1. Cơ sở pháp lý

- Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán của doanh nghiệp

- Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Công văn 9332/CT-TTHT ngày 13/11/2013 về việc lập hóa đơn của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh

2. Nội dung

Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn như sau:

"1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

....

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn."

Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Khoản 3 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

"3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó."

Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán năm 2015 quy định về chứng từ kế toán bao gồm: "3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán."

Căn cứ theo quy định trên thì hóa đơn là một loại chứng từ kế toán, hóa đơn là giấy tờ mang thông tin kinh tế là mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán. 

Căn cứ vào các quy định nêu trên, hóa đơn là một loại chứng từ kế toán, trên hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của người mua, người bán, chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ.

Theo đó, công văn 9332/CT-TTHT ngày 13/11/2013 quy định về việc ký sống trên từng liên hóa đơn như sau:

"2/ Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng …) là chứng từ kế toán nhưng không phải là chứng từ kế toán chi tiền nên không bắt buộc phải ký theo từng liên; khi lập hóa đơn người bán hàng, người mua hàng có thể ký trên liên 1 và được tự động in sang liên 2, liên 3 bằng giấy carbon hoặc có thể ký sống trên từng liên thì hóa đơn vẫn được xác nhận là hợp pháp để kê khai thuế."

Như vậy, trên hóa đơn phải có đủ tiêu thức người mua, người bán ký trên hóa đơn, chữ ký không được ký bằng mực đỏ, bút chì. Tuy nhiên, hóa đơn không phải là chứng từ kế toán chi tiền nên không bắt buộc phải ký tươi trên cả ba liên của hóa đơn, có thể ký trên liên 1 và được tự động in sang liên 2, liên 3 hoặc ký tươi trên từng liên đều được xác nhận là hợp pháp để kê khai thuế.

Ngoài ra, mời quý khách tham khảo một vài bài viết liên quan đến việc sử dụng hóa đơn sau:

Thời hạn kê khai hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào mới nhất!

Giải đáp một số vấn đề về ngày xuất hóa đơn ? cách lựa thời điểm xuất hóa đơn đúng luật để không bị xử phạt ?

-Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2018

-Trả lại căn hộ đã mua có phải xuất hóa đơn không?

Giải đáp, tư vấn về phát hành hóa đơn và việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng ?

Xử phạt khi sử dụng hóa đơn bị cưỡng chế ?

-Xuất hóa đơn tặng quà tết cho người lao động?

Bạn đang theo dõi bài viết được biên tập trên trang web của Luật Minh Khuê. Nếu có thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn pháp luật từ các Luật sư, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.1940   để được hỗ trợ hiệu quả và tối ưu nhất.

Trân trọng./.

Chuyên viên tư vấn: Nguyễn Quỳnh - Bộ phận tư vấn luật thuế - Công ty luật MInh Khuê