Vậy chúng tôi phải làm thế nào để báo tăng mới cho người lao động tại Công ty và gộp được toàn bộ thời gian đã tham gia ở Công ty cũ vào sổ mới. Kính mong các luật sư giúp đỡ chúng tôi. - Trường hợp 2: Hiện nay công ty chúng tôi vừa tiếp nhận một lao động mới - tạm gọi là anh B. Anh B hiện nay đang có 2 sổ BHXH thời gian đóng không trùng nhau. Vậy mong các luật sư hướng dẫn chúng tôi làm thủ tục gôp 2 sổ cho anh B. Tôi nên báo tăng mới cho anh B vào sổ nào trong 2 sổ đó. Xin cảm ơn!

Câu hỏi được biên tập từ Chuyên mục Tư vấn Luật Lao động - Công ty Luật Minh Khuê

Tư vấn về làm sổ BHXH mới khi chưa chốt sổ BHXH cũ ?

Luật sư tư vấn Luật Lao động gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào bạn! Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Đối với vấn đề bạn đang thắc mắc chúng tôi xin được tư vấn như sau:

1. Cơ sở pháp lý

Luật Bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11 của Quốc hội 

Quyết định 1111/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy địnhquản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế 

2. Nội dung tư vấn

Đối với trường hợp thứ nhất mà bạn hỏi, chúng tôi xin được tư vấn như sau:

Theo quy định tại Điều 32 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH thì:

"Điều 32. Cấp lại, đổi sổ BHXH

1. Do đơn vị làm mất hoặc hỏng.

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Văn bản đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS), kèm theo danh sách người lao động mất, hỏng sổ BHXH.

b) Biên bản xác định nguyên nhân mất hoặc hỏng sổ BHXH.

c) Sổ BHXH (trường hợp hỏng).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2. Do người tham gia làm mất hoặc hỏng.

2.1. Thành phần hồ sơ:

2.1.1. Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH:

a) Đơn đề nghị của người có sổ BHXH (mẫu D01-TS).

b) Sổ BHXH (trường hợp hỏng).

2.1.2. Trường hợp nộp hồ sơ thông qua đơn vị: hồ sơ như quy định tại Tiết 2.1.1, Điểm 2.1, Khoản 2 Điều này và thêm văn bản đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS).

2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ

3. Do thay đổi, cải chính họ tên, ngày tháng năm sinh.

3.1. Thành phần hồ sơ:

3.1.1. Người tham gia BHXH tự nguyện:

a) Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS).

b) Sổ BHXH.

c) Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh (hồ sơ gốc, bản chính giấy khai sinh…).

3.1.2. Người tham gia BHXH bắt buộc, BHTN: hồ sơ như quy định tại Tiết 3.1.1, Điểm 3.1, Khoản 2 Điều này, kèm theo:

a) Văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS) của đơn vị nơi đang làm việc hoặc đơn vị quản lý trước khi ngừng việc hoặc đơn vị quản lý cấp trên trong trường hợp đơn vị cũ đã phá sản, giải thể.

b) Văn bản đính chính các loại hồ sơ, giấy tờ của đơn vị quản lý và cơ quan có thẩm quyền.

3.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ."
 
Theo đó, chỉ được cấp lại sổ BHXH hoặc đổi sổ trong trường hợp:

+ Phía công ty làm mất, hỏng

+ Người lao động làm mất, hỏng

+ Thay đổi thông tin cá nhân trên sổ.

Trường hợp của  anh A do Công ty chưa chốt sổ, mà không phải do mất mát, hư hỏng sổ trong khi đang nộp sổ tại công ty mới, thì để thuận lợi hơn, bạn có thể yêu cầu anh A trực tiếp đến Cơ quan bảo hiểm cấp huyện để được chốt sổ BHXH, việc này sẽ có lợi hơn đối với anh A, vì thời gian anh A đã tham gia BHXH được lưu lại và tính tiếp cho thời gian tham gia BHXH tiếp theo tại Công ty của bạn, sẽ thuận lợi cho anh A khi tính điều kiện hưởng các chế độ của BHXH.

Còn trong trường hợp này, để xin được cấp lại sổ BHXH rất khó, vì phải có giấy xác nhận rằng sổ BHXH cũ đã mất, trong khi công ty cũ của anh A lại đang giữ sổ này, nên thủ tục này rất khó có thể thực hiện

Vì vậy, trường hợp của anh A nên đến cơ quan BHXH cấp huyện, trong đó mang theo sổ BHXH, quyết định thôi việc của công ty cũ, Chứng minh nhân dân qua để được chốt sổ. Sau đó công ty mới làm thủ tục báo tăng BHXH cho người lao động đó.

Đối với trường hợp thứ hai mà bạn hỏi, chúng tôi xin được tư vấn như sau:

Theo Khoản 2 Điều 63 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH về quy định quản lí thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lí sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành có quy định:

“Một người có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Các sổ bảo hiểm xã hội còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ bảo hiểm xã hội, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội đã chi trả trước đó (nếu có)”.

Trong trường hợp của anh B

Lúc này anh B cần những giấy tờ sau để tiến hành gộp sổ BHXH:

- Công văn của doanh nghiệp (Mẫu số: D01b-TS);

- Đơn đề nghị (Mẫu số: D01-TS);

- Các sổ bảo hiểm xã hội.
Và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH nơi công ty bạn làm việc, lúc này, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ thu hồi các sổ bảo hiểm xã hội của bạn, gộp tất cả quá trình đóng bảo hiểm chưa hưởng của các sổ còn lại vào sổ gốc (là sổ cấp đầu tiên) để giữ lại sổ này và hủy sổ khác.

Khi gộp sổ bảo hiểm xã hội, thời gian trùng nhưng chưa hưởng trợ cấp một lần hoặc bảo hiểm thất nghiệp thì số tiền tương ứng với thời gian đóng trùng sẽ được hoàn trả sau khi cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi lại các khoản trợ cấp đã trả trước đó (nếu có).

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng qua email Tư vấn pháp luật lao động bảo hiểm qua Email hoặc qua tổng đài 1900.6162. Chúng tôi sẳn sàng giải đáp.

Trân trọng ./.

Bộ phận Tư vấn Luật Lao động