dân sự của công ty luật Minh Khuê.

Tư vấn về việc nhập 2 quốc tịch cho con tại Việt Nam

Luật sư tư vấn luật dân sự gọi: 1900.1940

Trả lời:

Chào bạn, Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

I. Căn cứ pháp lý:

Bộ luật lao động số 10/2012/QH13

Nghị định số 102/2013/NĐ-CP hướng dẫn về lao động nước ngoài tại Việt Nam

Nghị định 11/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Bộ luật Lao động lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

II. Nội dung phân tích: 

1. Thỏa thuận số ngày phép năm nhiều hơn quy định hiện hành có bị vi phạm gì không?

Điều 111 Bộ luật lao động năm 2012 quy định về số ngày nghỉ phép năm như sau:

"Điều 111. Nghỉ hằng năm

1. Người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

b) 14 ngày làm việc đối với người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có có điều kiện sinh sống khắc nghiệt theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành hoặc lao động chưa thành niên hoặc lao động là người khuyết tật;

c) 16 ngày làm việc đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành.

2. Người sử dụng lao động có quyền quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động.

3. Người lao động có thể thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

4. Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm."

Theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 111 Bộ luật lao động năm 2012 nêu trên thì trường hợp của bạn người lao động được nghỉ phép năm theo thứ tự là 12, 14 và 16 ngày tương ứng với điều kiện làm công việc trong điều kiện bình thường; làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có có điều kiện sinh sống khắc nghiệt và làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt 

Tuy nhiên, đơn vị bạn có ký hợp đồng 1 năm với một số lao động nước ngoài và có thỏa thuận về số ngày phép năm của họ là 28 ngày/ năm. Việc thỏa thuận về số ngày phép năm của doanh nghiệp bạn vượt mức phép năm mà luật quy định là không vi phạm pháp luật, vì luật chỉ đưa ra số ngày nghỉ phép năm hợp lý nhất cho doanh nghiệp tham khảo. Trên cơ sở quy định của luật doanh nghiệp có thể thay đổi số ngày nghỉ phép năm mà không được dưới số ngày nghỉ phép năm mà luật đã quy định là được.

2. Chi phí lương cho số ngày phép vượt quy định hiện hành có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC thì chi phí lương cho số ngày phép vượt quy định hiện hành mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh sẽ được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi DN đã chi trả cho người lao động và có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

3. Chi phí hỗ trợ tiền vé máy bay khứ hồi cho NLĐ thì được xử lý như thế nào? Có được ghi nhận là chi phí của DN, người lao động có phải chịu thuế TNCN?

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

"Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

Ví dụ 7: Tháng 8 năm 2014 doanh nghiệp A có mua hàng hóa đã có hóa đơn và giá trị ghi trên hóa đơn là 30 triệu đồng nhưng chưa thanh toán. Trong kỳ tính thuế năm 2014, doanh nghiệp A đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với giá trị mua hàng hóa này. Sang năm 2015, doanh nghiệp A có thực hiện thanh toán giá trị mua hàng hóa này bằng tiền mặt do vậy doanh nghiệp A phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kỳ tính thuế năm 2015).

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế."

Như vậy, theo quy định trên thì việc công ty có đặt vé khứ hồi cho cả 2 lần đi lại này để họ về 2 lần trong năm thì sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tức là chi phí hỗ trợ tiền vé máy bay khứ hồi cho NLĐ được nghỉ phép năm thì sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nên người lao động có phải chịu thuế TNCN.

Do đó khi doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao độngvề nước nghỉ phép thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

4. Trong trường hợp, NLĐ chưa nghỉ hết số phép năm theo thỏa thuận thì công ty sẽ phải giải quyết như thế nào để đảm bảo quyền lợi cho họ?

Điều 114 Bộ luật lao động năm 2012 quy định về thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ như sau:

"Điều 114. Thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ

1. Người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ.

2. Người lao động có dưới 12 tháng làm việc thì thời gian nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số thời gian làm việc. Trường hợp không nghỉ thì được thanh toán bằng tiền."

Như vậy, trong trường hợp, NLĐ chưa nghỉ hết số phép năm theo thỏa thuận thì công ty sẽ phải thanh toán bằng tiền những ngày mà NLĐ chưa nghỉ để đảm bảo quyền lợi cho họ.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài gọi số: 1900.1940 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật lao động bảo hiểm qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.                                  

Bộ phận Tư vấn luật Dân sự.