BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC THUẾ
-------
Số: 2220/QĐ-TCT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ
--------------------------
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ
Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 106/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu bộ máy của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về công tác lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 18/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế hướng dẫn, giải quyết vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính của người nộp thuế theo cơ chế "một cửa";
Căn cứ Quyết định số 1313/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 28 tháng 5 năm 2012 về việc ban hành quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1808/QĐ-TCT ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế làm việc tại cơ quan Tổng cục Thuế;
Căn cứ Quyết định số 645/QĐ-TCT ngày 09 tháng 4 năm 2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định nhiệm vụ của các Phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình về tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế.
Điều 2.Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Quyết định 953/QĐ-TCT ngày 28/7/2008 ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản cấp Tổng cục Thuế.
Điều 3. Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc cơ quan Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Văn phòng Bộ (để b/c);
- Lãnh đạo Tổng cục Thuế;
- Các Vụ, đơn vị thuộc, trực thuộc TCT;
- Cục Thuế các tỉnh, tp (để tham khảo);
- Đại diện VP.TCT tại TP HCM;
- Lưu: VT, VP (HC,TH).
TỔNG CỤC TRƯỞNG




Bùi Văn Nam

QUY TRÌNH
TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)
Phần I
QUY ĐỊNH CHUNG
I. MỤC TIÊU
Để thực hiện tốt chương trình hiện đại hóa ngành thuế và cải cách hành chính thuế theo cơ chế một cửa, giao dịch điện tử, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong thực hiện thủ tục hành chính thuế; tăng cường hiệu lực chấp hành, quản lý văn bản Hành chính nhà nước tại cơ quan Tổng cục Thuế và trong toàn ngành thuế. Tổng cục Thuế xây dựng quy trình về việc tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế với mục tiêu sau:
- Quy định việc tiếp nhận, quản lý văn bản đến; soạn thảo; ban hành; quản lý văn bản ban hành và lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế.
- Các Vụ, đơn vị và từng cán bộ thuộc cơ quan Tổng cục Thuế thống nhất thực hiện đầy đủ quy chế này.
II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
Trong quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế.
2. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
3. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản và được cơ quan Tổng cục Thuế ban hành.
4. “Bản Sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định, bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
7. “Văn bản” được hiểu theo quy định này là văn bản, tài liệu bằng chữ viết trên giấy, chữ viết trên máy tính, Fax, thư điện tử.
8. "Văn bản đến" là tất cả các loại văn bản (kể cả văn bản mật, bản fax, văn bản chuyển qua mạng) và đơn, thư do tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài... gửi đến cơ quan Tổng cục Thuế.
9. "Văn bản đi" là tất cả các loại văn bản (kể cả văn bản mật, công hàm, thư công tác, bản sao văn bản, thư điện tử truyền qua mạng vv...) do Tổng cục Thuế gửi đi hoặc Tổng cục Thuế trình Bộ Tài chính.
10. "Đăng ký văn bản" là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận...vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra cứu tìm văn bản.
11. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.
12. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
13. "Người nộp thuế" bao gồm tổ chức, cá nhân nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế.
14. "Văn thư Tổng cục Thuế" gọi tắt là Văn thư TCT, là những cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế.
15. "Văn thư Vụ" là cán bộ công chức của các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ.
16. "Hộp thư điện tử" là địa chỉ của cá nhân, đơn vị trên mạng Internet của Cơ quan thuế các cấp dùng để chuyển, nhận thông tin trên máy tính.
III. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN QUY TRÌNH
Để thực hiện cải cách hành chính thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế theo cơ chế "một cửa" đối với người nộp thuế, phù hợp cải cách hành chính của Chính phủ, Bộ Tài chính tại cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện như sau:
1. Văn phòng Tổng cục Thuế:
a) Phòng Hành chính - Lưu trữ (bộ phận Văn thư), thực hiện việc tiếp nhận văn bản đến, quản lý văn bản đến, theo dõi đôn đốc xử lý văn bản đến; quản lý văn bản đi; quản lý sử dụng con dấu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiện hành của cơ quan Tổng cục Thuế;
b) Phòng Thư ký - Tổng hợp, thực hiện công việc tiếp nhận văn bản từ phòng Hành chính, các Vụ, đơn vị trình Lãnh đạo Tổng cục, trình Bộ; kiểm tra hồ sơ văn bản, rà soát nội dung, thể thức, kỹ thuật và hình thức trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Bộ Tài chính ký ban hành;
2. Các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế:
Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, quản lý văn bản đến, soạn thảo văn bản; lưu và quản lý văn bản đi của Vụ, đơn vị; lập hồ sơ theo dõi thời hạn giải quyết công việc của từng cá nhân, từng bộ phận để đánh giá trách nhiệm thực thi công việc theo đúng quy trình này.
Phần II
NỘI DUNG QUY TRÌNH
I. TIẾP NHẬN VÀ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Đối với Phòng Hành chính-Lưu trữ: Các loại văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan Tổng cục Thuế tập trung tại Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế để làm thủ tục tiếp nhận.
b) Các văn bản của người nộp thuế có vốn đầu tư Nước ngoài, người nước ngoài đang làm việc, hoạt động SXKD tại Việt Nam phải sử dụng tiếng Việt. Trường hợp văn bản của các cơ quan, cá nhân Nước ngoài không có bản dịch tiếng Việt thì chuyển Vụ HTQT để dịch trước khi trình Tổng cục hoặc chuyển Vụ, đơn vị chức năng.
c) Hàng ngày, khi tiếp nhận văn bản do các nơi gửi đến, phòng Hành chính-Lưu trữ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng ngoài bì, nơi nhận ... nhằm phát hiện những hư hỏng, sai sót, mất mát trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp thiếu trang hoặc trang bị mờ, mất chữ ... phải kịp thời báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến
a) Bóc bì văn bản đến
Cán bộ văn thư TCT là người trực tiếp nhận và bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này;
Mọi văn bản đến kể cả văn bản có độ mật "C" đều được bóc tách khỏi bì để phân loại xử lý, trừ các trường hợp sau đây:
- Những bì có đóng dấu các chữ ký hiệu độ mật A, B tương ứng "Tuyệt mật" , "Tối mật", "Chỉ người có tên mới được bóc bì";
- Những bì gửi đích danh người nhận (không phân biệt người gửi là cơ quan, tổ chức hay cá nhân);
b) Đóng dấu văn bản đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại phòng Hành chính-Lưu trữ phải được đóng dấu "đến". Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng, lề trái dưới dòng số, ký hiệu, trích yếu hoặc lề phải dưới dòng ngày, tháng, năm.
- Đối với những bì văn bản Mật, Tối mật, Tuyệt mật; bì gửi đích danh cho Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các Vụ, đơn vị thì đóng dấu đến ở ngoài bì; còn lại chuyển thẳng cho cá nhân (văn thư không bóc bì).
Các trường hợp bì gửi đích danh nếu là văn bản giải quyết chung thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại ngay cho văn thư TCT để làm thủ tục đăng ký văn bản đến theo quy định.
c) Phân loại sơ bộ
Văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:
- Loại phải xử lý gấp;
- Loại bình thường;
- Loại không hợp thức hành chính: văn bản của cơ quan, tổ chức ở trong nước không có chữ ký, con dấu, thiếu ngày, tháng, năm...được trả lại nơi gửi.
- Loại không phải đăng ký vào sổ: sách báo, tạp chí, bản tin; các báo cáo thống kê thu nộp ngân sách theo định kỳ.
Sau khi văn bản được đóng dấu "Đến", Văn thư TCT phải sắp xếp văn bản theo thứ tự ưu tiên xử lý: văn bản gấp, hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn, bóc xem ngay; mời họp, hội thảo; văn bản có ghi rõ thời hạn phải hoàn thành... và cuối cùng là loại văn bản thường, thư điện tử, các Thông báo, chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục.
d) Phân loại theo mã số văn bản đến
Lãnh đạo phòng Hành chính đọc, phân loại văn bản, ghi mã số theo bảng phân loại mã số văn bản đến dưới đây và chuyển các Vụ, đơn vị qua đường văn bản hoặc qua mạng điện tử tin học.
Toàn bộ văn bản đến được phân chia thành 09 mã chính theo thứ tự từ 01 đến 09, trong đó mã số 01, 02, 03, 05 là văn bản bắt buộc phải trả lời, các mã số còn lại tùy theo từng trường hợp cụ thể, Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo các Vụ đơn vị chỉ đạo trả lời hoặc hướng dẫn chung.
Bảng phân loại mã số văn bản đến

Loại 1
Mã số 01
Văn bản hỏi về chính sách chế độ hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Tổng cục
Loại 2
Mã số 02
Văn bản đề nghị miễn giảm thuế, xóa nợ thuế
Trong đó
0201
Miễn giảm thuế, hoàn thuế
0202
Xóa nợ thuế, phạt
Loại 3
Mã số 03
Văn bản, đơn thư tố cáo, khiếu nại về thuế, về cán bộ thuế
Trong đó
0301
Văn bản khiếu nại, tố cáo về thuế
0302
Văn bản, đơn thư tố cáo công chức, viên chức ngành Thuế
Loại 4
Mã số 04
Các văn bản quy phạm pháp luật
Trong đó
0401
Văn bản Luật
0402
Nghị định
0403
Quyết định
0404
Chỉ thị
0405
Thông tư
Loại 5
Mã số 05
Các văn bản dự thảo đề nghị Tổng cục tham gia ý kiến
Loại 6
Mã số 06
Các loại báo cáo
Loại 7
Mã số 07
Các loại giấy mời
Loại 8
Mã số 08
Các loại văn bản khác
Trong đó
08.1
Văn bản bằng tiếng nước ngoài
Loại 9
Mã số 09
Các loại văn bản mật
Trong đó
09.1
Văn bản mật phải trả lời

3. Đăng ký văn bản đến
Toàn bộ văn bản đến sau khi đã được phân loại, đánh mã số, Văn thư TCT thực hiện đăng ký số, ngày nhận văn bản trên máy vi tính (phần cập nhật văn bản đến) hoặc vào sổ riêng đối với văn bản mật và giấy mời họp trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục hoặc chuyển cho các Vụ, đơn vị giải quyết:
Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, trình, chuyển giao ngay trong ngày; trường hợp để lại ngày làm việc tiếp theo thì chỉ đối với văn bản loại thường và Văn thư TCT phải báo cáo lãnh đạo phòng Hành chính biết.
Ghi chú: đối với văn bản mật việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến thực hiện theo quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành.
II. TRÌNH VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
1. Văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục
Văn bản đến phải trình Lãnh đạo Tổng cục gồm các loại sau đây:
- Văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị);
- Văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ban, ngành ở Trung ương; tỉnh ủy, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Văn bản chỉ đạo, điều hành; hướng dẫn chính sách, chế độ tài chính, thuế của Bộ Tài chính;
- Văn bản liên quan các vụ án; đơn thư khiếu tố công chức, viên chức ngành Thuế; báo cáo kết quả giải quyết đơn thư khiếu tố theo chỉ đạo của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính;
- Văn bản mật;
- Văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam hoặc từ nước ngoài gửi về;
- Giấy mời họp, hội thảo, tiếp khách, dự tiệc vv...
a) Lãnh đạo Phòng Hành chính phân loại văn bản đến, để riêng văn bản phải trình Lãnh đạo Tổng cục, đối với các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tài chính, hoặc văn bản đến có nội dung phải trình lãnh đạo Tổng cục thì phải gắn phiếu trình và chuyển Lãnh đạo Văn phòng ký trình.
b) Lãnh đạo Văn phòng đọc nội dung làm thủ tục trình lãnh đạo Tổng cục, đề xuất đơn vị giải quyết văn bản đến, ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục theo lĩnh vực phân công phụ trách;
+ Trường hợp văn bản Tối mật, Tuyệt mật không có dòng chữ "chỉ người có tên mới được bóc bì" thì lãnh đạo Văn phòng trình Tổng cục trưởng hoặc phó Tổng cục thường trực;
+ Trường hợp văn bản gửi đích danh Lãnh đạo Tổng cục có ghi mức độ khẩn, nhưng Lãnh đạo Tổng cục đó đi vắng hoặc bì văn bản Tối mật, Tuyệt mật nhưng Tổng cục trưởng và Phó Tổng cục trưởng thường trực đều đi vắng thì lãnh đạo Văn phòng được bóc bì để trình Lãnh đạo Tổng cục khác chỉ đạo giải quyết kịp thời.
2. Văn bản chuyển Cục Thuế, Bộ Tài chính
a) Văn bản chuyển Cục Thuế
Căn cứ quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế về việc phân cấp xử lý vướng mắc về thuế;
Những văn bản Người nộp thuế hỏi thuộc phạm vi Cục thuế giải quyết, nhưng chưa được Cục thuế trả lời; phòng Hành chính làm phiếu chuyển, lãnh đạo Văn phòng ký để chuyển Cục Thuế ngay trong ngày, đồng thời gửi người nộp thuế biết. Văn thư TCT gửi phiếu chuyển kèm theo bản chính văn bản hỏi về Cục Thuế; chuyển Vụ đơn vị liên quan bản foto để theo dõi đôn đốc Cục Thuế giải quyết;
b) Văn bản thuộc thẩm quyền Bộ Tài chính giải quyết:
Đối với những văn bản đến thuộc chức năng giải quyết của Bộ Tài chính (trừ trường hợp Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo) thì Phòng Hành chính làm thủ tục chuyển Bộ Tài chính tương tự như quy định tại tiết a nêu trên.
3. Văn bản chuyển thẳng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải quyết:
- Trừ các loại văn bản ở điểm 1 và 2 nêu trên, các văn bản còn lại Lãnh đạo phòng Hành chính ghi phiếu gửi, lãnh đạo Văn phòng ký chuyển thẳng cho các Vụ, đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Lưu ý: Sau khi hoàn thành việc đăng ký văn bản đến, các loại văn bản trình hoặc luân chuyển giữa các Lãnh đạo Tổng cục; điều chỉnh giữa các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, giữa Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính đều phải chuyển lại phòng Hành chính-Lưu trữ để xử lý trên máy vi tính hoặc ghi sổ để theo dõi, quản lý văn bản.
4. Văn thư các Vụ, đơn vị (văn thư Vụ):
a) Mỗi Vụ, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế được bố trí 01 văn thư chuyên trách (sau đây gọi tắt là Văn thư Vụ), đăng ký họ, tên, hộp thư điện tử với Phòng Hành chính-Lưu trữ, phòng Thư ký-Tổng hợp để phối hợp giao, nhận, trình ký văn bản hàng ngày.
b) Văn thư Vụ có trách nhiệm nhận hồ sơ văn bản tại phòng Hành chính - Lưu trữ ít nhất mỗi ngày 04 lần, hai lần vào buổi sáng từ 8giờ đến 10giờ, hai lần vào buổi chiều từ 13giờ đến 15giờ; quản lý, lưu giữ hồ sơ tại Vụ theo quy định; phối hợp với Văn phòng sắp xếp hồ sơ, tài liệu in, sao của Vụ; trường hợp văn bản "gấp" phải nhận bất kỳ lúc nào theo yêu cầu của Văn phòng.
c) Khi nhận văn bản của đơn vị tại phòng Hành chính-Lưu trữ, Văn thư Vụ phải kiểm tra đối chiếu số lượng văn bản thực tế với danh mục văn bản ghi trên sổ và ký nhận vào bản lưu của Phòng Hành chính-Lưu trữ. Những cán bộ không phải là văn thư Vụ, đơn vị, không đăng ký tên thì không được giao, nhận, trình ký hồ sơ, văn bản tại phòng Hành chính-Lưu trữ và phòng Thư ký-Tổng hợp; trường hợp có thay đổi cán bộ làm công tác văn thư Vụ; các Vụ, đơn vị phải thông báo kịp thời cho lãnh đạo phòng Hành chính-Lưu trữ, phòng Thư ký-Tổng hợp biết để phối hợp thực hiện.
d) Ngoài việc nhận văn bản bằng giấy, văn thư Vụ có trách nhiệm theo dõi nhận các văn bản, thông tin chỉ đạo của Tổng cục, của Bộ Tài chính và các đơn vị trên mạng máy tính, trên chương trình quản lý và điều hành văn bản của Tổng cục Thuế, báo cáo đầy đủ, kịp thời lãnh đạo Vụ, đơn vị để xử lý công việc hàng ngày. Đồng thời văn thư Vụ thực hiện cung cấp thông tin, gửi báo cáo, các văn bản ban hành do Vụ, đơn vị soạn thảo qua mạng thư điện tử về trang Website của Tổng cục Thuế.
Ghi chú: Đối với văn bản mật thì việc trình và chuyển giao được thực hiện theo quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành.
III. GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Đối với các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế
a) Sau khi tiếp nhận văn bản đến từ phòng Hành chính, các Vụ, đơn vị có ý kiến chỉ đạo về thời gian hoàn thành từng văn bản và giao cho công chức thuộc đơn vị giải quyết; đối với văn bản gấp hoặc có đóng dấu độ khẩn phải xử lý ngay không được để quá thời hạn quy định;
Những văn bản đến không có dấu, số đăng ký của Tổng cục Thuế (trừ trường hợp quy định riêng hoặc theo chỉ đạo gấp của Lãnh đạo Bộ Tài chính và Lãnh đạo Tổng cục Thuế) các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục không được giải quyết;
Văn thư Vụ có trách nhiệm cập nhật hồ sơ, văn bản theo chương trình phần mềm quản lý văn bản đến (theo hộp thư điện tử, tên cán bộ, công chức xử lý văn bản) của Vụ, đơn vị mình trên máy tính để theo dõi quản lý và đôn đốc giải quyết đúng thời hạn (những văn bản sắp đến hạn Văn thư Vụ, đơn vị phải báo cáo lãnh đạo Vụ, đơn vị để có tín hiệu thông báo, nhắc nhở);
b) Cán bộ, công chức được phân công xử lý văn bản đến, đọc kỹ nội dung, kiểm tra hồ sơ kèm theo (nếu có), nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định thì dự thảo văn bản để thủ trưởng đơn vị ký gửi đơn vị yêu cầu bổ sung kịp thời.
Trường hợp đã đủ hồ sơ, căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo và chế độ chính sách có liên quan soạn thảo văn bản đảm bảo đúng nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thời gian theo quy định hiện hành.
Khi cán bộ, công chức trình lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt bản thảo văn bản phải có phiếu trình Tổng cục (mẫu số 17).
Lưu ý: Cán bộ dự thảo công văn trả lời các đơn vị, tổ chức hay cá nhân ngoài ngành Tài chính ghi thêm dòng địa chỉ người nhận phía dưới dòng “kính gửi”.
c) Lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung bản thảo văn bản, ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) đối với văn bản thuộc thẩm quyền Tổng cục ký ban hành; ký tắt cạnh “nơi nhận” đối với văn bản thuộc thẩm quyền Bộ ký ban hành đồng thời ký phiếu trình Lãnh đạo Tổng cục và kèm theo phiếu trình Bộ (Phụ lục II) để Lãnh đạo Tổng cục ký trình Bộ; chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2.
d) Văn bản dự thảo trình Tổng cục, trình Bộ duyệt, nếu phải lấy ý kiến tham gia của các Vụ, đơn vị trong cơ quan Tổng cục hoặc các đơn vị ngoài ngành có liên quan thì xử lý như sau:
- Trường hợp xin ý kiến nội bộ cơ quan Tổng cục Thuế:
Lãnh đạo Vụ, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sử dụng phiếu lấy ý kiến (Mẫu 20) gửi kèm theo dự thảo văn bản và hồ sơ vụ việc đang giải quyết cho các đơn vị liên quan; ý kiến tham gia của các đơn vị phải có ký duyệt của lãnh đạo Vụ, đơn vị, sau đó chuyển lại cùng hồ sơ gốc về đơn vị chủ trì theo thời hạn quy định;
- Trường hợp xin ý kiến nội bộ ngành Thuế: Tùy theo từng nội dung, Lãnh đạo Tổng cục hoặc lãnh đạo Vụ, đơn vị ký văn bản xin ý kiến Cục thuế; Văn thư TCT gửi văn bản bằng giấy kèm theo dự thảo.
- Các trường hợp khác xử lý theo quy định hiện hành.
2. Đối với Văn phòng Tổng cục Thuế
Tất cả các văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Bộ, Chính phủ... đều phải luân chuyển qua Phòng Thư ký-Tổng hợp thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế, trừ trường hợp có quy định riêng. Đối với các trường hợp có quy định riêng, các Vụ, đơn vị phải trình Tổng cục duyệt và thông báo với Văn phòng để có trách nhiệm theo dõi, quản lý.
Phòng Thư ký - Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi văn bản trình lãnh đạo Tổng cục từ khi văn bản đến, quá trình xử lý cho đến khi có văn bản ký ban hành.
a) Phòng Thư ký-Tổng hợp khi tiếp nhận hồ sơ của các Vụ, đơn vị trình Lãnh đạo Tổng cục phải kiểm tra hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định. Bản thảo văn bản phải sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức, đúng văn phạm và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đáp ứng đầy đủ về thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản thì Phòng Thư ký-Tổng hợp trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn thiện tiếp và nêu rõ lý do cụ thể. Nếu hồ sơ sai nội dung, căn cứ xử lý thì phòng Thư ký-Tổng hợp lập phiếu chuyển hồ sơ, trình lãnh đạo Văn phòng ký chuyển lại các đơn vị để hoàn thiện trình lại lãnh đạo Tổng cục Thuế.
Hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Bộ duyệt, Phòng Thư ký-Tổng hợp cập nhập vào chương trình quản lý tờ trình để theo dõi tiến độ xử lý văn bản của từng Vụ, đơn vị.
b) Bản thảo văn bản đã được Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Bộ duyệt, Phòng Thư ký-Tổng hợp trả lại các Vụ, đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn thiện và trình ký chính thức ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
c) Khi trình ký chính thức, Phòng Thư ký-Tổng hợp xử lý như sau:
Đối với văn bản miễn giảm thuế, xóa nợ thuế; văn bản về nhân sự đi nước ngoài phải nhân đủ số bản theo nơi nhận để trình Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Bộ ký trực tiếp từng văn bản;
Những văn bản còn lại trình Lãnh đạo ký trước 01 bản, sau đó chuyển phòng Hành chính nhân bản hoặc in theo số lượng nơi nhận.
(Thủ tục chi tiết trình Tổng cục, trình Bộ giải quyết công việc thực hiện theo Quy chế làm việc của Tổng cục)
Một số loại văn bản chuyển bằng giấy như các chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, các thông báo của cơ quan... chỉ thực hiện đến hết tháng 12 năm 2015, từ 01/01/2016 Văn phòng sẽ chuyển về hộp thư điện tử (hoặc chuyển trên chương trình quản lý văn bản và điều hành) để các Vụ, đơn vị tiếp nhận và thực hiện kịp thời.
3. Đối với Lãnh đạo Tổng cục:
Duyệt, sửa, ký văn bản thuộc thẩm quyền của lãnh đạo Tổng cục ký phiếu trình Bộ và ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) của văn bản dự thảo thuộc thẩm quyền Bộ ký ban hành, chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2. Lãnh đạo Tổng cục không ký duyệt các văn bản do các Vụ, đơn vị trực tiếp trình (trừ trường hợp có quy định riêng).
IV. BAN HÀNH VĂN BẢN
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư phòng Hành chính-Lưu trữ theo dõi văn bản gửi đi (gọi tắt là văn thư đi) phải kiểm tra lại lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đảm bảo đúng quy định thì lưu hành; nếu phát hiện có sai sót kịp thời báo cáo lãnh đạo phòng Hành chính để xem xét đề xuất giải quyết kịp thời.
a) Ghi số, ngày, tháng của văn bản
Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Lưu ý: Các loại văn bản hành chính (kể cả quyết định, chỉ thị cá biệt) sau số văn bản không ghi năm ban hành.
b) Nhân văn bản
Văn bản đi được nhân bản hoặc in theo đúng số lượng đã ghi ở nơi nhận.
Đối với văn bản mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.
2. Đóng dấu Cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a) Đóng dấu Tổng cục Thuế
Văn thư đi thuộc phòng Hành chính-Lưu trữ là người giữ con dấu và trực tiếp đóng dấu các văn bản gửi đi của Tổng cục Thuế. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các Vụ, đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng (gọi tắt là người có thẩm quyền) được quy định tại Quyết định số 1808/QĐ-TCT ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế làm việc tại cơ quan Tổng cục Thuế.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và chỉ dùng một loại mực dấu màu đỏ tươi;
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Đối với các phụ lục kèm theo đóng vào từng phụ lục, trùm lên một phần tên phụ lục;
- Đối với văn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng ở chính giữa mép lề bên phải trang giấy A4; mỗi trang phải có một phần con dấu;
b) Đóng dấu mức độ khẩn
- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn;
- Căn cứ ý kiến của Vụ, đơn vị và chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, Văn thư đi thực hiện đóng dấu mức độ khẩn cho phù hợp; không được tùy tiện lạm dụng, đóng dấu mức độ khẩn vào các văn bản đi.
- Vị trí đóng dấu mức độ khẩn: Trang đầu, góc trái phía trên của văn bản.
c) Đóng dấu mức độ mật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.
Ghi chú: Tất cả các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế khi đóng dấu Bộ và lưu hành văn bản lấy dấu Bộ Tài chính thì đồng thời gửi kèm file điện tử của văn bản do đơn vị soạn thảo (trừ văn bản, hồ sơ có nội dung mật) về phòng Hành chính- Văn phòng Tổng cục Thuế theo địa chỉ phong hanh chinh(TCT) hoặc phc@gdt.gov.vn hoặc gửi file điện tử trực tiếp tại phòng Hành chính, để gửi Văn phòng Bộ Tài chính theo quy định.
3. Đăng ký văn bản đi
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Sổ văn bản đi gồm các loại như sau:
- Sổ đăng ký công văn loại thường;
- Sổ đăng ký văn bản Mật đi;
- Sổ đăng ký Quyết định (Chỉ thị) cá biệt;
- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác (tờ trình, thông báo, báo cáo, mời họp, phiếu chuyển, công điện, công hàm...)
(Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục số VII ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan).
b) Đăng ký theo dõi văn bản đi trên mạng tin học: toàn bộ các loại văn bản đi (trừ văn bản mật) đều được cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý văn bản đi của Tổng cục Thuế.
4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi:
a) Chuyển phát văn bản qua bưu điện
Căn cứ nơi nhận trong văn bản, văn thư đi đóng văn bản vào bì thư, dán kín, đề tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
- Đóng dấu mức độ "Khẩn", "Mật", "Chỉ người có tên mới được bóc bì" hoặc "Bóc xem ngay" ở ngoài bì (nếu có)
- Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn được gửi theo phương thức phát nhanh (EMS);
- Văn bản Mật gửi đi theo quy định hiện hành;
- Văn bản đã ký, đóng dấu phải chuyển cho bưu điện phát hành ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đảm bảo chính xác, an toàn tài liệu.
Văn thư TCT phải lập sổ gửi văn bản đi bưu điện theo đúng quy định tại mẫu số X kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khi giao bì văn bản yêu cầu nhân viên bưu điện ký nhận vào sổ giao nhận.
b) Phát hành văn bản trực tiếp cho người nhận
Trường hợp tổ chức, cá nhân đến phòng Hành chính (không có giấy hẹn) đề nghị nhận văn bản trực tiếp:
+ Nếu là văn bản trả lời về chính sách, chế độ, người đến nhận phải có giấy giới thiệu của đơn vị;
+ Nếu là văn bản miễn giảm thuế, xóa nợ thuế, hoàn thuế người đến nhận phải có đầy đủ cả giấy giới thiệu của đơn vị được nhận văn bản và chứng minh thư nhân dân của bản thân.
c) Chuyển phát văn bản qua mạng
Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn hoặc gấp, phòng Hành chính-Lưu trữ phải chuyển ngay qua mạng hoặc fax để các cơ quan, đơn vị nhận và xử lý kịp thời.
d) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Phòng Hành chính-Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và xử lý như sau:
- Đối với văn bản có dấu "thu hồi" phải thu về đủ số lượng đã phát hành theo thời hạn quy định;
- Đối với văn bản gửi đi vì lý do nào đó không có người nhận, bưu điện trả lại thì chuyển trả đơn vị soạn thảo văn bản đó;
- Trường hợp văn bản gửi đi bị nhầm lẫn, thất lạc văn thư đi phải báo cáo Lãnh đạo phòng Hành chính và Lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết kịp thời.
5. Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi thuộc loại Quyết định cá biệt: miễn giảm thuế, xóa nợ thuế vv..., Quyết định về nhân sự đi nước ngoài chỉ được lưu hai bản, trong đó: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan; bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo kèm theo hồ sơ đã xử lý;
- Các văn bản đi còn lại thì được lưu ba bản, trong đó: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan; đơn vị soạn thảo lưu hai bản chính (văn thư bộ phận 01 bản lưu hồ sơ chung của đơn vị, 01 bản lưu hồ sơ đã xử lý)
6. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản: Phải có chữ ký của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Vụ Tổ chức Cán bộ (đối với văn bản về nhân sự, con người) và đóng dấu của Tổng cục Thuế.
Ghi chú: Đối với văn bản đi phải lưu hành theo chế độ mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính và Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
V. QUY ĐỊNH THỜI HẠN HOÀN THÀNH VIỆC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN, MẪU VĂN BẢN VÀ THEO DÕI ĐÔN ĐỐC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
1. Thời hạn hoàn thành việc giải quyết văn bản
a) Hồ sơ xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thời hạn thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
b) Đối với văn bản thường giải quyết theo thời hạn như sau:
- Công văn yêu cầu bổ sung hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ chậm nhất là 2 ngày làm việc;
- Văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục Thuế chậm nhất là 15 ngày;
- Văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính chậm nhất là 20 ngày.
- Các văn bản miễn, giảm thuế 30 ngày làm việc (nếu đủ hồ sơ); xóa nợ thuế, tiền phạt và trường hợp miễn giảm thuế cần kiểm tra thực tế 60 ngày;
- Các đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện đúng theo Luật khiếu nại, tố cáo.
Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản thường

Loại văn bản
Mã số
Xử lý tại các Ban, gồm cả thời gian lấy ý kiến và thẩm định hồ sơ (ngày)
Luân chuyển trong Văn phòng Tổng cục (ngày)
Trình lãnh đạo Tổng cục (ngày)
Trình Bộ (ngày)
Tổng số (ngày)
- Văn bản thuộc thẩm quyền Bộ Tài chính
01
12-14
2
2
2-4
15-20
- Văn bản về chính sách chế độ thuộc thẩm quyền của Tổng cục Thuế.
01
8-12
1-2
2
0
10-15
- Gia hạn nộp thuế
01
6
2
2
10
- Xác nhận nghĩa vụ thuế
01
2
1
3
- Xét miễn giảm thuế
02
22
2
3
3
30
- Xóa nợ thuế, tiền phạt, miễn giảm thuế, cần kiểm tra thực tế
43
5
5
7
60
- Hoàn thuế trước, kiểm tra sau
8
2
2
3
15
- Hoàn thuế sau, kiểm tra trước
02
48
4
4
4
60
- Trả lời đơn thư khiếu nại tố cáo về thuế, cán bộ thuế lần đầu
03
9
2
2
2
15
+ Trường hợp phải kiểm tra xác minh
22
2
3
3
30
+ Trường hợp phức tạp hoặc ở vùng sâu, vùng xa
29
6
5
5
45
+ Trường hợp quá phức tạp
40
8
5
7
60
- Tham gia ý kiến với các Vụ/đơn vị
05
1-2
1-2
Trường hợp phức tạp
3
3
Tham gia ý kiến với các Ngành, các Vụ, Bộ
(Các trường hợp gấp thì theo yêu cầu về thời gian của đơn vị đề nghị)
05
3
1
4

Ghi chú: Về thời gian thực hiện:
+ Tại các Vụ, đơn vị xử lý gồm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Từ ngày nhận được văn bản đến khi dự thảo văn bản được lãnh đạo Vụ, đơn vị ký trình, chuyển Văn phòng.
- Giai đoạn 2: Từ khi Lãnh đạo Tổng cục, Bộ đã ký dự thảo chuyển về Vụ, đơn vị để hoàn thiện, chuyển Văn phòng trình ký chính thức.
+ Tại Văn phòng gồm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Nhận tờ trình của các Vụ/đơn vị, rà soát nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày bản thảo, trình Lãnh đạo Tổng cục.
- Giai đoạn 2: Nhân bản và phát hành văn bản
Những điểm cần lưu ý:
- Các văn bản xây dựng về chính sách chế độ, các dự án luật (nếu có) thực hiện theo tiến độ do Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Tổng cục duyệt;
- Trường hợp Văn phòng đã làm thủ tục chuyển văn bản về Vụ, đơn vị để giải quyết, nhưng Vụ, đơn vị nghiên cứu thấy không đúng chức năng giải quyết thì làm ngay thủ tục nêu rõ lý do trả lại Văn phòng để xử lý kịp thời, tránh tình trạng không nghiên cứu đầy đủ, đùn đẩy, làm chậm trễ việc giải quyết, trả lời văn bản;
- Các văn bản trình Bộ, trường hợp Bộ không đồng ý với ý kiến của Tổng cục thì các Vụ, đơn vị phải báo cáo lại Lãnh đạo Tổng cục trong thời gian chậm nhất là 2 ngày.
- Đối với những trường hợp phức tạp phải kéo dài thời gian hoặc không giải quyết được vì nhiều lý do, Vụ, đơn vị phải thông báo bằng văn bản báo cho tổ chức, cá nhân biết và hẹn thời hạn sẽ trả lời cụ thể.
Khi đã trình duyệt ở các cấp, các Vụ, đơn vị chủ trì có trách nhiệm bám sát, theo dõi, đôn đốc các văn bản đã trình duyệt và phối hợp với Văn phòng xử lý các văn bản trình, bảo đảm thời hạn quy định. Trường hợp Lãnh đạo Tổng cục phụ trách khối đi công tác dài ngày; đối với những công việc cần giải quyết ngay, gấp Văn phòng chuyển văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục khác giải quyết; những việc không gấp hoặc các đề án chưa đến hạn thì chờ Lãnh đạo Tổng cục đi công tác về giải quyết.
2. Về hình thức và cách trình bày văn bản
Về hình thức văn bản yêu cầu thực hiện thống nhất theo 24 mẫu cơ bản bao gồm:
- 02 mẫu văn bản Quy phạm pháp luật từ mẫu 1 đến mẫu 2 (Thông tư, Thông tư liên tịch) của Bộ Tài chính, quy định cụ thể tại Phụ lục II;
- 24 mẫu văn bản hành chính của Bộ và Tổng cục Thuế từ mẫu 1 đến 24, được quy định cụ thể tại phụ lục III.
Một số vấn đề cần lưu ý trong quá trình soạn thảo văn bản:
- Phông chữ sử dụng để soạn thảo các văn bản của Tổng cục Thuế là phông chữ Time New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode).
a) Cỡ chữ: Được quy định cụ thể tại Phụ lục I.
- Văn bản có từ hai trang trở lên phải được đánh số thứ tự của từng trang ở góc phải phía dưới.
b) Kích thước lề:
Bố trí trên giấy A4
- Trang mặt trước:
+ Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;
+ Lề dưới: cách mép dưới 20-25 mm;
+ Lề trái: cách mép trái 30-35 mm;
+ Lề phải: cách mép phải 15-20 mm.
- Trang mặt sau (trường hợp có nhiều trang phải đóng quyển):
+ Lề trên, lề dưới như trang trước;
+ Lề trái: cách mép trái 15-20 mm;
+ Lề phải: cách mép phải 30-35 mm
Cụ thể trong chương trình Winword:
- Top: 1"
- Bottom: 1"
- Left: 1.3"
- Right: 0.8"
Văn bản do cơ quan Tổng cục Thuế ban hành phải thực hiện đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ; và quy định tại quy trình này.
3. Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản
a) Văn phòng (Phòng Hành chính-Lưu trữ và Phòng Thư ký-Tổng hợp) có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết và luân chuyển văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế và các đơn vị liên quan.
Hàng tháng vào ngày 25, Văn phòng thống kê các văn bản đến và văn bản hoàn thành, đã lưu hành gửi các Vụ, đơn vị kiểm tra đối chiếu. Kết quả đối chiếu các Vụ, đơn vị phải gửi lại Văn phòng trước ngày 28 hàng tháng. Nếu kết quả đối chiếu không gửi lại Văn phòng thì coi như Vụ, đơn vị đã thống nhất kết quả của Văn phòng.
- Phòng Hành chính in Biểu tổng hợp văn bản đến, số lũy kế từ 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo gồm các chỉ tiêu: Tổng số văn bản đến phải giải quyết, văn bản đã giải quyết và văn bản còn tồn đọng;
- Phòng Thư ký-Tổng hợp thông báo, đôn đốc số lũy kế từ ngày 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo, gồm các chỉ tiêu: văn bản đang trình duyệt, văn bản đã duyệt chuyển lại các Vụ, đơn vị hoàn thiện tiếp nhưng chưa trình lại để ký ban hành.
b) Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung và thời hạn giải quyết văn bản;
Đối với những việc chậm trễ, sai sót trong giải quyết hồ sơ văn bản, Văn phòng và các Vụ, đơn vị phải kiểm điểm cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng khâu, đến từng cá nhân thụ lý và Lãnh đạo Vụ, đơn vị. Những trường hợp sai sót trùng lặp, gây hậu quả cần được phân tích làm rõ trách nhiệm. Nếu cá nhân vi phạm do không tuân thủ quy trình nghiệp vụ, quy chế công tác có dụng ý xấu cố ý làm sai lệch hồ sơ, văn bản, thì lãnh đạo Văn phòng, Vụ, đơn vị phải báo cáo Tổng cục để xem xét xử lý kịp thời.
VI. LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU
1. Tại phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc văn phòng Tổng cục Thuế.
a) Lưu văn bản đến gồm:
- Các loại văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước và các Bộ, ngành.
- Văn bản mật.
b) Lưu văn bản đi là bản gốc gồm:
- Văn bản Tổng cục soạn thảo Bộ ký ban hành:
+ Tờ trình Thủ tướng Chính phủ
+ Thông tư

+ Quyết định
Văn bản pháp quy
Cá biệt

+ Công văn: các loại
- Văn bản Tổng cục ký ban hành:

+ Quyết định:
Thừa ủy quyền
Cá biệt

+ Công văn:
Thừa ủy quyền
các loại

+ Văn bản mật gửi đi
2. Tại các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục
- Lưu văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước và các Bộ, Ban, Ngành;
- Lưu văn bản hướng dẫn chính sách, chế độ thuế của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế;
- Lưu hồ sơ công việc của từng cá nhân: Trong quá trình giải quyết công việc cán bộ, công chức cơ quan Tổng cục Thuế có trách nhiệm lập hồ sơ công việc và sắp xếp hồ sơ, tài liệu của mình theo trình tự giải quyết công việc.
Tháng 12 hàng năm, các cán bộ công chức trong các Vụ, đơn vị phối hợp với văn thư của Vụ, đơn vị mình tiến hành rà soát lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu mình giải quyết. Thống kê, lập danh mục, đánh số tờ hồ sơ và tiến hành giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Văn phòng Tổng cục Thuế trong quý I năm sau theo thông báo giao nhận tài liệu của Văn phòng Tổng cục Thuế.
Các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu của đơn vị mình từ khi tiếp nhận, xử lý, trình duyệt, ký ban hành cho đến khi giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Cục Ứng dụng công nghệ thông tin: Có trách nhiệm thường xuyên phối hợp với Văn phòng để hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, cung cấp thông tin, báo cáo; từng bước sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý điều hành công việc của các Vụ, đơn vị, lãnh đạo Tổng cục và toàn ngành Thuế.
VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
- Quy trình này có hiệu lực thực hiện từ ngày ký và được phổ biến đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế để tổ chức thực hiện.
- Văn phòng định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra công tác Văn thư, lưu trữ của các Vụ, đơn vị và cơ quan thuế địa phương, tổng hợp báo cáo Tổng cục, Bộ.
- Những Vụ, đơn vị hoàn thành tốt các chương trình công tác, các công việc thường xuyên và công việc đột xuất được giao về chất lượng và thời gian sẽ được xét khen thưởng theo chế độ khen thưởng hiện hành của Tổng cục Thuế.
- Trên cơ sở kết quả kiểm tra, đối chiếu chương trình công tác tháng, các việc đã giải quyết, trả lời và ý kiến phản ánh của các Cơ quan, đơn vị và Người nộp thuế; Vụ, đơn vị nào không hoàn thành, hoàn thành không đúng thời gian quy định hoặc có những sai sót trong giải quyết công việc bị Tổng cục, Bộ phê bình thì trừ điểm thi đua. Cán bộ công chức được giao giải quyết công việc đó phải kiểm điểm rõ trách nhiệm và Vụ trưởng, thủ trưởng đơn vị phải liên đới chịu trách nhiệm.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc các Vụ, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Tổng cục Thuế để nghiên cứu báo cáo Tổng cục trưởng sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.