1. Cuốn sách “Đi tìm công ty giỏi”
Thomas J. Peters là một thạc sĩ về xây dựng công trình, thạc sĩ quản lý xí nghiệp và tiến sĩ thương mại. Ông là người lãnh đạo Công ty Tư vấn Palo Alto do ông sáng lập, là giáo sư về quản lý xí nghiệp, cố vấn chủ yếu của Công ty Mc. Kenzie, thường viết bài cho nhật báo phố Wall.
Robert H. Waterman là cử nhân về xây dựng ở trường Đại học Mỏ, thạc sĩ về quản lý xí nghiệp, đã làm việc ở Công ty Tư vấn Mc. Kenzie khoảng 20 năm. Ông đã từng viết nhiều bài báo về quản lý xí nghiệp và thường được mời đi giảng bài về quản lý xí nghiệp.
Cuốn sách “Đi tìm công ty giỏi” của Thomas J. Peters và Robert H. Waterman được xuất bản vào năm 1982 , ngay lập tức trở thành best-sellers và trở thành “hiện tượng quốc gia” khi Peter đứng ra xây dựng một loạt các chương trình truyền hình dựa trên nội dung của cuốn sách phát của đài FBS. Với ý tưởng chính là giải quyết các vấn đề trong kinh doanh với chi phí thấp, quy trình tốt, đồng thời trao quyền cho các cấp lãnh đạo trong công ty, Đi tìm sự hoàn hảo được nhiều cá nhân, tổ chức uy tín trên thế giới đánh giá là cuốn sách kinh doanh hay nhất mọi thời đại, thực sự là cuốn sách không thể thiếu trong các trường kinh doanh, trên bàn làm việc của các doanh nhân và nhà kinh tế học trên toàn thế giới.
Trong vòng 2-3 tháng sau khi xuất bản, cuốn sách được tờ New York Times và tạp chí Times đánh giá là một trong những cuốn sách bán chạy nhất với vị thứ ngày càng cao, được báo chí khen ngợi rất nhiều. Sở dĩ cuốn sách sau khi xuất bản một thời gian ngắn, đã có thể nổi danh là do nó đã ít nhiều làm cho người Mỹ, đặc biệt là các nhà doanh nghiệp Mỹ lấy lại được lòng tin đã mất.
Cuốn sách “Đi tìm công ty giỏi - Bí quyết thành công của những công ty giỏi ở Mỹ” là do hai ông viết ra sau khi đã phỏng vấn 62 công ty lớn của Mỹ. có lịch sử lâu đời, thành tích kinh doanh xuất sắc. Trong cuốn sách đó, hai tác giả đã nghiên cứu một cách sâu sắc nguyên nhân thành công của họ và nêu rõ họ đã làm thế nào để cổ vũ tinh thần công nhân viên, không ngừng tạo nên sản phẩm mới và có thể tiêu thụ dề dàng.
Hai tác giả đều đã từng là những công trình sư, sau đó đỗ thạc sĩ về quản lý xí nghiệp, làm việc trong một thời gian dài ở Công ty Tư vấn Mc. Kenzie. Trong quá trình làm việc, sau khi đã phân tích nhiều công ty Mỹ có vấn đề, họ bỗng nghĩ ra một ý tưởng kỳ lạ: Tại sao chúng ta không nghiên cứu những công ty giỏi của Mỹ một cách tỉ mỉ và tìm hiểu nguyên nhân thành công của các công ty đó? Họ đã phát hiện rằng, những chuẩn mực mà các công ty hàng đầu của Nhật tuân theo, hóa ra cũng đang thực hiện một cách cẩn thận ở các xí nghiệp giỏi của Mỹ.
Trong cuốn sách “Đi tìm công ty giỏi”, hai tác giả vạch rõ, trên thực tế, những bí quyết thành công đang vượt qua biên giới quốc gia, những iý lẽ có thế được chấp nhận ở Nhật cũng có thể được chấp nhận ở Mỹ.
Mặc dù cuốn sách được đánh giá tốt nhưng không phải là không có khuyết điểm. Ví dụ, tờ New York Times, khi bình phẩm về cuốn sách đó đã nói rằng, hai tác giả đã quy nạp, phân tích và nêu ra nhiều ví dụ sinh động, điều mà các cuốn sách về quản lý khác nói chung không theo kịp, nhưng sự khiếm khuyết của cuốn sách là phần lý luận học thuật nói trong ba chương đấu rất khó hiểu, các ví dụ có khi hơi trùng lắp.
2. Những công ty giỏi của Mỹ
Đây là nội dung của ba chương đầu và lời tựa của cuốn sách. Ở đây, hai tác giả đã nói đến mục đích, động cơ, tư duy cơ bản, quá trình nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu khi họ viết cuốn sách ấy.
Tác giả cho rằng, một công ty giỏi là nhờ sự cố gắng của những công nhân viên bình thường tập hợp lại mà thành. Người ta không cần đi Nhật để tìm những công ty giỏi vì ở Mỹ cũng có. Vậy, những công ty giỏi ở Mỹ đã làm như thế nào để thành công? Cuốn sách ra đời đã đạt được mục đích này của người viết.
Tác giả đã vạch rõ, tiêu chuẩn để đánh giá một công ty là sự sáng tạo không ngừng. Sự sáng tạo ở đây không chỉ là những sản phẩm và dịch vụ mới mà những công nhân viên giàu khả năng sáng tạo có thể phát minh và tiêu thụ trên thị trường, mà còn là khả năng không ngừng thích ứng của công ty với hoàn cảnh xung quanh. Dù cho sở thích của khách hàng, quy định của chính phủ, môi trường thương mại quốc tế có thay đổi thì công ty cũng có thể lập tức điều chính, thay đổi phương châm hoạt động cho phù hợp.
Nội dung chủ yếu mà tác giả nghiên cứu ở những công ty này là 7 yếu tố của tổ chức do trung tâm nghiên cứu của Công ty Tư vấn Mc. Kenzie thiết kế. Đó là cơ cấu, hệ thống, phong cách, công nhân viên, kỹ thuật, sách lược, quan niệm chung về giá trị. Tác giả cho rằng, theo các công ty giỏi thì sự suy nghĩ quan trọng hơn các số liệu, việc phát huy trí tuệ tốt hơn là lý tính. Tác giả đã khái quát những đặc trưng chung của các công ty giỏi như sau:
- Hành động là ưu tiên số một
Hành động là quan trọng nhất, nó không bị ràng buộc bởi những cuộc thảo luận, thương lượng phiền toái. Men theo đá ngầm để vượt sông là phương thức rất hữu hiệu.
- Tiếp cận khách hàng, thường xuyên tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
- Tự chủ lập nghiệp
Để kích thích tinh thần sáng tạo của công nhân viên ở mức cao, các doanh nghiệp giỏi thường tổ chức những nhóm chuyên đề và dành cho các nhóm chuyên đề đó quyền tự chủ đầy đủ.
- Dùng con người để thúc đẩy sản xuất, coi trọng công nhân viên, tin tưởng họ, thực hiện phương thức quản lý có sự tham gia của công nhân viên.
- Dùng nhận thức để thúc đẩy hành động.
Các doanh nghiệp thành công đều có những nhận thức và quan niệm về giá trị của họ. Những điều đó không được ghi vào văn bản, điều lệ mà đi sâu vào lòng người bằng những mẩu chuyện, những lời truyền miệng và lý tưởng của họ. Chúng là kim chi nam chỉ đạo nhà quản lý và công nhân viên trong việc đưa ra quyết sách cũng như trong hành động, là đặc trưng của văn hóa doanh nghiệp. Nhiều giám đốc giỏi cho rằng, việc xây dựng nhận thức đúng cho công nhân viên là nhiệm vụ chủ yếu của họ.
- Phát huy sở trường
Hoạt động kinh doanh của xí nghiệp không nên tách khỏi nghề nghiệp chuyên môn của xí nghệp. nhằm phát huy sở trường của xí nghiệp.
- Biên chế gọn nhẹ
- Kết hợp giữa khoan dung và nghiêm khắc.
Đặc trưng chung của các doanh nghiệp giỏi là có lỏng, có chật, hai thứ song hành. Cơ cấu tổ chức nói chung là lỏng, có sự phân chia quyền hạn nhưng các vấn đề như mục tiêu chung, quan niệm về giá trị, nề nếp tổ chức thì phải nắm rất chặt.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn mô hình tổ chức doanh nghiệp
Mô hình tổ chức chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, những yếu tố này sẽ quyết định tính hợp lý của cơ cấu tổ chức. Do đó, khi thiết kế và quản lý sự thay đổi của mô hình tổ chức cần phải quan tâm nghiên cứu và đánh giá đúng tác động của chúng đến cơ cấu của tổ chức.
4. Môi trường bên ngoài
Trong điều kiện môi trường ổn định, các quyết định về cơ cấu tổ chức sẽ ít thay đổi, mang tính lâu dài cao. Ngược lại, trong điều kiện môi trường có nhiều biến động, đòi hỏi sự phản ứng linh hoạt của các cá nhân, bộ phận thì cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, năng động, và công tác quản lý sự thay đổi là hết sức cần thiết.
Mối quan hệ về môi trường - cấu trúc giải thích tại sao nhiều nhà quản trị tái cấu trúc tổ chức theo hướng mềm dẻo và linh hoạt. Sự cạnh tranh toàn cầu, sự thúc ép đổi mới sản phẩm từ đối thủ cạnh tranh, nhu cầu gia tăng chất lượng sản phẩm và phân phối sản phẩm nhanh hơn là những ví dụ của những lực lượng môi trường năng động.
5. Chiến lược của tổ chức
Chiến lược của tổ chức là tiền đề quan trọng khi thiết kế và thay đổi tổ chức. Vì bản chất cơ cấu tổ chức được hình thành để thực hiện thành công chiến lược của tổ chức.
Nghiên cứu quan trọng đầu tiên về mối quan hệ chiến lược - cấu trúc được Afred Chander thực hiện tại 100 công ty lớn ở Mỹ. Sau khi thu thập, phân tích sự phát triển của các tổ chức này trong vòng 50 năm qua và nghiên cứu các trường hợp đặc biệt trong lịch sử như công ty Dupont, General Motors, Standard Oil of New Jersy và Sears, Afred Chander kết luận rằng những thay đổi trong chiến lược công ty đi trước và dẫn dắt những thay đổi trong cơ cấu tổ chức.
6. Công nghệ
Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công nghệ là sự kết hợp các nguồn lực, kiến thức, kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm/ dịch vụ đầu ra cho tổ chức. Một doanh nghiệp sử dụng công nghệ cao thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ đơn giản hơn một tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu .
7. Nguồn nhân lực
Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức đó là nguồn nhân lực. Đối với những tổ chức sở hữu nguồn lực có kỹ thuật cao và có số lượng làm việc theo nhóm nhiều thì thích ứng với cấu trúc linh động, mềm dẻo và phân quyền. Và văn hóa của nó dựa trên những giá trị, nguyên tắc là gia tăng tính tự trị của nhân viên. Những nhân viên này thường thích tự do, tự chủ và không thích sự giám sát chặt chẽ từ nhà quản lý. Bởi vậy, khi thiết kế cơ cấu tổ chức, nhà quản trị cần phải lưu tâm đến yêu cầu của nguồn nhân lực, tính phức tạp cũng như hình thức công việc mà nhân viên tham gia.
Trong thế giới đầy biến động ngày nay, thiết kế tổ chức là một hoạt động liên tục và đồng thời cũng là một thách thức đối với bất kỳ nhà quản lý nào dù đang quản lý một doanh nghiệp toàn cầu hay một đội nhóm nhỏ. Một cơ cấu tổ chức ổn định đồng nghĩa với việc đại bộ phận doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà không cần quá nhiều sự giám sát đốc thúc, lúc này nhà lãnh đạo có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.
