1. Văn phòng công chứng hiện nay được hiểu thế nào?

Công chứng là quá trình quan trọng nhằm xác minh tính xác thực, tính hợp pháp và đúng đạo đức xã hội của các văn bản, hợp đồng và giao dịch. Việc công chứng được thực hiện bởi các chuyên viên công chứng của một tổ chức chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Đối với các giấy tờ, văn bản cần được dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, công chứng cũng là một yêu cầu pháp lý hoặc có thể được yêu cầu tự nguyện bởi cá nhân hoặc tổ chức.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm hai đơn vị chính là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Cả hai đơn vị này hoạt động và tuân thủ theo quy định được đặt ra trong Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật liên quan khác. Văn phòng công chứng, trong bối cảnh này, đóng vai trò là một cơ quan thực hiện chức năng công chứng của tổ chức hành nghề công chứng

 

2. Văn phòng công chứng có được mở thêm chi nhánh không?

Theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 thì các hành vi bị nghiêm cấm đối với văn phòng công chứng. Cụ thể: 

- Tiết lộ thông tin công chứng: Văn phòng công chứng không được tiết lộ thông tin về nội dung công chứng mà không có sự đồng ý bằng văn bản từ người yêu cầu công chứng hoặc theo quy định của pháp luật cho phép. Nếu văn phòng công chứng sử dụng thông tin đã công chứng để gây tổn hại đến quyền lợi hợp pháp của cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức, thì điều này cũng bị nghiêm cấm.

- Công chứng hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội: Mặc dù mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, hoặc bản dịch là không tuân thủ quy định của pháp luật và đạo đức xã hội, nhưng văn phòng công chứng vẫn tạo điều kiện cho các bên hoặc một bên tham gia hợp đồng, giao dịch vi phạm này. Điều này bao gồm cả việc thực hiện giao dịch giả tạo, trốn tránh nghĩa vụ, hoặc các hành vi gian dối khác.

- Công chứng các văn bản liên quan đến quyền lợi cá nhân và gia đình: Tổ chức hành nghề công chứng bị nghiêm cấm tiến hành công chứng các hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân, vợ/chồng, bố/mẹ đẻ hoặc nuôi, con đẻ hoặc nuôi hợp pháp, con dâu/con rể, ông/bà, anh chị em ruột, cháu. Điều này nhằm đảm bảo tính công bằng và độc lập trong quá trình công chứng, tránh xung đột lợi ích và đảm bảo tính khách quan của công chứng viên.

- Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng: Tổ chức hành nghề công chứng bị cấm từ chối yêu cầu công chứng hoặc gây khó khăn, rối ren cho người yêu cầu công chứng mà không có lý do hợp lý. Việc này đảo ngược tính minh bạch và đáng tin cậy của công chứng, gây phiền toái cho người sử dụng dịch vụ.

- Yêu cầu phí công chứng vượt quy định: Ngoài phí công chứng đã được quy định, tổ chức hành nghề công chứng không được thỏa thuận hoặc yêu cầu thêm tiền hoặc lợi ích vật chất, phi vật chất từ người yêu cầu công chứng hoặc bất kỳ bên thứ ba nào để thực hiện hoặc không thực hiện công chứng. Hành vi này có thể gây thiệt hại cho cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức và vi phạm nguyên tắc minh bạch và công bằng trong quá trình công chứng.

- Ép buộc sử dụng dịch vụ công chứng và thông đồng làm sai lệch nội dung công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng bị nghiêm cấm có hành vi ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của văn phòng công chứng. Họ cũng không được thông đồng với cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức khác để làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng hoặc hồ sơ công chứng. Điều này làm mất tính khách quan và đáng tin cậy của công chứng, gây ảnh hưởng đến sự công bằng và chính xác của tài liệu công chứng.

- Đe dọa, áp lực hoặc hành vi trái pháp luật và đạo đức xã hội: Tổ chức hành nghề công chứng không được thực hiện các hành vi đe dọa, gây áp lực hoặc tiến hành các hành vi mà pháp luật không cho phép hoặc trái đạo đức xã hội, nhằm giành ưu thế cho bản thân hoặc cho văn phòng công chứng. Điều này đảm bảo tính công bằng, trung thực và đúng pháp luật trong quá trình công chứng.

- Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng: Tổ chức hành nghề công chứng không được quảng cáo về các công chứng viên và văn phòng công chứng của mình trên các phương tiện thông tin đại chúng. Điều này nhằm đảm bảo tính trung thực, không gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự đánh giá và lựa chọn của người sử dụng dịch vụ công chứng.

- Mở chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc kinh doanh ngoài phạm vi đã đăng ký: Tổ chức hành nghề công chứng không được tiến hành mở chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở đã đăng ký. Họ cũng không được kinh doanh, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã được đăng ký. Điều này nhằm đảm bảo sự rõ ràng và tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động của tổ chức công chứng.

- Công chứng viên hành nghề đồng thời làm việc cho hai tổ chức công chứng trở lên hoặc thực hiện công việc khác thường xuyên: Tổ chức hành nghề công chứng không cho phép công chứng viên làm việc đồng thời cho hai tổ chức công chứng hoặc đảm nhiệm và thực hiện công việc khác thường xuyên. Điều này nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, độ tập trung và trách nhiệm của công chứng viên trong công việc công chứng.

- Công chứng viên đang quản lý doanh nghiệp khác, làm môi giới hoặc đại lý, và có lợi nhuận chia trong các hợp đồng và giao dịch đã được công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng không cho phép công chứng viên đang thực hiện công việc quản lý doanh nghiệp khác, làm môi giới hoặc đại lý trong các giao dịch, và có lợi nhuận chia trong các hợp đồng đã được công chứng. Điều này nhằm đảm bảo tính độc lập, công bằng và không có xung đột lợi ích trong quá trình công chứng.

- Thực hiện hành vi vi phạm pháp luật hoặc quy tắc đạo đức hành nghề công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng không cho phép công chứng viên thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật hoặc vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng mà pháp luật đã quy định. Điều này nhằm đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy và đúng luật trong quá trình công chứng.

Những hành vi trên đều bị coi là vi phạm và bị nghiêm cấm trong tổ chức hành nghề công chứng, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, độ tin cậy và tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động của công chứng viên.

Theo các quy định trên, có thể khẳng định rằng, văn phòng công chứng không được mở thêm chi nhánh khác ngoài trụ sở chính.

 

3. Nguyên tắc thành lập văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 18 Luật Công chứng năm 2014 quy định về nguyên tác thành lập tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể như sau:

- Tuân theo quy định của Luật Công chứng 2014: Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các quy định được đề ra trong Luật Công chứng 2014. Điều này đảm bảo rằng hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng được điều chỉnh và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

- Thành lập phòng công chứng ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển Văn phòng công chứng: Việc thành lập phòng công chứng mới chỉ được thực hiện tại các địa bàn mà chưa có điều kiện để phát triển Văn phòng công chứng. Điều này nhằm đảm bảo sự phân bố công chứng viên và tạo điều kiện cho việc tiếp cận dịch vụ công chứng cho cộng đồng.

- Ưu đãi chính sách đối với văn phòng công chứng ở các địa bàn khó khăn: Việc thành lập văn phòng công chứng tại các địa bàn kinh tế-xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ. Điều này nhằm khuyến khích việc cung cấp dịch vụ công chứng trong những vùng có tình hình kinh tế khó khăn và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của văn phòng công chứng trong các địa bàn đó.

Tổng cộng, nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng đề cập đến việc tuân thủ quy định pháp luật, phân bổ phòng công chứng và ưu đãi chính sách cho văn phòng công chứng tại các địa bàn khó khăn. Những nguyên tắc này giúp đảm bảo hoạt động công chứng được thực hiện theo quy định và đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề văn phòng công chứng có làm việc thứ 7, chủ nhật hay không của Luật Minh Khuê. Còn điều gì vướng mắc, quy khách vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.