Trả lời

1. Thanh toán tiền chiết khấu cho khách hàng ?

Khách hàng đã trả tiền, thanh toán trước thời hạn và trong hoá đơn mà công ty đã xuất chưa trừ khoản tiền chiết khấu thì chứng từ thanh toán đối với khoản tiền này được quy định như sau:

Trường hợp doanh nghiệp đã xuất hoá đơn theo giá bán chưa trừ khoản tiền chiết khấu cho khách hàng thanh toán trước thời hạn, thì đối với khoản tiền chiết khấu nói trên sẽ được giảm trừ dần vào các hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ của các lần tiếp theo; nếu khách hàng không còn giao dịch mua hàng hoá dịch vụ nữa thì doanh nghiệp phải thực hiện chi tiền cho khách hàng và được tính vào khoản chi khuyến mại.

Để có cơ sở hạch toán khoản chi này vào chi phí khuyến mại của doanh nghiệp, khi chi tiền chiết khấu, yêu cầu khách hàng phải xuất hoá đơn (dòng thuế suất thuế GTGT không ghi) cho doanh nghiệp làm chứng từ hạch toán vào chi phí; đồng thời làm cơ sở cho khách hàng thực hiện kê khai thu nhập đối với khoản tiền chiết khấu nói trên.

 

2. Công ty muốn sử dụng hoá đơn đặc thù (tự in) hoặc hoá đơn in bằng máy vi tính thì cần những thủ tục gì? ?

Căn cứ điểm 2, mục V Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ tài chính thì các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có nhu cầu tự in hoá đơn để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi nơi đăng ký nộp thuế (Cục thuế hoặc Chi cục thuế), bao gồm:

- Công văn đăng ký sử dụng hoá đơn  tự in (đối với tổ chức sản xuất kinh doanh) hoặc đơn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (đối với hộ sản xuấ kinh doanh) theo mẫu.

- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hoá đơn phải có đầy đủ các chỉ tiêu như: tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số…ngày…năm…của cơ quan thuế và tên nhà in hoá đơn.

Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

- Sơ đồ các địa điểm sản xuất, kinh doanh; văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: địa chỉ, số nhà, đường phố, các đường phố có liên quan (đối với các thành phố, thị xã) và thôn, xã (đối với nông thôn) để có căn cứ theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chức, cá nhân phải gửi cho cơ quan thuế sơ đồ địa điểm mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà và bản sao có xác nhận của UBND phường, xã để đối chiếu.

- Các bản sao không phải công chứng: giấy phép đăng ký kinh doanh; chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân kinh doanh.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản photocopy.

Khi thay đổi mẫu hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại.

Hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự in phải đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hoá đơn bao gồm: ký hiệu, số lượng, số hoá đơn (từ số…đến số…). Cơ quan thuế căn cứ vào nhu cầu sử dụng hoá đơn và việc chấp hành quy định về việc quản lý, sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân mà quy định số lượng hoá đơn tự in được đăng ký lưu hành sử dụng theo từng kỳ từ 1 tháng đến 3 tháng. Trước khi in hoá đơn đợt mới phải báo cáo việc sử dụng hoá đơn in đợt cũ và đăng ký in mới với cơ quan thuế về ký hiệu, số lượng, số thứ tự hoá đơn.

Các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không được vừa sử dụng hoá đơn mua của cơ quan thuế, vừa sử dụng hoá đơn tự in. Trong trường hợp đặc thù phải có quyết định của Cục trưởng cục thuế tỉnh, thành phố. Do đó, cơ sở kinh doanh có nhiều ngành hàng phải sử dụng nhiều loại hoá đơn đặc thù để phù hợp với từng mặt hàng, ngành nghề thì phải thiết kế nhiều loại mẫu hoá đơn đặc thù để đáp ứng nhu cầu sử dụng hoá đơn đặc thù của toàn đơn vị.

 

3. Một số phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp đã mua để thay thế cho máy móc sản xuất, đã được kiểm toán xác định giá trị tài sản và hạch toán vào TSCĐ của doanh nghiệp thì có được khấu hao TSCĐ hay không (vì không có hoá đơn chỉ có bảng kê mua hàng thanh lý)? ?

Trường hợp Công ty mua một số chi tiết, phụ tùng máy đã được thanh lý và có bảng kê mua hàng thanh lý giữa hai bên (không có hoá đơn, có bảng kê theo quy định đối với mua phế liệu) để lắp ráp, thay thế một số phụ tùng máy móc đưa vào phục vụ sản xuất kinh doanh và đã được Công ty kiểm toán xác định giá trị tài sản và đã hạch toán vào giá trị TSCĐ này được tính khấu hao theo quy định. Theo hướng dẫn của Tổng cục thuế tại công văn số 3095/TCT-PCCS ngày 22/9/2004 về việc khấu hao tài sản cố định không có hoá đơn, chứng từ.

 

4. Ghi hoá đơn và thanh toán thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng ?

Hướng dẫn thanh toán thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng được quy định như sau:

Tại Điểm 1, Mục IV, Phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế GTGT hướng dẫn: “Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hoá đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ trường hợp được dùng hoá đơn, chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT)”.

Căn cứ vào hưóng dẫn nêu trên, thì:

- Khi nhà thầu trong nước trúng thầu nhập khẩu hệ thống thiết bị và hệ thống chuyên dùng theo yêu cầu của Cục tần số vô tuyến điện thì nhà thầu - Khi nhà thầu trong nước giao lô hàng nhập khẩu cho Cục tần số vô tuyến điện thì nhà thầu trong nước phải xuất hoá đơn GTGT cho Cục tần số vô tuyến điện. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố: giá là giá trúng đấu giá; thuế GTGT tính trên giá trúng đấu giá; giá thanh toán bao gồm: giá trúng đấu giá và thuế thuế GTGT.

 

5. Hoá đơn GTGT đối với khoản chiết khấu giảm giá ?

Việc phát hành hoá đơn GTGT đối với các khoản giảm giá, chiết khấu cho đại lý phân phối được hướng dẫn như sau:

Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế GTGT, trường hợp Công ty Bayer Việt Nam hỗ trợ các nhà phân phối của Công ty thông qua hình thức giảm giá, chiết khấu bán hàng và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho các nhà phân phối thì các nhà phân phối của Công ty phải lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn ghi rõ là tiền hỗ trợ bán hàng bằng giảm giá chiết khấu của Công ty Bayer Việt Nam, gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT.

Trên cơ sở hoá đơn GTGT đã phát hành, các nhà phân phối của Công ty Bayer Việt Nam phải ghi nhận khoản tiền hỗ trợ dưới hình thức giảm giá, chiết khấu này vào thu nhập khác khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Công ty Bayer Việt Nam sử dụng hoá đơn GTGT làm căn cứ để hạch toán chi phí xác định thu nhập chịu thuế TNDN trong kỳ tính thuế.

 

6. Một số tài sản cố định của thành viên góp vốn thành lập doanh nghiệp không có hoá đơn, chứng từ đầy đủ và doanh nghiệp đã tự xác định giá trị thì có phù hợp với quy định của pháp luật? Nếu có tài sản đã được định giá cao hơn giá trị thực tế thì có phải điều chỉnh lại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo công văn số 2982/TCT ngày 14/9/2004 của Tổng cục thuế hướng dẫn: nguyên giá tài sản cố định của cá nhân, hộ kinh doanh cá thể thành lập doanh nghiệp, công ty TNHH, công ty cổ phần mà không có hoá đơn, chứng từ là giá trị hợp lý do doanh nghiệp tự xác định tại thời điểm đăng ký kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của giá trị đó.

Trường hợp giá trị tài sản cố định do doanh nghiệp tự xác định lớn hơn giá trị thực tế của tài sản cố định cùng loại thì doanh nghiệp phải xác định lại giá trị thực tế của tài sản cố định làm căn cứ tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

 

7. Thủ tục uỷ quyền ký duyệt hoá đơn khi bán hàng có xuất hoá đơn giá trị gia tăng?

Căn cứ theo quy định tại Điểm 1.2, Khoản 1, Mục VI, Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7/11/2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn thì: “Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. Trường hợp mẫu hoá đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng đơn vị phải ký duyệt mà có thể uỷ quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ, tên khi lập và giao nhận hoá đơn cho khách hàng.

Việc uỷ quyền người ký duyệt hoá đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị và hoá đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 hoá đơn”.

Căn cứ theo quy định nêu trên thì việc Công ty uỷ quyền cho nhân viên đại diện của mình xuất hoá đơn tại miền Bắc khi bán hàng tại miền Bắc sẽ không vi phạm các quy tắc về sử dụng hoá đơn. Người được ký duyệt hoá đởntên danh nghĩa uỷ quyền thì không được uỷ quyền tiếp cho người khác. Tuy nhiên, để thực hiện đúng việc phát hành và sử dụng hoá đơn, Công ty cần lưu ý một số điểm sau:

a. Về phần quản lý hoá đơn: Do Công ty mang hoá đơn từ thành phố Hồ Chí Minh (nơi đóng trụ sở chính) đi Hải Phòng sử dụng để bán hàng hóa, dịch vụ nên Công ty phải đăng ký với Cục thuế Hải Phòng về số lượng hoá đơn, ký hiệu và số hoá đơn sử dụng tại Hải Phòng, thực hiện lập hoá đơn theo từng lần xuất hoá đơn theo thực tế (không xuất hoá đơn tổng hợp theo tháng). Công ty cần lưu ý, hoá đơn phải được lập và xuất cho khách hàng theo đúng thứ tự (từ quyển số nhỏ đến quyển số lớn) và không được đóng dấu khống.

b. Về phần kê khai nộp thuế: Công ty phải tạm nộp thuế GTGT theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu chưa có thuế GTGT (tạm nộp 2% trên doanh thu chưa có thuế GTGT đối với hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT 5%, 3% đối với hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT 10%) tại Cục thuế Hải Phòng, đồng thời định kỳ thực hiện kê khai quyết toán thuế GTGT, báo cáo việc sử dụng, thanh quyết toán hoá đơn với Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh theo quy định Điểm 2, Mục II, Phần C Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính.

 

9. Khi giao  hàng cho khách hàng không xuất hoá đơn, cuối năm vẫn quyết toán khoản doanh thu không xuất hoá đơn này. Như vậy có hợp lệ không?

Công ty đã giao hàng cho khách hàng nhưng chưa giao hoá đơn vì họ còn nợ tiền hàng, khi quyết toán thuế cuối năm vẫn quyết toán khoản doanh thu chưa xuất hoá đơn thì được hướng như sau:

Theo công văn số 362/TCT-DNK ngày 17/02/2004 của Tổng cục thuế về việc giải quyết vướng mắc về thuế giá trị gia tăng, trường hợp bên bán đã xuất hàng nhưng chưa xuất hoá đơn (do bên mua chưa trả đủ tiền), cuối năm vẫn quyết toán thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp khoản doanh thu chưa xuất hoá đơn cho bên mua thì bị xem là vi phạm chế độ sử dụng hoá đơn.

Đối với các hoá đơn kê khai chậm hơn so với quy định thì vẫn được chấp nhận tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng không được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu ra.

 

10.Huỷ hoá đơn chưa sử dụng hết do thay đổi địa điểm kinh doanh? Thủ tục, hồ sơ để huỷ bỏ hoá đơn cũ và xin cấp hoá đơn mới ?
Trả lời

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh, có hoá đơn chưa sử dụng hết phải huỷ hoá đơn, thì phải lập biên bản huỷ hoá đơn có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp (trường hợp không phải là giám đốc doanh nghiệp thì người ký trên biên bản phải có giấy uỷ quyền có đóng dấu và chữ ký của giám đốc Doanh nghiệp) và đại diện cơ quan thuế.

Đối với việc xin cấp mới hoá đơn (mua hoá đơn lần đầu), hồ sơ thủ tục gồm có:

- Đơn xin mua hoá đơn (theo mẫu).

- Giấy giới thiệu của tổ chức kinh doanh do người đại diện có thẩm quyền ký giới thiệu người đến cơ quan thuế liên hệ mua hoá đơn. Trên giấy giới thiệu phải ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh thư nhân dân của người được giới thiệu đến mua hoá đơn.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản photo có xác nhận sao y bản chính của tổ chức kinh doanh).

Trân trọng./.

CÔNG TY LUẬT MINH KHUÊ biên tập