Với phần thuê máy tính cho phần tổ chức sự kiện bên tôi không có hóa đơn đỏ đầu vào mà chỉ có hợp đồng thuê của cá nhân thì có được tính vào chi phí hợp lý không? Để tính vào chi phí bên công ty em cần những giấy tờ gì? Cơ sở pháp lý?

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người gửi: L.P

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn pháp luật thuế của Công ty Luật Minh Khuê.

Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi: 1900.6162

Trả lời: 

Chào chị, cảm ơn chị đã gửi thắc măc của mình đến công ty Luật Minh Khuê, căn cứ vào những thông tin mà chị cung cấp xin được tư vấn cho chị như sau:

Cơ sở pháp lý:

-Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định 218/2013/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp

-Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Nội dung tư vấn

Về xuất hóa đơn

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn bán hàng được sử dụng như sau:

b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Do công ty chị kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn bán hàng không thể hiện số thuế giá trị gia tăng nên công ty chị không thể ghi số thuế giá trị gia tăng trên đó. Và công ty đối tác cũng không sử dụng hóa đơn bán hàng mà công ty bạn xuất để khê khai, khấu trừ thuế được. Theo quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định về điều kiện khấu trừ thuế như sau:

“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.”

Trường hợp này, công ty chị không thể xuất hóa đơn có số thuế giá trị gia tăng được.

Nếu công ty chị muốn xuất hóa đơn giá trị gia tăng thì công ty chị phải đăng ký tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Về chi phí hợp lý:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì các chi phí được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi đáp ứng được các điều kiện sau:

"1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).”

Như vậy, do công ty chị chỉ có hợp đồng thuê mà không có hóa đơn thì không được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cách khắc phục:

-Nếu bên cho thuê máy tính có số doanh thu từ hoạt động cho thuê máy tính (tất cả máy tính cho thuê) đạt ngưỡng chịu thuế (doanh thu một năm trên 100 (một trăm) triệu hoặc trên 8,4 triệu/tháng): Bên cho thuê sẽ được mua hóa đơn của chi cục thuế. Công ty chị dùng hóa đơn đó để hạch toán số tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý

-Nếu bên cho thuê máy tính có số doanh thu từ hoạt động cho thuê máy tính (tất cả máy tính cho thuê) chưa đạt đến ngưỡng chịu thuế thì sẽ không được cấp hóa đơn. Trong trường hợp này thì công ty chị lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN để hạch toán vào chi phí hợp lý.

Trên đây là những tư vấn của chúng tôi về thắc mắc của chị, cảm ơn chị đã tin tưởng công ty Luật Minh Khuê.

Trân trọng./.

BỘ PHẬN TƯ VẤN PHÁP LUẬT - CÔNG TY LUẬT MINH KHUÊ