1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì chứng thực bản sao điện tử dựa trên bản chính là một quá trình quan trọng và cần thiết trong việc duy trì tính toàn vẹn của thông tin và tính pháp lý của các tài liệu quan trọng. Khi tiến hành việc chứng thực này, cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ sử dụng bản văn bản chính được thể hiện dưới dạng tài liệu giấy như một cơ sở đáng tin cậy để xác minh và xác nhận tính chính xác của phiên bản sao điện tử.

Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là một quy trình đa bước, bắt đầu từ việc xác định tính xác thực của bản gốc, đảm bảo rằng nó không bị chỉnh sửa một cách trái phép và đúng hẹn, và sau đó áp dụng quy trình chứng thực đặc biệt để tạo ra phiên bản sao điện tử được công nhận. Qua việc này, tính pháp lý và tính toàn vẹn của thông tin được duy trì, đồng thời khả năng tiếp cận và quản lý tài liệu được cải thiện thông qua hình thức điện tử.

Quan trọng là việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử phải tuân theo các quy định pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và sự chấp nhận của bản sao điện tử này. Từ việc sử dụng công nghệ mã hóa đến việc thiết lập quy trình kiểm tra và xác minh chặt chẽ, tất cả đó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình chứng thực này diễn ra một cách đáng tin cậy và hiệu quả.

2. Thẩm quyền giải quyết chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Quy định về thẩm quyền giải quyết việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thể hiện dưới đây:

- Cơ quan thẩm quyền tại các cấp hành chính, bao gồm phòng Tư pháp tại huyện, quận, thị xã và thành phố, được ủy quyền và chịu trách nhiệm trong việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của các giấy tờ và văn bản. Điều này bao gồm cả tài liệu được xuất phát từ cơ quan, tổ chức trong nước và cả tài liệu từ cơ quan, tổ chức nước ngoài. Ngoài ra, cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cũng được ủy quyền chứng thực và cấp phê duyệt.

- Đối với cấp xã, phường, thị trấn, nhiệm vụ thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của các giấy tờ và văn bản thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân. Điều này áp dụng cho cả tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Như vậy, thông qua việc ủy quyền thẩm quyền và trách nhiệm cho các cơ quan tại cấp hành chính khác nhau, cũng như Ủy ban nhân dân tại các cấp xã, phường, thị trấn, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện một cách có trật tự và đáng tin cậy. Điều này đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của các tài liệu quan trọng trong việc giao dịch và trao đổi thông tin.

Bên cạnh đó, quá trình thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thể hiện qua các bước sau đây:

- Bước đầu tiên, tổ chức hoặc cá nhân cần chứng thực sẽ cung cấp bản chính giấy tờ, tài liệu gốc làm cơ sở để tạo bản sao điện tử. Đáng chú ý, nếu bản chính giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan, tổ chức nước ngoài, cần phải qua quá trình công chứng hoặc chứng nhận để hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật. Trường hợp ngoại lệ được miễn hợp pháp hóa theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc theo nguyên tắc tương tự.

- Sau khi có bản chính, người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra bản gốc, thực hiện việc chụp ảnh điện tử bản chính và nhập lời chứng thực cho bản sao điện tử từ bản gốc. Đồng thời, người thực hiện chứng thực sẽ áp dụng ký số cá nhân và cơ quan thẩm quyền để xác nhận tính chính xác và tính pháp lý của bản sao điện tử.

- Tiếp theo, quá trình chứng thực sẽ được ghi nhận và cập nhật vào sổ chứng thực. Văn bản sau khi được chứng thực sẽ được phát hành và đưa vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức hoặc cá nhân tương ứng tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Hoặc tùy theo yêu cầu, văn bản cũng có thể được chuyển qua thư điện tử mà tổ chức hoặc cá nhân đã cung cấp trước đó.

Với sự kết hợp giữa việc xác minh bản gốc, thực hiện chứng thực điện tử và sử dụng kỹ thuật ký số, quy trình này đảm bảo rằng bản sao điện tử từ bản chính được xây dựng và duy trì theo cách đáng tin cậy và hợp pháp.

3. Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị như bản chính

Bản sao điện tử chứng thực là tạo phẩm thông tin vừa mang giá trị của bản chính gốc, vừa đem lại khả năng thay thế linh hoạt trong các tình huống xác minh, giao dịch. Điều này đương nhiên chỉ áp dụng trong phạm vi pháp luật, trừ khi có quy định khác điều chỉnh.

Để tạo sự thuận tiện và hiệu quả trong việc xử lý thủ tục hành chính, tổ chức và cá nhân đều có thể sử dụng cơ hội đăng tải bản sao điện tử, đã được chứng thực từ bản chính hoặc có thể trích dẫn nguồn từ Kho quản lý dữ liệu điện tử trực thuộc họ, một phần không thể thiếu trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Điều này không chỉ mang đến sự tiện lợi cho mọi người tham gia vào giao dịch, mà còn thể hiện cam kết chắc chắn trong việc duy trì mức độ minh bạch và tính toàn vẹn của thông tin và dữ liệu.

Từ việc thực hiện chứng thực ban đầu đến việc tạo bản sao điện tử và đăng tải trên nền tảng trực tuyến, toàn bộ quá trình này không chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi số hóa, mà còn phản ánh tinh thần tiến bộ trong việc quản lý thông tin, dữ liệu và quy trình hành chính. Từ đó, mọi bên tham gia có thể dễ dàng tiếp cận thông tin, tiết kiệm thời gian và năng lực, đồng thời thúc đẩy sự tin tưởng và độ tin cậy trong mọi hoạt động liên quan đến việc trao đổi thông tin và dữ liệu

Từ nội dung trên, có thể thấy rằng bản sao điện tử được chứng thực sẽ có giá trị như bản chính để sử dụng trong nhiều trường hợp.

4. Ý nghĩa của việc cấp bản sao chứng thực từ bản chính

Pháp luật quy định về việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có một số lý do quan trọng, bao gồm:

- Tính tiện lợi và linh hoạt: Việc sử dụng bản sao điện tử chứng thực từ bản chính mang lại tính tiện lợi và linh hoạt cho các giao dịch và thủ tục hành chính. Thay vì phải làm công đoạn xác minh bản chính gốc, người tham gia có thể sử dụng bản sao điện tử để thực hiện các thao tác cần thiết.

- Giảm thời gian và chi phí: Việc chứng thực bản sao điện tử giúp giảm thời gian và chi phí so với việc xử lý với bản chính giấy tờ. Không cần phải di chuyển hoặc thực hiện các thủ tục phức tạp, người tham gia có thể giao dịch và thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng.

- Khả năng lưu trữ và quản lý tốt hơn: Bản sao điện tử có thể dễ dàng lưu trữ và quản lý trên các nền tảng điện tử, giúp tránh mất mát hoặc hỏng hóc so với bản giấy truyền thống. Điều này cũng giúp tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

- Thúc đẩy chuyển đổi số: Việc khuyến khích sử dụng bản sao điện tử chứng thực là một phần của sự thúc đẩy chuyển đổi số trong xã hội. Điều này góp phần tạo ra môi trường kinh doanh và quản lý công việc hiện đại hơn, giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả.

- Bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu: Quá trình chứng thực bản sao điện tử thường kèm theo việc sử dụng các công nghệ bảo mật như mã hóa và chữ ký số, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu. Điều này giúp ngăn chặn sự giả mạo và bảo vệ thông tin cá nhân.

Tổng cộng, quy định này không chỉ phản ánh sự phát triển của công nghệ và chuyển đổi số mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội về tính tiện lợi, hiệu quả và bảo mật trong các hoạt động giao dịch và quản lý thông tin.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Xin chứng thực bản sao chứng minh nhân dân ở đâu? Có được cấp mới chứng minh nhân dân. Còn vướng mắc, vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.