BỘ NỘI VỤ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 01/VBHN-BNV

Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2014

NGHỊ ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2004, được sửa đổi, bổ sung bởi:

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị địnhsố 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, có hiệulực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001; Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ1,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạmvi và đối tượng điều chỉnh

1. Nghị định này quy định vềcông tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư; được áp dụng đối vớicác cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Công tác văn thư quy định tạiNghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý vănbản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều 2. Giảithích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Bản thảo văn bản” là bản đượcviết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơquan, tổ chức.

2.2“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơquan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

3.3“Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và đượccơ quan, tổ chức ban hành”.

4. “Bản sao y bản chính” là bảnsao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quyđịnh. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

5. “Bản trích sao” là bản sao đầyđủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bảntrích sao phải được thực hiện từ bản chính.

6. “Bản sao lục” là bản sao đầyđủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính vàtrình bày theo thể thức quy định.

7. “Hồ sơ” là một tập văn bản,tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thểhoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chứcban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mộtcơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

8. “Lập hồ sơ” là việc tập hợpvà sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Điều 3.Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Người đứng đầu cơ quan, tổchức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác vănthư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác vănthư.

2. Mọi cá nhân trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiệnnghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này và quy định khác của pháp luật về côngtác văn thư.

Chương II

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂNBẢN

Điều 4.Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hìnhthành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

1.4Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này.

2.5Văn bản hành chính

Nghị quyết (cá biệt), quyết định(cá biệt), chỉ thị, quy chế; quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chươngtrình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận,giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyênngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuậnthống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

4. Văn bản của tổ chức chính trị,tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương củatổ chức chính trị, chính trị - xã hội quy định.

Điều 5. Thểthức văn bản

1.6Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, nămban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nộidung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký củangười có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đốivới những văn bản loại khẩn, mật).

b) Đối với công văn, ngoài cácthành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơquan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địachỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức;

c) Đối với công điện, bản ghinhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấygiới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên vàcó thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điệnthoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng(logo) của cơ quan, tổ chức;

d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợpvới Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Thể thức văn bản chuyênngành

Thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy địnhsau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

3. Thể thức văn bản của tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơquan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

4. Thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiệntheo thông lệ quốc tế.

Điều 6. Soạnthảo văn bản

1.7Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củapháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Việc soạn thảo văn bản khácđược quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung củavăn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cánhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Đơn vị hoặc cá nhân có tráchnhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dungvà độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin cóliên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đềxuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan,tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bảnkèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 7. Duyệtbản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do ngườicó thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sungbản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 8.Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bảnphải bảo đảm những yêu cầu sau:

1. Đánh máy đúng nguyên văn bảnthảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sựsai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

2. Nhân bản đúng số lượng quy định;

3. Giữ gìn bí mật nội dung vănbản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Điều 9. Kiểmtra văn bản trước khi ký ban hành8

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cánhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dungvăn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Chánh Văn phòng; TrưởngPhòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giaotrách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở nhữngcơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuậttrình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức vàtrước pháp luật”.

Điều 10.Ký văn bản

1.9Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơquan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứngđầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bảnthuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyềncủa người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơquan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Ở cơ quan, tổ chức làm việcchế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọngcủa cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức,phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quyđịnh như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chứcthay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu vàcác thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứngđầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và nhữngvăn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấnđề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.

3.10Ký thừa ủy quyền

Trong trường hợp đặc biệt, ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trongcơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việcgiao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thờigian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho ngườikhác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chứcủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổchức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một sốđơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải đượcquy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơquan, tổ chức.

5. Khi ký văn bản không dùngbút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Điều 11. Bảnsao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quyđịnh tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức bản sao được quy địnhnhư sau:

Hình thức sao: sao y bản chínhhoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bảnsao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bảntrích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này cógiá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức, quy định tại khoản 2 củaĐiều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

ChươngIII

QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝVÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Mục 1. QUẢNLÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 12.Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thưdo cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải đượcquản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 13.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nàođều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhânkhông có trách nhiệm giải quyết.

Điều 14.Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thờitrình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được.

2. Việc chuyển giao văn bản phảibảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 15.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccó trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứngđầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủynhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân côngphụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến,người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vịhoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn đượcpháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổchức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người đượcgiao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đếnvà báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

b) Phân văn bản đến cho các đơnvị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến.

Điều 16.Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Mục 2. QUẢNLÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 17.Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổchức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tựsau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thứcvà kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mứcđộ khẩn, mật (nếu có).

3. Đăng ký văn bản đi.

4. Làm thủ tục chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 18.Chuyển phát và đính chính văn bản đi11

1. Văn bản đi phải được hoànthành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậmnhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

3. Văn bản đã phát hành nhưngcó sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thứctương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng cósai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chínhbằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Điều 19.Việc lưu văn bản đi12

1. Mỗi văn bản đi phải lưu haibản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơquan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Bản lưu văn bản quy phạmpháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loạigiấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Điều 20.Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Mục 3. LẬP HỒSƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 21. Nộidung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiệnhành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản,tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ đượclập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánhđúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;

b) Văn bản, tài liệu được thuthập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tựdiễn biến của sự việc hành trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thuthập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 22.Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của các đơn vịvà cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Các đơn vị và cá nhân trongcơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưutrữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điềunày;

b) Trường hợp đơn vị hoặc cánhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mụcgửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không đượcquá hai năm;

c) Mọi cán bộ, công chức, viênchức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lạihồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệuvào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau mộtnăm kể từ khi công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học,ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thuchính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản:sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh;microfilm; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khicông việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lậphai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”.Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chứcgiữ mỗi loại một bản.

Điều 23.Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiệnhành

1. Người đứng đầu cơ quan, tổchức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầucơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giaonộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồsơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.

3. Thủ trưởng các đơn vị trongcơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việclập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức.

4. Trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.

Điều 24.Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hànhđược thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Mục 4. QUẢNLÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 25.Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý vàsử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chứcphải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhânviên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho ngườikhác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào cácvăn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào nhữngvăn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức đượcquy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổchức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Những văn bản do văn phònghay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của vănphòng hay dấu của đơn vị đó.

Điều 26.Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngayngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thìdấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bảnchính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên mộtphần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNGTÁC VĂN THƯ

Điều 27. Nộidung quản lý nhà nước về công tác văn thư

Nội dung quản lý nhà nước vềcông tác văn thư bao gồm:

1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo,hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.

2. Quản lý thống nhất về nghiệpvụ công tác văn thư.

3. Quản lý nghiên cứu khoa học,ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởngtrong công tác văn thư.

5. Thanh tra, kiểm tra, giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

6. Tổ chức sơ kết, tổng kếtcông tác văn thư.

7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vựcvăn thư.

Điều 28.Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trướcChính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội dungquy định tại Điều 27 của Nghị định này.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướccó trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tácvăn thư.

2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyềnhạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trungương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chứcxã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật,ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

b) Kiểm tra việc thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm viquản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềcông tác văn thư theo thẩm quyền;

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiêncứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởngtrong công tác văn thư;

đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết vềcông tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.

Điều 29. Tổchức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức

1. Căn cứ khối lượng công việc,các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm vănthư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan).

2. Văn thư cơ quan có những nhiệmvụ cụ thể sau:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đếncho các đơn vị, cá nhân;

c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bảntrình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thứcvà kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

e) Đăng ký, làm thủ tục pháthành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụviệc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữliệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đườngcho cán bộ, công chức, viên chức;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu củacơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.

Điều 30.Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chứcvăn thư theo quy định của pháp luật.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠMVÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 31.Khen thưởng

Cơ quan, tổ chức, cá nhân cóthành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 32. Xửlý vi phạm

Người nào vi phạm các quy địnhcủa Nghị định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thìtùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc tra cứu trách nhiệmhình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 33.Khiếu nại, tố cáo

1. Tổ chức, cá nhân có quyềnkhiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đốivới các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tốcáo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếunại, tố cáo.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34.Hiệu lực thi hành13

1. Nghị định này có hiệu lựcthi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

2. Bãi bỏ Mục I - Công tác côngvăn, giấy tờ của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ banhành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chínhphủ và những quy định trước đây trái với quy định tại Nghị định này.

Điều 35.Hướng dẫn thi hành

Bộ trưởng Bộ Nội vụ có tráchnhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định này.

Điều 36.Trách nhiệm thực hiện

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị địnhnày./.

XÁC THỰC VĂN BẢN HỢP NHẤT

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG



Nguyễn Duy Thăng

1Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư cócăn cứ ban hành như sau:

“Căn cứ Luật Tổ chức Chínhphủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008;

Căn cứ Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12năm 2004;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Xétđề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,”

2 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

3 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

4 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

5 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

6 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 3 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

7 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 4 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

8 Điều này được sửađổi theo quy định tại khoản 5 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

9 Khoản này được sửađổi theo quy định tại khoản 6 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

10 Khoản này đượcsửa đổi theo quy định tại khoản 6 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi,bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

11 Điều này đượcsửa đổi theo quy định tại khoản 7 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi,bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

12 Điều này đượcsửa đổi tại Khoản 8 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung mộtsố điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủvề công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

13Điều 2 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị địnhsố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010 quy định như sau:

Điều 2. Hiệu lực thihành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày01 tháng 4 năm 2010.

2. Bãi bỏ phần căn cứ; khoản 2, 3 Điều 2; khoản1, 2 Điều 4; khoản 1 Điều 5; khoản 1 Điều 6; khoản 1, 2 Điều 9; khoản 1, 3 Điều10; tên Điều 18; khoản 1, 2 Điều 19; Điều 34 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.”