Công ty tôi có 1 nhân viên, có 02 sổ bảo hiểm.

- Sổ thứ 1: thời gian đóng từ năm 2002 đến T6/2015 ( đã chốt sổ), tại Nghệ An. Lúc đầu nhân viên này tham gia BHXH Nông dân ở quê ( từ 2002 - T6/2009) nhưng sau đó có chính sách chuyển sang BHXH tự nguyện và được cấp sổ ( đóng tiếp từ 2009- T6/2015)

- Sổ thứ 2: Bắt đầu đóng từ 07/2014, tại Tp HCM Giờ họ muốn gộp 2 sổ trên về 1 sổ ( tại TPHCM) thì liệu có được không? Phần BHXH Nông dân trước đây sẽ như thế nào? Thời gian đóng trùng sẽ xử lí như thế nào? Và cần những thủ tục gì để tiến hành gộp sổ? Tôi đang bị vấp do phần BHXH Nông dân. Mong nhận được sự hỗ trơ từ anh/chị. Cảm ơn rất nhiều. 

Người gửi: T.T

Hỏi về thủ tục gộp sổ BHXH?

Luật sư tư vấn pháp luật lao động : 1900.6162.

Trả lời:

Chào bạn, Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

 

Cơ sở pháp lý:

Quyết định 1111/QĐ-BHXH  về việc ban hành quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế

Công văn số 3663/BHXH-THU cuả BHXH TP. Hồ Chí Minh

Nội dung tư vấn:

Tại Khoản 2 Điều 63 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH về quy định quản lí thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lí sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành có quy định như sau:
“Một người có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Các sổ bảo hiểm xã hội còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ bảo hiểm xã hội, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội đã chi trả trước đó (nếu có)”.

Đối chiếu với trường hợp của nhân viên bạn có hai sổ BHXH với thời gian đóng BHXH trùng nhau trong thời gian 11 tháng, như vậy cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ hướng dẫn lựa chọn một sổ BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm còn lại sẽ bị thu hồi và thực hiện việc hoàn trả (thoái trả) cho đơn vị, người lao động.

Tại Điều 2 Quyết định 1111/QĐ-BHXH có quy định “Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định là không phải tiền đóng hoặc đóng thừa, đóng trùng BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH;"
Như vậy, theo quy định trên, khi người lao động bị đóng trùng BHXH thì cơ quan BHXH có nghĩa vụ hoàn trả lại số tiền đã đóng trùng đó.
(Tại công văn số 3663/BHXH-THU cuả BHXH Tp. Hồ Chí Minh quy định về vấn đề gộp sổ này, cụ thể ở phần 3 mục I như sau:

"3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;"

Do đó, sổ BHXH mà nhân viên của bạn đã đóng ở Nghệ An là BHXH nông dân đã được chuyển sang BHXH tự nguyện thì khi gộp sổ sẽ được ưu tiên giữ lại sổ này và nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì nhân viên của bạn phải liên hệ BHXH tỉnh Nghệ An để giảm trùng và chốt lại sổ.)

Thủ tục gộp sổ thì hồ sơ gồm:
- Hai quyển sổ Bảo hiểm xã hội của nhân viên bạn .

- Đơn đề nghị theo mẫu D01b-TS (theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH năm 2011).
 Ngoài ra, nguyên tắc khi gộp sổ bảo hiểm xã hội thì cần đảm bảo yêu cầu quy định tại phần I Công văn 3663/BHXH-THU như sau:
 " 1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ".

Như vậy, sau khi nhân viên bạn đã thực hiện thủ tục giảm trùng và chốt sổ BHXH ở Nghệ An thì công ty bạn phải lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH TP Hồ Chí Minh để gộp sổ BHXH. Quá trình tham gia BHXH của nhân viên bạn tại công ty sẽ được cộng dồn và ghi nhận vào sổ BHXH cũ được lập khi bắt đầu tham gia BHXH. 

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật lao động bảo hiểm qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật lao động.