Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Cơ sở pháp lý :

Luật Doanh nghiệp 2014

Bộ luật Dân sự 2015

2. Chuyên viên tư vấn :

Theo quy định tại Khoản 3, khoản 4 Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định : “Phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty và tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với các chi tiêu trên cương vị là Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên quan trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty".

Như vậy Giám đốc công ty TNHH một thành viên có thể ký hợp đồng thuê nhà với chính mình, tuy nhiên theo quy định tại Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 quy định :

Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình”

Như vậy căn cứ vào quy định pháp luật nêu trên thì giám đốc có thể ký hợp đồng, giao dịch với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do giám đốc làm chủ sở hữu. Tuy nhiên, trong trường hợp của bạn, giám đốc vừa là chủ sở hữu, đồng thời làm đại diện theo pháp luật của công ty. Do vậy, để đảm bảo theo quy định của pháp luật, giám đốc của bạn có thể ủy quyền cho Phó giám đốc Công ty thay mặt ký hợp đồng với giám đốc để thực hiện các hợp đồng, giao dịch.

Về hồ sơ thuê văn phòng, ngoài hợp đồng thuê nhà công ty cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Giấy tờ tùy thân và hộ khẩu hoặc giấy xác nhận địa chỉ thường trú, tạm trú của các bên

- Bản sao hợp đồng ủy quyền

- Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh của công ty, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty (phó giám đốc ) giấy tờ xác nhận tư cách người đại diện của công ty.

Căn cứ Thông tư số 78/2014/TT-BTC: Trường hợp Công ty ký hợp đồng thuê nhà riêng của chính Giám đốc để phục vụ sản xuất kinh doanh (hợp đồng được ký theo đúng quy định của pháp luật có liên quan) thì bên cho thuê phải làm thủ tục đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có nhà cho thuê để xuất hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho Công ty làm căn cứ tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu công ty thuê nhà mà tổng số tiền thuê nhà < 100="" triệu/năm="" thì="" không="" cần="" phải="" có="" hóa="" đơn="">nhưng công ty bạn phải chuẩn bị bộ hồ sơ gồm :

- Hợp đồng thuê nhà.

- Biên bản bàn giao

- Chứng từ thanh toán (không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điển 2.4 khoản 2 Thông tư 96/2015/TT-BTC)
- Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) Bảng kê 01/TNDN: Lập khi nào trả tiền thuê nhà và lưu tại công ty (trên đó phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền)

Trường hợp cần có hóa đơn là trường hợp Doanh nghiệp thuê nhà có mức thuê là trên 100tr/năm.

Nếu tổng số tiền nhà mà > 100.000.000/năm: Thì cá nhân cho thuê phải khai, nộp thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân. Dựa vào hóa đơn đó DN được hạch toán vào chi phí. Cá nhân có nhà cho thuê cần lên cơ quan thuế nộp các loại thuế sau:

Thuế Môn Bài: 300.000/năm (nếu 6 tháng cuối năm 150.000)

Thuế Giá trị gia tăng: doanh thu x 5%

Thuế Thu nhập cá nhân: doanh thu x 5%

Theo Công văn 2994/TCT-TNCN 2015 giới thiệu nội dung sửa đổi bổ sung Thông tư 92/2015/TT-BTC thì " Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc bên thuê tài sản khai nộp thuế nếu trong hợp đồng thỏa thuận bên thuê là người nộp thuế."

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Lương Thị Lan - Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê